Was sind die grundlegenden Workflow-Regeln?

Dokumentenmanagement ist einer der wichtigen Arbeitsbereiche mit Papieren für die Führungsarbeit. Damit sie den kürzesten Weg gehen und so schnell wie möglich das Endziel erreichen können, sollte der Workflow entsprechend den festgelegten Workflow-Regeln organisiert werden.

Konzept

Unter Dokumentenverwaltung wird der Vorgang verstanden, durch den es zu einer Zusammenstellung, Abstimmung, Entgegennahme und Weitergabe, deren Versendung kommt.

Andererseits stellt es die Bewegung und den Umlauf von Wertpapieren vom Moment ihres Auftretens bis zum Versand (oder Empfang) an das Archiv dar.

Alle Dokumentationen können in drei Kategorien dargestellt werden:

• eingehende kommt aus der externen Umgebung;
• ausgehende betritt die externe Umgebung;
• intern wird innerhalb des Unternehmens selbst erstellt und bleibt innerhalb seiner Grenzen.

Die dargestellten Kategorien bestimmen den Dokumentenfluss in Unternehmen mit unterschiedlichen Ausrichtungen (horizontal und vertikal).

Unter den Hauptformen des Workflows sind die folgenden möglich.

Grundprinzipien

Es gibt 4 Grundprinzipien des Arbeitsablaufs.

Die Verletzung mindestens eines der Grundsätze führt zur Zerstörung des gesamten Systems der Verbreitung von Dokumenten.

Hauptregel

Berücksichtigen Sie die Grundregel des Workflows.

Es ist ein schwieriger technologischer Prozess, der sich durch verschiedene Parameter auszeichnet, die sich auf die gesamte Arbeit der Organisation beziehen. Das Hauptmerkmal des Workflows ist der Bewegungspfad, der alle Situationen auf dem Bewegungspfad des Dokuments vom Zeitpunkt seiner Erstellung (oder vom Empfang) bis zum Zeitpunkt der Anwendung abdeckt. Es ist sehr wichtig, Zeit darauf zu verwenden, Papiere auf diesem Weg zu übergeben. Daher lautet die Hauptregel für die Aufrechterhaltung des Arbeitsablaufs der Organisation: Ihre tatsächliche Übertragung auf dem kürzesten und direktesten Weg mit dem geringsten Zeitaufwand.

Andere Regeln

Bei der Organisation von Arbeitsabläufen müssen Sie die folgenden Grundregeln für die Organisation von Arbeitsabläufen beachten:

• die größte Reduzierung unnötiger und irrationaler Fälle von Dokumentenübertragung (aufgrund des Ausschlusses von technologischen Vorgängen zur Verarbeitung von Papier und Verwaltungseinheiten, die nicht eine Folge der Geschäftsanforderungen des Unternehmens selbst sind);
• Ausschluss oder Beschränkung der größten Rückgabe von Dokumenten (während der Verarbeitung - Ausführung und Ausstellung, während ihrer Erstellung - Überprüfung und Genehmigung usw.);
• größte Konsequenz bei der Fokussierung und Verarbeitung der Hauptkategorien von Dokumenten, vorausgesetzt, dass jede Bewegung davon bestimmt werden sollte.

Die Umsetzung dieser Prinzipien ermöglicht es Ihnen, den Hauptorganisationsmechanismus des Unternehmens zu verkörpern - die Spezialisierung, die Fähigkeit, homogene technologische Abläufe zentral durchzuführen.

Durch die Einhaltung der allgemeinen Regeln des Arbeitsablaufs können Sie die Papiere des Verwaltungsgeräts besser verarbeiten, indem Sie:

• gewöhnlicher Arbeitsablauf, die Beseitigung von zyklischen Vorgängen, die mit der Vorbereitung und Verarbeitung von Papieren verbunden sind;
• den Dokumentenfluss, die Gewährleistung ihrer einheitlichen Bewegung und die Förderung einer angemessenen Arbeitsbelastung.

Regel Nr. 1 - Zentraler Empfang und Versand

Unter den Regeln für Papierkram und Arbeitsabläufe ist die Notwendigkeit einer Zentralisierung am wichtigsten. Mit anderen Worten, alle eingehenden (unabhängig von der Zustellungsmethode) und ausgehenden Dokumente der Organisation (mit Ausnahme der per Fax und E-Mail empfangenen oder gesendeten Dokumente, die an bestimmte ausübende Künstler gebunden sind) müssen in einem zuständigen Dienst bearbeitet werden - im Sekretariat oder in der Verwaltung Einheit (Büro). Auf diese Weise können Sie mehrere Probleme gleichzeitig lösen:

• die verbleibenden Dienste und Abteilungen der Organisation von technischen Maßnahmen zu befreien (eingehende Dokumente prüfen, Umschläge öffnen oder verschließen, Post oder Faxe markieren)
• Steigerung der Produktivität beim Einsatz von Bürogeräten im Büro (Kopierer, Faxgeräte, Markierungsgeräte und andere Geräte zur Verarbeitung von Dokumenten).

In einer zentralisierten Form der Büroarbeit konzentriert sich die Papierverarbeitung auf den Büroservice, und die strukturellen Abteilungen sind von den Büroaufgaben (Registrierung und Buchhaltung, Aktenablage usw.) befreit.

Eine dezentrale Form des Workflows impliziert, dass in den Struktureinheiten der Organisation Büroarbeit mit ihnen stattfindet. Normalerweise ist diese Form im Falle einer territorialen Fragmentierung der Organisation gerechtfertigt.

In gemischter Form wird ein Teil der Papiere vom Sekretariat und ein Teil von Einheiten erledigt. In den meisten Fällen werden einige Dokumente in gemischter Form vom Bürodienst registriert, überwacht, im Geschäft zusammengestellt und gespeichert. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um vom Management erworbene und von ihm ausgehende Wertpapiere. Dokumente zu Themen, die in die Zuständigkeit der Abteilungen fallen, werden in den strukturellen Abteilungen des Unternehmens erfasst, gesteuert, ausgeführt und gespeichert.

Regel Nr. 2 - Unangemessene Rücksendungen ausschließen

Der Dokumentenfluss sollte so organisiert sein, dass sie nicht zu dem bereits bestanden Service (Abteilung) zurückkehren. Die einzigen Ausnahmen sind Situationen, die aus geschäftlichen Gründen gerechtfertigt sind. Beispielsweise geht ein Dokument zur Unterschrift eines Managers unweigerlich zweimal durch seine Sekretärin, da er speziell ein Vermittler zwischen dem Manager und den Leitern ist.

Workflowregel Nr. 3 - Vorstudie des Eingangs

Bei der Gesamtmenge der eingehenden Dokumente müssen Sie die grundlegendsten und wichtigsten Dokumente für die Organisation auswählen und diese zuerst untersuchen. Wenn die darin enthaltenen Informationen von einem Stellvertreter oder einem anderen kompetenten Mitarbeiter berücksichtigt werden können, ist es besser, ihm unter Umgehung des Managers direkt ein Dokument zuzusenden. Damit die Übertragungsmethode genau gefunden werden kann, muss sie von einem kompetenten Büroangestellten geprüft werden, der über Kenntnisse der Organisationsstruktur, der Funktionen von Einheiten und der Kompetenzen von Führungskräften und Mitarbeitern verfügt.

Regel Nr. 4 - Die Registrierung von Dokumenten erfolgt einmalig

Wenn er in die Abteilung für Unternehmensführung (Sekretariat) eingetreten ist, registriert wurde und nach dem Studium der Manager (oder Stellvertreter) in einer der Abteilungen war, muss er nicht erneut registriert werden. Wenn das Papier unter Umgehung der Geschäftsführung in die Abteilung eingegangen ist, wird es auch einmal spezifisch in der Abteilung registriert. Mit anderen Worten, jedem Dokument kann entweder im Buchhaltungsservice oder direkt in der Einheit nur eine Registrierungsnummer zugewiesen werden.

Regel Nr. 5 - In der Entschließung des Dokuments werden die Daten, ausübenden Künstler und verantwortlichen Personen genau angegeben

Trotz der Tatsache, dass Entscheidungen von Unternehmensleitern getroffen werden, muss die Sekretärin diesen Prozess unter Kontrolle halten und kann ihn in gewissem Maße beeinflussen.Mit anderen Worten, er sollte sicherstellen, dass der Text der Entscheidung so korrekt wie möglich dargestellt wird, wobei die wahrscheinlichen Fragen des Ausführenden ausgeschlossen werden.

Regel Nr. 6. Trennung von Dokumentenflüssen

Ein Dokumentenfluss ist eine Sammlung eines Typs oder Ziels mit derselben Route. In der Regel werden drei Datenströme unterteilt: eingehend, ausgehend und intern (nicht erstellt, um die Grenzen der Organisation zu überschreiten). Jeder Dokumentenstrom hat normalerweise Unterebenen (Flüsse der zweiten Ebene). Beispielsweise enthält der Stream "Eingehende Dokumente" drei Typen: Papiere der Muttergesellschaft, von Abteilungen und Repräsentanzen sowie von Partnerunternehmen, Personenbeschwerden usw.

Im Workflow von ausgehenden und internen Dokumenten werden Unterebenen auf die gleiche Weise verteilt. Eingeschränkte Papiere (Geschäftsgeheimnisse, Geheimnisse usw.) befinden sich normalerweise separat. Der Sicherheitsdienst der Organisation kontrolliert ihre Arbeit.

Abrechnungsprozesse

Beachten Sie die Grundregeln des Rechnungslegungs-Workflows.

Seine Größe wird durch die Gesamtzahl der Wertpapiere ausgedrückt, die von der Organisation für einen bestimmten Zeitraum empfangen und ausgeführt wurden. Die Größe des Workflows bezieht sich auf die Anzahl der gültigen Kopien der eingehenden internen Dokumente. Bei der Berechnung der Größe des Workflows werden auch Kopien von Papieren berücksichtigt, die mit verschiedenen technischen Mitteln erstellt wurden.

Rechnungslegungskennzahlen werden in Form einer Zusammenfassung und von Referenzdaten zur Dokumentengröße erstellt. Ihre Form wird von der Organisation entwickelt. Beispielsweise kann eine Organisation eine beliebige Häufigkeit für die Zählung von Dokumenten festlegen: jeden Monat, einmal pro Woche, einmal pro Jahr, jedes Quartal. Es kann sowohl eine qualitative als auch eine quantitative Untersuchung des Arbeitsprozesses vorgenommen werden.

Die bei der Berechnung der Größe des Workflows erhaltenen Indikatoren werden zur Bestimmung der Anzahl der Mitarbeiter und der Struktur des Dokumentenverwaltungsdienstes verwendet. Und auch, um die Arbeitsbelastung einiger Vertragsorganisationen und struktureller Abteilungen zu untersuchen.

Daher wurden im Rahmen dieses Artikels die Grundregeln für die Organisation des Workflows berücksichtigt, die von Unternehmen angewendet werden.