Klassifizierung von Geschäftsprozessen. Das Konzept und die Art der Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse können auf unterschiedliche Weise klassifiziert werden, je nachdem, was als Hauptkriterium herangezogen wird. Meist sprechen sie über Prozesse in Bezug auf die Organisationsstruktur des Unternehmens. In solchen Fällen ist das Hauptkriterium die Funktionslast. Basierend auf diesem Prinzip werden Geschäftsprozesse am häufigsten wie folgt klassifiziert:

1. Basic - sind mit der Herstellung der wichtigsten Produkte des Unternehmens (Waren oder Dienstleistungen) verbunden:

• Mehrwert für das Produkt;
• ein Produkt schaffen;
• Einnahmen generieren;
• diejenigen, die der Kunde zu zahlen bereit ist.

2. Hilfs- oder interne administrative und wirtschaftliche Unterstützung:

• Personalmanagement;
• Finanzmanagement;
• Logistikmanagement usw.

3. Manager - HR, Corporate Governance, Qualitätsmanagement usw .:

• strategisch;
• Planungsprozesse;
• Controlling.

Einige Quellen bezeichnen diese Klassifizierung als strukturelle Geschäftsprozesse. Im Vordergrund steht die Unternehmensstruktur.

Andere Geschäftsprozessklassifikationen

Prozesse können nach ihrer Komplexität gruppiert werden:

• Monoprozesse sind einsilbige Wiederholungsaktionen.
• Verschachtelte Prozesse sind Aktionsketten, die aus Monoprozessen aufgebaut sind.
• Verwandte Prozesse sind sequentielle Ketten von Monoprozessen im Rahmen von Algorithmen.

Arten von Geschäftsprozessen nach dem Hierarchieprinzip:

• Individuelle horizontale Prozesse sind Handlungen einzelner Mitarbeiter.
• Funktionsübergreifende horizontale Prozesse - Grenzüberschreitende Interaktionen zwischen Mitarbeitern "benachbarter" Abteilungen.
• Horizontale Prozesse - horizontale Interaktion.
• Vertikale Prozesse - vertikale Interaktion (reine Hierarchie).
• Integrierte Prozesse - Handlungskette der Mitarbeiter vertikal und horizontal gleichzeitig.

Funktionale Geschäftsprozesse sind nach Unternehmenseinheiten und ihren Funktionen gruppiert: Dies können Lager-, Logistik-, Finanz- und Managementprozesse sein. Einer der wichtigsten Punkte in dieser Klassifizierung ist die Koordination und Beschreibung der „Fugen“ zwischen Abteilungen - Abschnitten der Prozessketten. Am häufigsten ist die Ausgabe des Prozesses einer Abteilung der Eingang zum Prozess der nächsten Abteilung. Sich „am Ufer“ darauf zu einigen, wie der Eingang zur „Empfangsseite“ zu sehen ist, und diese Vision mit der Abteilung „Loslassen“ zu koordinieren, ist eine notwendige und unabdingbare Voraussetzung für das effektive Zusammenspiel der Prozess- „Nachbarn“.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Es gibt einfach Probleme mit dem Konzept eines Geschäftsprozesses in den Quellen: Es gibt keine universelle und klare Formulierung. Es kam zu dem Punkt, dass viele Autoren solche Erklärungen einfach meiden und so tun, als wäre bereits alles klar - standardmäßig. Diese Taktik ist keine schlechte Option, da das Erfinden eigener alternativer Formulierungen wie „Geschäftseinheit“ zu Chaos und Verwirrung bei einem schwierigen Prozessansatz und allem, was damit zusammenhängt, führen kann. Basierend auf dem Vorstehenden lauten die Definitionen der Grundlagen eines Geschäftsprozesses wie folgt:

Prozess - Fortschritt, Verlauf, Verlauf von Ereignissen. Dies ist die Umwandlung von "Eintritt" in "Austritt".

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aktionen von Personen in einem Team, die auf einem Medium zur Analyse, Regulierung und Optimierung festgelegt sind.

Extrem wichtige Details sind integraler Bestandteil der allgemeinen Definition und können als Hauptmerkmale eines Geschäftsprozesses bezeichnet werden:

• Ohne Menschen gibt es keine Geschäftsprozesse. Wenn es sich um Aktionen handelt, die von automatischen Maschinen oder Software ausgeführt werden, handelt es sich um eine technologische Kette oder Spezifikation.Darüber hinaus bleibt das Endergebnis des Prozesses ohne Optionen immer unverändert. Wenn es eine Ehe gibt, dann wegen Verstößen gegen die Technik. In einem Geschäftsprozess kann das Ergebnis in Abhängigkeit von bestimmten in der Kette angegebenen Bedingungen ("Gabeln" von Optionen) abweichen.

• An einem Geschäftsprozess ist immer mehr als eine Person beteiligt. Auch wenn die Aktionen für einen (individuellen horizontalen Prozess) geplant sind, gibt es immer implizite „Kollegen“ im Prozess - zum Beispiel Kunden.
• Ohne eine Beschreibung gibt es keinen Geschäftsprozess. Manchmal werden Prozesse "wie sie sind" beschrieben, manchmal "wie sie sein sollten". In beiden Fällen ist dies eine sehr kreative Angelegenheit.
• Keine Art von Geschäftsprozessen kann zu 100% perfekt sein. Es besteht immer die Möglichkeit zur Optimierung - zumindest sofort, auch in Zukunft. Die Korrektur und Verbesserung unter Berücksichtigung des menschlichen Faktors und insbesondere des wissenschaftlichen und technologischen Fortschritts ist einer der Hauptvorteile des Verfahrensansatzes gegenüber allen anderen Managementsystemen.
• Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist kontinuierlich und endlos - so etwas passt zu jedem, der sich ernsthaft mit Prozessmodellierung beschäftigt.

Kundenwertschöpfungsprozesse

Das erste Anzeichen für Kerngeschäftsprozesse ist, dass sie Kernumsatz für das Unternehmen schaffen. Sie generieren Wert für einen externen Kunden. Früher wurde eine einzelne Kette der Produktentstehung eines Unternehmens als Hauptprozess betrachtet, jetzt ist das Bild der Hauptprozesse jedoch viel umfassender. Diese Prozessgruppe umfasst jetzt:

• Lieferantenbeziehungsmanagement;
• direkte Herstellung des Produkts;
• Produktlieferung an den Kunden;
• Risikomanagement;
• Kundenbeziehungsmanagement;
• neue produkte entwerfen.

Geschäftsprozesse unterstützen

Unterstützende oder interne Geschäftsprozesse werden häufig als unterstützend bezeichnet. Es ist ein Fehler zu glauben, dass es sich um Maßnahmen der "zweiten Klasse" von Bedeutung handelt. In einem Unternehmen sind alle Funktionen gleich und wertvoll. Der einzige Unterschied ist, dass solche Prozesse dem externen Kunden keinen Wert bringen, er wird sie nicht bezahlen. Beispielsweise kümmert sich ein Kunde, der in einem Hotel lebt, nicht um die Arbeit der Personalabteilung dieses Hotels. Aber das gesamte Hotelpersonal hat eine Frage: Gute Personalverantwortliche können einen wichtigen Beitrag zur Qualität der Mitarbeiterarbeit leisten. Mit anderen Worten, die unterstützenden Geschäftsprozesse erhöhen den Wert des Endprodukts des Unternehmens, aber nicht den Wert.

Manchmal ist es schwierig zu entscheiden, zu welcher Art von Klassifizierung bestimmte Geschäftsprozesse gehören. Zum Beispiel umfasst das Personalmanagement mehrere komplexe Komponenten. Die Einstellung neuer Mitarbeiter erfolgt rein intern. Bei der Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter stehen diese Prozesse in direktem Zusammenhang mit dem Management strategischer Initiativen. Der Schlüssel zum Erfolg bei der kompetenten Differenzierung von Prozessen liegt in der richtigen und detaillierten Organisationsstruktur.

Prozesse steuern

Der Input für die Steuerungsprozesse sind meist die Daten interner und externer Berichte. Sie haben eine eigene Klassifizierung der Geschäftsprozesse. Sie können in zwei große Gruppen unterteilt werden:

• Strategische Prozesse, die auf die Entwicklung des Unternehmens, seine Wettbewerbsfähigkeit und aktuelle Aktivitäten abzielen.
• Reines Management, mit dem Ziel, die Aktivitäten des Unternehmens zu steuern.

Steuerungsprozesse sind die einzige Art von Prozessen, auf die eine typische Struktur angewendet werden kann. Das Prozessmodell ist das gleiche, aber die Verwaltungsobjekte sind unterschiedlich: Es kann sich um Personalverwaltung, Finanzverwaltung, Planungsverwaltung usw. handeln. Das Standardmodell für die Verwaltung von Geschäftsprozessen sieht wie folgt aus:

• Planung - Sammlung und Analyse von Informationen, Entwicklung eines Aktionsplans.
• Kommunikation - Erklärungen, Motivation und Unterstützung der Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn.
• Umsetzung des Aktionsplans.
• Überwachung der Arbeit gemäß den Bedingungen und Punkten des Plans.
• Kontrolle - Vergleich und Analyse der mit dem Plan ergriffenen Maßnahmen.
• Anpassung des Aktionsplans, Auswertung der Ergebnisse.

Warum den Garten umzäunen oder die Essenz des Prozessmanagements

Warum beschreiben, was jeder schon gut weiß? Diese Frage, verbunden mit einem heftigen Seufzen, klingt in Abteilungen am häufigsten zu Beginn der Umsetzung des Prozessansatzes. Die Vorteile und Argumente für die Implementierung des Prozessmanagements sind bekannt und sehr greifbar. Geschäftsprozesse müssen beschrieben, analysiert und optimiert werden für:

1. Effektives Studium und kontinuierliche Verbesserung des Geschäfts (einschließlich Management).
2. Sichtbarkeit, die dazu beiträgt, alle Arten von Arbeiten von außen detailliert zu verstehen.
3. Minimierung von "Bürokriegen" zwischen Abteilungen, da es möglich ist, alle "Stoß" -Abschnitte horizontaler Prozesse zu registrieren und zu koordinieren.
4. Klarheit, Verständlichkeit und Sichtbarkeit der realen Arbeitsprozesse für alle Mitarbeiter. Mit den vorgeschriebenen Geschäftsprozessen ist es unmöglich, weder die Chefs noch die Auditoren oder Kollegen zu „verwöhnen“.
5. Reduzierung der Abhängigkeit des Unternehmens von der persönlichen Kompetenz der Mitarbeiter, insbesondere der herausragenden. In standardisierten Prozessen gibt es keine Namen, es gibt nur Positionsnamen und zugeordnete Aktionen.
6. Zur Replikation von Prozessen in Filialen.

Die Implementierung und Unterstützung des Prozessansatzes ist viel einfacher als es vielen Mitarbeitern und Führungskräften des Unternehmens erscheint. Dieses Klischee ist leider auf die beträchtliche Anzahl von Marktteilnehmern zurückzuführen, die sich selbst als Berater bezeichnen und in der Tat „Prozessscharlatane“ mit hypertrophischer Diagnose von Schwierigkeiten und Fehlern auf dem Weg zu Prozessen sind.

Die beste Möglichkeit zur Implementierung des Prozessmanagements besteht darin, dies selbst zu tun. Die Hauptsache ist, an deine Stärke zu glauben und nachdenklich und langsam zu arbeiten, in solchen Dingen ist Geschwindigkeit nicht erforderlich.

Über typische Prozesse

In jeder Organisation können unabhängig von ihrem Profil mehrere Dutzend aufeinanderfolgende Aktionsketten gezählt werden. Daher kann die Klassifizierung von Geschäftsprozessen nicht erfolgen. Eine weitere Frage ist, wie die in der Organisation stattfindenden Aktionen und Vorgänge so gruppiert werden können, dass alles logisch und verständlich ist. Dabei helfen Modelle von Standardprozessen, mit deren Hilfe alle Produktions- und Verwaltungsabläufe vorgegeben werden können.

Aber leider (und vielleicht glücklicherweise) gibt es praktisch keine Standardprozessmodelle. Selbst für Unternehmen derselben Branche mit ähnlichen Produktionszyklen entsprechen typische Geschäftsprozesse (wie sie manchmal auf dem Beratungsmarkt angeboten werden) in keiner Weise dem tatsächlichen Prozessbild. Es sei denn, die Aufgabe des Unternehmens besteht natürlich darin, einen wirklich effektiven Prozessansatz einzuführen und den Aktionären nicht förmlich zu antworten: „Wir sind alle wie Menschen.“

Andere Arten von Geschäftsprozessen abzuschreiben, funktioniert nicht. Genauer gesagt, es wird sich herausstellen, aber am Ende wird es nicht nur Null sein, sondern noch viel schlimmer: Sie diskreditieren sowohl den Prozessansatz als auch das Management des Unternehmens mit ihren „regelmäßigen idiotischen Duschen wegen eines schlechten Kopfes, der keine Ruhe gibt“ (wörtliches Zitat eines Logistikers) Unternehmen, nachdem er gezwungen war, die Prozesse der gesamten Abteilung zusammenzustellen). Zweifellos verdienen Geschäftsprozesse in der Organisation solche Worte nicht.

Hauptmerkmale des Prozessmanagements

Beginnen wir mit einer kleinen Frage. Wenn Sie sich zum Beispiel für die Produktion von Hockern entscheiden, passen alle Vorgänge, einschließlich der Auswahl einer Farbe, des Schneidens von Beinen usw., in die Kette eines Geschäftsprozesses. Frage: Was ist das Ergebnis des Prozesses am Ende dieser Kette? Bereit Stuhl? Hoher Umsatz? Aber nein. Dort sitzt auf Ihrem brandneuen Hocker ein zufriedener (oder unzufriedener) Verbraucher mit seiner Meinung, an der Sie regelmäßig interessiert sein sollten.

Hier ist es - der grundlegende Unterschied zwischen dem Prozessansatz und anderen Steuerungssystemen: kein Stuhl, sondern ein Verbraucher, der auf diesem Stuhl sitzt.Wenn wir über den Reinigungsprozess des Büros des Unternehmens sprechen, wird es am Ende der Kette kein „sauberes Büro“ geben, sondern Mitarbeiter, die mit der Sauberkeit und Ordnung in diesem Büro zufrieden sind. Verlagerung des Fokus von „Wir machen sehr gute Hocker“ auf „Verbraucher sind mit unseren Produkten zufrieden, loben und kaufen mehr.“

Mit anderen Worten, das Hauptkriterium für die Bewertung der Unternehmensleistung in jeder Hinsicht ist die Meinung der Kunden und nicht ihre eigenen Gedanken über sich selbst (in der Regel deutlich überbewertet). Verbraucher von Waren oder Dienstleistungen sind externe und interne.

Bei externen Kunden ist alles klar - dies sind Käufer, aber manchmal ist es für Mitarbeiter sehr schwierig, sich an das Erscheinungsbild interner Kunden zu gewöhnen. Ein typisches Beispiel ist das Bild, das in den Buchhaltungsabteilungen zu sehen ist. Mitarbeiter solcher Abteilungen sind es gewohnt, nur dem Leiter und der Finanzkontrolle Bericht zu erstatten.

Zunächst fällt es ihnen schwer, sich daran zu gewöhnen, dass die Qualität ihrer Arbeit von Kollegen benachbarter Abteilungen bewertet wird: Eine Zwei für die Geschwindigkeit der Rechnungsstellung oder -ausstellung verursacht zunächst nur Schock und Protest. Die einzige Behandlung für solche Situationen sind detaillierte Erklärungen in Verbindung mit Geduld. Besonders wertvolle Erklärungen kommen von der Unternehmensführung.

Wie beschreibt man den Prozess?

Wie bereits erwähnt, ist die Erstellung von Geschäftsprozessen eine interessante Aufgabe. Eine wichtige Bedingung ist es, den Mitarbeitern zu zeigen, dass es sich um Folgendes handelt:

1. Nicht so schwierig, wie es scheinen mag.
2. Extrem spannend und interessant.

Es ist nicht so wichtig, wer genau detaillierte Informationen und die Abfolge der Aktionen der einzelnen Teilnehmer am Prozess sammelt - eines Beraters, eines ernannten Mitarbeiters oder des gesamten Teams von Prozessausführern (die beste Option). Die Hauptsache ist nicht, sich zu beeilen und erschöpfende und maximal detaillierte Informationen zu sammeln, um sie in eine grafische Präsentation zu übersetzen. Die Textversion ist auch möglich, in diesem Fall gibt es keine strengen Anforderungen, aber das Bild funktioniert besser als die "Wand" des Textes. Dies gilt insbesondere dann, wenn Geschäftsprozesse für eine große Anzahl von Personen beschrieben werden.

Algorithmus zur Beschreibung von Geschäftsprozessen:

1. Prozessbeteiligte sammeln.
2. Definieren Sie den Namen und den Zweck des Prozesses.
3. Den Anfang und das Ende des Prozesses festzulegen, ist die erste und letzte Aktion.
4. Definieren Sie die Eingabe und alles, was Sie eingeben müssen (Materialien, Informationen, andere Ressourcen).
5. Bestimmen Sie die Ausgabe (alles, was als Ergebnis erhalten werden soll).
6. Nennen Sie die Phasen der Geschäftsprozesse.
7. Nennen Sie den Prozessverantwortlichen mit Autorität und Verantwortung.
8. Identifizieren und koordinieren Sie genau (sehr wichtig!) Den Darsteller jeder Stufe.
9. Klären Sie den Zeitpunkt jeder Phase, und listen Sie alle erforderlichen Belege und Formulare auf.

Der Detaillierungsgrad von Geschäftsprozessen kann variieren. Es hängt von der Leserschaft ab, für die sie beschrieben werden. Die beste Option scheint eine zu sein, die einem Anfänger klar sein wird, der an einen neuen Ort gekommen ist und sich mit neuen Aufgaben befasst. Das Lernen eines Geschäftsprozesses mit zugehörigen Fragen und Erklärungen von einem Mentor wäre ein ideales Beispiel für ein Training am Arbeitsplatz.

Es ist hilfreich, die wichtigsten Prozesse in einer vergrößerten Version auf einer Seite separat anzugeben - "Bild vergrößern", um die gesamte Prozesslandschaft anzuzeigen.

Mythen, Fehler und Tipps

• Ein schwerwiegendes und weit verbreitetes Missverständnis ist, dass Geschäftsprozesse rentabel sein müssen. Dies ist der Fall, wenn der Prozess beispielsweise mit dem Direktvertrieb verbunden ist. In anderen Prozessen - der Bildung von Personalberichten oder dem Zwischenversand von Waren - können Sie nicht über Gewinne sprechen. Wertschöpfung macht keinen Gewinn.
• Sie müssen keine großen Blätter mit den detailliertesten Details schreiben. Es ist sogar beängstigend, sich solche „Meisterwerke“ anzuschauen, ganz zu schweigen von Lernen oder Optimierung. Lakonismus und Einfachheit sind die wichtigsten Voraussetzungen für die Gestaltung von Geschäftsprozessen.
• Verwechseln Sie keine Geschäftsprozesse des Unternehmens mit IT-Prozessen, die außer Namen nichts miteinander gemein haben. Denken Sie, IT-Prozesse sind nur Namensvetter, nicht mehr.
• Es macht keinen Sinn, eigene "urheberrechtliche" Darstellungsweisen für Prozesse zu erfinden. Verwenden Sie am besten Standardsysteme wie BPMN2.0 oder IDEF3, um Fehler zu minimieren und Ihre Prozesse so zu standardisieren, dass sie für ein breites Publikum von Benutzern verständlich sind.
• Ein häufiger Fehler besteht darin, Geschäftsprozesse so wie sie sind zu beschreiben und sich zu beruhigen. Das Ergebnis ist eine "Beschreibung der Beschreibung zuliebe". Künstler vergessen, dass die Erstellung grafischer Prozesse nur ein Werkzeug ist, um das Hauptziel zu erreichen: Verbesserungen, Optimierungen, niedrigere Kosten, höhere Rentabilität usw. Das Schreiben von Geschäftsprozessen ist nur der Anfang. Das interessanteste beginnt später.
• Bei der Analyse und Anpassung von Geschäftsprozessen sollte auf keinen Fall der externe Kontext außer Acht gelassen werden, insbesondere in der sich schnell verändernden Welt von heute. Gegenparteien, Wettbewerber, Krisen, Steuerveränderungen - im externen Umfeld gibt es keine Kleinigkeiten.
• Klischees, die mit japanischen "Legenden" über Lean Manufacturing, Produktionsprinzipien bei Toyota, das Kaizen-System usw. verbunden sind. Ohne eine Ahnung vom Wesen des japanischen Qualitätsmanagements zu haben, versuchen Berater oder Mitarbeiter selbst, ihr neues Geschäftsprozesssystem in eine japanische Schablone einzupassen . Ausländische Schablonen haben noch nie jemandem geholfen, insbesondere den japanischen Entwicklungen, die in erster Linie mit den Besonderheiten von Kultur und Mentalität verbunden sind.
• Zu viel Aufmerksamkeit wird sekundären Details geschenkt: Eine detaillierte Beschreibung des Bestellprozesses für Unternehmensessen wird wahrscheinlich keine Rolle bei der Verbesserung der Effizienz des Unternehmens spielen. Es ist notwendig, alle Aktionen in allen Abteilungen zu beschreiben und zu optimieren, die Prioritäten müssen jedoch bekannt sein und eingehalten werden.