Viele Organisationen nehmen an verschiedenen Ausschreibungen teil. Gleichzeitig wissen sie häufig nicht, wie sie Ausschreibungsunterlagen ordnungsgemäß zusammenstellen und zertifizieren können. Darüber hinaus ist eine solche Frage eine der wichtigsten Fragen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Sowohl das Verfahren als auch die Zusammensetzung der Ausschreibungsunterlagen werden von Gesetzen und Verordnungen bestimmt, die sie einhalten müssen.
Ausschreibungskonzept
Die Ausschreibung ist ein Wettbewerb für die Erbringung von Dienstleistungen, Waren oder die Ausführung von Arbeiten. Die Regeln für die Durchführung einer solchen Auswahl sind in den Ausschreibungsunterlagen angegeben, wonach Teilnehmer, die am Kampf teilnehmen möchten, der Kommission die günstigsten Konditionen bieten müssen, die dem Kunden angeboten werden.
Der Bietervertrag kommt mit dem Teilnehmer zustande, der dem Veranstalter das günstigste Angebot unterbreiten kann, dieser hat die erteilten Anweisungen vollständig zu befolgen.
Angebotsunterlagen sind ein Paket von Unterlagen, aus denen die Bedingungen des Angebots und der Inhalt des künftigen Auftrags hervorgehen.
Es enthält notwendigerweise sowohl technische als auch kommerzielle Teile.
Der technische Teil besteht aus Informationen über die Vertragsbedingungen, Eigenschaften und Beschreibungen des Gegenstandes oder Gegenstands der Angebote, Anweisungen für Lieferanten sowie Informationskarten, auf denen das Verfahren für die Durchführung und Einreichung von Anträgen auf Teilnahme an Ausschreibungen angegeben ist. Ebenfalls in diesem Teil sind die Anforderungen an den Inhalt der Bestellung aufgeführt: Name, Volumenpläne, Verweise auf Normen und technische Bedingungen.
Der kaufmännische Teil der Ausschreibungsunterlagen enthält alle Preise und das Verfahren zu ihrer Berechnung, die in der Zahlungsaufstellung festgelegten Bedingungen sowie die Finanzierungsquellen für diesen Auftrag. Darin sind auch die von der Bank geleisteten Garantien für die Durchführung des Zahlungsvorgangs durch den Kunden sowie die Anforderungen für verschiedene Arten von Versicherungen aufgeführt.
Die Ausschreibungsunterlagen, ein Musterantrag und Empfehlungen zum Ausfüllen sind im MDS 80-4.2000 Gosstroy of Russia enthalten. Der detailliertere Inhalt der Dokumentation wird vom Ausschreibungsausschuss festgelegt.
Erstellungsverfahren
Die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen ist ein eigenständiges, sehr wichtiges und unveräußerliches Verfahren für die Durchführung von Ausschreibungen. Es legt in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht den Inhalt personenbezogener Daten fest, wie zum Beispiel:
- Name des Veranstalters.
- Seine rechtliche Adresse und Telefonnummern.
- Faxnummern und E-Mail-Adressen.
- Preis, Ort und Bedingungen für den Erhalt eines Dokumentenpakets.
Die Kontrollbehörden stellen immer Anforderungen an die Verfügbarkeit eines Vertragsentwurfs aus der Liste der festzulegenden Bedingungen. In der Dokumentation wird auch die Methode zur Bewertung der Vorschläge angegeben, die mit einem bestimmten System eingereicht wurden.
Freigabe
Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen kann sowohl vom Veranstalter als auch von einer speziellen Beratungsfirma durchgeführt werden. Für die Kompilierung können Sie die Standardmuster und methodischen Empfehlungen sowie die Gesetzgebung verwenden, in denen die gesetzlichen Anforderungen für die Kompilierung dargelegt sind. Sie können sich auch an den Finanzplatz wenden, wo ein Spezialist für Ausschreibungsunterlagen seine Dienste zur kompetenten Vorbereitung anbietet. Da bist du drin kurze fristen bieten professionelle und qualifizierte Unterstützung.
Inhalt
Das Angebotsdokumentationsformular sollte neben Informationen für künftige Bieter auch Informationen wie den numerischen und detaillierten Inhalt des vom Lieferanten erstellten Dokumentationspakets enthalten, in dem die Bestätigung seines Antrags auf Teilnahme zum Ausdruck gebracht wird:
- Anmeldung zur Teilnahme.
- Beschreibung der beigefügten Unterlagen.
- Bankverweis auf das Fehlen von überfälligen Schulden.
- Erforderliche technische, betriebliche und qualitative Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der beschafften Materialien und Waren.
- Vertragsentwurf für geplante Einkäufe.
- Methodische Anweisungen für die Berechnung des Angebotsantrags, einschließlich seiner Bestandteile, wie z. B. die Kosten für die Zahlung von Versicherungs- und Zollgebühren, Transportdienstleistungen, verschiedene Steuern und Abgaben, zusätzlich zu den Kosten für die gelieferte Ware sowie eine detaillierte Preistabelle.
- Die Währung, in der die Preise im Angebot angegeben sind, wird angegeben.
- Ausschreibungsvoraussetzungen.
- Die Möglichkeit, diese Anträge während und vor Ablauf der Frist für die Bekanntgabe der Ausschreibungsergebnisse zu ändern oder zu widerrufen, wird erörtert.
- Fristen, Ort der Antragstellung.
- Ort, Datum und Uhrzeit der Angebotseröffnung.
- Informationen über die Möglichkeit, Prioritäten für inländische Hersteller festzulegen.
Ein potenzieller Lieferant hat das Recht, spätestens 10 Tage vor der endgültigen Entscheidung einen schriftlichen Antrag an den Veranstalter des Angebots mit der Bitte um Klärung von Klauseln und Bestimmungen der Ausschreibungsunterlagen zu richten. Der Veranstalter der Ausschreibung muss innerhalb von drei Tagen nach Eingang eines solchen Antrags allen an dieser Ausschreibung teilnehmenden Lieferanten angemessene Erläuterungen zusenden, ohne den Urheber der ursprünglichen Anfrage anzugeben.
Änderungen und Ergänzungen vornehmen
Ergänzungen oder Änderungen können von einem Spezialisten für die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen auf Ersuchen des Veranstalters der Ausschreibung vorgenommen werden. Solche Handlungen sind weder rechtswidrig noch rechtswidrig. Der Veranstalter der Ausschreibung hat das Recht, Änderungen an den Unterlagen vorzunehmen, die im Zusammenhang mit der Äußerung seiner eigenen Initiative oder als Antwort auf eine Anfrage eines potenziellen Anbieters spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote stehen.
Nach einer Änderung ist es sofort erforderlich, alle potenziellen Lieferanten, denen die Ausschreibungsunterlagen ausgestellt wurden, zu benachrichtigen. Die Frist für die Durchführung solcher Meldungen und den Ersatz der Chargendokumentation beträgt 5 Werktage.
Inhalt der Ausschreibung
Anforderungen an die Ausschreibungsunterlagen bestimmen deren Zusammensetzung:
- Antrag auf Teilnahme an der Ausschreibung und Liste der eingereichten Unterlagen im Anhang.
- Dokumente, die die Einhaltung der Anforderungen bestätigen, die an einen potenziellen Lieferanten gestellt wurden.
- Die Preistabelle, die alle tatsächlich angefallenen Kosten vollständig widerspiegeln soll, ist am Endpreis beteiligt.
- Wenn es sich bei dem Angebot um die Lieferung von Waren oder technischen Geräten handelt, müssen die technischen Merkmale der vorgeschlagenen Modelle angegeben werden.
- Der Preis der vorgeschlagenen Liste verwandter Dienstleistungen, falls vorhanden.
- Das Originaldokument, das die tatsächliche Bestätigung der Angebotsgarantie darstellt.
Dokumente, die die Übereinstimmung des potenziellen Lieferanten mit den vorgeschlagenen Qualifikationsanforderungen bestätigen
Jeder potenzielle Lieferant, der sich für die Teilnahme an der Ausschreibung entschieden hat, muss folgende Unterlagen vorlegen:
- Kopien von Lizenzen, die das Recht eines potenziellen Lieferanten oder Herstellers zur Ausübung seiner Tätigkeiten bestätigen.
- Eine von einem Notar beglaubigte Kopie des Dokuments, das das Recht zur Ausübung einer unternehmerischen Tätigkeit vorsieht.
- Die Originalprüfung für das letzte Berichtsjahr oder eine notariell beglaubigte Kopie davon.
- Bescheinigung über die staatliche Registrierung der Organisation oder des Unternehmens und deren Kopie.
- Im Falle eines einzelnen Unternehmers - eine Kopie seines Personalausweises oder Reisepasses.
- Die Satzung der Organisation, aus der die Zusammensetzung ihrer Gründer, Aktionäre sowie aller Aktionäre in Form einer beglaubigten Abschrift hervorgeht.
- Die von den Steuerbehörden ausgestellte Originalbescheinigung, aus der hervorgeht, dass der Lieferant keine Steuerrückstände hat.
- Bescheinigung des Bankinstituts über das Fehlen überfälliger Forderungen in den letzten 3 Monaten der Tätigkeit.
Preistabelle
Bei der Registrierung von Ausschreibungsunterlagen werden Preislisten berücksichtigt. Ein potenzieller Lieferant ist verpflichtet, eine Preistabelle zu erstellen, in der die Wareneinheiten und der Gesamtpreis für die gesamte Lieferung aufgeführt sind. Es sollte in Form von gedruckten und elektronischen Preislisten erstellt und präsentiert werden.
Die Tabelle ist auch eine technische Spezifikation für die gelieferten Waren und Dienstleistungen und muss alle Anforderungen erfüllen, die an die Ausschreibungsunterlagen gestellt werden.
Bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wird die Zusammensetzung der Endpreise festgelegt. Der angegebene Wert sollte zusätzlich zum eigenen Preis der Waren in seiner Zusammensetzung enthalten:
- Ausgaben, die nach der Zertifizierung, den Versicherungsverfahren und dem Transport der Waren zu einem bestimmten Bestimmungsort anfallen.
- Alle Steuerzahlungen, Abgaben und sonstigen Arten von Pflichtzahlungen und Gebühren, die in der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation vorgesehen sind.
- Andere Preisbestandteile, die der potenzielle Lieferant für notwendig erachtet, um sie in den Endpreis der Waren einzubeziehen.
Wenn der potenzielle Lieferant in der Preistabelle nicht verschiedene Bestandteile davon angibt, die die oben beschriebenen Kosten enthalten, betrachtet die Ausschreibungskommission die Daten zum Preis der von ihr bereitgestellten Waren als Gesamtkosten, wobei alle Kosten berücksichtigt werden. In diesem Fall können diese Preise bei Vertragsschluss nicht mehr revidiert oder geändert werden.
Die in der Tabelle angegebenen Preise bleiben während der gesamten Laufzeit der Erfüllung der vertraglichen Beschaffungs- und Lieferverpflichtungen fest und können nicht geändert werden.
Die Preise sind in den Währungen angegeben, die in den zum Zeitpunkt der Antragstellung gestellten Anforderungen angegeben waren. Die Zahlung an den Lieferanten erfolgt bei Lieferung der Waren an den Bestimmungsort, sobald die Budgethilfe eingegangen ist, sofern nicht andere Bedingungen vorgesehen und im Vertrag angegeben sind.
Anwendungssicherheit
In einigen Fällen stellt der Lieferant in bar ausgedrückte Garantiesicherheiten in Form einer Verpfändung auf die Bankkonten des Veranstalters in Höhe von mindestens 3% des endgültigen Vertragsbetrags mit einer Gültigkeitsdauer von mindestens den im Hauptteil des Angebots angegebenen Fristen zur Verfügung.
Die garantierte finanzielle Unterstützung eines potenziellen Auftragnehmers für die Durchführung des Angebots in Form einer Verpfändung eines Geldbetrags wird auf einem eigens eingerichteten Konto des Veranstalters des Angebots hinterlegt.
Wenn der potenzielle Anbieter das Angebot nicht gewinnt, werden die dem Veranstalter als Garantie für seine finanzielle Leistungsfähigkeit zur Verfügung gestellten Mittel innerhalb der im Vertrag festgelegten Fristen zurückerstattet.
Einreichung der Angebote
Die Angebote werden von potenziellen Lieferanten in gestickter Form eingereicht, nummeriert und müssen abgestempelt und unterschrieben werden.
Die technische Spezifikation des Angebots, die ebenfalls mit Unterschrift und Siegel versehen ist, sowie die Originalgarantie werden ebenfalls vorgelegt. Diese Unterlagen werden zusammen mit dem Angebotsantrag in einem Umschlag versiegelt und der Kommission vorgelegt.
Nur der potenzielle Lieferant oder sein offizieller Vertreter kann den Antrag unterzeichnen. Es ist nicht erlaubt, Einfügungen, Untertabellen und verschiedene Beiträge in der Dokumentation zu haben.
Potenzielle Lieferanten verschließen die Dokumente manuell in einem Umschlag, in dem Name und Anschrift ihrer Organisation sowie der Veranstalter des Angebots angegeben sind. Das Datum und die Uhrzeit des Öffnens der Umschläge sind in Form der Aufschrift "Nicht öffnen bis ..." als Lieferanschrift angegeben.
Angebotsunterlagen können sowohl persönlich als auch mit Hilfe von Postämtern innerhalb der festgelegten Fristen versandt werden. Angebote, die nach den festgelegten Terminen eingehen, werden abgelehnt oder ungeöffnet an die Antragsteller zurückgesandt.
Ohne die Fristen und das festgelegte Verfahren für die Angebotsunterlagen zu verletzen, können Korrekturen, Ersetzungen von Bedingungen, Preisen und dergleichen auf die Gestaltung angewendet werden. Es ist möglich, einige Änderungen oder den endgültigen Rücktritt des Angebots vor Ablauf der Frist vorzunehmen, ohne das Recht zu verlieren, das Angebot zu erstellen oder zu sichern. Eine von einem potenziellen Lieferanten erstellte Mitteilung über die Absicht, seine Bewerbung zu korrigieren oder vollständig zurückzuziehen, wird dem Veranstalter schriftlich und spätestens zum festgelegten Einsendeschluss zugesandt. Am Ende des festgelegten Datums und der festgelegten Uhrzeit können solche Anpassungen nicht vorgenommen werden.
Nachdem alle Anträge fristgerecht angenommen wurden, öffnet der Bieterorganisator die Umschläge und wählt mit Hilfe der Ausschreibungskommission den Gewinner aus, der durch schriftliche Benachrichtigung aller an der Entscheidung beteiligten potenziellen Lieferanten mit einer Kopie des Protokolls der Ausschreibungskommission bekannt gegeben wird.
Die ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation bestimmt maßgeblich den Erfolg der Ausschreibung.
