Ein Anschreiben ist ein universelles Dokument, das in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen eines Unternehmens eingesetzt wird. Eine richtig zusammengestellte Eskorte bewahrt alle Parteien vor vielen Unzulänglichkeiten und Zweideutigkeiten. Wie schreibe ich ein Anschreiben an Dokumente?
Wann ist das notwendig?
Die Arbeit eines Unternehmens, insbesondere eines Großunternehmens, wird von einer Vielzahl von Fragen begleitet, die meist schriftlich erledigt werden müssen. Gegenparteien tauschen Mitteilungen und Mitteilungen untereinander aus. Die Bank, die Steuerverwaltung, die Pensionskasse und die Wirtschaftsprüfer verlangen Dokumente. Kunden schreiben auch Anfragen für eine Vielzahl von Informationen und Dokumentationen.
In all diesen Fällen wird ein Lebensretter und gleichzeitig ein Anschreiben zu einem würdigen Gesicht des Unternehmens. In fester Form geschrieben, richtig komponiert und richtig ausgeführt, hinterlässt es beim Adressaten nicht nur einen guten Eindruck, sondern erfüllt auch eine Reihe praktischer Funktionen für den Absender:
- erklärt dem Empfänger, wer an ihn schreibt und warum;
- übernimmt die Informationsrolle und befreit die angehängte Dokumentation von semantischer Überladung;
- die Liste der beigefügten Dokumente detaillieren;
- Sparen Sie Geld, indem Sie unnötige E-Mails mit einem Inventar entfernen.
- die Rolle des kompakten Nachweises der Zustellung eines ganzen Dokumentenstapels erfüllen.
Die übliche "Eskorte" mit dem richtigen Ansatz kann so nützlich sein!
Wie schreibe ich ein Anschreiben an Dokumente?
Nicht jeder weiß, wie man ein Anschreiben an Dokumente schreibt, obwohl es wichtig ist.
Die Zusammenstellung der „Eskorte“ sollte mit einem einleitenden Satz beginnen: Beziehen Sie sich auf die Nummer der eingehenden Anfrage oder geben Sie den Kern des Problems an, zu dem die Korrespondenz läuft. In den folgenden Absätzen des Schreibens ist es logisch, die Gründe des Dokuments anzugeben: Rechtsakte, Vertragsklauseln, Inspektionshandlungen, Anweisungen der Regulierungsbehörden und mehr.
Die Erklärung endet mit einer Anfrage, einem Angebot oder einer Nachfrage. Nachdem der Text erstellt wurde, wird eine Liste der angehängten Dokumente mit Nummerierung, Name und Details sowie der Anzahl der angehängten Blätter angezeigt.
Erforderliche Angaben des Anschreibens zu den Unterlagen
Wie man ein Anschreiben zu den Dokumenten schreibt, haben wir oben besprochen. Nun ein wenig über das Design.
- Die "Kappe" des Dokuments. Hier sind die Position des Leiters oder eines anderen Vertreters des Empfängers, der Name des Unternehmens oder der vollständige Name, Vorname und das Patronym der Privatperson angegeben; vollständige Adresse und Postleitzahl.
- Datum der Erstellung des Anschreibens, und wenn der Absender eine juristische Person ist, dann die ausgehende Registrierungsnummer.
- Adressierung des Empfängers nach den Regeln des Geschäftsbriefes. Unabhängig davon, ob es sich um eine Privatperson oder um den Leiter eines Unternehmens handelt, wenden sie sich mit Namen und Gütesiegel an ihn.
- Detaillierte Liste der angehängten Dokumente, weil der Name selbst impliziert, dass der Buchstabe eine bestimmte Grundabweichung "begleitet".
- Das Schreiben wird von der ersten Person oder dem ersten Bevollmächtigten der Organisation unterzeichnet, der das Recht eingeräumt wurde. Wenn der Brief von einer Privatperson stammt, unterzeichnet der Absender oder sein Bevollmächtigter die „Eskorte“. Vor der Unterzeichnung ist es üblich, die Zusicherung "mit Respekt" von Hand hinzuzufügen.
- Name, Initialen und Kommunikationsmittel des Briefkünstlers.
Dies sind die Grundvoraussetzungen für die Form des Schreibens.
Beispiel Anschreiben zu Dokumenten
Ein ausgezeichneter Bezugspunkt bei der Vorbereitung wird ein praxiserprobtes Muster eines Anschreibens an Dokumente sein. Der Inhalt hängt natürlich von den Anforderungen des Compilers ab, aber die gesamte Zeichenfläche bleibt unverändert.
Leiter der Steueraufsichtsbehörde Goloseevsk
Khitrun I.V.
st. Wassiljewskaja, 3,
Kukino - 31005
Nr. 562 vom 04/05/2015
Lieber Ivan Vasilievich!
Für Ihre Bestellung Nr. 12/389 vom 01.04.2015 zur Ausstellung eines Zählers außerplanmäßiger Vor-Ort-Kontrollen informieren wir Sie über Folgendes.
Ein Teil der Unterlagen zu den vertraglichen Rechtsbeziehungen mit dem Ausnahmezustandsunternehmen "Gedeon" wurde auf der Grundlage des Beschlagnahmeprotokolls vom 03.02.2015 beschlagnahmt (eine Kopie liegt bei). Die dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Unterlagen werden Ihnen in Form ordnungsgemäß beglaubigter Kopien gemäß Anhang zugesandt.
Anwendung (insgesamt 6 Liter):
- Kopieren Zahlungsanweisung mit einem Kennzeichen der Bank Nr. 3 vom 15.01.15 - um 1 Liter.
- Eine Kopie des Zahlungsauftrags mit dem Kennzeichen der Bank Nr. 6 vom 14.02.15 - 1 Liter.
- Kopieren Überleitungsbericht unter dem Liefervertrag Nr. 56 / P vom 15.12.14 - um 1 Liter.
- Eine Kopie des Beschlagnahmeprotokolls vom 03/02/15 - 3 Liter.
Mit freundlichen Grüßen,
Direktor des staatlichen Unternehmens "Goloseevsky Fleischverarbeitungsbetrieb"
Golokhvastov F.E.
Künstler: Pupko A.V.
(067)4658291
Solch eine "Eskorte" ist für viele ausgehende Materialien auf Anfrage von staatlichen, behördlichen und Strafverfolgungsbehörden geeignet, Sie müssen sie nur geringfügig an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Anschreiben zu Vertragsunterlagen
Beim Abschluss von Geschäftsverträgen kommt es häufig vor, dass die Gegenparteien geografisch weit voneinander entfernt sind und es sich nicht leisten können, zur Vertragsunterzeichnung in eine andere Stadt zu reisen.
In diesem Fall wird die Ausführung des Begleitschreibens zu einer Art Leuchtturm, der es Ihnen ermöglicht, auf Distanz einen rechtsgültigen Vertrag ohne ein persönliches Treffen von Vertretern abzuschließen. Mit Hilfe eines Begleitschreibens kann eine Seite nicht nur die unterzeichneten Vertragsformulare zur Prüfung einsenden, sondern auch schriftlich Stellung zu den wesentlichen Fragen der Vereinbarung nehmen.
Darüber hinaus können Sie in einem Anschreiben aufzeichnen, was und wie viel angehängt und an den Adressaten gesendet wurde. Zum Beispiel kann der Inhalt wie folgt angegeben werden.
"Wir senden Ihnen zwei von uns unterzeichnete und abgestempelte Exemplare des Vertrags über die Erbringung von Informationsdiensten. Wir empfehlen Ihnen, den angegebenen Entwurf zu berücksichtigen und, falls vereinbart, den Vertrag zu unterzeichnen, indem Sie eine der unterzeichneten Exemplare an uns zurücksenden. Anhang: Vertragsentwurf in 2 Exemplaren auf je 6 Blättern "
Reklamationsschreiben - ist es notwendig?
Manchmal tritt eine Situation auf, in der es erforderlich ist, eine Forderung an eine Partei aufgrund einer Vereinbarung zu richten, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommt. In der Regel werden alle Ansprüche, Begründungen und Anträge direkt im Anspruch angegeben. Es scheint, warum brauchen Sie ein Anschreiben?
Tatsache ist, dass eine Klage nicht nur ein offizielles Beweismittel vor Gericht sein kann, sondern in einigen Fällen auch ein ausführendes Dokument. Es sollte auf rechtlich korrekte und wichtige Dinge hinweisen, übt jedoch keine kommunikative Funktion aus.
Wenn die Gegenpartei nicht nur eine Beschwerde einreichen, sondern auch informelle Begrüßungs- oder Erklärungsworte senden muss, besser als ein Anschreiben, wird kein einziges Dokument diese Rolle erfüllen.
Anschreiben ist eine gute Möglichkeit, sich kennenzulernen.
Oft hält ein Unternehmen eine interessante Promotion oder will es nur tun kommerzielles Angebot unbegrenzter Personenkreis. Typische Anschreiben, die Spaß machen und prägnant sind, sind dafür gut geeignet.
An eine solche "Visitenkarte" können Sie Werbeartikel, Kataloge, Preislisten, Preislisten und alle Materialien anhängen, die einen potenziellen Kunden oder Partner interessieren könnten.
Selbst wenn es eine ganze Reihe von Briefen gibt, muss der Leiter oder Lead Manager nicht viel Zeit darauf verwenden: Unterschreiben Sie einfach die vorgefertigten Klischees, und Sie können sie wie vorgesehen senden!
Wer unterschreibt die Eskorte?
Zum Schluss klären wir eine wichtige Frage. Wer unterschreibt das Begleitdokument? Hierfür wird die Hierarchieregel verwendet: Es ist besser, den Präsidenten des Unternehmens mit dem Direktor des Unternehmens in Verbindung zu setzen; Unterlagen an die Bank können vom Hauptbuchhalter überwiesen werden; Die "Begleitung" zu den Informationen im Arbeitsamt kann vom stellvertretenden Direktor für Humanressourcen unterzeichnet werden.
Ein Anschreiben kann bei richtiger Ausstellung zu einer unverzichtbaren Visitenkarte werden!
