Memo. Das Wesen des Dokuments und die Regeln für seine Erstellung

In der Produktionsumgebung kommt es häufig vor, dass sich einer der Mitarbeiter entscheidet, diese oder jene Informationen an sein Management weiterzuleiten. Ein solcher schriftlicher Aufruf wird als „Memorandum“ bezeichnet. Was ist dieses Dokument und wie kompiliert man es? Dies ist es wert, separat darüber zu sprechen.

Grundlegende Konzepte

Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seinen direkten Vorgesetzten zu kontaktieren. Er kann dies sowohl mündlich als auch schriftlich tun. Im ersten Fall läuft alles auf ein normales Gespräch hinaus, das nicht jede der Parteien zu irgendetwas verpflichtet. In der zweiten ist die Beschwerde bereits offiziell.

Ein solches Geschäftspapier wird als "Memo" bezeichnet. Was ist der Unterschied zwischen einem solchen Dokument und anderen an das Management gerichteten Aussagen? Das Wesen der Frage liegt in ihrem Namen. Ein Mitarbeiter erstellt ein solches Dokument, um über eine bestimmte Situation oder ein bestimmtes Ereignis zu berichten. Informationen können sich auf eine Einzelperson, einen Standort oder eine Produktion als Ganzes beziehen. Je nachdem, an wen es gesendet wird, kann sich das Memo sowohl auf interne als auch auf externe Dokumente beziehen. Die erste Option ist, wenn der Mitarbeiter den Leiter einer beliebigen Ebene innerhalb des jeweiligen Unternehmens anspricht. Und der zweite ist erreicht, wenn er sein Papier an eine höhere Behörde sendet. Dann geht er natürlich auf die externe Ebene.

Das Wesen des Problems

In der Regel wird ein Memorandum zu einem bestimmten Zweck erstellt. Es kann geschrieben werden, um:

1. Korrigieren Sie die Situation. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter Tatsachen, dass das Unternehmen Maßnahmen ergreift, die den normalen Ablauf des Arbeitsprozesses stören. Er informiert seine Geschäftsleitung hierüber mit der Aufforderung, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
2. Schützen Sie sich vor Ungerechtigkeit. Dies geschieht, wenn eine Person, die eine voreingenommene Haltung sieht, beschließt, ihre unmittelbare Führung darüber zu informieren. Er tut dies auf der Suche nach Hilfe und Schutz.
3. Arbeit verbessern. Manchmal bemerkt einer der Mitarbeiter, dass Mitarbeiter anderer Abteilungen oder Struktureinheiten Fehler machen, die zu einer verminderten Effizienz führen. Dann wendet er sich an den Anführer, um die Ordnung wiederherzustellen.
4. Vermeiden Sie ungewollte Haftung. Dies passiert, wenn ein Vorfall eintritt. Nachdem der Arbeitnehmer seinen Vorgesetzten von ihm erzählt hat, schafft er günstige Voraussetzungen für sich, wenn keine Klagen gegen ihn erhoben werden können.

In jedem dieser Fälle übermittelt der Mitarbeiter nicht nur Informationen, sondern bittet um Unterstützung bei der Lösung des Problems.

Faire Strafe

Arbeitsdisziplin sorgt für die gewissenhafte Erfüllung seiner Pflichten durch einen Bürger, während er am Arbeitsplatz ist. Darüber hinaus hat er der angenommenen Bestellung und allen Bestellungen und Anordnungen seines Arbeitgebers Folge zu leisten. Aber im Leben läuft nicht alles so reibungslos. Manchmal weichen die Handlungen der Mitarbeiter von allgemein anerkannten Normen ab. In diesem Fall betrachten es die unmittelbaren Vorgesetzten als ihre Pflicht, die Geschäftsführung über das Geschehen zu informieren. Das Ergebnis eines solchen Signals ist ein Memorandum über Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin.

Normalerweise betrifft der Fall in diesem Dokument:

1. Nichtbeachtung bestimmter Bestellungen.
2. Nichterfüllung direkter Funktionen in Bezug auf die Position des Täters.
3. Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin. Dies bezieht sich auf Fälle von Fehlzeiten, Verspätung, Betrunkenheit an Ihrem Arbeitsplatz und anderen.
4. Begehung rechtswidriger Handlungen, die verwaltungs- oder strafrechtliche Verantwortlichkeiten beinhalten. In diesem Fall geht es um Diebstahl, Verderb, Unterschlagung und andere Straftaten.

In jedem dieser Fälle muss der Täter die verdiente Strafe tragen.

Dokument Autor

Meist wird ein Memorandum über einen Mitarbeiter von seinem direkten Vorgesetzten erstellt. Darin vermittelt er der Führung die negativen Aspekte der Aktivitäten seines Untergebenen.

Gleichzeitig enthält das Dokument in der Regel eine persönliche Einschätzung des Autors. Zusammen mit seiner Vision des Problems bietet er mögliche Lösungen an. Aber das letzte Wort wird natürlich für den Anführer sein. Zum Beispiel hat ein Angestellter eine Schulausbildung gemacht. In diesem Fall erstellt sein Chef ein an den Direktor gerichtetes Dokument, das normalerweise mit den Worten „Ich mache Sie auf etwas aufmerksam“ beginnt. Dann beschreibt er ausführlich, wann der Verstoß eingetreten ist und bietet seinerseits die Möglichkeit, einen fahrlässigen Mitarbeiter zu bestrafen. Da sich eine solche Notiz auf Dokumente für den internen Gebrauch bezieht, kann sie auf einem normalen leeren Blatt im A4-Format ausgegeben werden. Der Text wird in beliebiger Form dargestellt. Es kann bedingt in zwei Teile geteilt werden. Eine enthält eine Beschreibung des Problems und die andere enthält Schlussfolgerungen und konkrete Vorschläge dazu.

Sonderfall der Verletzung

Eine der Arten von Verstößen gegen die Arbeitsdisziplin ist die Nichterfüllung der ihm vom Leiter übertragenen Aufgabe durch den Arbeitnehmer. Dies kann passieren, wenn der Mitarbeiter diesen Auftrag vergessen, nicht oder einfach ignoriert hat.

Eine solche Handlung stellt einen Verstoß gegen die Disziplin dar, und der unmittelbare Vorgesetzte erstellt ein Memorandum über die Nichterfüllung des Auftrags. Für eine solche Straftat muss eine Person zu Recht bestraft werden. Dies wird jedoch erst geschehen, nachdem er seine Erklärungen zu dem, was geschehen ist, abgegeben hat. Wenn die Gründe, die den Mitarbeiter zu solchen Handlungen veranlasst haben, überzeugend erscheinen, kann er sogar eine Bestrafung vermeiden. Es ist schwieriger, das Problem zu lösen, wenn der Ungehorsam des Mitarbeiters zu negativen Konsequenzen führt. Hier wird er wahrscheinlich nicht wegbleiben können. Insbesondere, wenn infolge eines solchen Versäumnisses ein Schaden entstanden oder ein schwerwiegender Schaden entstanden ist. Die Bestrafung in diesem Fall wird auf der Grundlage der einschlägigen Rechtsvorschriften festgelegt.

Wie erstelle ich einen Bericht?

Ein Manager auf jeder Ebene sollte wissen, wie man ein Memo schreibt. Eine Stichprobe kann anhand eines konkreten Beispiels betrachtet werden. Angenommen, ein Mitarbeiter kam nicht rechtzeitig zur Arbeit und zu diesem Zeitpunkt wartete ein Besucher darauf, dass er dort einen wichtigen Vertrag unterzeichnete. Nach ein paar Stunden erschien der Angestellte trotzdem, aber die Zeit ging verloren und der Klient war bereits gegangen. Eine solche Handlung enthält mehrere Verstöße gleichzeitig:

• spät zur Arbeit;
• Störung eines Termins;
• Schäden, die dem Unternehmen durch Nichtunterzeichnung des Vertrages entstehen.

Ist eine Änderung der aktuellen Situation nicht möglich, ist der Chef verpflichtet, die Geschäftsführung hierüber zu informieren.

Ein ähnliches Dokument sollte folgendermaßen aussehen:

1. Zuerst wird in der oberen rechten Ecke "cap" geschrieben, das angibt, an wen und von wem es gerichtet ist.
2. Weiter in der Mitte steht der Name.
3. Im Folgenden finden Sie den Haupttext, in dem Informationen in einer bestimmten Reihenfolge platziert werden. Zunächst wird die Situation beschrieben. Dann folgt eine Anfrage, um das Problem zu lösen. Danach wird eine Schlussfolgerung auf der Grundlage all der obigen Punkte gezogen. Abschließend kann der Autor seine Ideen oder Vorschläge darüber äußern, wie er seiner Meinung nach am besten aus dieser Situation herauskommt.
4. Ganz unten trägt er das Datum und die Unterschrift mit der vollständigen Niederschrift von F. I. O. und der Position ein.

Abhängig vom Grund kann der Text des Vermerks nur informativ sein oder das Eingreifen des Managements erfordern, um die Ordnung wiederherzustellen.