Aufgrund der Tatsache, dass wir im Alltag ständig auf Dokumente bei der Arbeit und zu Hause stoßen, möchten wir ihnen weitere Gespräche widmen. Lassen Sie uns herausfinden, was ein Dokument ist und welche Typen es gibt.
Was ist ein Dokument?
Ein Dokument ist eine Information, die auf einem materiellen Medium aufgezeichnet ist und über Details verfügt, anhand derer es identifiziert werden kann. Es gibt andere Definitionen dieses Konzepts. Wir können also sagen, dass ein Dokument Informationen sind, die von Einzelpersonen und Organisationen als Beweis für Aktivitäten oder Verpflichtungen gespeichert werden.
Essenz dokumentieren
Grundsätzlich betonen alle verfügbaren Definitionen eines Dokuments dessen Informationscharakter (Wesen).
Das Gesetz über „Informationen, Informationstechnologien“ besagt, dass Informationen die bereitgestellten Informationen sind, unabhängig von den Formen und Methoden ihrer Übermittlung. Das bedeutet, dass wir nach der Anzeige im Dokument die verfügbaren Informationen speichern, an andere Personen übertragen und auch wiederholt verwenden können.
Ein Träger dokumentierter Informationen ist ein Objekt, das zum Speichern und Sichern von Informationen in Ton, Sprache und visueller Form verwendet wird.
Aus dem Vorstehenden können wir den Schluss ziehen, dass das Dokument auch ein unverzichtbares Element der internen Arbeit einer Organisation, Institution oder eines Unternehmens ist, das das Zusammenspiel der einzelnen Einheiten sicherstellt. In der Tat sind es Informationen, die den Grund für alle Managemententscheidungen bilden, sowie der Nachweis ihrer Umsetzung und das Material für weitere Aktivitäten.
Im Managementbereich ist ein Dokument ein Arbeitselement, da jede getroffene Entscheidung schriftlich festgehalten wird.
Externe Zeichen von Dokumenten sind charakteristische Merkmale, die Größe und Form, Aufzeichnungsmethoden und Gestaltungselemente widerspiegeln. Sein Urheber kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein. Jedes ordnungsgemäß ausgeführte Arbeitsdokument hat Rechtskraft.
Einzelheiten der Dokumente
Papierkram ist mit der Einhaltung aller Pflichtelemente verbunden, die Requisiten genannt werden. Dazu gehören:
- name
- Adressat;
- der Autor;
- Datum
- text
- Unterschrift
- auflösung
- Zustimmung und Zustimmung.
Es ist zu beachten, dass unterschiedliche Dokumente völlig unterschiedliche Details aufweisen. Ihre Anzahl hängt von ihren Zielen und ihrem Zweck ab. Viele haben zum Beispiel eine begrenzte Anzahl von Details. Im Übrigen gilt das Dokument als ungültig, wenn mindestens eines davon falsch angegeben wird.
Belegabrechnung
Welche Dokumente werden für die Arbeit benötigt? Im Bereich des Organisationsmanagements werden verschiedene Formen verwendet. Es hängt alles davon ab, wo und zu welchem Zweck Sie Dokumente einreichen müssen.
Sie alle existieren nicht für sich, sondern unterliegen einer strengen Systematisierung. Mit anderen Worten, jedes Unternehmen führt Aufzeichnungen über die Dokumentation. Dies ist vor allem notwendig, damit Informationen immer leicht und zum richtigen Zeitpunkt zu finden sind.
Persönliche und offizielle Dokumente
Dokumente haben aus verschiedenen Gründen eine eigene Klassifizierung. Sie sind also von ihrer Herkunft her persönlich und offiziell.
- Persönliches entsteht außerhalb des Arbeitsplatzes. Es kann Korrespondenz, Tagebuch, Notizen sein.
- Offizielle Dokumente sind jedoch Dokumente der Organisation, die auf bestimmte Weise und in der festgelegten Form erstellt wurden.
In der Gruppe der amtlichen Dokumente werden jedoch persönliche Dokumente unterschieden, z. B. Reisepass, Diplom, Bescheinigung, Aufenthaltserlaubnis, Arbeitsbuch.
Es ist klar, dass offizielle Papiere hauptsächlich an der Büroarbeit teilnehmen, bei denen es sich zumeist um Verwaltungsdokumente handelt.Mit ihrer Hilfe werden Managementfunktionen der Organisation realisiert: Planung, Finanzierung, Kontrolle, Lieferung und Rechnungswesen. 
Klassifizierung der Dokumentation
Je nach Dokumentationsmethode können Informationen unterschiedlicher Natur sein:
- geschrieben;
- Text
- handgeschrieben;
- maschinengeschrieben;
- elektronisch;
- gut
Dies kann ein Video-, Audio-, Fotodokument sowie Weiß- und Entwurfsdokument sein. Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl von ihnen.
Welche Dokumente werden benötigt? Betriebsbuchhaltung? Absolut alles. Viele von ihnen sind in jeder Organisation präsent. Es ist unmöglich, nur eine Art zu verwenden. Sie alle werden je nach Situation benötigt.
Eingehende, ausgehende und interne Dokumente
Eingehende, ausgehende und interne Dokumente - wir haben alle von einer solchen Klassifizierung gehört. Die Gesamtheit solcher Papiere bildet also den Dokumentenfluss der gesamten Organisation. Eingehende und ausgehende Wertpapiere unterliegen einer strengen Rechnungslegung. Sie werden in den jeweiligen Journalen der ein- und ausgehenden Korrespondenz erfasst.
Durch die Anzahl der aufgeworfenen Fragen werden die Dokumente in einfache und komplexe unterteilt. In der ersten Frage wird nur eine und in den anderen einige Fragen aufgeworfen.
Arten von Beschränkungen des Zugangs zu Wertpapieren
Nach Verfügbarkeit wird Papier als geheim, nicht klassifiziert und für den allgemeinen offiziellen Gebrauch definiert. Geheime sind mit einem speziellen Signaturstempel gekennzeichnet. Ihre Verwendung bedarf einer besonderen Genehmigung. Und für die Arbeit mit anderen Dokumenten sind keine Toleranzen erforderlich. Sie sind für Mitarbeiter der Organisation bestimmt.
Die Art der Darstellung des Textes des Dokuments
Durch die Art der Präsentation werden die Dokumente wie folgt aufgeteilt:
- typisch;
- Bildschirm;
- individuell.
In einzelnen Beiträgen geht die Präsentation in einem eigenen Stil vor sich, als ob sie von selbst wäre. Bildschirmdokumente werden nach einem bestimmten Schema mit einer Reihe von Standardphrasen ausgegeben. Die gebräuchlichste Art eines solchen Papiers ist ein Fragebogen oder ein Zertifikat. In der Regel werden sie auf vorgefertigten Formularen gedruckt, die dann einige Daten eingeben.
Welche Unterlagen werden für die tägliche Arbeit benötigt? Natürlich typisch. Sie werden anhand einer bestimmten Stichprobe erstellt und in ähnlichen Situationen eingesetzt. Es werden Vorlagen erstellt, die bei Bedarf als Grundlage dienen und nur zusätzliche Informationen einfügen. Sehr oft ist es notwendig, einige Dokumente zu erstellen, um andere zu erhalten, beispielsweise im Steuerdienst oder in anderen Fällen.
Arten von Echtheitsdokumenten
Dokumente werden nach ihrer Echtheit in Originale, Kopien und Duplikate unterteilt. Es ist klar, dass das Original die erste einzelne Instanz ist. Es ist mit einem Siegel und einer Unterschrift versehen.
Das Duplikat ist ein Duplikat des Originals. Es wird meistens bei Verlust des Originaldokuments ausgestellt und ist auch rechtskräftig. Die Kopien stimmen zwar vollständig mit dem Original überein, sind jedoch nicht rechtskräftig.
Aufteilung der Dokumente nach Aufbewahrungszeitraum und Übermittlungsart
Entsprechend der Haltbarkeit werden die Dokumente in Papiere für dauerhafte, vorübergehende (Aufbewahrungsdauer bis zu zehn Jahren) und langfristige Aufbewahrung (mehr als zehn Jahre) unterteilt.
Und durch die Übermittlung von Telegrammen, Briefen, Faxen und Nachrichten (elektronisch).
Was auch immer Sie sagen, die Dokumente sind fest in unser Leben eingegangen. Jeden Tag beschäftigen wir uns mit allen Arten von Papieren. Und egal in welchem Bereich wir arbeiten, wir verwenden immer Dokumente, um diese oder jene Informationen zu empfangen und zu senden.
