Arten von Dokumenten. Dokument: Konzept und Typen

Ein Dokument ist ein materielles Objekt, das bestimmte Informationen enthält. Das Wort hat lateinische Wurzeln und wird übersetzt als "Beweis, Probe, Beweis". Betrachten wir weiter, welche Arten von Dokumenten vorliegen.

Terminologie

Die Gesetzgebung enthält eine Definition eines Dokuments. Dementsprechend handelt es sich um ein materielles Informationsmedium, das in Form von Text, Bild, Tonaufzeichnung oder einer Kombination davon aufgezeichnet ist. Fast alle Arten von Dokumenten haben ihre eigenen Details. Anhand dieser Elemente können Sie die Medien identifizieren. Es dient zur räumlichen und zeitlichen Übertragung von Informationen zur Speicherung und späteren Verwendung. Diese Definition kennzeichnet das Dokument im engeren Sinne. Im weiteren Sinne können verschiedene Objekte als solche Speichermedien fungieren. Beispielsweise können Dokumente als Bücher, Skulpturen usw. betrachtet werden.

Hauptmerkmale

Derzeit gibt es verschiedene Arten von Dokumenten. Alle von ihnen haben ihre eigenen Besonderheiten, Besonderheiten. Sie sind jedoch alle zu einem Zweck vereint - sie werden zur Übermittlung von Informationen verwendet. Die wichtigsten Informationsträger gelten als Bürgerdokumente. Sie dienen als Zertifikate zur Identifizierung der einen oder anderen Person, aus denen hervorgeht, dass sie einer Vereinigung angehören oder die eine oder andere Tätigkeit ausüben können. In Informationssystemen ist ein Dokument als materielles Objekt einerseits durch einen Wertekomplex seiner Eigenschaften (Details, Attribute), dh seiner Metadaten, gekennzeichnet. Gleichzeitig wird der Inhalt der darin enthaltenen und festgelegten Informationen beschrieben. Dies erfolgt normalerweise über Indizes oder Codes. Beispielsweise verwenden Ärzte beim Ausfüllen bestimmter medizinischer Dokumente Codes anstelle von Wörtern.

Büroarbeit

Verschiedene Arten von Dokumenten können ein Problem betreffen. In einigen Fällen werden sie kombiniert, um die Arbeit mit ihnen zu vereinfachen. Eine Sammlung von Medien, die sich einem bestimmten Thema widmen, wird als Dokumentation bezeichnet. Während der Erstellung und Gestaltung werden Informationen aufgezeichnet. Es wird nach bestimmten Regeln durchgeführt. Dies gilt insbesondere für Fälle, in denen Dokumente des Unternehmens erstellt werden. Eine Organisation muss eine Person haben, die Informationen auf Medien aufzeichnet. Alle, einschließlich allgemeiner Dokumente des Unternehmens, dienen als Quelle für diese oder jene Informationen.

Wenn die festgelegten Regeln nicht befolgt werden, können wichtige Informationen verloren gehen. Bei der Dokumentation ist es erforderlich, bestehende gesetzliche Standards zu berücksichtigen und die nationalen Anforderungen für die Erfassung und Verarbeitung von Informationen zu erfüllen. Um die Anforderungen vollständiger umzusetzen, werden spezielle Anweisungen und Regeln herausgegeben und das Verfahren für das Führen von Aufzeichnungen festgelegt. Buchhaltungsbelege werden also nach PBU ausgeführt. Diese Regeln legen die grundlegenden Anforderungen für das Melden von Inhalten fest. Um die Arbeit zu vereinfachen, werden Formulare von Dokumenten verwendet, die auf Regierungsebene genehmigt wurden. Ihre Verwendung ist für alle Organisationen, die in verschiedenen Bereichen tätig sind, obligatorisch.

Dokumentenklassen

Alle Träger dieser oder jener Informationen können nach verschiedenen Zeichen unterteilt werden. Nach Herkunft werden also persönliche und offizielle Dokumente unterschieden. Die erste umfasst ein Speichermedium, das von einer Person außerhalb ihrer beruflichen Tätigkeit erstellt wurde. Persönliche Dokumente umfassen Korrespondenz, Tagebücher, Memoiren und so weiter. Sie werden alle als Teil der Privatsphäre einer Person erstellt.Offizielle Dokumente sind solche, die von einer natürlichen oder juristischen Person in geeigneter Weise zusammengestellt, ausgeführt und zertifiziert werden.

In dieser Kategorie wird eine Gruppe von persönlichen Informationsträgern unterschieden. Hierzu zählen insbesondere Dokumente, mit denen Sie eine Person identifizieren (Aufenthaltserlaubnis, Reisepass), Ihre Ausbildung und Fachkenntnisse (Zeugnis, Diplom), Ihr Dienstalter usw. bescheinigen können. Bürodienste arbeiten in der Regel mit offiziellen Datenträgern. Die meisten von ihnen beziehen sich auf das Management. Sie wurden erstellt, um Funktionen und Aufgaben wie Planung, Finanzierung, Rechnungswesen (Buchhaltungsbelege), Beschaffung, Kontrolle usw. zu implementieren. In den aktuellen Aktivitäten des Unternehmens werden Service-Medien eingesetzt.

Kategorien nach Eingabemethode

Abhängig davon, wie die Informationen erfasst werden, werden die folgenden Dokumente zugewiesen:

• Geschrieben Dies ist ein Textmedium, in dem Informationen durch verschiedene Arten von Buchstaben aufgezeichnet werden.
• Handschriftlich. Informationen werden von Hand in ein solches Dokument eingegeben.
• Text. Auf solchen Medien werden Sprachinformationen unter Verwendung eines beliebigen Tonaufzeichnungs- oder -schreibsystems aufgezeichnet.
• Elektronisch. Diese Dokumente werden mit einem Computer erstellt.
• Maschinengeschrieben. Schriftliche Zeichen werden mit technischen Mitteln auf solche Medien aufgebracht.
• Gut Dokumente in dieser Kategorie veranschaulichen Informationen, indem sie ein Objekt veranschaulichen.
• Fotografisch - erstellt mit Fotodetektoren.
• Kinematografische - audiovisuelle oder visuelle Dokumente.

In der Unternehmensführung werden Textinformationsträger eingesetzt, die sowohl maschinell oder handschriftlich als auch elektronisch erstellt werden. Bürodienstleistungen führen ihre Verarbeitung und Lagerung durch. Dokumente können auch sein:

• Weiß In solchen Dokumenten wird der Text ohne Korrekturen oder Korrekturen geschrieben oder von einem anderen Medium übertragen.
• Entwurf. Solche Dokumente spiegeln die Arbeit des Herausgebers oder Autors am Text wider.

Je nach Einstellung zum Verwaltungsgerät unterscheiden Unternehmen zwischen eingehenden, internen und ausgehenden Speichermedien. Sie haben normalerweise ihre eigene Seriennummer.

Inhalts- und Zugriffsbeschränkungen

Abhängig von der Anzahl der Fragen, die der Text behandelt, werden einfache und komplexe Dokumente unterschieden. Ersteres umfasst beispielsweise Aussagen, Briefe usw. Ihr Text wirft eine Frage auf. Komplexe Dokumente können gleichzeitig an mehrere Beamte, Strukturabteilungen und Institutionen gesendet werden. Hierzu zählen insbesondere Entscheidungen, Entscheide, Anordnungen, Weisungen und andere. Einige von ihnen werden als rechtliche Dokumente verwendet.

Zum Beispiel lokale behördliche Vorschriften der Organisation - Anordnungen, Anweisungen. Darunter befinden sich technische Unterlagen. Dies können beispielsweise Vorschriften, Normen, Anweisungen usw. sein. Abhängig von den Zugriffsbeschränkungen können Dokumente nicht klassifiziert, geheim und für den offiziellen Gebrauch sein. Letzteres kann bei Bedarf von den Mitarbeitern dieser Firma frei genutzt werden. Für die Arbeit mit geheimen Dokumenten ist eine besondere Erlaubnis erforderlich. Ihre Verwendung erfolgt nach festgelegten Regeln. Viele von ihnen werden auch als juristische Dokumente verwendet. Geheime und offizielle Speichermedien sind mit den entsprechenden Stempeln gekennzeichnet.

Art der Präsentation

Nach diesem Kriterium werden die Dokumente unterteilt in:

• typisch;
• Bildschirm;
• individuell.

In letzterem wird der Inhalt in Form eines verlinkten Textes dargestellt. Der Verfasser (Ersteller, Ausführender) einzelner Dokumente erstellt eine Originalaussage zu einem oder mehreren Aspekten zur Erfüllung einer bestimmten Führungsaufgabe. Solche Medien sind literarische Texte. Bildschirmdokumente zeichnen sich durch eine formalisierte Darstellung aus.Sie verwenden vorbereitete Phrasen oder einzelne Fragmente von sich wiederholendem Text und es gibt Auslassungen für die Einführung variabler Informationen. Zu den häufigsten Arten solcher Dokumente gehört ein Zertifikat oder ein Fragebogen.

Variable Informationen werden normalerweise von Hand eingepasst. Für die permanente Information gibt es spezielle Dokumentationsformen. Zum Beispiel könnte es sein Dankschreiben Erklärungen und so weiter. Beispieldokumente werden verwendet, um doppelte Informationen aufzuzeichnen. Texte werden modelliert. Dies können beispielsweise rechtliche Dokumente (Vereinbarungen, Verträge), Anweisungen, Regeln usw. sein. Die Schreibmethode in Schreibarbeit wird verwendet, um Formen von Texten zu erstellen - Muster (Standards). Auf ihrer Grundlage werden bereits bestimmte Dokumente erstellt. Beispieltext heißt Modell. Anschliessend werden inhaltlich ähnliche Texte auf deren Basis dargelegt.

Grad der Echtheit

Dokumente können Originale, Duplikate und Kopien sein. Originale werden als einzelne oder erste Instanz bezeichnet. Hierbei handelt es sich in der Regel um Rechtsdokumente, die durch Unterschrift der befugten Person, Gütesiegel, Siegel und Register beglaubigt sind. Das Original enthält unbedingt Informationen, die seine Echtheit bestätigen. So enthalten beispielsweise juristische Dokumente Informationen zu Autor, Ort und Zeitpunkt der Erstellung. Ein Duplikat wird als Duplikat bezeichnet. Ein solches Dokument hat auch Rechtskraft. Duplikate werden ausgestellt, wenn das Original verloren geht. Beispielsweise ist der Arbeitgeber verpflichtet, einem Arbeitnehmer bei Verlust des Arbeitsbuchs eine zweite Kopie auszustellen. Eine Kopie gibt Informationen aus dem Original vollständig oder teilweise wieder. Ein solches Dokument hat keine Rechtskraft. Eine Kopie erwirbt sie auf Antrag der entsprechenden Angaben. Beispielsweise ist eine notariell beglaubigte Vollmacht rechtskräftig.

Andere Kriterien

Abhängig vom Zeitraum, in dem sich Informationsmedien in der Einrichtung befinden, weisen sie Folgendes zu: Dokumente zur dauerhaften, vorübergehenden (bis zu zehn Jahre) und langfristigen (mehr als zehn Jahre) Speicherung. Diese oder jene Fristen werden vom Bundesarchiv festgelegt und sind in den entsprechenden Listen festgelegt. Abhängig von der Übertragungsmethode unterscheiden sie:

• Telefonische Nachrichten.
• Fernschreiben.
• E-Mail-Nachrichten.
• Telegramme.
• Briefe.
• Faxnachrichten.

Zum Übertragen werden Bürogeräte verwendet (z. B. Fax).

Medienzuordnung

Dokumente, die diese oder jene Informationen angezeigt (gefixt) haben, bieten somit zu ihrer Anhäufung und Aufbewahrung die Möglichkeit, sie an interessierte Personen weiterzugeben und wiederzuverwenden. Informationsträger gelten als eines der wesentlichen Elemente der internen Struktur einer Organisation, Institution, Firma, durch die das Zusammenspiel von Einheiten sichergestellt wird. Auf der Grundlage dieser oder jener Informationen werden verschiedene Entscheidungen getroffen. Informationen dienen als Beweis für die Ausführung von Aufträgen, als Quelle für Verallgemeinerungen, als Referenzmaterial und als Suchtätigkeit. Ein Dokument in der Führungsarbeit ist sowohl ein Objekt als auch ein Ergebnis der Arbeit, da die getroffene Entscheidung darin aufgezeichnet wird. Die Aufgabe der Sachbearbeiter besteht darin, die Sicherheit, die rechtzeitige Zustellung und die Herausgabe von Informationsmedien zu überwachen. Handelt es sich bei der Arbeit um Papierdokumente oder elektronische Dokumente, müssen die Spezialisten bei der Erstellung die festgelegten Anforderungen erfüllen.

Hauptzeichen

Zu den externen Parametern des Dokuments gehören diejenigen, die seine Größe und Form, die Aufzeichnungsmethode sowie die Gestaltungselemente widerspiegeln. Der Autor ist die juristische Person oder die Person, die den Text verfasst hat. Das Dokument enthält mehrere Elemente, die Requisiten genannt werden. Dazu gehören insbesondere:

• Der Name.
• Ziel
• Der Autor.
• Das Datum.
• Text
• Auflösung.
• Unterschrift
• Der Stempel der Zustimmung, Zustimmung und so weiter.

Unterschiedliche Dokumente verwenden unterschiedliche Details. Einige haben eine begrenzte Anzahl erforderlicher Elemente. Die Anzahl der Details richtet sich nach dem Erstellungszweck, dem Verwendungszweck, den Anforderungen an Form und Inhalt des Dokuments sowie der Art der Informationserfassung.

Form

Es ist eine Reihe von Details. Das Formular, das für ein bestimmtes Formular verwendet wird Art der Dokumente (Bestellungen, Bestellungen) heißt Standard. Es zeichnet sich durch eine Reihe von Details aus, die in strenger Reihenfolge angeordnet sind.

Zum Beispiel enthält das Antragsformular: Adressat, Autor, Dokumenttitel, Text, persönliche Unterschrift, Datum. Ein Speichermedium wird als einzelne Kopie betrachtet. Die Aktivitäten der Organisation werden jedoch in einer Reihe von Dokumenten dokumentiert und aufgezeichnet. Sie oder ihre Gruppen interagieren auf eine bestimmte Art und Weise und entsprechen Führungsfunktionen. Die Gesamtheit der Informationsträger, die nach Name, Verwendungszweck, Merkmalen, Verbreitungsbereich sowie den einheitlichen Anforderungen an ihre Gestaltung miteinander verbunden sind, bilden ein Dokumentationssystem. Derzeit werden im Geschäftsumsatz von Unternehmen offizielle Informationen auf Papier und in elektronischen Medien abgelegt.