Ein berühmtes Sprichwort sagt: "Wenn Sie etwas gut machen wollen, dann tun Sie es selbst." Gleichzeitig ist es alles andere als effektiv, alleine zu arbeiten, als es unter mehreren Mitarbeitern zu teilen. Die Übertragung von Befugnissen in einer Organisation ist für viele Unternehmen ein Stolperstein. Wie kann man Pflicht und Verantwortung trennen, ohne sich selbst oder die Mitarbeiter zu verletzen? Und gibt es ein bestimmtes Delegationsverfahren oder wird alles durch mündliche Absprachen formalisiert?
Warum nicht?
Warum gibt es Probleme mit der Übertragung von Befugnissen in der Organisation? Meistens möchte der Manager einen Teil seiner Aufgaben nicht auf Abgeordnete oder Abteilungsleiter verlagern, weil er deren Inkompetenz in bestimmten Angelegenheiten fürchtet. Hier spielt der Faktor eine Rolle, den manche Führungskräfte an ihre Unentbehrlichkeit glauben, das heißt, sie glauben, dass niemand ihre Arbeit tun kann. Wie wir wissen, gibt es keine unersetzlichen. Zunächst muss der Chef nach der Delegation die Aktivitäten desjenigen, der seine Aufgaben wahrgenommen hat, sorgfältig überwachen, um sicherzustellen, dass er die richtige Wahl getroffen hat. Wenn ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt, kann ihm ohne Bedenken jede zusätzliche Befugnis entzogen werden, und er kann eine andere Person an seiner Stelle auswählen oder erneut alle Verantwortlichkeiten auf seine Schultern als Führungskraft übertragen. Der Delegierungsprozess ist leicht umkehrbar. Die Verlagerung einiger Angelegenheiten auf andere Schultern wird dem Leiter des Unternehmens helfen, einige Probleme im Unternehmen zu entladen und zu berücksichtigen, die er zuvor nicht erreicht hat oder denen er einfach nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt hat. Ein Mitarbeiter, dem es eine Ehre ist, nach einem solchen Vertrauen zu helfen, wird wahrscheinlich viel motivierter, was sich auf jeden Fall positiv auf die Qualität seiner Arbeit auswirkt.
An wen delegieren?
Selbst wenn einige die Vorteile der Verteilung und Übertragung von Befugnissen in der Organisation erkennen, haben sie es nicht eilig, diese Verwaltungstools zu verwenden, ohne zu wissen, wen sie als Ersatz für sich selbst auswählen sollen. Es gibt mehrere Bedingungen, unter denen eine Delegation wirklich erfolgreich sein wird:
- Trotz der Tatsache, dass in diesem Moment die Aufmerksamkeit auf ein Thema einfach von entscheidender Bedeutung ist, kann sie ihm nicht nur direkt vom Leiter gegeben werden. Das heißt, Fragen können beispielsweise an den Leiter der entsprechenden Abteilung verlagert werden, der aufgrund geringerer Zuständigkeiten in der Lage sein wird, ein bestimmtes Problem genauer zu behandeln.
- Natürlich muss der Arbeitnehmer, auf den die Aufgaben übertragen werden, über bestimmte Erfahrungen in einem bestimmten Bereich und natürlich über einschlägige Kenntnisse verfügen. Es wäre nicht ganz logisch, das Marketingpersonal mit der Einstellung von Personal zu beauftragen und den Logistiker für die Außenwerbung verantwortlich zu machen. Diese Bedingung ist einer der Hauptvorteile der Delegierung: Es ist unwahrscheinlich, dass der Manager in allen Bereichen, die in irgendeiner Weise mit seinem Geschäft zu tun haben, über gleich gute Kenntnisse verfügt. Wenn Sie also einen Teil seiner Befugnisse an einen Spezialisten delegieren, können Sie viele Themen auf eine völlig andere Weise betrachten.
- Wir können nicht behaupten, dass es möglich ist, Autoritäten bei der Verwaltung einer Organisation oder eines anderen Bereichs ihres Lebens zu delegieren, wenn der Leiter des Unternehmens der Person nicht vertraut, der er seine Aufgaben übertragen wird. Die Macht in andere Hände zu übertragen, ist alles andere als einfach, und es ist völlig beängstigend, sie an einen völlig Fremden zu übertragen, der die Situation im Unternehmen nicht nur verbessern, sondern auch verschlechtern kann.Daher kann nur jemand, der das Vertrauen eines Leiters genießt, ein Delegierter werden.
- Es reicht nicht aus, Verantwortlichkeiten auf eine Person zu übertragen, sondern es müssen auch die Mittel übertragen werden, mit denen sie erfüllt werden können. Selbst ein erfahrener Buchhalter kann die finanziellen Aktivitäten des Unternehmens nicht analysieren, wenn er für einen bestimmten Zeitraum keine relevanten Berichte erhält. Daher werden nicht nur Funktionen delegiert, sondern auch Ressourcen, ohne die es Funktionen gibt, die nicht implementiert werden können.
Nur aus gutem Willen!
Natürlich sollte die Delegation wie jede andere Form der Zusammenarbeit freiwillig sein. Es ist unwahrscheinlich, dass jemand, der unter dem Druck der Entlassung gezwungen war, den Löwenanteil der Pflichten des Chefs zu übernehmen, wirklich produktiv arbeiten kann. Darüber hinaus müssen die Parteien vor einer direkten Übertragung vollständig verstehen, welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten übertragen werden. Der Delegierte muss eine Vorstellung davon haben, mit welchen Methoden der Leiter bestimmte Probleme löst, um seine eigene Arbeit aufbauen zu können. Das Wichtigste bei der Übertragung von Befugnissen ist es daher, klar zu erklären, was von jemandem verlangt wird, der geehrt wird, dem Leiter des Unternehmens zu helfen.
Was soll delegiert werden?
Obwohl die Übertragung von Befugnissen von vielen als wichtiger Bestandteil der Unternehmensfunktion wahrgenommen wird, versteht nicht jeder, was an einen Untergebenen weitergegeben werden kann, auch wenn die Bedeutung dieses Verfahrens erkannt wird. Geht es wirklich um das Recht, eine Entscheidung zu treffen? Nein, es ist nicht so ernst.
Sie können mit der Übertragung bestimmter verantwortlicher Aufgaben beginnen. Beispielsweise weist der Leiter einen Mitarbeiter an, einen wichtigen Bericht über die Aktivitäten des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen, anstatt ihn selbst zu erledigen. Selbst solche scheinbar kleinen Aufgaben sind bereits Teil des Delegationsprozesses.
Die Übertragung ganzer Projekte ist die nächste Ebene, die die Befugnisübertragung in einer Organisation hat. Beispiel: Ein Unternehmen muss eine neue Produktverpackung entwerfen. Anstatt Leiter dieses Kapitels zu werden, wird der verantwortliche Mitarbeiter angewiesen, die Aufgaben eines Managers zu übernehmen: die für diese Aufgabe am besten geeigneten Personen auszuwählen, die Arbeit zu organisieren und deren Qualität zu überwachen. Der Leiter mit einer solchen Übertragung von Aufgaben erhält nur einen Bericht darüber, was getan wurde, und wenn etwas nicht zu ihm passt, gibt er bestimmte Empfehlungen ab, die der Delegierten-Manager bei der weiteren Arbeit am Projekt berücksichtigen muss. Trotz der Tatsache, dass die Verwaltung eines bestimmten Projekts mehr oder weniger dem entspricht, was der Leiter des Unternehmens jeden Tag tut, kann er sich durch die Übertragung solcher Verantwortlichkeiten auf Themen konzentrieren, die seine sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Das höchste Maß an Vertrauen ist die Delegation ganzer Tätigkeitsbereiche. Beispiele für eine solche Übertragung von Befugnissen sind in großen Unternehmen Abteilungsleiter. Sie befassen sich ausschließlich mit Lieferung, Kommunikation, Marketing usw. und liefern nur Berichte über ihre Aktivitäten. Die Funktion des Leiters bei einer solchen Delegation ist minimal: Er gibt nur die Ziele an, und das Erreichen dieser Ziele ist bereits ein Problem für die Delegierten. Diese Methode eignet sich am besten für große Unternehmen, die es sich leisten können, den Leader auf diese Weise zu entladen.
Wie delegiere ich?
So fand der Leiter denjenigen, an den die Befugnisübertragung in der Organisation durchgeführt wird. Sind die Arten von Befugnissen, die übertragen werden können, auch einer gesonderten Erwähnung wert?
Es sollte mit der Tatsache beginnen, dass es, wie in jeder Ausgabe, viele Möglichkeiten gibt, Arten zu klassifizieren. Für einige gibt es Dutzende von Kategorien, in die die übertragenen Verantwortlichkeiten unterteilt werden können, für andere weniger. Die am weitesten verbreitete Klassifikation ist, dass alle Befugnisse in nur zwei Gruppen unterteilt sind: linear und staff.
Lineare Autorität ist das Fundament jeder Unternehmenshierarchie.Es gibt einige Verantwortlichkeiten des Leiters, die er auf den Abteilungsleiter überträgt. Der Abteilungsleiter überträgt wiederum einen Teil dieser Funktionen an einen nachgeschalteten Mitarbeiter. Das heißt, die Aufgabe beginnt ganz oben in der Diensthierarchie und endet ganz unten.
Bei Befugnissen des Personals hat der Arbeitnehmer das Recht, jemandem zu helfen, der lineare Befugnisse ausübt. Das heißt, der zweite Mitarbeiter kann die erforderlichen Informationen für denjenigen auswählen, der angewiesen wurde, für einen bestimmten Zeitraum einen Verkaufsbericht für ein bestimmtes Produkt zu erstellen.
Was ist mit der legalen Registrierung?
Der Leiter kennt bereits die Grundsätze der Delegation von Befugnissen in der Organisation, und auf deren Grundlage bestimmte er die Kandidatur, auf die er einen Teil seiner Anliegen übertragen wird, und wählte sogar aus, was er dem neuen Mitarbeiter anvertrauen würde. Aber wie kommt es zur Delegation selbst? Wird es mündlich, einfach auf Anordnung durchgeführt oder ist es irgendwie gesetzlich geregelt?
Damit jeder Arbeitnehmer die ihm übertragenen Aufgaben ablehnen kann, ist dies im Arbeitsgesetzbuch festgelegt, das die Grundlage für die Beziehung zwischen dem Arbeitgeber und seinem Untergebenen darstellt. Es ist anzumerken, dass eine weitere Delegation (wie bei den linearen Befugnissen) auch nur mit Erlaubnis des Leiters möglich ist: Trotz der Tatsache, dass er alle seine Aufgaben auf eine andere Person übertragen hat, ist er weiterhin für diese verantwortlich. Das heißt, wenn die Delegation in die unteren Ebenen der Hierarchie geht, ist der Leiter des Unternehmens für andere Mitarbeiter verantwortlich, denen seine Aufgabe übertragen wird.
Ist es mündlich möglich?
Die Organisation der Befugnisübertragung erfolgt, wie bereits erwähnt, auf der Grundlage des Arbeitsgesetzbuchs. Ihm zufolge müssen Sie eine Vollmacht unterzeichnen, um bestimmte Befugnisse zu übertragen, damit die Delegation gemäß allen Regeln formalisiert werden kann. Selbstverständlich sind die anfänglichen Funktionen des Arbeitnehmers im Arbeitsvertrag vorgeschrieben, daher ist die Vollmacht erforderlich, wenn der Leiter beschließt, das Tätigkeitsfeld (auch vorübergehend) zu erweitern. In den meisten Fällen kann jedoch auf zusätzliche Unterlagen verzichtet werden.
Gleichzeitig sollten einige andere Mitarbeiter über die Übertragung neuer Pflichten informiert werden, um die Kompetenz des Delegierten zu beurteilen und ihm mögliche Unterstützung bei der Erfüllung der neuen Pflichten zu geben, damit die Manager es vorziehen, Aufträge zu erteilen, die allen interessierten Parteien bekannt sind. Auf der anderen Seite können alle von diesem Termin Betroffenen einfach zu einem Meeting eingeladen werden, bei dem sich alle über die neuen Anmeldeinformationen des Delegierten informieren.
Wenn die Übertragung von Aufgaben und Befugnissen in der Organisation jedoch über einen längeren Zeitraum geplant ist und die Gesamtheit der neuen Verantwortlichkeiten durchaus als eine andere Aufgabe angesehen werden kann, ist es besser, die Übertragung eines Mitarbeiters auf eine neue Position rechtlich zu formalisieren, als ständig neue Vollmachten zu verfassen.
Was ist der Delegationsprozess?
Alle notwendigen Formalitäten sind erledigt, es bleibt nur noch herauszufinden, wie der Prozess der Delegation von Befugnissen organisiert ist. Natürlich wird niemand den Neuankömmling in den ersten Tagen seiner Implementierung eins zu eins mit seinen Pflichten belassen. Welche Grundsätze sollte der Leiter also befolgen, damit die Delegation Erfolg hat?
In den ersten Tagen zeigt das Kapitel dem Delegierten absolut alles, und es wird ausführlich über alle Aspekte der neuen Befugnisse berichtet. Kurz gesagt: "Sehen Sie, wie es geht." Wenn der Chef einen Bericht schreibt, beobachtet der Delegierte seine Aktivitäten und erinnert sich an die Reihenfolge der Aktionen, Merkmale der Arbeitsprogramme und so weiter. Wenn der Leiter die Verantwortlichkeiten in einem neuen Projekt verteilt, versucht der Anfänger, die Wahl des Leiters zu analysieren. In diesem Stadium erhält der Delegierte die meiste Kritik mit einer konstruktiven. In Zukunft werden alle Ratschläge, die der Kopf in diesen frühen Tagen gab, sehr nützlich sein.
Der nächste Schritt ist der Beginn der selbständigen Tätigkeit.Trotzdem schreibt sich der Delegierte bereits unter der wachsamen Kontrolle des Chefs, der ihn weiterhin kritisiert und auf Fehler hinweist. Der Anfänger selbst versucht, die Rollen im neuen Projekt zu verteilen, ohne Tipps und Ratschläge von der Hauptsache. Diese Phase ist viel schwieriger als die vorherige, da es alles andere als einfach ist, Verantwortung zu übernehmen, nachdem Sie gerade beobachtet haben, wie Sie Ihre aktuellen Aufgaben ordnungsgemäß ausführen. Aber nach Überwindung der anfänglichen Schwierigkeiten wird alles viel einfacher.
Die dritte Stufe, die die Befugnisübertragung in der Organisation beinhaltet, ist die relative Unabhängigkeit. Es ist in vielerlei Hinsicht ähnlich wie das vorherige, nur gibt es hier viel weniger Kontrolle. In dieser Phase braucht der Mitarbeiter die Unterstützung des Chefs, der seine Bemühungen schätzt und das Problem sogar viel leiser erklärt als zuvor, wenn er es getan hat. Diese Zeit ist vorgesehen, damit der Delegierte bei seinen Entscheidungen ein Höchstmaß an Autonomie entwickeln und nur in Krisensituationen auf den Rat des Leiters zurückgreifen kann. Danach beginnt die einfachste Phase für die Hauptperson und die angenehmste Phase für den Delegierten - völlige Freiheit.
Hat es geklappt?
Woher weiß ich, ob eine Organisation erfolgreich delegiert hat? Verantwortung, Autorität wurden von Mitarbeitern, denen der Manager vertraut hat, voll akzeptiert? Jeder, der bereits den gesamten Prozess der Übertragung von Befugnissen durchlaufen hat, sollte selbstverständlich im Rahmen seiner Aufgaben absolute Autonomie haben. Wenn eine Person es vorzieht, nur für einen bestimmten Teil der Arbeit verantwortlich zu sein oder immer noch den Rat von höherrangigen Personen benötigt, kann mit Sicherheit gesagt werden, dass die Delegation vollständig gescheitert ist.
Auf der anderen Seite können wir über das Scheitern eines solchen Prozesses wie die Verteilung und Delegation von Befugnissen in der Organisation sprechen, wenn der Leiter die Person, die er als seinen Beauftragten ausgewählt hat, anweist, das Mindestmaß an Arbeit zu erledigen, seine Aktivitäten viel sorgfältiger zu kontrollieren und seinen Mitarbeiter ständig zu betreuen. Auf Seiten des Auftraggebers ist Vertrauen erforderlich, auf Seiten des Untergebenen die Bereitschaft, dieses Vertrauen zu rechtfertigen. Dies ist das Hauptprinzip der Delegation.
Fazit
Die Übertragung von Befugnissen in einer Organisation ist ein Beispiel dafür, wie ein Leiter sein eigenes Leben einfacher gestalten kann, indem er es für andere kompliziert, und es wird anderen Mitarbeitern eine Freude sein, es zu komplizieren. Zu den Vorteilen der Übertragung von Befugnissen gehört, wie oben erwähnt, die Fähigkeit des Hauptpersonals, sich auf schwerwiegendere Probleme zu konzentrieren und etwas umzudrehen, das nicht seine direkte Aufmerksamkeit auf andere erfordert. Ein weiterer Vorteil ist die Identifikation der talentiertesten Mitarbeiter, die sich in einer neuen Position in all ihrer Pracht beweisen können. Durch den ständigen Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeiter lernen sie, sich besser zu verstehen, was dann für die zukünftigen Aktivitäten beider von Nutzen ist. Die Übertragung von Befugnissen in der Organisation schafft zusätzliche Motivation: Welcher Mitarbeiter möchte nicht wahrgenommen und gefördert werden? In Anbetracht der ständigen Erwartung dieses Anstiegs bleibt der Arbeitnehmer viel länger an seinem Arbeitsplatz, ohne ihn in ein Unternehmen zu versetzen, in dem eine Übertragung von Pflichten von einer höheren Person unmöglich ist.
Unternehmen, die nicht nur einfache Schritte zur Übertragung von Befugnissen durch den Manager und die Mitarbeiter durchlaufen, erhalten somit Vorteile gegenüber ihren Wettbewerbern, die die Befugnisse nicht innerhalb des Unternehmens teilen möchten. Es ist also klar: Die Übertragung von Befugnissen in der Organisation ist sowohl für die Führungskräfte als auch für die normalen Mitarbeiter erforderlich. Dies sollte immer in Erinnerung bleiben.