Definition des Begriffs
Es wird angenommen, dass in Russland zum ersten Mal im Vergleich zur ausländischen Praxis ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt wurde, mit dem das Verfahren zur Dokumentation der Verwaltungstätigkeiten innerhalb des Staates festgelegt werden soll. 1973 wurde ein solches System als Unified State Customs Service bezeichnet, was „ein einheitlicher Staat“ bedeutet. Aufzeichnungssystem. " Insgesamt hat die UdSSR 16 einheitliche Systeme entwickelt.
Die Standardisierung von Dokumenten ist das Ergebnis der Reorganisation des Dokumentenflusses des betreffenden Systems, das bestimmte Standards erfüllt. Die Reduzierung der Korrespondenz und die Reduzierung der Komplexität ihrer Erstellung sowie der Wunsch, doppelte Daten zu vermeiden, werden als dringende Probleme angesehen, die in der Verwaltungsarbeit angegangen werden müssen. Ein wirksames Ergebnis kann durch die Vereinheitlichung und Vereinheitlichung der Informationen über Inhalt und Form erreicht werden.
Die Standardisierung von Dokumenten ist die Bildung der gleichen Standardformulare für Protokolle ähnlichen Zwecks, was zu einer effizienteren Verwendung von Papier beim Drucken von Handlungen und Entscheidungen beiträgt. Die Standardisierung erleichtert den Rechnungslegungsworkflow sowie die Archivierung der Dokumentation.
Ähnliche Terminologie
Eine praktisch ähnliche Definition ist „Vereinigung“, dh der Vorgang, etwas, einschließlich dokumentierter Handlungen, in eine einzige Form oder ein gemeinsames System zu bringen, was zu einer Verringerung der ursprünglichen Menge der fraglichen Objekte führt. Die Vereinheitlichung, Standardisierung und Vereinheitlichung von Dokumenten führt zur Bildung rationaler Einheitlichkeit in jedem Tätigkeitsbereich, insbesondere in der Dokumentation. Die Reduzierung der ungerechtfertigten Vielfalt von Datenformen und der Aufbau einer einzigen Struktur erfolgt durch Sprachstrukturen, Details, Abrechnungsinformationen und deren Speicherung. Überschüssige Dokumentenketten werden im Laufe der Zeit entfernt, um unnötige Duplikationen von Elementen zu vermeiden.
Durch die Vereinheitlichung von Dokumenten können Sie ein einheitliches Abbild der Verwaltungsdokumente erstellen, die die Funktionen und Aufgaben des Verwaltungsformats ausführen. Dieser Ansatz wird dazu führen, dass mit einer großen Anzahl von Dokumenten gearbeitet wird, um diese im Produktionssystem zu normalisieren und den Austausch von Geschäftsdaten zu beschleunigen.
Effizienz steigern
Ein einziges Verwaltungssystem fördert die operative Abwicklung und reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Dokumenten, die das gesamte Verwaltungspersonal betreffen: vom einfachen Mitarbeiter bis zum Manager.
Die Normungsgegenstände von Dokumenten können ihre Zusammensetzung und Form sein. Die Vereinheitlichung der Dokumentenzusammensetzung ist die Zuordnung und Konsolidierung der Gesamtheit der Dokumente, die zur Lösung von Führungsaufgaben erforderlich sind. Infolge solcher Maßnahmen wird erwartet, dass die Zusammensetzung der Dokumente verringert wird.Die Vereinheitlichung von Formularen ist die Auswahl und Konsolidierung von Informationsindikatoren, einschließlich der Einzelheiten, die dem Zweck der Dokumente entsprechen, sowie die Festlegung allgemeiner Anforderungen für deren Erstellung und Ausführung. In der Büroarbeit kann die Vereinheitlichung sowohl als Standardisierungsstufe als auch als eigenständiger Prozess erfolgen.
Das Wesen der Normung
Das Bundesgesetz über die technische Vorschrift Nr. 184 legt das Prinzip der Definition fest: Die Vereinheitlichung von Dokumenten ist eine ganzheitliche Arbeit, die darauf abzielt, Regeln für ihre freiwillige Verwendung festzulegen, durch die Informationen in den Bereichen Herstellung und Verkehr von Produkten gestrafft und die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden sollen dienstleistungen.
"Standard" kann als Dokument bezeichnet werden, das die Eigenschaften der Produkte, die Regeln für die Implementierung verschiedener Prozesse in der Produktion, die charakteristischen Merkmale von Transport und Lagerung, Arbeit oder Dienstleistungen angibt. Die Norm enthält bestimmte Anforderungen an Terminologie, Kennzeichnung, Symbolik, Verpackung, Etiketten.
Normative Dokumente zur Normung enthalten optimale Regeln und Anforderungen für die Gestaltung, Aufbereitung, Aufbewahrung und Abrechnung von Geschäftsdokumenten, die in der vorgeschriebenen Weise genehmigt und für die wiederholte Verwendung in der Büroarbeit empfohlen wurden. Standardisierung (in einfachen Worten) ist die Bildung und Genehmigung einheitlicher Regeln, die Dokumenten vorgelegt werden, um sie zu rationalisieren.
Bei der Normung werden die grundlegenden Anforderungen an Dokumente in einer Rechtsnorm festgelegt. Dank dieses Prozesses erfolgt die Bildung zahlreicher Dokumente nach einer Regel, die für die Empfänger leichter zu erkennen ist. Die Standardisierung von Dokumenten ist das Ergebnis der Vereinheitlichung oder ihrer höchsten Form.
Typische Prozesselemente
Transformationen können sich auf bestimmte Dokumenttypen beziehen (GOST ist mit einer Nummer gekennzeichnet), auf Struktur- und Entwurfsregeln, auf Elemente eines einheitlichen Dokumentationssystems (DCL). Ein solches System besteht aus einer Kombination von miteinander verknüpften Dokumentenformen, die einen informativen Überblick über bestimmte Arten von Wirtschafts- und Verwaltungstätigkeiten geben. USD basiert auf einheitlichen Regeln und Anforderungen und verfügt über die Daten, die für die Verwaltung eines beliebigen Tätigkeitsbereichs erforderlich sind.
Das übliche Dokumentationssystem ist so aufgebaut, dass bestimmte Aktivitäten dokumentiert werden können. Die Dokumente des Normungssystems sind das Ergebnis des Prozesses, bei dem Dokumente in einer Form und einem System zusammengefasst werden, wenn Einheitlichkeit herrscht, und ein ungerechtfertigter Satz von Dokumentvorlagen, deren Details und Indikatoren reduziert werden. Während des Normungsprozesses findet ein Übergang zu einer rationalen Einheitlichkeit des Arbeitsablaufs statt.
Genehmigungsstufe und verwandte Kategorien
Die Normung ist eine Form der rechtlichen Anerkennung der Ergebnisse der Vereinigung, die eine Kombination von Staaten darstellt. Standards und eine einzige Form von Dokumenten enthalten.
USD ist unterteilt in:
- Zustand Standards;
- standardisierte Formen von Dokumenten;
- Richtlinien für ihre Verwendung.
Die Details des einheitlichen Dokuments werden entsprechend der Zielaufgabe und dem festgelegten Genehmigungsgrad angewendet. In der Russischen Föderation gibt es eine Unterteilung der Normungsdokumente in Kategorien:
- Abteilung (Aufteilung nach Zweigen). Sie dienen dazu, unternehmensübergreifende Managementprozesse unabhängig von Tätigkeit und gesetzlichen Normen zu dokumentieren. Die Genehmigung erfolgt auf Bundesebene.
- Formulare von Dokumenten von Firmen, Organisationen und Unternehmen. Lokal definiert.
- Allrussisch. Die Urheber solcher Formulare sind das föderale Archivamt, das russische Finanzministerium und der föderale Staatsdienst. Statistiken, Zentralbank der Russischen Föderation.Diese Formulare sind für die Verwendung in allen Organisationen obligatorisch, unabhängig von der Form des Eigentums und der Unterordnung (z. B. Buchführung für Buchführung und Vergütung, die mit Beschluss des Staatsausschusses der Russischen Föderation vom 5. Februar 2004 genehmigt wurde).
- Formulare der Dokumente der konstituierenden Einheiten der Föderation. Ihre Genehmigung erfolgt auf regionaler, regionaler oder lokaler Ebene. Solche Formen sind im jeweiligen Fachgebiet der Russischen Föderation üblich.
Die Besonderheiten der Informationsunterstützung
Neben interdisziplinären Dokumentenmanagementsystemen werden Dokumentenformen des nationalen Normungssystems verwendet, die die Merkmale der Tätigkeiten bestimmter Branchen widerspiegeln. Solche Funktionen sind unterteilt in:
- Zusätzliche Datenanforderungen zur Lösung von Führungsaufgaben eines typischen Plans (z. B. Entlassung / Zulassung von Bildungs- oder Gesundheitspersonal).
- Weitere Tätigkeiten, für deren Betrieb eine ähnliche Branche und deren Verwaltungsvorschriften organisiert wurden. Zu den spezifischen Unterlagen können gehören:
- Rezepte;
- Anamnese;
- Krankheitsurlaub;
- Zeugenaussagen;
- Führer;
- Inventar der Fälle (Archiv);
- Karten;
- Brunnenangelegenheiten (Explorationsproduktion);
- Leistungserklärungen;
- Zeitplan (Schulungsunterlagen).
Definition der Dokumentation
Dieses Problem wird von speziell autorisierten Abteilungen und Organisationen, zum Beispiel dem russischen Staat, angegangen. Die Bibliothek legt die Zusammensetzung der Dokumentation fest, die in allen Bibliotheken des Landes verfügbar ist. Sektorale Formen von Dokumenten sind normativer Natur, wenn sie im Rahmen eines Abteilungssystems (z. B. eines Notars oder eines Gerichts) vorliegen. Ähnliche Vorlagen werden auch in bestimmten Organisationen verwendet, die ähnliche Tätigkeiten ausüben (z. B. Medizin oder Versicherungen).
Die Verwendung von Normungsdokumenten in Unternehmen ermöglicht es, die Kosten für das Zusammenstellen, Verarbeiten, Herstellen, Verarbeiten von Dokumenten und deren Übermittlung zu senken. Dadurch wird der Dokumentenfluss innerhalb der Organisation beschleunigt. Durch die Neuorganisation des Dokumenteninhalts wird die Qualität der Verwaltungsaufgaben verbessert. Die Zusammensetzung des Dokuments ist im Formblatt festgelegt (ein einziges Regulierungsdokument, das aus einer Liste von Dokumenten besteht, die für die Erfüllung der Aufgaben der Managementtätigkeit des Unternehmens mit Rechtsstatus erforderlich sind). Im Dokumentalbum sind Umwandlungen von Dokumentenformularen festgelegt. Das Arbeitszeitblatt organisiert den Dokumentationsprozess und erstellt ein visuelles Schema für die Abrechnung aller Arten von Aktivitäten. Das Zeugnis ist so aufgebaut, dass bestimmte Regeln für die Festsetzung von Ort und Zeit sowie von Entscheidungsträgern festgelegt werden.
Auffallende Merkmale
Folgende Arten von Standardisierungsdokumenten zum Album der Dokumentformulare (eine Sammlung von Vorlagen für einheitliche Formulare, die für die Dokumentenverwaltung in einer Institution erforderlich sind) werden vorgestellt:
- ein Referenzmuster (auf Papier), das in der Büroabteilung oder im Büro aufbewahrt wird;
- elektronisches Gegenstück an jedem Arbeitsplatz erhältlich.
Kennzeichen der Erstellung dieser Dokumente sind:
- Einheitlichkeit der Erstellung der Regelung des Inhalts von Dokumenten, Ausschluss von doppelten Informationen;
- gemeinsame Terminologie und Konventionen, mit denen Sie Indikatoren aus verschiedenen Managementebenen und den betrachteten Systemen vergleichen können;
- die Bildung einheitlicher Modelle für die Erstellung spezifischer Dokumentenformen.
Prinzipien und Grundlagen der Dokumentenstandardisierung
Die CMEA-Kommission beschrieb eine zusammengesetzte Normung, bei der ein System verwandter Anforderungen sowohl für ein Objekt als auch für seine Elemente zielgerichtet festgelegt und angewendet wird, um eine optimale Lösung für ein bestimmtes Problem bereitzustellen. Die Genehmigung von Dokumenten richtet sich nach den Anforderungen des Staates.Standards und Regeln von CMEA, ISO und anderen internationalen Organisationen, die auf dem Gebiet der Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten tätig sind.
Eine scharfe Änderung des üblichen Inhalts von Dokumenten kann sich nachteilig auf die psychologische Umstrukturierung der Mitarbeiter der Organisation auswirken. Daher sollte der Umstellungsprozess reibungslos verlaufen und nur die wichtigsten Änderungen betreffen, wobei die Regeln und Grundlagen der nationalen Normungsdokumente beizubehalten sind und kein wirtschaftlicher Schaden entsteht. Zuerst werden minimale Änderungen eingeführt und dann radikale Änderungen. Durch die schrittweise Konvertierung von Standards können alle am Prozess Beteiligten ihren Workflow vollständig standardisieren.
Informationsverarbeitung
Die gemeinsame Verwendung in Dokumenten und die Erstellung einer einzigen allgemein akzeptierten Vorlage vereinfachen die manuelle Datenverarbeitung, steigern die Effizienz der Arbeit, senken die Kosten des Finanzplans und verkürzen den Zeitaufwand für die Schulung von Führungskräften, was zu einer unbestreitbaren positiven Dynamik führt. Es ist wichtig zu beachten, dass die allgemeinen Anforderungen an Verwaltungsdokumente in Bezug auf die Funktionsweise von automatisierten Kontrollsystemen eingehalten werden, wenn der Effekt der Vereinheitlichung und Standardisierung aller Dokumente stark zunimmt.
Die Archivierung, die sich mit den theoretischen und praktischen Grundlagen der Archivwissenschaft befasst, beeinflusst die Verbesserung von Dokumentenformen. Die Automatisierung von Normungsprozessen begann mit der Klassifizierung des Dokumentenschemas in der Volkswirtschaft und setzte sich dann im Bereich der Verwaltung fort, wo es seine derzeitige effektive Form erreichte. Jetzt betrifft dieser Prozess internationale und nationale Organisationen. Zehn ausländische Organisationen, darunter die Außenhandelskommission, das ECE-Komitee für Handelsentwicklung, die Internationale Organisation für Normung usw., arbeiten daran, die Arbeitsabläufe in den Außenhandelsbeziehungen zu vereinfachen.