Zentrales Rechnungswesen ist in letzter Zeit nicht mehr das Vorrecht kommunaler Institutionen. Auch große Privatunternehmen arbeiten nach diesem Prinzip, kleine geben die Idee der eigenen Personalbildung von Wirtschaftsprüfern lieber auf und wenden sich an spezielle Outsourcing-Organisationen.
Definition
Zentrales Rechnungswesen (Centralized Accounting, CB) ist eine Einrichtung, die die Funktionen von Buchhaltungsdienstleistungen für mehrere Unternehmen gleichzeitig ausführt. Diese Organisation ist in der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung für Unternehmen unterschiedlicher Eigentümerformen tätig.
Mögliche Organisation der Zentralbank in folgenden Formen:
- Outsourcing-Unternehmen;
- Dienstleistungen im Bereich Insourcing.
Beim Outsourcing erhält eine Buchhaltungsfirma nach Vereinbarung in Form einer Vereinbarung auf Honorarbasis die Möglichkeit, Buchhaltungs- und Steueraufzeichnungen für andere Organisationen zu führen. Im Fall von Insourcing werden Buchhaltungsfunktionen in der übergeordneten Organisation angesammelt.
Ein besonderes Merkmal der Zentralisierung der Buchhaltungsdienstleistungen im kommunalen Sektor ist die Wahrnehmung der Buchhaltungsverantwortung, die jedoch keine Bezahlung dieser Dienstleistungen vorsieht.
Bei der Zentralisierung werden nach Möglichkeit folgende Rechnungslegungsmethoden unterschieden:
- vollständige Zentralisierung;
- Form der teilweisen Zentralisierung;
- Kontrolle bei der Arbeit in einem bestimmten Sektor - im Bereich der zentralen Beschaffung von Sachgütern und Gütern;
- Vorbereitung der konsolidierten Berichterstattung.
Ordnungspolitischer Rahmen
Die wichtigsten Rechtsakte, die die Aktivitäten der zentralen Rechnungslegung in kommunalen Bildungseinrichtungen regeln, sind:
- Managementanweisungen, interne Unternehmensregeln;
- Tarifvertrag;
- Unterlagen zur Organisation des Bonussystems;
- Finanzpolitik des Unternehmens.
Die Bedeutung der Schöpfung
Das Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 08.19.2003 Nr. 03-01-01 / 11-241 zeigt die Hauptaufgabe der Zentralisierung des Rechnungswesens im kommunalen Sektor auf: die Notwendigkeit, die Kosten zu minimieren und die Produktivität der Buchhaltungsdienstleistungen zu steigern.
Die Liste der Aufgaben, die durch die Bemühungen der Zentralbank gelöst werden, umfasst:
- Erhöhte Genauigkeit der Anmeldeinformationen
- die Fähigkeit, eine einzige Methodik für verschiedene Rechnungslegungsfälle anzuwenden;
- Steuerrisikominderung;
- operative Vorbereitung aller Arten von Berichten;
- Aufrechterhaltung einer Gehaltsabrechnung durch Reduzierung der Gesamtzahl der Mitarbeiter, die in Finanzabteilungen arbeiten;
- Reduzierung der Kosten für die Führung von Aufzeichnungen in der Organisation.
Das Gesetz Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“ bezieht sich auf das Recht einer wirtschaftsführenden Einheit, selbstständig zu entscheiden, wie Aufzeichnungen in einer Organisation geführt werden sollen: ohne die Hilfe anderer Unternehmen, durch Dritte oder spezielle Unternehmen auf vertraglicher Basis.
Verschiedene Wertpapierstrukturen werden mit folgenden Zielen geschaffen:
- Festlegung einheitlicher methodischer und gesetzlicher Bestimmungen für die zentrale Rechnungslegung;
- Aufzeichnungen führen;
- Minimierung der Kosten im Unternehmen bei der Erstellung von Berichten;
- Sammeln genauer Informationen für die Wartung der Zentralbank;
- rationellere Verwendung der Haushaltsmittel.
Es muss betont werden, dass die Reihenfolge der Organisation und die Funktionsweise der Zentralbank nicht davon abhängen, ob sie als Einheit oder als unabhängige juristische Person handelt.
Die Hauptaufgaben des Dienstes
Zu den Hauptaufgaben der Zentralbank zählen:
- Organisation und Durchführung der Buchhaltung von FCD-Unternehmen;
- Kontrolle über den sparsamen Umgang mit materiellen und finanziellen Ressourcen im Unternehmen, in dessen Geschäftsbereichen;
- Gewährleistung einer rationellen Organisation der Rechnungslegung und Berichterstattung im Unternehmen und in seinen Abteilungen auf der Grundlage einer maximalen Zentralisierung und Mechanisierung der Bildungs- und Rechenarbeit, progressiver Formen sowie Buchführungs- und Prüfungsmethoden;
- Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Umsetzung der Gelddisziplin.
Funktionen
Die Funktionen des zentralen Rechnungswesens sind wie folgt:
- Organisation der Abrechnung von eingehendem Bargeld, Lagerbeständen und tatsächlicher Betrachtung der Abrechnungen von Buchhaltungsvorgängen, die mit der Bewegung von Inventargegenständen verbunden sind;
- Bilanzierung der Durchführung von Kostenvoranschlägen, der Ergebnisse der wirtschaftlichen und finanziellen Arbeit der Organisation, der Bargeld-, Abrechnungs- und Kreditgeschäfte;
- Kontrolle über die Rechtmäßigkeit, Aktualität und Richtigkeit von Dokumenten, Erstellung von wirtschaftlichen Berichten, Kontrolle der Gehaltsabrechnungen mit Mitarbeitern der Organisation, korrekte Berechnung und Überweisung von Zahlungen an Budgets verschiedener Ebenen, Beiträge zur staatlichen Sozialversicherung;
- führt wirtschaftliche Analysen der wirtschaftlichen und monetären Arbeit in Übereinstimmung mit Rechnungslegung und Berichterstattung durch;
- ergreift konstruktive Maßnahmen, um Engpässen, Veruntreuung von Geldern und Beständen sowie Verstößen gegen das Währungs- und Finanzrecht vorzubeugen;
- führt Arbeiten durch, um die Umsetzung der Personal-, Geld- und Bargelddisziplin, die Erstellung von Kostenvoranschlägen und die Rechtmäßigkeit von Abschreibungen sicherzustellen.
Rechte
Grundrechte der Zentralbank:
- erhält die notwendigen Unterlagen für die Buchhaltung;
- bereitet Entwürfe von Gesetzgebungsakten über die Arbeit der Zentralbank vor;
- sendet Anforderungen an Struktureinheiten, Dokumente sowie Informationen, die für die Implementierung der Buchhaltungsfunktionen erforderlich sind;
- Nimmt an Sitzungen teil, die von Unternehmensbeamten bei der Erörterung von Währungsfragen einberufen werden.
Kennzeichnet die Organisation der zentralen Buchhaltung
Im Rahmen der unabhängigen Arbeit erstellen und genehmigen die zentralen Verwaltungsbehörden lokale Vorschriften in Form folgender Dokumente:
- vom Manager genehmigte Anordnungen, Anweisungen und Verwaltungsdokumente;
- Tarifvertrag und Vertrag;
- Bestimmungen zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie zur Personalvergütung, Vergütung;
- interne Regeln.
Der Zweck der zentralen Buchhaltung für Dienstleistungsinstitute ist die Aufrechterhaltung der Besteuerung und des Rechnungswesens.
Zu den multifunktionalen Verpflichtungen der Zentralbank gehören auch:
- Berichterstattung;
- mögliche Reflexion von Operationen in physischer und wertmäßiger Hinsicht;
- Überprüfung der primären, Überarbeitung der Fristen für die Lieferung;
- Überwachung der Dynamik der quantitativen und qualitativen Zusammensetzung der Bestände;
- Prüfung der Verwendung der Arbeitskräfte und des Finanzmanagements des Unternehmens;
- Vergleiche mit Vertragspartnern und Mitarbeitern.
Die Mitarbeiter der Zentralbank spielen eine große Rolle bei der Bestandsaufnahme und bieten Beratungsdienste an.
Die Aufgaben der zentralen Rechnungslegung können die Übermittlung von Berichtsdokumenten an die Regulierungsbehörden und das Management Accounting, die Erstellung von Analysen, die Berechnung von Einnahmen- und Ausgabenschätzungen und die Überprüfung des genehmigten Budgets umfassen.
Die vorteile
Die Umsetzung des zentralen Rechnungswesens kann zu folgenden positiven Ergebnissen führen:
- keine Notwendigkeit, eigene Abteilungen für Rechnungswesen und Finanzen zu unterhalten;
- Verwaltungskosten werden reduziert;
- Umsetzung geplanter Projekte und Programme in kurzer Zeit;
- ein separater Ansatz für die Umsetzung der Ziele der Rechnungslegung;
- Die Nutzung der Ressourcenbasis des Unternehmens wird dank eines dualen Überwachungssystems effizienter.
- Es ist nicht erforderlich, finanzielle Mittel und Zeit für Weiterbildungskurse und eine spezielle Bewertung der Arbeitskriterien für die Rechnungslegung aufzuwenden.
- das risiko der finanzarbeit wird dadurch minimiert, dass der qualifikationsstand aller zentralisierten buchhalter sehr hoch ist.
Nachteile
Die Nachteile umfassen folgend:
- eingeschränkte Möglichkeiten für den Leiter der zentralen Buchhaltung in Bezug auf den Prozess der Mittelverwendung;
- Die zentrale Buchhaltung korreliert alle Arten von Kosten mit dem Einnahmenplan für das Jahr.
- Die Einführung zusätzlicher Verpflichtungen für Mitarbeiter der Zentralbank kann nur im Falle einer Erhöhung der vertraglichen Zahlungen erfolgen.
Für den kommunalen Bereich gibt es keine direkten Einflussfaktoren auf die Liste der vom Kunden erbrachten Leistungen.
Die Bildung der Organisationsstruktur. Rechtsform der Zentralbank
Die Erstellung eines zentralen Rechnungswesens kann folgendermaßen erfolgen:
- Bestimmung des rechtlichen Strukturtyps;
- Registrierung in Regierungsstellen;
- Bildung einer Finanzbehörde;
- Abschluss eines Standardvertrags über die Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen;
- Personal und Personalausstattung;
- Erstellen einer Preisliste von Dienstleistungen.
Die Verantwortung für die Vollständigkeit der Rechnungslegung liegt beim Direktor der Zentralbank. In der Variante mit der Aufteilung des Rechnungswesens in eine separate Einheit muss die Charta geändert und um eine zusätzliche Art von Tätigkeit ergänzt werden - die Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen.
Organisatorische Bildung
Bei der Entwicklung der optimalen Organisationsstruktur des zentralen Rechnungswesens ist Folgendes zu berücksichtigen:
- Verwaltung der Berichtsdokumentation;
- plananalytische oder finanzielle Abteilung;
- eine Gruppe führender Fachleute;
- Zähler;
- Buchhalter;
- Geschäftsbereich.
Servicevertrag
Die Vertragsform wird bei unentgeltlicher oder kostenpflichtiger Leistungserbringung gesondert entwickelt. Das Dokument sollte lauten:
- Aufgaben und Ziele der Zentralbank;
- Rechte und Pflichten;
- Haftung für bestimmte Verstöße;
- eine Liste der Personen, die zur Unterzeichnung von Buchungsunterlagen berechtigt sind;
- Fristen für die Registrierung des primären und seiner Verarbeitung;
- Workflow-Bestimmungen;
- die Möglichkeit, die Aufbewahrung von Dokumenten zu organisieren und mit dem Archiv zu arbeiten.
Was ist der Besetzungstisch?
Entsprechend der entwickelten Organisationsstruktur des Dienstes wird dessen Besetzungstabelle zusammengestellt. Für vakante Stellen werden kompetente Spezialisten in einem engen Profil ausgewählt.
Die Auswahl der Mitarbeiter sollte wettbewerbsorientiert erfolgen.
Die Anzahl der Mitarbeiter wird basierend auf einer Schätzung der Arbeitskosten für die Arbeit in jedem Buchhaltungssegment berechnet.
Die zentrale Buchhaltung ist die beste Lösung für Budgetunternehmen und große Privatunternehmen.
Hauptbuchhalter
Die Buchhaltungsabteilung der Organisation wird vom Hauptbuchhalter geleitet, der vom Leiter der Organisation ernannt und entlassen wird.
Der Hauptbuchhalter der Zentralbank kann nur von den Leitungsorganen ernannt oder entlassen werden, die denjenigen Unternehmen überlegen sind, in denen die Zentralbank gegründet wurde. Er genießt die Rechte und Pflichten, die in der einschlägigen Verordnung und den Personaldokumentationen vorgesehen sind. Der Hauptbuchhalter untersteht der Leitung der Organisation, in der die Zentralbank gegründet wurde.
Das Hauptziel der Position ist die Organisation des Managements der Aktivitäten und die Entwicklung des Buchhaltungssystems in der Managementstruktur der Organisation. Die Fähigkeiten des Hauptbuchhalters werden durch Rechtsakte, Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen festgelegt.
Der Hauptbuchhalter ist gegenüber dem Leiter der Organisation rechenschaftspflichtig und für die Aufstellung der Rechnungslegungsgrundsätze, die Rechnungslegung und die aktuelle Darstellung der vollständigen Rechnungslegung verantwortlich.
Der Beamte stellt sicher, dass die Geschäftstätigkeit des Unternehmens der russischen Gesetzgebung, der Kontrolle des Eigentumsverkehrs und der Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten entspricht.
Die Anforderungen des Hauptbuchhalters zur Dokumentation des Geschäftsbetriebs und zur Übermittlung der erforderlichen Unterlagen und Informationen an die zentrale Buchhaltung sind für alle Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich.
Ohne die Unterschrift des Hauptbuchhalters von Finanz- und Abrechnungsdokumenten gelten monetäre Verpflichtungen für Schulden als ungültig.
Die Position des Hauptbuchhalters wird normalerweise von einer Person mit einer höheren finanziellen Ausbildung und in einigen Organisationen mit einem Zertifikat eines professionellen Buchhalters ausgeübt. Falls erforderlich, kann eine Person, die keine höhere Spezialausbildung besitzt, zum Hauptbuchhalter ernannt werden, wenn sie mehr als 3 Jahre Erfahrung in diesem Fachbereich hat.
Zentralbank im öffentlichen Sektor
Für staatliche Einrichtungen kann die Buchhaltung auf der Grundlage der zentralen Buchhaltungsabteilung oder der zentralen Buchhaltungsabteilung der Bezirksverwaltung organisiert werden.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Produktivität der Finanzverwaltung in den Haushaltsinstitutionen zu steigern und die Kosten für die Erstellung und Pflege von Tätigkeitsberichten zu minimieren.
Die Einrichtung einer zentralen Buchhaltung der städtischen Bildungseinrichtungen spart die Kosten der Organisation für die Einrichtung und Aufrechterhaltung der Buchhaltung.
Das Rechnungswesen erbringt zusätzliche Dienstleistungen: Steuerberatung, Aufbewahrung von Unterlagen, Vertretung bei Aufsichtsbehörden.
Die MKU "Zentrales Rechnungswesen" ist eine eigenständige strukturelle Einheit des Exekutiv-Verwaltungsorgans der kommunalen Selbstverwaltung. Es ist beabsichtigt, den Rechnungslegungsprozess für die FCD-Indikatoren in Bezug auf kommunale Institutionen und Kommunalverwaltungen zu organisieren.
Zentralbank in der Region Moskau
Am 16. Dezember 2016 wurde das Konzept der zentralen Rechnungslegung in der Region Moskau verabschiedet. Es wurde von der staatlichen Haushaltsbehörde der MO "Zentrales Rechnungswesen in der Region Moskau" genehmigt. Etwa 418 staatliche Einrichtungen der Region wurden in Dienst gestellt.
Von ihnen:
- im Gesundheitsministerium - 293 Einheiten;
- im Bildungsministerium - 73 Einheiten;
- im Kulturministerium - 26 Einheiten;
- im Ministerium für Körperkultur - 26 Einheiten.
Die wichtigsten Kontakte der Institution: Moskau, st. Kokkinaki, 6.
Die zentrale Buchhaltung in der Region Moskau erbringt Dienstleistungen in folgenden Bereichen:
- Buchhaltung - die Bildung eines Systems zur Dokumentation von Informationen über Buchhaltungsobjekte und die Vorbereitung ihrer Berichterstattung;
- Steuerberichterstattung.
Die Organisation verfügt über eine genehmigte Struktur und Personalausstattung.
Kindergärten. Zentralbank-Funktionen
Die zentrale Buchhaltung von Kindergärten befasst sich mit der Erstellung von Schätzungen der Bewegung von Haushaltsmitteln auf der Grundlage der Daten zu Einnahmen und Ausgaben der Unternehmen, die ihnen zur Verfügung gestellt werden. Der Grad der Zentralisierung wird in diesem Fall nicht vom betreuten Unternehmen festgelegt, sondern von den Hauptverwaltern der Fonds. In einer besonderen Vereinbarung werden der Zentralisierungsgrad, die Grundfunktionen, Pflichten und Rechte der Parteien festgelegt.
Wie kann die Arbeitseffizienz gesteigert werden?
Für die normale Arbeit der Buchhaltung, die Verwaltung mehrerer kommunaler Einrichtungen, ist entsprechende Software erforderlich.
Es ist notwendig, viele Daten in kürzerer Zeit zu verarbeiten, um eine Historie der Buchhaltungsvorgänge zu führen.
Die Automatisierung des Rechnungswesens macht den gesamten Prozess transparenter. Dies minimiert Fehler und Schwierigkeiten mit den Aufsichtsbehörden.
Durch die Zentralisierung des Rechnungswesens können Sie die Kosten für die Führung der Abschlüsse des Unternehmens senken.
Beseitigt die Notwendigkeit der Suche nach neuen Mitarbeitern und die Bildung von Buchhaltung. Die Zentralbank spart die Mittel der kommunalen Institutionen. Für die Durchführung von Buchhaltungsleistungen wird ein entsprechender Vertrag abgeschlossen.
Nach dem Abwägen der Vor- und Nachteile entscheidet das Management, wie Konten geführt werden: Bilden Sie eine eigene Abteilung oder führen Sie Aufzeichnungen zentral.
Fazit
Das Format der Buchführung durch die Zentralbank ist der höchste Grad an Systematisierung der Rechnungslegung, was die Führung von Fachberichten für verschiedene Arten von Unternehmen ein und derselben Art von Arbeit einschließt.
Dieser Ansatz bietet eine Reihe von Vorteilen, die eine effizientere Berichterstellung ermöglichen und die Kosten des Unternehmens für die Aufrechterhaltung eines Personals von Spezialisten minimieren.
Das Hauptmerkmal der Zentralbank ist die komplexe Interaktion mit einer Vielzahl von Haushaltsinstitutionen. Daher ist eine klare Regelung solcher Vertragsverhältnisse erforderlich.
Der Hauptvorteil des Einsatzes der Zentralbank ist daher der wirtschaftliche Nutzen für das Budget des Unternehmens in Bezug auf die Einsparung von Kosten für die Wartung des Buchhaltungspersonals. Der Nachteil ist die Entfernung vom tatsächlichen Standort der Haushaltseinrichtung.