Eine Personalakte enthält in der Regel spezielle Unterlagen, die Informationen über einen Mitarbeiter und seine Arbeit für einen bestimmten Zeitraum oder über einen Studenten und sein Studium an einer bestimmten Hochschule enthalten. Typischerweise wird die Erstellung und Führung von Personalakten von Mitarbeitern über einen langen Zeitraum durchgeführt. Auf die eine oder andere Weise sind sie in der Anzahl der Personaldokumente enthalten. Wie ist die Reihenfolge dieser Veranstaltung heute? Welche Informationen enthält die Mitarbeiterakte? Warum? Antworten auf diese und andere ebenso wichtige Fragen finden Sie beim Lesen dieses Artikels.
Allgemeine Fragen
Zunächst ist jedoch darauf hinzuweisen, dass die Verwaltung der Personalakten von Arbeitnehmern nicht für alle Kategorien von Arbeitgebern obligatorisch ist. Nach russischem Recht dürfen persönliche Angelegenheiten nur von Bürgern wahrgenommen werden, die öffentlich-rechtliche Ämter bekleiden. Ergänzend ist das entsprechende Verfahren in der Präsidialverordnung „Bezüglich des Erlasses über die Verwaltung der Angelegenheiten von Personen, die in der Ernennungsordnung die staatlichen Positionen Russlands ausfüllen“ vom 01.06.1998 zu regeln.
Die Verpflichtung, einschließlich der Erstellung und Pflege von Personalakten von Arbeitnehmern, kann dem Arbeitgeber übertragen werden - einem staatlichen Unternehmen (Organisation), auch durch ein branchenrechtliches Gesetz. Zum Beispiel: der Beschluss der russischen Verbraucheraufsicht vom 16. März 2005, der die Vorschriften des föderalen öffentlichen Dienstes in Bezug auf die Aufsicht auf dem Gebiet des Schutzes der Verbraucherrechte und des Wohlergehens der Menschen genehmigt (gemäß Abschnitt 7.7 dieses Papiers werden persönliche Angelegenheiten mit der Verwaltung der Angelegenheiten betraut), sowie der Beschluss „ In Bezug auf den Federal Customs Service “vom 21. August 2004, durch den die FCS-Verordnung genehmigt wird. Auf der Grundlage dieses Dokuments wurde die Verordnung über die GUK (Hauptpersonalabteilung) gebildet und in Verkehr gebracht. Gemäß Absatz 15 der Verordnung ist die FCS GUK mit der Pflege der Personalakten aller Servicemitarbeiter beauftragt.
Darüber hinaus kann das Verfahren zur Verwaltung der Personalakten von Mitarbeitern von der Verwaltungsgesellschaft (dh von einer höheren Organisation) vorgeschrieben werden. In anderen Unternehmen und Organisationen hat die Geschäftsführung das Recht, Entscheidungen über die Notwendigkeit der Durchführung des zu überprüfenden Prozesses zu treffen und (im Falle einer positiven Entscheidung) auch darüber, für welche Kategorien von Mitarbeitern es ratsam ist, Geschäfte persönlicher Art zu tätigen. Die Verordnung über die Führung von Personalakten von Arbeitnehmern schreibt vor, dass das analysierte Verfahren in der Regel für folgende Kategorien von Bürgern gilt:
- Mitarbeiter in leitenden Positionen (direkter Leiter der Struktur, seine Assistenten (Stellvertreter), Management in Bezug auf strukturelle Einheiten usw.).
- Mitarbeiter des Unternehmens, für die nach den geltenden russischen Gesetzen eine Haftung besteht (z. B. Hauptbuchhalter, seine Stellvertreter, Kassierer usw.).
Wie sich herausstellte, beinhalten die Regeln für die Führung von Personalakten von Arbeitnehmern keine bestimmte Verpflichtung. Viele private Unternehmen sorgen jedoch für die Führung persönlicher Angelegenheiten in Bezug auf absolut alle ihre Mitarbeiter.Dies hängt nicht nur von Status und Rang ab, sondern auch von den durchgeführten Arbeiten (daher sind hier auch technische Mitarbeiter enthalten). Warum? Tatsache ist, dass die Aufbewahrung persönlicher Dateien von Mitarbeitern eine sehr bequeme Informationsquelle darstellt. Darüber hinaus gilt diese Bestimmung für absolut jeden Mitarbeiter. Der einzelne Ordner enthält die wichtigsten Kopien der Bestellungen für den Mitarbeiter, seine persönlichen Unterlagen sowie andere notwendige Papiere. Es ist wichtig anzumerken, dass es die Anweisung für das Führen persönlicher Akten von Mitarbeitern persönlicher Natur ist, die als Instrument zur Konsolidierung von Informationen dient.
Erstellung einer persönlichen Akte
Heutzutage wird die Erstellung persönlicher Angelegenheiten für eine organisierte Gruppierung von dokumentierten Daten über einen Arbeitnehmer durchgeführt, die der Arbeitgeber ihm beim Übertragen oder Annehmen eines Arbeitsplatzes übertragen hat. Die Anweisung zum Verfahren zur Aufbewahrung der Personalakten von Mitarbeitern legt nahe, dass alle relevanten Vorgänge auf die eine oder andere Weise einem speziell autorisierten Spezialisten oder einer Personalorganisation zugewiesen werden, die für die Organisation der ordnungsgemäßen Behandlung solcher Unterlagen individuell verantwortlich ist.
Die Erstellung persönlicher Fälle erfolgt unmittelbar nach der Aufnahme oder dem Wechsel eines Mitarbeiters in eine Führungsposition oder Position, nach der die Haftungsfeststellung gesetzlich vorgesehen ist. Das Verfahren zur Aufbewahrung der Personalakten von Arbeitnehmern schließt eine andere Position nicht aus, wenn dies durch Anweisungen zum Verfahren zur Durchführung bestimmter Vorgänge an den Personalakten von Arbeitnehmern vorgeschrieben ist.
Nach den methodischen Empfehlungen des Moskauer Stadtarchivs sowie von VNIIDAD FAS der Russischen Föderation umfassen die Personalakten auf die eine oder andere Weise Unterlagen, die von den Mitarbeitern während ihrer Anstellung zur Verfügung gestellt und im Rahmen ihrer späteren beruflichen Tätigkeit in einem bestimmten Unternehmen oder einer bestimmten Organisation erstellt wurden. Dazu gehören also die folgenden Papiere:
- Persönliches Blatt gemäß dem Personal oder dem entsprechenden Profil.
- Ergänzung zum Antragsformular oder zum persönlichen Blatt.
- Mitarbeiterbiographie.
- Kopien der Ausbildungsunterlagen.
- Die zweite Kopie des Arbeitsvertrags.
- Haftungsvertrag.
- Empfehlungsschreiben früherer Arbeitsorte (Merkmale).
- Bewerbung um eine Anstellung (Übergabe an die entsprechende Stelle).
- Kopien von Aufträgen oder Auszügen daraus, die der Einstellung oder dem Umzug an eine andere Position entsprechen.
- Auszüge aus den Unterlagen (oder Kopien von Unterlagen) über die Auszeichnung oder Disziplinarmaßnahmen des Arbeitnehmers.
- Kopien (Auszüge) der Zertifizierungsdokumentation (Zertifizierungsblätter, Bewertungen usw.).
Sicherheit persönlicher Dateien
Die Bestimmung über die Verwaltung von Personalakten von Arbeitnehmern sieht vor, dass sie beim Formen von Papier in einem separaten Ordner abgelegt werden (dh mit einem Faden und einer Nadel für vier Einstiche genäht werden), um ihre absolute Sicherheit und einfache Handhabung zu gewährleisten.
Es ist wichtig zu beachten, dass zusätzlich zu den oben aufgeführten Unterlagen einige andere Unterlagen in Personalakten abgelegt werden können (z. B. Unterlagen über den Mitarbeiter, der ein Auswahlverfahren im Zusammenhang mit der Besetzung einer freien Stelle bestanden hat, Kopien von Unterlagen über die Belohnung von Mitarbeitern, die Vergabe von Ehrentiteln usw.). Außerdem werden beglaubigte Fotos des Mitarbeiterzertifikats in Personalakten abgelegt, aber nicht archiviert.
Die Reihenfolge der Führung von Personalakten von Mitarbeitern setzt auch deren erstmalige Registrierung voraus. Auf diese Weise:
- Jeder Personalakte ist eine individuelle Kontonummer zugeordnet.
- Die entsprechenden Positionen sind auf dem Rücken der Personalakte und auf der Titelseite vermerkt.
- Ein internes Inventar muss in einer Personalakte enthalten sein.
Pflege von Arbeitsbüchern und Personalakten der Mitarbeiter
Es ist darauf hinzuweisen, dass die Ausübung persönlicher Geschäftstätigkeit nicht während des gesamten Arbeitszeitraums eines jeden Mitarbeiters einer bestimmten Struktur unterbrochen wird, wenn die Regeln dem nicht widersprechen. So sieht die persönliche Führung in jedem Fall folgende Punkte vor:
- Führen Sie Aufzeichnungen in den erforderlichen Abschnitten des Falls.
- Die Räumlichkeiten der Dokumentation werden als Teil der Personalakte gespeichert.
- Beschlagnahme von Unterlagen, deren Bedarf vergangen ist.
- Regelmäßige Überprüfung des Zustands der Personalakte in Übereinstimmung mit dem Sicherheitsaspekt der darin enthaltenen Unterlagen
Bei der Führung der Personalakte eines Mitarbeiters in einer Organisation wird davon ausgegangen, dass Einträge in die Dokumentation einer Personalakte auf der Grundlage bestimmter Dokumente oder ihrer beglaubigten Kopien vorgenommen werden. Es ist wichtig hinzuzufügen, dass der bevollmächtigte Beamte die notwendigen Feinheiten für die Durchführung des Verfahrens klären kann, bevor er bestimmte Einträge während eines persönlichen Gesprächs mit dem Mitarbeiter vornimmt. Absolut alle dokumentationsrelevanten Unterlagen zur Führung von Personalakten werden von Hand mit einem Kugelschreiber oder Füllfederhalter in blau, schwarz oder lila angefertigt. Die Regelung zur Führung von Personalakten der Mitarbeiter beinhaltet den Ausschluss von Korrekturen in der Dokumentation sowie die Angemessenheit der lesbaren Handschrift. Im Ernstfall werden diese Aufzeichnungen durch die Unterschrift eines befugten Vertreters des Personalverwaltungsdienstes beglaubigt. Außerdem ist die Firma abgestempelt.
Zusätzliche Informationen
Die mutmaßliche Anordnung, die Führung der Personalakte des Arbeitnehmers, wird nach folgender Regel sichergestellt: Bei Anhäufung der Unterlagen ist diese in der Personalakte gemäß den Abschnitten verpflichtend zu verteilen. Darüber hinaus sind die Papierabschnitte im Inneren in chronologischer Reihenfolge angeordnet. Es ist wichtig zu beachten, dass einzelne Dokumente, die auf die eine oder andere Weise in einer Personalakte abgelegt werden, nummeriert werden müssen. Informationen zu diesen Wertpapieren (unter Berücksichtigung der Seitennummerierung), innerhalb deren Grenzen sie sich in einer Personalakte befinden, spiegeln in jedem Fall den internen Bestand wider.
Die Standardanweisung zum Umgang mit Personalakten von Mitarbeitern der Republik Belarus besagt, dass sich die Mitarbeiter verpflichten, dem Personaldienst rechtzeitig Informationen zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen interpretieren in der Regel Änderungen einzelner Daten, die in der Zusammensetzung der persönlichen Datei enthalten sind. Dies wird in der Regel schriftlich als Erklärung geschrieben. Darüber hinaus dient die Dokumentation zur Bestätigung der Änderungen als Anwendung. Wenig später, wenn alle Einträge in der Personalakte erfasst sind, wird die Dokumentation auf die eine oder andere Weise an den Mitarbeiter zurückgesandt. Übrigens werden bei Bedarf zunächst Kopien dieser Dokumente angefertigt und beglaubigt, die anschließend an die Personalakte angehängt werden.
Speicherung und Abrechnung von persönlichen Dateien
Nachdem die Personalakten der Mitarbeiter vollständig untersucht wurden, ist es ratsam, die Frage der Speicherung und Abrechnung zu prüfen. Diese Verfahren sind so organisiert, dass sie eine unverwechselbare und schnelle Suche nach persönlichen Dingen ermöglichen und deren absolute Sicherheit sowie die Vertraulichkeit der in der Dokumentation enthaltenen Informationen vor unbefugtem Zugriff gewährleisten.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Personalakten der Mitarbeiter eines Unternehmens gemäß der allgemeinen Bezeichnung „Personalakten“ in die Nomenklatur der Personaleinheit aufgenommen werden. Außerdem sind dort deren Lagerzeiten angegeben. Die Lagerdauer von Wertpapieren beträgt in der Regel 75 Jahre.
Das Dekret über die Führung von Personalakten von Arbeitnehmern schreibt vor, dass die Unterlagen in der Personalabteilung (in der Regel sind die Räumlichkeiten zu diesem Zweck dort angeordnet) getrennt von anderen Unterlagen aufbewahrt werden. Es muss hinzugefügt werden, dass der Personaldienst nur die persönlichen Dateien der relevanten Mitarbeiter speichert. Fälle von entlassenen Arbeitnehmern werden nach dem gesetzlich festgelegten Verfahren zur Speicherung in das Archiv der Struktur oder in das Gebietsarchiv übertragen.
Es sollte beachtet werden, dass die Lagerbedingungen auf die eine oder andere Weise die absolute Sicherheit von direkt persönlichen Dateien sowie der darin enthaltenen Dokumentation (Informationen) vor Offenlegung oder Diebstahl gewährleisten sollten. Aus diesem Grund wird heute empfohlen, die Aufbewahrung persönlicher Akten durch Tresore (Schränke) sicherzustellen und diese aufrecht (mit den Wurzeln nach außen) in die Regale zu stellen.
Was noch
Übrigens können im Schrank oder im Tresor an der Tür zusammenfassende Beschreibungen in Bezug auf die gespeicherten persönlichen Dateien platziert werden. Es ist wichtig, dass der Zugang zu Informationen ausschließlich autorisierten Beamten sowie deren Leitern vorbehalten ist. Wenn die Anzahl der persönlichen Dateien die zulässige Anzahl überschreitet, werden sie in einem speziellen Register oder Journal gespeichert. Die Systematisierung der Fälle erfolgt nach einer der folgenden Methoden:
- In Übereinstimmung mit der Reihenfolge der Nummern.
- In direkter alphabetischer Reihenfolge.
- In Übereinstimmung mit den Abschnitten gemäß den Namen der Struktureinheiten gemäß der Besetzungstabelle, innerhalb der Abschnitte, in alphabetischer Reihenfolge des direkten Kontos oder in der Reihenfolge der Zahlen.
Um die Gesamtzahl der Abrechnungseinheiten zu verringern, können persönliche Dateien als Teil der sogenannten Outfits gespeichert werden - alphabetische Gruppen zum Speichern. Jeder Personalakte, die in der Bestellung enthalten ist, geht daher ein Blatt Papier mit dem Namen des Mitarbeiters voraus. Es muss hinzugefügt werden, dass persönliche Angelegenheiten, die in der Reihenfolge bestehen, ebenfalls in der alphabetischen Reihenfolge gruppiert werden. Zu Beginn des Outfits befindet sich eine zusammenfassende Liste der darin enthaltenen persönlichen Dateien.
Ausgabe von persönlichen Dateien pünktlich
Die Ausgabe persönlicher Angelegenheiten an Mitarbeiter einer bestimmten Struktur zur vorübergehenden Verwendung, damit sie sich mit den dort eingegebenen Informationen vertraut machen können, erfolgt in der Regel nur mit Genehmigung der Personalabteilung. Die Bekanntschaft eines Mitarbeiters mit seiner persönlichen Akte nach Erhalt wird in der Regel direkt in Gegenwart eines Beamten durchgeführt, der für die Bearbeitung der Dokumentation eines solchen Plans verantwortlich ist.
Es ist zu beachten, dass die Mitarbeiter im Laufe des Jahres mindestens einmal mit persönlichen Angelegenheiten vertraut gemacht werden und auch in anderen Fällen, die nach russischem Recht vorgeschrieben sind, den Anforderungen dieser Personen entsprechen. Es ist strengstens untersagt, sich mit den persönlichen Angelegenheiten von Mitarbeitern einer Organisation vertraut zu machen:
- Führen Sie Korrekturen in bereits erstellten Aufzeichnungen von Personalakten durch.
- Machen Sie neue Einträge in Ihren persönlichen Dateien.
- Extrahieren Sie dort die Dokumentation aus persönlichen Dateien oder fügen Sie neue hinzu.
- Bewahren Sie persönliche Dateien über den von autorisierten Personen angegebenen Zeitraum hinaus auf.
Wichtige Nuancen
Im Falle von Ungenauigkeiten in den Aufzeichnungen oder wenn veraltete Unterlagen in einer persönlichen Angelegenheit gefunden werden, ist der Mitarbeiter berechtigt, sich diesbezüglich an den Personaldienst der Struktur zu wenden. Es muss hinzugefügt werden, dass dem Antrag Papiere beigefügt werden sollten, gemäß denen es angebracht wäre, bestimmte Änderungen an zuvor erstellten Aufzeichnungen oder Kopien bestimmter Dokumentationseinheiten vorzunehmen, um einen Ersatz vorzunehmen.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Ausstellung eines persönlichen Gegenstands zur vorübergehenden Verwendung genau für den Zeitraum erfolgt, der für die Durchführung der erforderlichen Vorgänge erforderlich ist, gemäß der vom Management der Struktur genehmigten Liste der Personen, die zur Entgegennahme persönlicher Akten berechtigt sind. Übrigens wird die Tatsache, dass ein Fall persönlicher Natur auf die eine oder andere Weise ausgestellt wird, in einer Kontrollkarte (Journal) aufgezeichnet.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Einarbeitung (Arbeit) in Personalakten in einem speziell für diese Zwecke eingerichteten Raum erfolgt. Darüber hinaus ist die Einarbeitungszeit auf die eine oder andere Weise auf den Arbeitstag beschränkt.Am Ende des Arbeitstages muss der für die Abwicklung persönlicher Angelegenheiten zuständige Mitarbeiter sicherstellen, dass alle zur vorübergehenden Verwendung ausgestellten persönlichen Akten an den Aufbewahrungsort zurückgebracht werden. Falls erforderlich, verpflichtet sich der Beamte, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Unterlagen zurückzugeben oder zu suchen.
Die Weitergabe von Personalakten oder Einzelpapieren in ihrer Zusammensetzung zur zeitweiligen Verwendung an andere Institutionen (Organisationen, Unternehmen) erfolgt ausschließlich mit Erlaubnis der Bauleitung auf Grund eines ordnungsgemäß ausgeführten Antrags.
Es ist wichtig zu wissen, dass eine Handlung in Bezug auf die Ausgabe einer Personalakte erfolgt, von der eine Kopie auf die eine oder andere Weise zusammen mit der Personalakte oder einem separaten Dokument an die befugte Person der anfragenden Partei übermittelt wird. Die zweite Kopie wird unmittelbar vor der Rückgabe der Personalakte oder eines separaten Dokuments an den ursprünglichen Speicherort in den Angelegenheiten der Struktur gespeichert.
Entfernen von Papieren aus einer Personalakte
Es ist wichtig zu beachten, dass das Entfernen bestimmter Dokumentationseinheiten aus einer Personalakte ausschließlich mit Genehmigung der Geschäftsleitung erfolgt, sofern der entsprechende Datensatz in der Spalte „Notiz“ des internen Inventars abgelegt ist. Bei vorübergehender Beschlagnahme von Papier an seiner Stelle (dh zwischen Blättern benachbarter Papiere) wird gemäß den Vorschriften eine Ersatzkarte (dh eine Ersatzbescheinigung) eingefügt, auf der das Datum und der Grund der Beschlagnahme mit der Unterschrift der Person angegeben sind, die das Dokument ausgestellt hat, sowie deren Unterschrift der Arbeitnehmer, der es gemäß den für die Struktur relevanten Regeln für die vorübergehende Verwendung erhalten hat.
Um die absolute Kontrolle über die Sicherheit personenbezogener Daten in einer bestimmten Institution (Organisation, Unternehmen) jährlich (und zwar spätestens im ersten Quartal nach dem Berichtsquartal) zu gewährleisten, werden deren Status und Verfügbarkeit überprüft. Sie müssen wissen, dass die während des Kontrollprozesses festgestellten Mängel und Mängel in jedem Fall in dem Gesetz festgehalten werden, das unmittelbar nach der Genehmigung durch den Vorsitzenden der Kommission der Leitung der Organisation zur Prüfung und anschließenden Entscheidung in Bezug auf verlorene oder ungenaue Unterlagen vorgelegt wird.