Τι είναι αυτό - διοικητική δραστηριότητα; Γιατί χρειάζεται; Τι μοιάζει με αυτόν τον τύπο δραστηριότητας; Είναι δυνατόν να συναντήσουμε εδώ "παγίδες"; Αυτά και ορισμένες άλλες ερωτήσεις θα απαντηθούν στο πλαίσιο του σημερινού άρθρου.
Γενικές πληροφορίες
Σχετικά με κάθε εταιρεία, μπορούμε να πούμε ότι υπάρχουν πολλές λειτουργίες που είναι αδύνατο να γίνει χωρίς. Αυτό είναι ανεξάρτητο από το τι κάνει η δομή. Αυτές περιλαμβάνουν τις διοικητικές εργασίες. Αυτό είναι ένα αξίωμα χωρίς το οποίο η επιτυχής δραστηριότητα είναι πλέον αδύνατη. Για το λόγο αυτό, είναι απαραίτητο να μιλήσουμε για τις πιο σημαντικές λειτουργίες, τις θέσεις, τον τόπο και το ρόλο της δομής της εταιρείας. Γενικά, η διοικητική δραστηριότητα είναι μια πολύ τυπική επιχείρηση. Παρόλο που το συγκεκριμένο περιεχόμενο διαφέρει ανάλογα με τους στόχους που αντιμετωπίζει σήμερα η εταιρεία, το μέγεθος και οι διαθέσιμοι πόροι. Αλλά θα πρέπει να ξεκινήσετε με τον ορισμό. Διοικητική δραστηριότητα είναι η εργασία που σχετίζεται με την οργάνωση των εργασιών των εργαζομένων, των τμημάτων και των υπηρεσιών μιας επιχείρησης προκειμένου να επιτευχθεί υψηλή οργανωτική απόδοση. Καλύπτει όλα τα επίπεδα.
Ταξινόμηση
Οι δραστηριότητες διοικητικής και οικονομικής στήριξης μπορούν να χωριστούν σε:
- Τρέχουσα παροχή δραστηριοτήτων. Πρόκειται για την αγορά ειδών γραφικής ύλης, προμηθειών, εξοπλισμού γραφείου, εξοπλισμού και επίπλων σε κατάσταση λειτουργίας, επισκευής και προληπτικής συντήρησης, εάν είναι απαραίτητο, παρέχοντας επικοινωνίες και πραγματοποιώντας μεγάλες εφάπαξ αγορές.
- Ροή εγγράφων. Με αυτό τον τρόπο εννοείται η ανάπτυξη ενός συστήματος ανταλλαγής χαρτιού, η διατήρηση αρχείων, βιβλιοθηκών και βάσεων δεδομένων.
- Λειτουργία του κτιρίου, των χώρων και της επικράτειας. Με αυτό εννοούμε τον καθαρισμό, την παροχή ηλεκτρικού ρεύματος, τις υδραυλικές εγκαταστάσεις, τις μικρές επισκευές οικιακών συσκευών, το σχεδιασμό εμφάνισης, τη ρύθμιση της γύρω περιοχής, τον εξωραϊσμό.
- Οργανωτικές εργασίες. Περιλαμβάνει εκδηλώσεις, οργάνωση χώρων εργασίας, αίθουσες συνεδριάσεων, τροφοδοσία εργαζομένων, υπηρεσίες μεταφορών, ασφάλιση εργαζομένων και εταιρειών, μετεγκατάσταση.
- Παροχή σχέσεων με τρίτους. Ένα παράδειγμα είναι η αλληλεπίδραση με κρατικούς φορείς, ιδιοκτήτες και προμηθευτές.
- Εσωτερικό προσωπικό πληροφόρησης. Αυτό περιλαμβάνει την οργάνωση ειδοποιήσεων για νέα έγγραφα, την παρακολούθηση της εκτέλεσης των οδηγιών, την οργάνωση και τη συντήρηση ενημερωμένων πινακίδων, την έκδοση εσωτερικών εταιρικών εκδόσεων (φυλλάδια, ενημερωτικά δελτία, εφημερίδες), αποστολή μηνυμάτων, οργάνωση εσωτερικών εκθέσεων και μουσεία.
Όπως μπορείτε να διαπιστώσετε, η διοικητική και οικονομική δραστηριότητα δεν είναι καθισμένη μακριά και ξυλοδαρμό στην πίσω πόρτα.
Οι αποχρώσεις της ολοκλήρωσης των εργασιών
Ο αναγνώστης πρέπει να δώσει προσοχή στο γεγονός ότι ορισμένες από τις λειτουργίες είναι μόνιμες, ενώ άλλες παρουσιάζονται ως εφάπαξ καθήκοντα. Αλλά παρά αυτό, όλα αυτά πρέπει να θυμούνται και, εάν χρειάζεται, να συζητούνται με τους υπαλλήλους. Εξάλλου, μπορεί να είναι τέτοια που θα χρειαστεί να πραγματοποιηθεί, αν και μια εφάπαξ, αλλά παγκόσμια αποστολή, όπως η οργάνωση μιας κίνησης. Και σε αυτή την περίπτωση δεν πρέπει να υπάρχουν ερωτήσεις με το ερώτημα "ποιος θα εκτελέσει όλα αυτά". Ο ειδικός στις διοικητικές και οικονομικές δραστηριότητες πρέπει να κατανοήσει καλά ότι ο κύριος σκοπός του είναι να εξασφαλίσει την άνετη και αδιάλειπτη λειτουργία όλων των υπηρεσιών της εταιρείας.Το κύριο καθήκον είναι να βοηθήσουμε τις υπόλοιπες μονάδες να εκπληρώσουν το σχέδιο παραγωγής, ανεξάρτητα από το τι. Επομένως, η παραπάνω λίστα λειτουργιών μπορεί να μειωθεί και να επεκταθεί. Όλα εξαρτώνται από την συγκεκριμένη κατάσταση.
Επί της επίδρασης διαφόρων παραγόντων
Οι ακόλουθοι παράγοντες επηρεάζουν τη συγκεκριμένη λίστα λειτουργιών που εκτελούνται:
- Μέγεθος εταιρείας.
- Οι ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας.
- Στόχοι της εταιρείας.
- Χρησιμοποίηση ιδίων / δανειζόμενων κεφαλαίων και πόρων.
Αυτό που είναι καλό για μια μικρή επιχείρηση μπορεί να είναι εξαιρετικά αναποτελεσματικό για μια μεσαίου μεγέθους δομή. Είναι καλό εάν η διοίκηση μπορεί να αναγνωρίσει ότι υπάρχουν προβλήματα και μια ορισμένη αναδιοργάνωση της εταιρείας είναι απαραίτητη.
Πώς να ορίσετε λειτουργίες και εργασίες;
Έτσι, καταλήξαμε σταδιακά στο συμπέρασμα ότι η διοικητική υποστήριξη του οργανισμού θα πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τις ανάγκες. Αλλά πώς να καθορίσετε αυτές τις συγκεκριμένες λειτουργίες και εργασίες που θα πρέπει να εκτελεστούν; Εδώ είναι ένας σύντομος οδηγός για δράση:
- Η ανάλυση της τρέχουσας θέσης της εταιρείας πραγματοποιείται και προσδιορίζονται οι ελλείπουσες λειτουργίες.
- Η κατεύθυνση της κίνησης διαμορφώνεται με βάση τους αποδεκτούς στόχους της εταιρείας.
- Αναφέρονται οι ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και ο τρόπος με τον οποίο επηρεάζει την εκτέλεση των καθηκόντων.
- Η σκοπιμότητα εκτέλεσης συγκεκριμένων εργασιών από μόνοι τους ή με προσέλκυση αντισυμβαλλομένων τρίτων υπολογίζεται.
- Αντιμετωπίζονται θέματα υποταγής.
- Προβλέπεται η καλύτερη μορφή για την υλοποίηση της απαραίτητης λειτουργίας (κατανομή ενός υπαλλήλου, τμήματος ή ολόκληρης της υπηρεσίας).
Η μορφή του άρθρου, δυστυχώς, δεν θα επιτρέψει να εξετάσει πλήρως τα πάντα και τα πάντα. Ως εκ τούτου, η οργάνωση θέσεων εργασίας για τους εργαζόμενους θα θεωρηθεί ως ένα αντικείμενο μελέτης. Πράγματι, συχνά πρέπει να εκτελούν διαλειτουργικά καθήκοντα, και λόγω της ασυνέπειας των ενεργειών διαφόρων μονάδων, προκύπτουν διάφορα προβλήματα.
Οργάνωση Εργασίας
Αυτό το συμβάν δεν γίνεται καθημερινά. Επομένως, συνήθως δεν υπάρχουν κανονισμοί στην περίπτωση αυτή. Οι εργασίες επιλύονται ανάλογα με την κατάσταση, πολύ συχνά σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης. Στην περίπτωση αυτή, απαιτούνται ειδικές εντολές για διοικητικές δραστηριότητες. Για παράδειγμα, η εισαγωγή των κανόνων για την οργάνωση ενός νέου χώρου εργασίας θα μας επιτρέψει να σχεδιάσουμε ολόκληρη τη διαδικασία σε χαρτί, να κατανοήσουμε πώς μπορεί να βελτιστοποιηθεί, τι και σε ποια σειρά θα πρέπει να αναληφθεί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις εταιρείες που έχουν θέσει ως στόχο την ενεργό ανάπτυξη. Αυτό συσχετίζεται πολύ συχνά με την επέκταση του προσωπικού και είναι απαραίτητο να υπάρχει μια καλά ανεπτυγμένη προμήθεια για αυτήν την υπόθεση.
Πρώτα βήματα
Αρχικά, πρέπει να γίνει περιγραφή του χώρου εργασίας. Πρέπει να περιλαμβάνει έναν κατάλογο με τον απαραίτητο εξοπλισμό και έπιπλα. Αλλά όχι μόνο κάτι τυχαίο και για πρώτη φορά εμφανίστηκε από το χέρι, αλλά κάτι που χρησιμοποιείται σε ένα τυπικό εργασιακό περιβάλλον. Είναι δυνατό να πραγματοποιηθεί διαβάθμιση ανάλογα με το επίπεδο της θέσης και να διανεμηθεί η υψηλότερη σχέση διαχείρισης, μεσαίου επιπέδου διευθυντές και εκτελεστές. Ή μπορείτε να βασιστείτε στις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας. Αυτή είναι η παρουσία των επισκεπτών, η χρήση πρόσθετου εξοπλισμού, η απογραφή, οι ειδικές απαιτήσεις για τη θερμοκρασία δωματίου, ο τρέχων φωτισμός και τα παρόμοια. Στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να γραφεί μια περιγραφή για κάθε θέση. Αλλά αυτό είναι επίσης μια πολύ επίπονη δουλειά. Επομένως, στο πρώτο στάδιο, μπορούμε να περιοριστούμε στην προετοιμασία μιας τυποποιημένης περιγραφής. Για παράδειγμα, για εργαστηριακούς εργάτες είναι απαραίτητο να παρέχεται επαρκής φωτισμός και ένα ορισμένο καθεστώς θερμοκρασίας. Οι υπάλληλοι εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να έχουν περιοχές αναμονής. Για τους λογιστές, πρέπει να παρέχεται ασφάλεια.
Ποιες σκέψεις πρέπει να έχετε κατά νου;
Το διοικητικό σχέδιο θα πρέπει να εργαστεί σε πολλά θέματα.Για παράδειγμα, τι είναι καλύτερα να υπάρχει σε απόθεμα ή να αποκτάται μετά τη λήψη πληροφοριών σχετικά με ένα νέο άτομο που πρόκειται να εργαστεί. Για παράδειγμα, στην περίπτωση αποθέματος, είναι επιθυμητό να υπάρχει μικρό αποθεματικό. Μετά από όλα, ακόμη και εργαζόμενοι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστούν. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε τραπέζια με καρέκλες. Ενώ ένας εφεδρικός υπολογιστής είναι ήδη overkill. Είναι ακριβό και γρήγορα παρωχημένο και δεν είναι αποτελεσματικό να το αποθηκεύσετε χωρίς δουλειά. Γενικά, μια πολύ καλή λύση θα ήταν να συγκεντρωθεί ένας πίνακας της συνολικής επιχειρηματικής διαδικασίας, υποδεικνύοντας σε αυτό όλες τις υπηρεσίες που εμπλέκονται στη διαδικασία. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε απλά και με σαφήνεια να σημειώσετε πού και σε ποιο χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να κάνετε κάτι. Αυτό είναι σημαντικό, τουλάχιστον εξαιτίας του γεγονότος ότι οι παραλείψεις συμβαίνουν συχνά λόγω αποτυχιών μετάδοσης δεδομένων. Εξάλλου, εάν δεν υπάρχουν επαρκείς αρχικές πληροφορίες, τότε και οι καλύτερες εντολές για διοικητικές και οικονομικές δραστηριότητες δεν θα είναι σε θέση να ικανοποιήσουν πλήρως τα υπάρχοντα αιτήματα.
Άλλες προσεγγίσεις
Αλλά δεν πρέπει να περιορίζεστε μόνο σε αυτό. Για παράδειγμα, όταν αλληλεπιδράτε με υπαλλήλους, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα περιοδικό αιτήσεων. Στη συνέχεια, οι εισερχόμενες εξηγήσεις καταχωρούνται σε αυτό και στη συνέχεια μεταφέρονται σε συγκεκριμένο εκτελεστή για εκτέλεση. Στην περίπτωση αυτή, είναι απαραίτητο να επανεξετάζεται και να παρακολουθείται περιοδικά η κατάσταση της εφαρμογής. Μπορεί επίσης να είναι σημαντική για την τόνωση των εργαζομένων στην ποιότητα και την ταχύτητα επεξεργασίας των εφαρμογών. Εάν υπάρχει μια αιτιολογημένη καταγγελία ότι ένας από τους υπαλλήλους δεν εκτελεί τα καθήκοντά του, αυτό πρέπει να τελειώνει με την τιμωρία του εκτελεστή. Προκειμένου να διασφαλιστεί η δικαιοσύνη, είναι ιδιαίτερα σκόπιμο να τεθούν κανόνες. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί πλήρης κατάλογος πιθανών αιτήσεων με ανανέωση σε περίπτωση προηγούμενων. Και στη συνέχεια για κάθε στοιχείο αναπτύσσεται ο δικός του κανόνας. Αν και πολύ συχνά δεν παρέχονται πρότυπα μοντέλων. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες καθορίζουν τις δικές τους αξίες με βάση τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων τους και τα τρέχοντα καθήκοντά τους. Για παράδειγμα, εάν ληφθεί ένα μήνυμα ότι ο λαμπτήρας έχει καεί, τότε διατίθεται μια εργάσιμη ημέρα για την επίλυση αυτού του προβλήματος.
Συνοψίζοντας τα παραπάνω
Όπως μπορείτε να δείτε, η οργάνωση των διοικητικών και οικονομικών δραστηριοτήτων έχει τις «παγίδες» της, οι οποίες με την πρώτη ματιά δεν είναι ορατές. Κατά την ανάπτυξη κανονισμών και θέσεων, πρέπει να ληφθεί υπόψη ένα αρκετά μεγάλο σύνολο πληροφοριών. Αυτό αφορά τους στόχους της εταιρείας, τις ιδιαιτερότητες και το μέγεθος της. Ο λεπτομερής προγραμματισμός και η σαφής συνταγογράφηση των επιχειρηματικών διαδικασιών θα μας επιτρέψουν να επιλύσουμε με επιτυχία τα προβλήματα χάρη στη θέσπιση κατάλληλης διαδικασίας για την εκτέλεση των εργασιών. Η διαχείριση των διοικητικών δραστηριοτήτων ορίζει ότι όλοι όσοι εμπλέκονται στην εκτέλεση και τον έλεγχο της διαδικασίας θα πρέπει να εξοικειωθούν με τη θεωρητική αιτιολόγηση της εφαρμογής της. Πρέπει πάντα να θυμόμαστε ότι η αρμόδια ηγεσία μπορεί να βελτιώσει δραματικά την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας. Δεν έχει σημασία τι είναι - για τις διοικητικές και οικονομικές δραστηριότητες της ίδρυσης κρατικών φορέων, μιας μη κερδοσκοπικής δομής ή μιας ιδιωτικής επιχείρησης - η χρηστή διακυβέρνηση έχει ένα τεράστιο αποθεματικό ανάπτυξης. Και πρέπει να χρησιμοποιηθεί.
Συμπέρασμα
Επομένως, θεωρήθηκε τι συνιστά διοικητικές δραστηριότητες. Φυσικά, οι πληροφορίες που παρέχονται μόνο σε αυτό το άρθρο δεν αρκούν για να γίνουν άμεσα καλοί διαχειριστές. Ακόμη και μια απλή εισαγωγή στα έξυπνα βιβλία δεν θα είναι αρκετή. Πράγματι, σε αυτό το θέμα, πρέπει επίσης να κατανοήσουμε την πρακτική πτυχή της υλοποίησης των δραστηριοτήτων. Τα βιβλία δεν θα λένε για την ύπαρξη απολύτως όλων των "παγίδων", είναι απαραίτητο να γεμίσουμε τα χτυπήματα και να αποκτήσουμε εμπειρία από μόνος σας.