Σε κάθε οργανισμό, η τεκμηρίωση φυλάσσεται για συγκεκριμένο χρόνο, μετά την οποία πρέπει να μεταφερθεί στο δημοτικό ή κρατικό αρχείο. Η διαδικασία μεταφοράς των επίσημων εγγράφων αποθήκευσης έχει ορισμένα χαρακτηριστικά, τα οποία μπορεί να διαφέρουν σε διαφορετικά μέρη της χώρας.
Η χαρτογράφηση είναι ο τομέας της εργασίας που είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία τεκμηρίωσης, καθώς και την εκτέλεση των επίσημων εγγράφων.
Η αρχειακή εργασία είναι μια ειδική δραστηριότητα των κρατικών δομών, των οργανώσεων και των πολιτών στη λογιστική, την αποθήκευση και τη χρήση των αρχειακών εγγράφων.
Τύποι εγγράφων
Η αρχειακή και γραφική εργασία περιλαμβάνει πολλούς όρους για τον χαρακτηρισμό των διαφόρων ειδών χαρτιά. Τα έγγραφα είναι:
- Λεπτό (περιέχει δεδομένα με τη μορφή μιας εικόνας οποιουδήποτε είδους).
- Φωτογραφικό έγγραφο (δημιουργήθηκε με τη χρήση φωτογραφίας ή εικονογραφίας. Ένα τέτοιο έγγραφο περιέχει συνήθως εικόνες από διάφορα αντικείμενα τέχνης).
- Γραφικά (χρησιμοποιούν γραμμές, αποκρυπτογράφηση και εγκεφαλικά επεισόδια).
- Ένα φωνογραφικό έγγραφο (φορέας με δεδομένα ήχου που έχει εγκατασταθεί από οποιοδήποτε σύστημα εγγραφής ήχου).
- Οπτικοακουστικά μέσα (περιέχουν εικόνες και ήχους).
- Έγγραφο ταινίας (πιο συχνά πρόκειται για οπτικοακουστικό ή εικονογραφικό έγγραφο · χρησιμοποιείται η μέθοδος κινηματογράφου για τη σύνταξή του).
- Ένα γραπτό έγγραφο (πρόκειται για δεδομένα που μπορούν να αναγνωριστούν με τη χρήση οποιουδήποτε τύπου επιστολής).
- Κείμενο (περιέχει οποιαδήποτε φωνητικά δεδομένα χρησιμοποιώντας εγγραφή ήχου).
- Κείμενο μηχανής (η εγγραφή εμπλέκεται στην ανάπτυξη με έναν από τους πιθανούς τρόπους, λόγω των οποίων οι πληροφορίες επεξεργάζονται χρησιμοποιώντας έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή).
- Belova (η τελική μορφή του εγγράφου που αντιγράφεται με το χέρι ή με τη βοήθεια τεχνικών μέσων χωρίς διορθώσεις και λάθη).
- Χειρόγραφες (οι ενδείξεις σε ένα τέτοιο έγγραφο εφαρμόζονται μόνο με το χέρι).
- Videogram (εικόνα που εμφανίζει πληροφορίες στην οθόνη).
- Έγγραφο δακτυλογράφησης: υποδηλώνει σημάδια της επιστολής, τα οποία εφαρμόζονται με οποιοδήποτε τεχνικό μέσο.
- Σχέδιο εγγράφου - αντικατοπτρίζει τις δραστηριότητες του συντάκτη με όλες τις κηλίδες και διορθώσεις.
Πρότυπα
Σύμφωνα με τη ρωσική νομοθεσία, η διαδικασία μεταφοράς των επίσημων εγγράφων στο αρχείο ρυθμίζεται από το GOST R 7.0.8-2013. 12 μήνες μετά το τέλος της γραφειοκρατίας, τα έγγραφα υποχρεωτικά μεταφέρονται στο αρχείο σύμφωνα με όλους τους κανόνες και τις απαιτήσεις. Η προετοιμασία για τη μεταφορά μπορεί να γίνει από το προσωπικό παραγωγής ή από μια εταιρεία τρίτου μέρους.
Η αρχειακή και γραφική εργασία GOST 2013 περιέχει ορισμούς των βασικών, πιο κοινών όρων που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον τομέα. Στο έγγραφο μπορείτε να δείτε και τους πιο γενικούς όρους - ένα έντυπο ή απογραφή, καθώς και πολύ εξειδικευμένα, για παράδειγμα, τη γραμμή για περιορισμούς πρόσβασης.
Επιπλέον, η διαχείριση αρχείων της GOST και η αρχειοθέτηση περιέχει έναν ορισμό (ερμηνεία) όρων που σχετίζονται με τον τομέα της οργάνωσης της εργασίας με έγγραφα, τεκμηρίωση και άλλα έγγραφα.
Προετοιμασία
Βήμα-βήμα προετοιμασία των υλικών για μεταφορά στο αρχείο:
- βεβαιωθείτε ότι το γραφείο πληροί όλες τις απαιτήσεις που καθορίζονται από αυτό το αρχείο.
- να εκτελεί τεκμηρίωση φυλλαδίων.
- αριθμός όλων των φύλλων.
- να αναπτύξει έναν πιστοποιητικό υποθέσεων.
- καθορίστε τις λεπτομέρειες της κάλυψης.
- να αναπτύξει ένα εσωτερικό αρχείο.
- δημιουργήστε ένα απόθεμα.
Εάν πρέπει να αναμένεται η μεταφορά εγγράφων που θα αποθηκευθούν για λιγότερο από 10 χρόνια, τότε είναι αδύνατη η απουσία φυλλαδίου, συστηματοποίησης, αρίθμησης, στοιχείων πιστοποίησης.Εδώ, πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να επικεντρωθούμε στις απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου αρχείου, αφού τα πρότυπα των διαφόρων θεσμικών οργάνων μπορεί να περιέχουν ένα ή όλα από τα παραπάνω ζητήματα.
Ο νόμος περί αρχειακών υποθέσεων και διατήρησης αρχείων απαριθμεί τους κύριους όρους και τους ορισμούς τους σε αυτόν τον τομέα. Παρακάτω εξετάζουμε κάποια από αυτά.
Διατήρηση αρχείων και αρχειοθέτηση: Όροι και ορισμοί
- Τεκμηρίωση - καθορισμός πληροφοριών σε οποιαδήποτε μορφή, σύμφωνα με τους συγκεκριμένους κανόνες.
- Ενιαίο σύστημα τεκμηρίωσης (DCL) - ένα σύστημα που περιέχει πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση σε συγκεκριμένο τομέα εργασίας.
- Κανόνες τεκμηρίωσης - ένας κατάλογος κανόνων και κανονισμών σχετικά με τη διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων.
- Το Έντυπο Ενοποιημένου Έγγραφο (UFD) - πολλές λεπτομέρειες που έχουν οριστεί σε μια συγκεκριμένη σειρά σε διάφορους φορείς δεδομένων για την επίλυση οποιωνδήποτε προβλημάτων στον τομέα της δραστηριότητας.
- Σύστημα τεκμηρίωσης - πολλά έγγραφα που είναι ομοιόμορφα σε τύπο, τύπο και σκοπό, καθώς και οι απαιτήσεις για την προετοιμασία τους.
- Όνομα εγγράφου - το συγκεκριμένο όνομα του εγγράφου στο γράμμα.
- Οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο - έχει τη λύση διαφόρων οργανωτικών και διοικητικών καθηκόντων, θέματα διοίκησης, ρύθμισης του έργου των τμημάτων παραγωγής, των οργανισμών, καθώς και των κρατικών δομών και αρχών.
- Υποστηρίγματα - οποιοδήποτε από τα απαιτούμενα στοιχεία του επίσημου εγγράφου. Τα στηρίγματα συνήθως αποτελούνται από μεταβλητά και σταθερά μέρη.
- Μορφή - δείγμα χαρτιού. Υποδηλώνει το πεδίο χρήσης, τις ερωτήσεις για την κατασκευή και τις κύριες λεπτομέρειες.
- Το έντυπο είναι ένα σύνολο λεπτομερειών που βοηθούν στον προσδιορισμό του συντάκτη ενός επίσημου εγγράφου.
- Το τυποποιημένο φύλλο αναφοράς είναι ένας κατάλογος εγκεκριμένων UVD.
- Εγγραφή - εισάγοντας σε ένα έγγραφο όλα τα απαραίτητα στοιχεία που καθορίζονται από τις απαιτήσεις της εργασίας γραφείου.
- Το πεδίο υπηρεσίας μιας ομοιόμορφης μορφής - η ζώνη UVD, καθορίζεται στα τεχνικά στοιχεία της αποθήκευσης και χρησιμοποιείται για την εφαρμογή εξειδικευμένων εικόνων.
Αυτοί είναι οι βασικοί όροι και οι ορισμοί του υφιστάμενου κρατικού προτύπου για την αρχειοθέτηση και τη γραφική εργασία.
Είδη λεπτομερειών
Ξεχωριστά, αξίζει να μελετήσουμε τις λεπτομέρειες που χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία των επίσημων εγγράφων:
- Υπογραφή - γραπτό σημάδι εξουσιοδοτημένου προσώπου.
- Σφραγίδα έγκρισης - εκφράζει μια θετική αξιολόγηση του οργανισμού ή ενός ατόμου που δεν είναι συντάκτης των επίσημων εγγράφων.
- Ημερομηνία - δηλώνει την ημέρα σύνταξης του χαρτιού, καθώς και όταν έγινε δεκτή, συμφωνήθηκε ή δημοσιεύθηκε.
- Περιορισμένη σφραγίδα - ένα σημάδι που υποδηλώνει ότι οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε ένα συγκεκριμένο, περιορισμένο αριθμό ατόμων.
- Τίτλος - συνοψίζει την ουσία του εγγράφου.
- Η σφραγίδα της έγκρισης - μιλά για την κανονικότητα και τη νομιμότητα των πληροφοριών που περιέχονται στο έγγραφο.
- Visa - εκφράζει τη συγκατάθεση ή τη διαφωνία του εξουσιοδοτημένου προσώπου με τις πληροφορίες που αναφέρονται στο έγγραφο.
- Κείμενο - δεδομένα που καταγράφονται από οποιοδήποτε τύπο επιστολής ή συστήματος εγγραφής ήχου. Περιλαμβάνει το κύριο μέρος των πληροφοριών ομιλίας του εγγράφου.
Εγχειρίδιο οδηγιών
Οι κανόνες, οι κατάλογοι, οι οδηγίες για την αρχειακή εργασία και άλλα κανονιστικά έγγραφα βοηθούν στην εφαρμογή του βασικού νόμου. Υπάρχουν βασικές απαιτήσεις για τη λειτουργία των αρχειακών δομών που δημιουργήθηκαν το 2002.
Αξίζει να σημειωθεί ότι τέτοιοι κανόνες δεν καταχωρήθηκαν στο Υπουργείο Δικαιοσύνης της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Από την άποψη αυτή, οι "Βασικοί κανόνες των αρχειακών αρχείων" του 1986 εξακολουθούν να ισχύουν.
Η παρουσία αυτών των απαιτήσεων στον τομέα της γραφειοκρατίας και της αρχειοθέτησης οφείλεται στην ανάγκη συνέπειας στη λογιστική, τη χρήση, την ολοκλήρωση και την αποθήκευση εγγράφων στα αρχεία, στην οργάνωση όλων αυτών των διαδικασιών. Ο κύριος στόχος των απαιτήσεων είναι η ονοματολογία.
Έτσι, ο αλγόριθμος των ενεργειών έχει ως εξής:
- να οργανώσει την εξέταση της αξίας των τίτλων ·
- να προετοιμάσει έγγραφα για αποστολή στο αρχείο,
- για τη δημιουργία μιας επιχείρησης.
- να καταρτίσει διαδικασία για την κατανομή των εγγράφων για καταστροφή ·
- στείλτε την υπόθεση στο αρχείο.
Αξίζει να σημειωθεί ότι οι απαιτήσεις αυτές δεν ισχύουν για τεκμηρίωση, η εργασία με την οποία δεν ρυθμίζεται από το νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 21ης Ιουλίου 1993 "για το κρατικό μυστικό".
Οργάνωση
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων και των εγγράφων βοηθά στην σαφή έλεγχο του έργου με τα έγγραφα, εξασφαλίζοντας παράλληλα την ασφάλεια και την προσβασιμότητά τους. Υπάρχουν ορισμένοι τύποι εγγράφων που έχουν συγκεκριμένο όρο και ακόμη και μέθοδο αποθήκευσης.
Κατά την οργάνωση αρχειακού γραφείου, τα κρατικά τμήματα και οι οργανισμοί μεταφέρουν χωρίς καθυστέρηση επίσημα έγγραφα στα αρχειακά ταμεία της Ρωσικής Ομοσπονδίας (AF RF). Οι εμπορικές δομές, με τη σειρά τους, έχουν ευρύτερη επιλογή μεθόδων αποθήκευσης τεκμηρίωσης.
Κάθε ομάδα επίσημων εγγράφων έχει τη δική της ειδική περίοδο αποθήκευσης, η οποία ρυθμίζεται σύμφωνα με το κανονιστικό πλαίσιο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Δημιουργείται επίσης κατάλογος στην οποία σημειώνεται η ημερομηνία κατάσχεσης των εγγράφων στο αρχείο με την ημερομηνία λήξης της αποθήκευσης και αναφορά στην σχετική διάταξη του νόμου.
Απαιτήσεις για τον τόπο αποθήκευσης των εγγράφων
Μέσα στην εταιρεία, η αρχειοθέτηση των εγγράφων οργανώνεται σε εξειδικευμένα κτήρια ή σε χωριστά, απομονωμένα δωμάτια. Ταυτόχρονα, απαγορεύεται αυστηρά η υπερβολική θέρμανση και η υψηλή υγρασία στο δωμάτιο. Αυτά είναι τα πιο σημαντικά κριτήρια για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων. Ταυτόχρονα, οι διαφορετικοί φορείς δεδομένων χρειάζονται τη δική τους λειτουργία. Δηλαδή:
- Χαρτιά: 18-20 ° C, υγρασία αέρα - 52-57%.
- Ταινίες: μαύρο και άσπρο - 16 ° С, χρώμα - 3-6 ° С. Η υγρασία είναι 41-44%.
- Μαγνητικές ταινίες και δίσκοι: 16-19 ° C, υγρασία αέρα - 52-64%.
Είναι αδύνατο να παραγγείλετε έγγραφα κοντά σε αποθήκες με τρόφιμα και χημικά, καθώς και χώρους γρήγορου φαγητού, κυλικεία. Επιπλέον, θα πρέπει να υπάρχει ξεχωριστός χώρος για την παραλαβή των εγγράφων, στον οποίο θα γίνει ο εγκλιματισμός της τεκμηρίωσης. Μερικές φορές, αυτά τα δωμάτια χρησιμοποιούνται για βραχυπρόθεσμη αποθήκευση διαφόρων μέσων αποθήκευσης.
Το δωμάτιο πρέπει να περιέχει τα απαραίτητα ράφια καταλόγων, ράφια και φακέλους αρχειοθέτησης, ειδικά κιβώτια. Ειδικά απαραίτητα και οικονομικά πολύτιμα έγγραφα τοποθετούνται σε μεταλλικά ερμάρια με ασφαλείς κλειδαριές. Εκτός από τις βασικές απαιτήσεις, υπάρχουν και άλλες, όχι λιγότερο σημαντικές προϋποθέσεις:
- Ασφάλεια Τα αρχειακά δωμάτια πρέπει να είναι ανθεκτικά στη φωτιά, προστατευμένα από πλημμύρες, υπάρχει έξοδος κινδύνου. Η απόσταση των εγγράφων από την πηγή θερμότητας (συμπεριλαμβανομένων των παραθύρων) είναι τουλάχιστον 0,6 μ. Απαγορεύεται αυστηρά η τοποθέτηση χαρτιού κοντά σε αυτά.
- Χρήση μονωμένων σωληνώσεων μόνο με προστατευτικό εξοπλισμό.
- Θυμωμένες κλειστές υποδοχές και ηλεκτρικές καλωδιώσεις.
- Αυστηρή απαγόρευση λειτουργίας όλων των συσκευών θέρμανσης. Επίσης, τα τρόφιμα και άλλα αντικείμενα που δεν σχετίζονται με την αποθήκευση τεκμηρίωσης δεν επιτρέπονται.
- Παρουσία πρέπει να είναι κινητά ή ακίνητα ράφια από μέταλλο. Έγγραφα πάνω τους είναι καλύτερα τοποθετημένα σε κιβώτια ή δέσμες. Ταυτόχρονα, η απόσταση στο κύριο διάδρομο θα είναι τουλάχιστον 1,3 μ., Και μεταξύ των ράφια - 0,7 μ. Η απόσταση από το κάτω συρτάρι - τουλάχιστον 0,1 μ., Και από το ράφι μέχρι τον τοίχο - όχι περισσότερο από 0,5 μ.
Επίσης υποχρεωτική αποθήκευση: η θέση των ντουλαπιών είναι κάθετη στους τοίχους, τα παράθυρα και τις μπαταρίες.
Στο κτίριο αποθήκευσης αρχειακού χαρτιού είναι αποδεκτό το τεχνητό και το φυσικό φως. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να αποτρέψετε την άμεση έκθεση του ηλιακού φωτός στην τεκμηρίωση. Εάν χρησιμοποιούνται λαμπτήρες πυρακτώσεως, πρέπει να τοποθετηθεί ένα προστατευτικό κάλυμμα πάνω από το καθένα. Οι συσκευές φθορισμού θα πρέπει να επιλέγονται με μικρό φάσμα UV.
Χρόνος αποθήκευσης
Για την αρχειοθέτηση των επίσημων εγγράφων, χρησιμοποιείται μια συγκεκριμένη μέθοδος συστηματοποίησης της τεκμηρίωσης στην παραγωγή. Συμβάλλει στη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς. Ο σκοπός αυτού είναι να εξαλειφθεί η απώλεια σημαντικών πληροφοριών.
Μετά την εκπνοή του καθορισμένου χρόνου για την αποθήκευση τίτλων στο αρχείο, ο υπεύθυνος θα καταστρέψει τα επίσημα έγγραφα και στη συνέχεια θα δημιουργήσει πράξη εκκαθάρισης.
Επιπλέον, υπάρχουν έγγραφα με απεριόριστο χρόνο αποθήκευσης. Μια διαδικασία χρηματοδότησης διεξάγεται γι 'αυτούς. Πρόκειται για διαχωρισμό εγγράφων σε αρχειακές εργασίες για διάφορα ταμεία και συλλογές.
Κανονιστικά έγγραφα
Η νομοθεσία στον τομέα του αρχειακού γραφείου περιέχει πολλές μεθοδολογικές συστάσεις και ρυθμιστικές νομικές πράξεις. Πρόκειται για έναν περίπλοκο, αλλά λογικά ορθό ρυθμιστικό μηχανισμό.
Ο βασικός πυλώνας της ρύθμισης των σχέσεων είναι ο νόμος της 22ας Οκτωβρίου 2004 αριθ. 125-ΦΖ «Περί Αρχειακών Υποθέσεων στη Ρωσική Ομοσπονδία». Βάσει αυτής, θεσπίστηκαν νόμοι σε επίπεδο οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας σχετικά με τους κανόνες εργασίας με τεκμηρίωση, καταλόγους εγγράφων με περιόδους αποθήκευσης. Περιλαμβάνει επίσης άλλα ρυθμιστικά έγγραφα σχετικά με τη διαχείριση αρχειακών αρχείων, τα οποία συμφωνούνται με αρχειακές μονάδες.
Αυτοί οι νόμοι και κανονισμοί συμβάλλουν στην εφαρμογή της νομοθεσίας. Υποχρεωτική για οποιουσδήποτε οργανισμούς και ιδρύματα όλων των μορφών ιδιοκτησίας.
Το GOST για την αρχειοθέτηση και την χαρτογράφηση αφορά την τεκμηρίωση της κρατικής, δημοτικής και ιδιωτικής ιδιοκτησίας. Προσδιόρισε τους κύριους τύπους εγγράφων που μεταφέρονται στην κρατική αποθήκη και περιλαμβάνεται στο Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Η εγγραφή των εγγράφων που ανήκουν σε ιδιώτες πραγματοποιείται σύμφωνα με το νόμο.
Επίσης ορίζεται αυστηρά ο χρόνος για τη μεταβίβαση των επίσημων εγγράφων στα δημοτικά και κρατικά αρχεία. Αυτό ισχύει για τις δημοτικές και κρατικές, καθώς και τις μη κρατικές επιχειρήσεις που συνάπτουν συμφωνία για μόνιμη αποθήκευση.
Τα κρατικά και δημοτικά αρχεία δημιουργούν καταλόγους οργανισμών και μεταφέρουν τα έγγραφα τους (καταλόγους συλλογής) για αποθήκευση και περαιτέρω μεταφορά στο Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Η εγγραφή μη κρατικών επιχειρήσεων σε τέτοιους καταλόγους γίνεται κατόπιν αιτήσεώς τους και σύμφωνα με την ισχύουσα συμφωνία. Επιπλέον, το αρχείο μπορεί να διατηρεί λίστες στελέχωσης για οργανισμούς με τους οποίους σχεδιάζεται μόνο η συνεργασία.
Τι συμβαίνει με τα αρχειακά έγγραφα όταν τερματίζεται ένας οργανισμός;
Μετά την εκκαθάριση, την αναδιοργάνωση ή την πτώχευση μιας επιχείρησης, όλα τα αρχειακά έγγραφα μεταβιβάζονται στους διαδόχους που έχουν το νόμιμο δικαίωμα να το πράξουν, στο ιδρυτικό, κρατικό ή δημοτικό αρχείο.
Η ιδιωτικοποίηση δημοτικών ή κρατικών οργανώσεων σας επιτρέπει να αφήνετε στο αρχείο τους όλα τα έγγραφα που εκδόθηκαν ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων τους (για παράδειγμα, παραγγελίες προσωπικού).
Παραγγελία και περιορισμοί πρόσβασης
Επίσης ρυθμίζονται από το νόμο. Οι περιορισμοί επηρεάζουν την πρόσβαση σε έγγραφα που περιέχουν κρατικά (ή προστατευόμενα από το κράτος) μυστικά ή πληροφορίες σχετικά με προσωπικά ή οικογενειακά μυστικά (στην περίπτωση αυτή, η περίοδος αποθήκευσης θα είναι 75 έτη από τη στιγμή της σύνταξης του εγγράφου).
Πρέπει να σημειωθεί ότι τα αρχεία πρέπει να παρέχουν δωρεάν νομικά έγγραφα (αντίγραφα ή πιστοποιητικά αρχειακών εγγράφων) σε νομικά πρόσωπα και φυσικά πρόσωπα εντός των χρονικών ορίων που καθορίζονται για το σκοπό αυτό από το νόμο. Τα έγγραφα αυτά απαιτούνται για κοινωνική προστασία, συντάξεις, παροχές και αποζημίωση.
Τα αρχεία που έχουν κατασχεθεί ως αποδεικτικά στοιχεία (σύμφωνα με τους νόμους της Ρωσικής Ομοσπονδίας) πρέπει να επιστραφούν.
Η μη συμμόρφωση με τους κανόνες, η παραβίαση της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τα αρχειακά θέματα συνεπάγεται διοικητική, ποινική και νομική ευθύνη.