Τα επαγγελματικά ταξίδια αντιπροσωπεύονται από επαγγελματικά ταξίδια κατά τα οποία οι υπάλληλοι της επιχείρησης επιλύουν σημαντικά ζητήματα για τον οργανισμό. Οι εκδρομές μπορεί να είναι εντός της Ρωσίας ή σε άλλες χώρες. Καταβάλλονται από τον εργοδότη, για τον οποίο ο υπάλληλος προετοιμάζει μια έκθεση εξόδων για ένα επαγγελματικό ταξίδι. Αυτό το έγγραφο περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το πόσα χρήματα δαπανήθηκαν για το ταξίδι. Βάσει αυτής της έκθεσης, ο λογιστής πρέπει να μεταφέρει στον εργαζόμενο το απαιτούμενο ποσό κεφαλαίων για την κάλυψη των δαπανών.
Έννοια εγγράφου
Για επαγγελματικά ταξίδια, η έκθεση προόδου το 2017 καταρτίστηκε με τη μορφή AO-1. Το 2018, η μορφή αυτού του εγγράφου παρέμεινε αμετάβλητη. Το έγγραφο αυτό εγκρίνεται από τις στατιστικές αρχές, αλλά κάθε εταιρεία έχει την ευκαιρία να κάνει οποιεσδήποτε προσθήκες στην παρούσα έκθεση.
Δεν μπορείτε μόνο να προσθέσετε νέες στήλες, αλλά επίσης να αποκλείσετε ορισμένες γραμμές που θεωρούνται περιττές. Η αναφορά εξόδων για ένα επαγγελματικό ταξίδι παρουσιάζεται από το πρωτότυπο λογιστικό έγγραφο. Αποτελεί επιβεβαίωση ότι τα κεφάλαια που έχουν εκδοθεί στον υπάλληλο για το ταξίδι αποστέλλονται για έναν ή άλλο σκοπό.
Σύνθεση αποχρώσεις
Η σύνταξη μιας έκθεσης δαπανών για ένα επαγγελματικό ταξίδι είναι αρκετά απλή. Η διαδικασία αυτή διεξάγεται από υπεύθυνο ή αντιπροσωπευτικό υπάλληλο ο οποίος έλαβε ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό για το ταξίδι από τον επικεφαλής της εταιρείας. Για να βεβαιωθείτε ότι τα κεφάλαια αυτά χρησιμοποιήθηκαν πραγματικά κατά τη διάρκεια του επαγγελματικού ταξιδιού, συντάσσεται μια έκθεση και διαβιβάζεται στον λογιστή της εταιρείας.
Η έκθεση ελέγχεται από τον επικεφαλής λογιστή και στη συνέχεια μεταφέρεται στον διευθυντή προς υπογραφή. Αν ο εργαζόμενος έχει δαπανήσει περισσότερα από αυτά που έλαβε πριν από το ταξίδι με τη μορφή προκαταβολής, τότε μπορεί να λάβει αποζημίωση. Εκδίδεται σε μετρητά από την ταμειακή του οργάνωση. Για το σκοπό αυτό, ο πολίτης λαμβάνει για πρώτη φορά μια εντολή ταμειακών δαπανών, η οποία δείχνει για ποιο σκοπό δαπανήθηκαν τα κεφάλαια.
Τι μορφές μπορώ να χρησιμοποιήσω;
Κατά την κατάρτιση μιας έκθεσης δαπανών, οι εργαζόμενοι των επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα ακόλουθα έγγραφα:
- Έντυπο AO-1 εγκεκριμένο από στατιστικά στοιχεία.
- ένα έντυπο ειδικά σχεδιασμένο από μια συγκεκριμένη εταιρεία βάσει του εντύπου AO-1 ·
- ηλεκτρονικό έγγραφο, εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
Εάν η εταιρεία αποφασίσει να αναπτύξει τη δική της μορφή, τότε είναι σημαντικό να εισαγάγετε κάποιες απαιτούμενες λεπτομέρειες σε αυτήν. Εάν απουσιάζουν, αυτό μπορεί να προκαλέσει ορισμένα προβλήματα στους φορολογικούς επιθεωρητές.
Πώς γίνεται αυτό;
Όλοι οι υπάλληλοι της εταιρείας που ταξιδεύουν επαγγελματικά πρέπει να καταλάβουν πώς να συμπληρώσουν μια έκθεση εξόδων για ένα επαγγελματικό ταξίδι. Με τη βοήθεια αυτού του εγγράφου θα είναι σε θέση να επιβεβαιώσουν την εγκυρότητα και τη νομιμότητα των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν. Οι κανόνες σχεδιασμού περιλαμβάνουν:
- εκδίδεται έντυπο έκθεσης στον εργαζόμενο από εμπειρογνώμονα της λογιστικής υπηρεσίας ·
- Μπορείτε να συμπληρώσετε την τεκμηρίωση μόνοι σας ή με τη βοήθεια ενός λογιστή.
- τα δεδομένα εισάγονται αμέσως μετά το ταξίδι.
- ορισμένες πληροφορίες ταιριάζουν στους λογιστές της εταιρείας.
Ο εργαζόμενος πρέπει να επισυνάψει άλλα έγγραφα σε μια τέτοια έκθεση, τα οποία χρησιμεύουν ως επιβεβαίωση ορισμένων δαπανών. Παρουσιάζονται με διαφορετικούς ελέγχους, αποδείξεις ή άλλα έγγραφα πληρωμής.
Μια ενδεικτική έκθεση εξόδων ταξιδιού μπορεί να βρεθεί παρακάτω.
Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται;
Η συμπλήρωση αυτού του εγγράφου πραγματοποιείται βάσει επίσημων εγγράφων που είναι διαθέσιμα στον υπάλληλο της εταιρείας, ο οποίος έφτασε από επαγγελματικό ταξίδι.Αν οι υπολογισμοί έγιναν σε μετρητά, τότε στην έκθεση επισυνάπτονται διαφορετικά έγγραφα πληρωμής. Εάν χρησιμοποιήθηκαν μη ταμειακά έξοδα, θα απαιτηθεί απόσπασμα από την τράπεζα.
Στην τεκμηρίωση περιλαμβάνονται οι ακόλουθες πληροφορίες:
- πληροφορίες σχετικά με τον ταξιδιώτη πολίτη ·
- στοιχεία για τον λογιστή που συμπληρώνει διάφορες παραγράφους αυτής της έκθεσης.
- το όνομα της οργάνωσης στην οποία εργάζεται ο πολίτης ·
- αριθμός προσωπικού ·
- την προκαταβολή, εκπροσωπούμενη από δαπάνες νοικοκυριού ή ψυχαγωγίας ·
- πληροφορίες σχετικά με τις υπερβάσεις του κόστους ή τα ταμειακά υπόλοιπα.
- παραθέτει έγγραφα που επιβεβαιώνουν το κόστος του πολίτη κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού.
- Το συνολικό ποσό που δαπανήθηκε από έναν υπάλληλο της εταιρείας κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού
- υπογραφή πολίτη.
Αφού μελετήσει αυτή την έκθεση, ο λογιστής βάζει την υπογραφή του σε αυτό. Επιπλέον, υποδεικνύουν τον αριθμό και την ημερομηνία της αναφοράς. Αναφέρονται οι δαπάνες που πρέπει να λογιστικοποιηθούν, καθώς και ο αριθμός των λογιστικών λογαριασμών. Ένα σωστά καταρτισμένο και επαληθευμένο έγγραφο μεταφέρεται στον διευθυντή της εταιρείας για μελέτη και υπογραφή.
Ένα παράδειγμα συμπλήρωσης μιας έκθεσης δαπανών για ένα επαγγελματικό ταξίδι είναι παρακάτω.
Ποια έγγραφα επισυνάπτονται;
Ένας υπάλληλος της εταιρείας κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού πρέπει να αποθηκεύσει όλα τα έγγραφα πληρωμής που επιβεβαιώνουν ορισμένα έξοδα. Καταγράφονται στην έκθεση κατά την ολοκλήρωσή της. Αυτή η τεκμηρίωση μπορεί να παρουσιάζεται με διαφορετικές μορφές. Ως εκ τούτου, επισυνάπτονται στην έκθεση τα ακόλουθα έγγραφα:
- οι ταμειακοί έλεγχοι εξέτασαν την πιο κοινή τεκμηρίωση.
- αυστηρές μορφές αναφοράς ·
- ένταλμα μετρητών ·
- αποδείξεις ·
- φορτωτικές ·
- άλλα έγγραφα πληρωμής.
Όλα αυτά τα χαρτιά θα πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά και να αποθηκεύονται υπό βέλτιστες συνθήκες. Αν χάνονται, ο εργαζόμενος δεν θα μπορεί να αποδείξει ότι δαπάνησε πραγματικά τα κεφάλαια που έλαβε από τον εργοδότη για τους αναγκαίους σκοπούς. Στην περίπτωση αυτή, η λογιστική μπορεί να αρνηθεί την επιστροφή εξόδων.
Εάν τα χρήματα δαπανώνται σε οργανισμούς και καταστήματα στα οποία δεν έχει εκδοθεί επιταγή, θα πρέπει να ζητήσετε επιταγές εμπορευμάτων.
Ποιες είναι οι δυσκολίες;
Κατά τη διαδικασία σύνταξης μιας έκθεσης δαπανών για ένα επαγγελματικό ταξίδι, ενδέχεται να προκύψουν διάφορες δυσκολίες. Αυτά περιλαμβάνουν:
- αν κάποιος αποστέλλεται σε άλλη χώρα, πρέπει να επιβεβαιώσει τα έξοδα με τα έγγραφα πληρωμής που λαμβάνει από αλλοδαπούς, αλλά εάν δεν έχει γνώση ξένης γλώσσας, τότε δεν μπορεί να έχει διαφορετικές αποδείξεις και επιταγές.
- συχνά, αμέσως μετά από ένα τέτοιο ταξίδι, ένας πολίτης πηγαίνει διακοπές, οπότε δεν έχει χρόνο να συντάξει μια έκθεση αμέσως μετά την άφιξη, αλλά μπορείτε επίσης να διατυπώσετε τεκμηρίωση αμέσως μετά από μια περίοδο ανάπαυσης.
- όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται από αλλοδαπούς θα πρέπει να μεταφραστούν στα ρωσικά.
Εξαρτάται από την ορθότητα της συμπλήρωσης της έκθεσης και την προετοιμασία άλλων εγγράφων, αν τα έξοδα θα επιστραφούν σωστά στον πολίτη.
Χαρακτηριστικά όταν ταξιδεύετε στο εξωτερικό
Τα επαγγελματικά ταξίδια μπορούν να πραγματοποιηθούν όχι μόνο εντός της Ρωσίας, δεδομένου ότι συχνά απαιτείται να επισκέπτονται ξένους συνεργάτες, επομένως απαιτείται επαγγελματικό ταξίδι στο εξωτερικό. Πώς να εκδώσετε μια αναφορά δαπανών σε αυτή την περίπτωση; Για το σκοπό αυτό, λαμβάνονται υπόψη τα χαρακτηριστικά:
- επιστρέφει από ένα ταξίδι, ο εργαζόμενος πρέπει να συντάξει έκθεση εντός τριών εργάσιμων ημερών.
- εάν τα χρήματα εκδόθηκαν σε ξένο νόμισμα, τότε αυτό βεβαίως αναφέρεται στην τεκμηρίωση.
- οι πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες σε ξένο νόμισμα πρέπει να καταχωρούνται χωρίς μεταβίβαση με την ισοτιμία του ρουβλίου ·
- εάν τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν ορισμένες δαπάνες καταρτίζονται σε μια ξένη γλώσσα, θα πρέπει να ασχοληθείτε με τη μετάφραση τους απευθείας στα ρωσικά.
- η διαδικασία μετάφρασης μπορεί να διεξαχθεί από έναν άμεσο υπάλληλο της εταιρείας ή από υπαλλήλους εξειδικευμένων εταιρειών.
- αν τα εισιτήρια για διαφορετικά οχήματα δημιουργούνται σε μια ξένη γλώσσα, τότε απαιτείται βεβαίως η μεταφορά των στοιχείων, στα οποία αναφέρεται το πλήρες όνομα.επιβάτης, τόπος άφιξης, πτήση, ημερομηνία αναχώρησης και άφιξης, καθώς και τιμή εισιτηρίου.
- δεν είναι απαραίτητο να μεταφράζονται πληροφορίες που δεν έχουν καμία σημασία, για παράδειγμα, αυτό περιλαμβάνει τους κανόνες πτήσης ή τα χαρακτηριστικά της μεταφοράς αποσκευών.
- δεν υπάρχει λόγος για μεταφορά εάν ένας πολίτης διαθέτει ηλεκτρονικό εισιτήριο, δεδομένου ότι όλες οι πληροφορίες συμπληρώνονται βάσει των απαιτήσεων του Ενιαίου Διεθνούς Κωδικοποιητή.
- απαιτείται μεταφορά για όλα τα άλλα έγγραφα υποστήριξης, τα οποία περιλαμβάνουν ένα λογαριασμό στο ξενοδοχείο ή μια επιταγή για ενοικίαση αυτοκινήτου.
Μόνο όταν ληφθούν υπόψη όλες οι παραπάνω απαιτήσεις, ένας υπάλληλος της εταιρείας θα είναι σε θέση να επιβεβαιώσει την επιδιωκόμενη δαπάνη χρημάτων που έλαβε από τον εργοδότη. Αν οι εργαζόμενοι ειδικευμένων εταιρειών συμμετέχουν στη μεταβίβαση, το κόστος αυτών των υπηρεσιών περιλαμβάνεται στα λοιπά έξοδα της εταιρείας.
Μπορεί ένας υπάλληλος να πάει διακοπές μετά από ένα ταξίδι;
Συχνά τα επαγγελματικά ταξίδια διαρκούν αρκετά και έτσι, αμέσως μετά από ένα τέτοιο ταξίδι, ο εργαζόμενος πρέπει να ξεκουραστεί. Επιτρέπεται αμέσως να λάβει διακοπές μετά από ένα τέτοιο ταξίδι. Για το λόγο αυτό, δεν απαιτείται να έρθετε στη δουλειά και να μεταφέρετε έγκαιρα μια προκαταρκτική έκθεση για ένα επαγγελματικό ταξίδι.
Επιτρέπεται να συντάσσει τεκμηρίωση αμέσως μετά την αναχώρησή του και όχι εντός τριών ημερών από την επιστροφή του από το ταξίδι.
Προθεσμίες παράδοσης
Το έγγραφο είναι προς ενοικίαση εντός τριών ημερών. Η αντίστροφη μέτρηση αρχίζει με τα ακόλουθα σημεία:
- επιστροφή από επαγγελματικό ταξίδι.
- έξοδος από διακοπές
- επιστροφή λόγω αναρρωτικής άδειας.
Ως εκ τούτου, η αντίστροφη μέτρηση σε τρεις ημέρες ξεκινά από τη στιγμή που ο πολίτης επιστρέφει στην εργασία για να συνεχίσει την καριέρα του. Εάν παραβιάζονται οι προθεσμίες για τη μεταφορά της προκαταρκτικής έκθεσης για επαγγελματικό ταξίδι, αυτό οδηγεί στο γεγονός ότι ο εργαζόμενος δεν λαμβάνει χρήματα από την εταιρεία για να καλύψει τα έξοδα στα οποία υποβλήθηκε. Επιπλέον, αυτή η κατάσταση μπορεί να αποτελέσει τη βάση για την ευθύνη της εταιρείας εάν οι παραβάσεις εντοπιστούν από φορολογικούς επιθεωρητές.
Ποια καλωδίωση χρησιμοποιείται;
Για να εγκρίνει μια σωστά συμπληρωμένη μορφή έκθεσης προόδου για ένα επαγγελματικό ταξίδι, απαιτείται να καταχωρούνται τα σχετικά δεδομένα στα λογιστικά βιβλία. Για να γίνει αυτό, ο λογιστής χρησιμοποιεί τις καταχωρίσεις για να αντικατοπτρίζει τις συναλλαγές εσόδων ή εξόδων. Τα έξοδα καταχωρούνται στο λογαριασμό 71.
Εάν ένας πολίτης ξόδεψε περισσότερο σε ένα ταξίδι από ό, τι έλαβε από τον εργοδότη, μπορεί να υπολογίζει στην αποζημίωση για τέτοιες δαπάνες. Για να γίνει αυτό, πρέπει να τα επιβεβαιώσει με επίσημα έγγραφα. Μόνο στην περίπτωση αυτή οι απαραίτητες πληροφορίες καταχωρούνται από τον λογιστή στη λογιστική της εταιρείας.
Συμπέρασμα
Τα επαγγελματικά ταξίδια μπορεί να απαιτούνται από οποιαδήποτε εταιρεία για διάφορους λόγους. Μπορούν να πραγματοποιηθούν στη Ρωσία ή σε άλλες χώρες. Οι εργαζόμενοι σε επαγγελματικά ταξίδια μπορούν να περιμένουν να λάβουν αποζημίωση για τα έξοδά τους. Για να γίνει αυτό, πρέπει να σώσει τα έγγραφα πληρωμής που επιβεβαιώνουν τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν.
Μετά από ένα επαγγελματικό ταξίδι, εκπονείται προκαταρκτική έκθεση από τον υπάλληλο της εταιρείας. Περιέχει πληροφορίες σχετικά με όλες τις δαπάνες κατά τη διάρκεια του ταξιδιού. Άλλα συνημμένα έγγραφα μελετώνται από τον λογιστή και διευθυντή της εταιρείας. Βάσει αυτής της έκθεσης, τα απαραίτητα στοιχεία καταχωρούνται στη λογιστική της εταιρείας.