Στις συνθήκες της σύγχρονης διαχείρισης γραφείων, για τη σωστή εκτέλεση πολλών εγγράφων, χρησιμοποιούνται τέτοιου είδους προϊόντα σφραγίδων όπως εκτύπωση και γραμματόσημα. Κάθε ένα από αυτά έχει το δικό του σκοπό και πεδίο εφαρμογής. Για να εκτελέσετε σωστά τα επιχειρηματικά έγγραφα, πρέπει να κατανοήσετε ξεκάθαρα τον τρόπο με τον οποίο η εκτύπωση διαφέρει από τη σφραγίδα και γιατί οι συσκευές αυτές δεν πρέπει να συγχέονται μεταξύ τους. Αυτό πρέπει να εξεταστεί με περισσότερες λεπτομέρειες.
Ο σκοπός της σφραγίδας και της σφραγίδας
Σήμερα είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς το έργο οποιασδήποτε οργάνωσης χωρίς τη χρήση προϊόντων σφραγίδας. Εργαλεία όπως γραμματόσημα, αρίθμηση, σφραγίδες και daters έχουν γίνει από καιρό αναπόσπαστο χαρακτηριστικό των δραστηριοτήτων κάθε νομικής οντότητας. Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία φέρει μεμονωμένες πληροφορίες και έχει συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής.
Παρ 'όλα αυτά, συχνά ανακύπτει ένα ερώτημα στους ανθρώπους: πώς είναι η εκτύπωση διαφορετική από τη σφραγίδα και σε ποιες περιπτώσεις πρέπει να χρησιμοποιηθεί ένα ή άλλο εργαλείο; Οι απαντήσεις σε τέτοιες ερωτήσεις βρίσκονται ήδη στον ίδιο τον ορισμό κάθε συσκευής. Μπορείτε να καταλάβετε πώς η εκτύπωση διαφέρει από τη σφραγίδα μόνο αφού μπορέσετε να καταλάβετε τι είναι. Καταρχάς, αξίζει να υπενθυμίσουμε ότι η εκτύπωση είναι ένα εργαλείο που αποτελείται από δύο μέρη:
- μια ειδική κλισέ, η οποία είναι μια πλάκα ανακούφισης, σχεδιασμένη για εκτύπωση σε χαρτί.
- στέγαση (snap), μέσα στο οποίο είναι συνδεδεμένο.
Αυτή η συσκευή χρησιμοποιείται για την πιστοποίηση διαφόρων εγγράφων προκειμένου να επιβεβαιωθεί η γνησιότητά τους. Η σφραγίδα, στην πραγματικότητα, είναι ένας ειδικός τύπος εκτύπωσης. Περιέχει πληροφορίες που χρησιμοποιούνται συχνά στην εργασία. Αποδεικνύεται ότι η σφραγίδα σας επιτρέπει να αντικαταστήσετε απλά μέρος του χειρόγραφου κειμένου.
Από εδώ είναι σαφές πως η σφραγίδα διαφέρει από τη σφραγίδα. Η διαφορά είναι στο σκοπό των εργαλείων. Ένας από αυτούς είναι απαραίτητος για να επιβεβαιώσει την εγκυρότητα και την πιστοποίηση σημαντικών εγγράφων, και ο άλλος μόνο για να εμφανίσει μηχανικά διπλές πληροφορίες.
Πεδίο εφαρμογής
Οι ειδικοί που ασχολούνται με τη διαχείριση γραφείων μπορούν να φέρουν μερικά ακόμη επιχειρήματα, από τα οποία θα καταστεί σαφές πώς διαφέρει η σφραγίδα από τη σφραγίδα. Εξάλλου, αυτό αποτελεί μέρος της δουλειάς τους, η οποία συνδέεται με την εκτέλεση επιχειρηματικών εργασιών.
Εδώ μπορούμε να διακρίνουμε αρκετές διαφορές:
- Υποχρεωτικό. Σύμφωνα με τους ρωσικούς νόμους, η σφραγίδα πρέπει να υπάρχει σε κάθε επίσημο έγγραφο. Ταυτόχρονα, η σφραγίδα εφαρμόζεται αποκλειστικά κατόπιν αιτήματος της νομικής οντότητας.
- Κανόνες εφαρμογής. Η σφραγίδα βρίσκεται πάντα στο κάτω μέρος του φύλλου πάνω από την ατομική υπογραφή του υπεύθυνου ατόμου. Η σφραγίδα βρίσκεται συνήθως στην κορυφή της φόρμας.
- Επάρκεια. Οι πληροφορίες που περιέχονται στον τύπο περιέχουν όλα τα δεδομένα που είναι απαραίτητα γι 'αυτό. Αντίθετα, η σφραγίδα υποδηλώνει ορισμένες προσθήκες, οι οποίες συνήθως εφαρμόζονται με το χέρι.
Ανακαλύπτοντας τον τρόπο με τον οποίο η εκτύπωση διαφέρει από τη σφραγίδα, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι εκτός από τον τύπο του εγγράφου, πρέπει επίσης να δώσουμε προσοχή στα χαρακτηριστικά κάθε μιας από αυτές τις συσκευές.
Σχήμα εργαλείου
Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η διαφορά μεταξύ εκτύπωσης και σφράγισης έγκειται στο ειδικό σχήμα αυτών των αντικειμένων. Πράγματι, σε μια τέτοια δήλωση υπάρχει κάποια αλήθεια. Οι περισσότερες φώκιες είναι γενικά στρογγυλές ή οβάλ. Αυτά περιλαμβάνουν:
- σφραγίδα ·
- τη σφραγίδα του γιατρού.
- δικηγόρος ·
- πρωτογενείς και δευτερεύουσες σφραγίδες για μια νομική οντότητα ή για έναν μεμονωμένο επιχειρηματία.
Όταν εκτυπώνονται, δίνουν μια εικόνα, μερικές από τις πληροφορίες που βρίσκονται γύρω από την περιφέρεια.
Τα γραμματόσημα με αυτή την έννοια είναι πολύ διαφορετικά. Έχουν ορθογώνια, τετράγωνη, διαμαντένια, οβάλ και τριγωνική. Κάθε ένα από αυτά τα δείγματα έχει το δικό του πεδίο εφαρμογής.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι γραμματόσημων:
- Γωνία, ή διεύθυνση. Περιέχει τις βασικές λεπτομέρειες της εταιρείας και εφαρμόζεται χωρίς την επιστολή.
- Επείγοντα. Τα πιο δημοφιλή από αυτά είναι τα "Paid", "Received", "Redeemed".
- Ετικέτα περιορισμού ελεύθερης πρόσβασης.
- Εγγραφή (για εισερχόμενα έγγραφα).
- Σήμανση.
- Dater.
- Αριθμομηχανή.
- Πλακέτα.
- Άλλο ("Το αντίγραφο είναι σωστό", "Απορρίφθηκε" και άλλα).
- Φαξ.
Τα περισσότερα από αυτά (με εξαίρεση τα τελευταία) είναι ορθογώνια.
Νομική δύναμη
Ποια είναι η κύρια διαφορά μεταξύ εργαλείων όπως η σφράγιση και η εκτύπωση; Η διαφορά έγκειται στο νομικό καθεστώς του εγγράφου στο οποίο τοποθετείται το έντυπο ή το έντυπο αυτό.
Και οι δύο συσκευές σε αυτή την περίπτωση εκτελούν διάφορες λειτουργίες:
- Η εκτύπωση χρησιμοποιείται συνήθως για τη νόμιμη επιβεβαίωση εγγράφων. Αποκτούν πλήρη νομική ισχύ. Επιπλέον, ταυτόχρονα, πιστοποιείται η υπογραφή που παρέχεται από συγκεκριμένο εξουσιοδοτημένο άτομο.
- Η σφραγίδα χρησιμοποιείται μόνο για την τυποποίηση επιχειρηματικών εγγράφων, εάν είναι απαραίτητο. Βασικά, συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας στην επιχείρηση. Δεδομένου ότι δεν είναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό, τα γραμματόσημα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά κατόπιν αιτήματος της διοίκησης για τη διευκόλυνση της εργασίας των υφισταμένων.
Επιπλέον, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι η σφραγίδα, ως υποχρεωτική ιδιότητα, υπόκειται στον αυστηρό έλεγχο των κρατικών φορέων. Αν χαθεί, πρέπει να επικοινωνήσετε αμέσως με τις αρμόδιες αρχές για να συνεχίσετε τη συσκευή. Ταυτόχρονα, η απουσία σφραγίδας ανησυχεί μόνο για τους υπαλλήλους της επιχείρησης, οι οποίοι θα πρέπει να αναζητήσουν έναν διαφορετικό τρόπο εφαρμογής των απαραίτητων πληροφοριών.
