Κατά τη διεξαγωγή οποιασδήποτε συναλλαγής, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο κατά πόσο είναι διαθέσιμα τα τελικά έγγραφα και εκτελούνται σωστά. Και δεν πρόκειται για πληρωμές, αποδείξεις, τραπεζικές δηλώσεις, οι οποίες είναι επίσης υποχρεωτικές και πολύ σημαντικές.
Τα κλειστά έγγραφα είναι τίτλοι στους οποίους αμφότερα τα μέρη επιβεβαιώνουν το γεγονός της ολοκλήρωσης της συναλλαγής όσον αφορά την εκπλήρωση από τους εταίρους του αντικειμένου της συμφωνίας.
Προκειμένου οι αντισυμβαλλόμενοι να μην έχουν παρεξηγήσεις και παρανοήσεις σχετικά με τις λεπτομέρειες των πράξεων, συνιστάται να γράφετε πάντα προσεκτικά όλες τις αποχρώσεις του συμβολαίου. Δεν θα ήταν περιττό να διευκρινιστεί στο ίδιο σημείο ποια έγγραφα είναι απαραίτητα προκειμένου να ληφθεί υπόψη η συμφωνία. 
Ποια είναι τα τελικά έγγραφα;
Προκειμένου η συναλλαγή να θεωρηθεί νόμιμα ολοκληρωμένη και όχι απλώς πληρωμένη, πρέπει να υπάρχει γραπτή επιβεβαίωση αυτού του γεγονότος. Για αυτό, υπάρχουν διάφορα έγγραφα κλεισίματος.
Η λογιστική της κάθε επιχείρησης απαιτεί την αυστηρή λογιστική καταγραφή των εργασιών και τη διαθεσιμότητα όλων των εγγράφων που τις αφορούν. Αν τα χρήματα μεταφέρονται για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία, τότε ο λογιστής πρέπει να έχει ένα έγγραφο που να δηλώνει ότι η εταιρεία το έλαβε. Και αντιστρόφως, η εταιρεία αντισυμβαλλομένου κλείνει την πράξη με τα ίδια έγγραφα σχετικά με την παραλαβή των κεφαλαίων και επιβεβαιώνει τι καταβλήθηκε. 
Για διαφορετικούς τύπους συναλλαγών, υπάρχουν διάφορες συμφωνίες, καθώς και τίτλοι που επιβεβαιώνουν την εφαρμογή τους. Τι είναι τα τελικά έγγραφα, για κάθε ένα από αυτά θα εξετάσουμε περαιτέρω.
Επιβεβαίωση της εφαρμογής της σύμβασης προμήθειας
Το κύριο έγγραφο που καλύπτει σύμβαση για την προμήθεια αγαθών, υλικά, πρώτες ύλες ή οποιαδήποτε άλλη ιδιοκτησία είναι τιμολόγιο. 
Μόνο τα πρωτότυπα έγγραφα είναι νομικά δεσμευτικά. Ως εκ τούτου, ακόμη και αν, σε ορισμένες μεταβατικές περιόδους, λόγω ορισμένων περιστάσεων, ένα αντίγραφο του τιμολογίου έγινε δεκτό, το πρωτότυπο πρέπει να επισυναφθεί στα λογιστικά βιβλία. Ακόμα και μια κράτηση σε μια σύμβαση δεν είναι σε θέση να αλλάξει αυτό.
Υποχρεωτικά στοιχεία του τιμολογίου
Κατά την πώληση αγαθών, ο προμηθευτής υποχρεούται να εκδώσει ένα τιμολόγιο σε δύο αντίγραφα: για τον εαυτό του και τον αγοραστή. Θα πρέπει να έχει λεπτομέρειες όπως:
- όνομα και ημερομηνία του εγγράφου ·
- όνομα του προμηθευτή ·
- περιγραφή των μεταβιβαζόμενων τιμών ·
- ποσότητα και μονάδα μέτρησης (σε φυσικά και νομισματικά ισοδύναμα) ·
- υπογραφή του υπευθύνου, αναφέροντας τη θέση και τα αρχικά του.
Ο νόμος δεν καθορίζει το υποχρεωτικό έντυπο τιμολογίου. Κάθε εταιρεία μπορεί να αναπτύξει τη δική της μορφή. Ωστόσο, οι παραπάνω λεπτομέρειες, σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο για τη λογιστική, πρέπει να έχουν όλα τα έγγραφα κλεισίματος στο πλαίσιο της σύμβασης προμήθειας χωρίς αποτυχία.
Αν υπάρχουν αμφιβολίες σχετικά με την ορθότητα της αυτόματης σύνταξης της φόρμας, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία τον αριθμό του εντύπου TORG-12, ο οποίος θεωρήθηκε υποχρεωτικός μέχρι το 2013.
Παράδειγμα
Για το δείγμα, μπορείτε να λάβετε υπόψη το ακόλουθο τιμολόγιο:
ΕΓΓΡΑΦΟ αριθ. 12 της 19ης Μαρτίου 2015
Αποστολέας: Chip LLC.
Παραλήπτης: LLC Astra.
Η βάση για την απελευθέρωση των αγαθών: σύμβαση αριθ. 7 της 13ης Ιανουαρίου 2015
Εξουσιοδότηση αριθ. 25 της 28ης Φεβρουαρίου 2015, μέσω του Διευθυντή Προμηθειών Ε. Γ. Βικτόροφ.
| Αριθ. P / p | Όνομα | Μονάδες rev. | Ποσότητα | Τιμή
τρίψτε αστυνομικός. |
Ποσό
τρίψτε αστυνομικός. |
| 1 | Κασέτα | τεμ | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ΣΥΝΟΛΟ | 3000,00 | ||||
Απλά κυκλοφόρησε ένα όνομα
Στο ποσό των: Τρεις χιλιάδες ρούβλια. 00 καπίκια
Αποστέλλονται ο διευθυντής _____________________ A. Α. Sergeev
Στοιχείο που ελήφθη _______________________
Μ.Ρ.
Επιβεβαίωση της εφαρμογής της σύμβασης παροχής υπηρεσιών
Αν το αντικείμενο της σύμβασης είναι υπηρεσίες ή εργασία, τότε το κύριο έγγραφο που κλείνει τη σύμβαση θα είναι πράξη. Όπως και με το τιμολόγιο, η συναλλαγή πρέπει να επιβεβαιωθεί με το πρωτότυπο. 
Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες εξαιρέσεις. Εάν το κλείσιμο των εγγράφων για υπηρεσίες δεν αποτελεί προϋπόθεση της σύμβασης και η απουσία τους επιτρέπεται από το νόμο, αντίγραφα των πράξεων μπορούν να κατατεθούν στα λογιστικά βιβλία (εάν είναι απαραίτητο). Ωστόσο, αυτά τα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για την ευκολία της λογιστικής. Τέτοιες περιπτώσεις συμβαίνουν κατά τη σύναψη συμβάσεων μίσθωσης και προσφοράς.
Πράξη εκτέλεσης (παρεχόμενες υπηρεσίες) - έγγραφο που αποδεικνύει όχι μόνο την ολοκλήρωση της συναλλαγής αλλά και την έλλειψη παραπόνων πελατών. Λειτουργεί ως η κύρια επιβεβαίωση, η οποία σας επιτρέπει να λάβετε υπόψη τα έξοδα της επιχείρησης και να τα συμπεριλάβετε στις φορολογικές δηλώσεις. Η πράξη εκτυπώνεται σε δύο αντίτυπα, αποθηκεύονται από κάθε συμμετέχοντα στη συναλλαγή.
Υποχρεωτικά στοιχεία
Ο νόμος δεν εισάγει μια ενιαία μορφή της πράξης της ολοκληρωμένης εργασίας. Σε κάθε επιχείρηση, τα έγγραφα κλεισίματος βάσει μιας σύμβασης παροχής υπηρεσιών αναπτύσσονται ανεξάρτητα, αλλά το σχέδιό τους πρέπει να συμμορφώνεται σαφώς με τα καθιερωμένα πρότυπα.
Οι κύριες λεπτομέρειες που πρέπει να είναι:
- το όνομα και την αρίθμηση του εγγράφου ·
- σε ποια ημερομηνία είναι κατασκευασμένη?
- όνομα του αντισυμβαλλομένου και του πελάτη ·
- περιγραφή της ενέργειας ·
- μονάδα μέτρησης και ποσότητας (φυσικοί δείκτες και δείκτες αξίας) ·
- υπογραφές των υπευθύνων για την επιχείρηση, αναφέροντας τις θέσεις και τα αρχικά τους.
Δείγμα
Νόμος αριθ. 98 της 12ης Δεκεμβρίου 2014, αποδοχή του έργου (παρεχόμενες υπηρεσίες).
Ο αντισυμβαλλόμενος Chip LLC, εκπροσωπούμενος από τον διευθυντή A.A. Sergeyev, αφενός, και ο πελάτης Astra LLC, εκπροσωπούμενος από τον διαχειριστή προμηθειών Ι. V. Kulebyakin, αφετέρου, συνέταξαν πράξη που δηλώνει ότι ο πελάτης δέχθηκε το έργο που εκτελέστηκε και δεν υπήρχαν παράπονα έχει.
| Αριθ. P / p | Όνομα | Μονάδες rev. | Ποσότητα | Τιμή, τρίψτε. αστυνομικός. | Ποσό
τρίψτε αστυνομικός. |
| 1 | Επαναπλήρωση κασέτας | τεμ | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ΣΥΝΟΛΟ | 500,00 | ||||
Συνολικό ποσό: Πεντακόσια ρούβλια 00 καπίκια.
Καλλιτέχνης:
Διευθυντής της Chip LLC _______________________ A.A. Σεργέγιεφ
Πελάτης:
Διαχειριστής προμηθειών της Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Έλλειψη εγγράφων κλεισίματος
Τα τιμολόγια και οι πράξεις πρέπει απαραίτητα να ολοκληρώσουν τη συναλλαγή. Μόνο μετά από αυτό θεωρείται πλήρης και έκλεισε με όλους τους κανόνες.
Ωστόσο, μερικές φορές υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες τα έγγραφα κλεισίματος χάνονται λόγω διαφόρων περιστάσεων. Ή ο επικεφαλής της εταιρείας πρέπει να ασχοληθεί με την αμέλεια των υφισταμένων και, ως αποτέλεσμα των ελέγχων, αποκαλύπτεται η απουσία τέτοιων εγγράφων. 
Μια από τις αρνητικές συνέπειες τέτοιων δυσάρεστων περιστατικών είναι η πρόσθετη επιβάρυνση των φόρων. Εξάλλου, ο λογιστής της επιχείρησης δεν είχε το δικαίωμα να συμπεριλάβει στη δήλωση δαπάνες που δεν έχουν τεκμηριωθεί. Στην περίπτωση αυτή, ο φόρος εισοδήματος υποτιμάται και πρέπει όχι μόνο να το πληρώσετε, αλλά και όλα τα πρόστιμα και ποινές. Επιπλέον, θα τιμωρηθούν και για την έλλειψη εγγράφων. 
Προκειμένου να αποφευχθούν τέτοιες συνέπειες και να μην χαλάσει η φήμη της εταιρείας και οι σχέσεις με τις φορολογικές αρχές, είναι απαραίτητο να παρακολουθείται προσεκτικά η κατάσταση της διαχείρισης εγγράφων και της λογιστικής στην επιχείρηση. Είναι σημαντικό να συμπληρώσετε όλα τα έγγραφα έγκαιρα και σε κατάλληλη μορφή.
Αν ο διαχειριστής αμφιβάλλει για την ικανότητα ή την ευθύνη του λογιστή του, είναι καλύτερο να πληρώσει το ελεγκτικό γραφείο και να διενεργήσει έλεγχο, στη συνέχεια δεκάδες ή ακόμα και εκατοντάδες φορές περισσότερο για να πληρώσει για την έλλειψη εγγράφων.
