Είναι απίθανο να υπάρχει μια τέτοια εταιρεία στην οποία δεν υπάρχει ποτέ ανάγκη να αγοράσετε κάτι σε μετρητά ή να στείλετε έναν υπάλληλο σε επαγγελματικό ταξίδι. Αυτό σημαίνει ότι έκθεση δαπανών τις καταχωρήσεις, τη διαδικασία εργασίας με έγγραφα - τρέχοντα θέματα. Εάν είναι σημαντικό για σας να τα καταλάβετε, διαβάστε το άρθρο.
Τι είναι η αναφορά δαπανών;
Πρόκειται για έγγραφο που περιέχει πληροφορίες για το σκοπό που δαπανήθηκε η προκαταβολή που καταβλήθηκε σε υπάλληλο για επίσημους σκοπούς. Ως αποδεικτικά στοιχεία, επισυνάπτονται στην έκθεση τα δικαιολογητικά έγγραφα: επιταγές, εισιτήρια, φορτωτικές και άλλα οικονομικά έγγραφα.
Για την έκθεση υπάρχει εγκεκριμένο τυποποιημένο έντυπο αρ. AO-1. Το έγγραφο ανήκει στην κύρια ομάδα. Ένα υπεύθυνο πρόσωπο συμμετέχει στην συμπλήρωση της φόρμας, δηλαδή του ατόμου που έλαβε τα χρήματα για να ολοκληρώσει την εργασία. Το καθήκον της λογιστικής είναι να ελέγξει την έκθεση εξόδων, να αντικατοπτρίζει τις καταχωρήσεις στη λογιστική. Το έντυπο περιλαμβάνει δύο μέρη: τη βάση, η οποία παραμένει στην αποθήκη, και η απόδειξη, που διαβιβάζεται στον εργαζόμενο.
Πώς να αντικατοπτρίσετε την αναφορά στο λογιστικό πρόγραμμα;
Προβλέπεται η παρουσίαση δεδομένων σχετικά με τα υπεύθυνα πρόσωπα το σκορ 71, που ανήκει στην ομάδα των ενεργών-παθητικών. Ας δούμε πώς να κάνουμε μια εκ των προτέρων έκθεση, συγκεκριμένες αποσπάσεις αυτού του εγγράφου στη βάση δεδομένων.
Όλα ξεκινούν με την έκδοση κεφαλαίων σε υπεύθυνο πρόσωπο. Καταχωρίζεται μια εγγραφή για τη χρέωση 71 και την πίστωση 50 εάν τα κεφάλαια εκδίδονται από την ταμειακή του αποθήκη. Συμβαίνει ότι η προκαταβολή μεταφέρεται από τον τρεχούμενο λογαριασμό σε τραπεζική κάρτα, τότε το ρεκόρ θα είναι Dt 71 Kt 51. Το έγγραφο είναι είτε μια εντολή ταμειακών εξόδων με υπογραφή υπεύθυνο πρόσωπο είτε τραπεζικές εντολή πληρωμής δήλωση λογαριασμού.
Μετά την ολοκλήρωση της εργασίας και την παροχή των δικαιολογητικών, θα πρέπει να κλείσετε το ποσό της προκαταβολής. Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λογαριασμοί στη χρέωση, εξαρτάται από το τι έχουν εκδοθεί τα χρήματα. Εάν για την αγορά υλικών, τότε ο λογαριασμός 10 ενεργοποιείται, εάν για τα εμπορεύματα, τότε 41. Η εκ των προτέρων έκθεση για ένα ταξίδι απόσπασης έχει τα ακόλουθα: χρέωση λογαριασμών 20, 26, 44, ανάλογα με το αν το ταξίδι συνδέεται με την παραγωγική δραστηριότητα της επιχείρησης ή με την εμπορική. Σε γενικές γραμμές, το αρχείο θα μοιάζει με αυτό: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Είναι σπάνιο το ποσό να εκδίδεται με ακρίβεια. Συνήθως περισσότερα χρήματα από τα απαραίτητα ή λιγότερο. Για να επιστραφεί το αχρησιμοποίητο ποσό, υπάρχει απόσπαση Dt 50 Kt 71, αν υπήρξε υπέρβαση της έκθεσης δαπανών - απόσπαση Dt 71 Kt 50 (51).
Εάν ο υπάλληλος αποδείχθηκε ανέντιμος, διέπραξε κατάχρηση ή δεν προσκόμισε έγγραφα, τότε η εγγραφή Dt 94 Kt 71 διαγράφεται - διαγραφή του ποσού σε ελλείψεις και ζημίες της επιχείρησης. Στη συνέχεια Dt70 Kt 94 - αφαίρεση από τον μισθό του μισθού του εργαζομένου που εκδόθηκε κατά της έκθεσης δαπανών. Οι κύριες συναλλαγές τελειώνουν εκεί.
Υποβολή προθεσμιών αναφοράς και ευθύνη
Σύμφωνα με το νόμο, ένας υπόλογος είναι υποχρεωμένος να υποβάλει δικαιολογητικά στη λογιστική υπηρεσία εντός τριών ημερών από την ολοκλήρωση της εργασίας.
Εάν ο εργαζόμενος δεν το έκανε αυτό, τότε το ποσό που εκδίδεται θεωρείται ως δάνειο προς τον εργαζόμενο. Ο λογιστής πρέπει να υπολογίζει τα υλικά οφέλη από τη χρήση επιχειρηματικών πόρων. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να συγκεντρωθεί και να μεταφερθεί στον προϋπολογισμό ο φόρος εισοδήματος φυσικών προσώπων από το ποσό των υλικών παροχών, οπότε το ποσοστό είναι 35%.
Η ευθύνη είναι αρκετά σοβαρή, επομένως είναι καλύτερο να μην παραβιάζονται οι προθεσμίες για την παροχή δικαιολογητικών.
Πώς να συμπληρώσετε μια αναφορά εξόδων;
Το έντυπο συνήθως εκδίδεται στο λογιστικό τμήμα της επιχείρησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικές υπηρεσίες στο Internet.
Ο αύξων αριθμός της έκθεσης θα κατατεθεί από τον λογιστή, ο υπάλληλος πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία ολοκλήρωσης. Στη συνέχεια εισάγονται πληροφορίες στο μπλοκ δεδομένων σχετικά με τον οργανισμό: όνομα, OKPO, θέση και όνομα του κεφαλιού, όνομα του επικεφαλής λογιστή και λογιστή που συμμετέχει άμεσα στην επαλήθευση της έκθεσης.
Στη συνέχεια συμπληρώνονται οι πληροφορίες σχετικά με τον υπεύθυνο: πλήρες όνομα του υπαλλήλου, θέση, όνομα μονάδας και κωδικός, αριθμός προσωπικού.
Και τα δύο αυτά τετράγωνα με τη μορφή που εκδίδει η λογιστική υπηρεσία συνήθως καλύπτονται ήδη.
Σε ειδικό πίνακα πρέπει να εισάγετε όλα τα δικαιολογητικά με αριθμούς, ημερομηνίες και ονόματα, να αναγράψετε το ποσό για κάθε ένα. Υπολογίστε το σύνολο.
Έλεγχος και έγκριση
Το υποβληθέν έγγραφο ελέγχεται, οι λογιστικές εγγραφές γίνονται με εκθέσεις προόδου. Τι είναι ο έλεγχος;
Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι δαπάνες ήταν στοχευμένες. Στη συνέχεια ελέγχεται η παρουσία όλων των απαραίτητων εγγράφων, η ορθότητα της εκτέλεσης τους. Είναι απαραίτητο να ελέγξετε και να συμπληρώσετε την αναφορά, ιδιαίτερα να δώσετε προσοχή στο αριθμητικό μέρος.
Οι δαπάνες σε μετρητά επιβεβαιώνονται με επιταγές με κατανομή των θέσεων ή επισυναπτόμενες αποδείξεις πωλήσεων, τις ρίζες των εισπράξεων από τα μετρητά, άλλες μορφές αυστηρής αναφοράς.
Εάν ο εργαζόμενος που πληρώνεται με πιστωτική κάρτα, τότε θα πρέπει να υπάρχουν αποδείξεις τερματικών πληρωμής, επιταγές.
Ο υπεύθυνος πρέπει να εκδώσει μια απόδειξη ότι όλα τα απαραίτητα πράγματα παραδόθηκαν και έγιναν δεκτά για επαλήθευση. Η έκθεση πιστοποιείται από τις υπογραφές του επικεφαλής, του λογιστή και του υπεύθυνου ειδικού. Αφού οι εκθέσεις προόδου ελεγχθούν και εγκριθούν, η αποστολή έγινε, αποστέλλονται για αποθήκευση.
Μπορώ να αφαιρέσω τον ΦΠΑ;
Εάν οι έλεγχοι χρησιμεύσουν ως δικαιολογητικά έγγραφα, τότε είναι αδύνατο να γίνει δεκτός ο ΦΠΑ για την αφαίρεση τους, έστω και αν αυτό επισημαίνεται στο έγγραφο. Η βάση είναι μόνο ένα τιμολόγιο, αν υπάρχει, η έκπτωση είναι νόμιμη.
Κύκλος υπεύθυνων προσώπων
Δεν έχει κάθε εργαζόμενο δικαίωμα να λάβει προκαταβολή. Εάν ο οργανισμός θα δώσει χρήματα σε όλους, αυτό θα εγείρει ερωτήσεις από τις ρυθμιστικές αρχές. Ως εκ τούτου, ο κύκλος των υπόλογων πρέπει να είναι περιορισμένος. Περιλαμβάνει μόνο εκείνους τους υπαλλήλους οι οποίοι, λόγω της φύσης των καθηκόντων τους, πρέπει να εκτελούν καθήκοντα που απαιτούν προκαταβολή.
Εκτός από τον περιορισμό του κύκλου προσώπων, θα πρέπει να εισαχθεί ένα όριο για το ποσό. Αυτό γίνεται με τη βοήθεια ειδικής εντολής, η οποία καθορίζει ποιος έχει ακριβώς το δικαίωμα να λάβει προκαταβολή, για ποιους σκοπούς και σε ποιο βαθμό. Η παραγγελία αποθηκεύεται στη λογιστική.
Αν ο εργαζόμενος δεν ανέφερε νωρίτερα το ποσό που του είχε χορηγηθεί στην υποπεριοχή, δεν δικαιούται να λάβει προκαταβολή μέχρις ότου παρασχεθούν δικαιολογητικά έγγραφα.
