Ορισμός του όρου
Πιστεύεται ότι στη Ρωσία για πρώτη φορά, σε σύγκριση με την ξένη πρακτική, δημιουργήθηκε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, σκοπός του οποίου είναι η καθιέρωση της διαδικασίας τεκμηρίωσης των δραστηριοτήτων διαχείρισης εντός του κράτους. Το 1973, ένα τέτοιο σύστημα ονομάστηκε ενιαία κρατική τελωνειακή υπηρεσία, η οποία σημαίνει "ένα ενοποιημένο κράτος. σύστημα τήρησης αρχείων. " Συνολικά, η ΕΣΣΔ ανέπτυξε 16 ενοποιημένα συστήματα.
Η τυποποίηση των εγγράφων είναι το αποτέλεσμα της αναδιοργάνωσης της ροής εγγράφων του εν λόγω συστήματος που πληροί ορισμένα πρότυπα. Η μείωση της αλληλογραφίας και η μείωση της πολυπλοκότητας της σύνταξής της, καθώς και η επιθυμία αποφυγής αλληλεπικάλυψης δεδομένων, θεωρούνται επείγοντα θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν στο πλαίσιο των εργασιών διαχείρισης. Ένα αποτελεσματικό αποτέλεσμα μπορεί να επιτευχθεί μέσω της ενοποίησης και τυποποίησης των πληροφοριών σχετικά με το περιεχόμενο και τη μορφή.
Η τυποποίηση των εγγράφων είναι η διαμόρφωση των ίδιων τυποποιημένων εντύπων για πρωτόκολλα παρόμοια στο σκοπό, τα οποία συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη χρήση του χαρτιού στην εκτύπωση πράξεων και αποφάσεων. Η τυποποίηση διευκολύνει τη ροή εργασιών λογιστικής καθώς και τεκμηρίωση αρχειοθέτησης.
Παρόμοια ορολογία
Ένας σχεδόν παρόμοιος ορισμός είναι η "ενοποίηση", η οποία είναι η διαδικασία της προσθήκης κάτι, περιλαμβανομένων τεκμηριωμένων πράξεων, σε μία ενιαία μορφή ή κοινό σύστημα, που οδηγεί σε μείωση της αρχικής δέσμης των εν λόγω αντικειμένων. Η ενοποίηση, το πρότυπο και η τυποποίηση των εγγράφων οδηγεί στο σχηματισμό ορθολογικής ομοιομορφίας σε οποιοδήποτε τομέα δραστηριότητας, ιδίως στην τεκμηρίωση. Η μείωση της αδικαιολόγητης ποικιλίας των μορφών δεδομένων και η δημιουργία μιας ενιαίας δομής συμβαίνουν μέσω των δομών γλώσσας, των λεπτομερειών, των λογιστικών πληροφοριών και της αποθήκευσης τους. Οι υπερβολικές αλυσίδες εγγράφων αφαιρούνται με την πάροδο του χρόνου για να αποφευχθεί η περιττή αλληλεπικάλυψη στοιχείων.
Η ενοποίηση των εγγράφων σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια ενιαία εικόνα των μορφών των διοικητικών εγγράφων που εκτελούν τις λειτουργίες και τα καθήκοντα της διαχειριστικής μορφής. Αυτή η προσέγγιση θα οδηγήσει σε εργασία με μεγάλο όγκο εγγράφων για την ομαλοποίηση τους στο σύστημα παραγωγής, καθώς και για την επιτάχυνση της ανταλλαγής επιχειρηματικών δεδομένων.
Αυξήστε την αποδοτικότητα
Ένα ενιαίο κληρικό σύστημα προωθεί την επιχειρησιακή επεξεργασία, μειώνει το χρόνο που αφιερώνεται στην εργασία με έγγραφα που επηρεάζουν ολόκληρο το γραφείο: από τους απλούς υπαλλήλους μέχρι τους διευθυντές.
Τα αντικείμενα της τυποποίησης των εγγράφων μπορούν να είναι η σύνθεση και οι μορφές τους. Η ενοποίηση της σύνθεσης των εγγράφων είναι η κατανομή και ενοποίηση του συνόλου των εγγράφων που είναι απαραίτητα για την επίλυση των διευθυντικών καθηκόντων. Ως αποτέλεσμα τέτοιων ενεργειών αναμένεται να μειώσει τη σύνθεση των εγγράφων.Η ενοποίηση των εντύπων είναι η επιλογή και ενοποίηση των δεικτών πληροφόρησης, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών που αντιστοιχούν στον σκοπό των εγγράφων, καθώς και ο καθορισμός των γενικών απαιτήσεων για τη δημιουργία και την εκτέλεσή τους. Στις εργασίες γραφείου, η ενοποίηση μπορεί να συμβεί τόσο ως στάδιο τυποποίησης όσο και ως ανεξάρτητη διαδικασία.
Η ουσία της τυποποίησης
Ο ομοσπονδιακός νόμος «για την τεχνική ρύθμιση» αριθ. 184 διευκρινίζει την αρχή του ορισμού: η τυποποίηση των εγγράφων είναι μια ολιστική εργασία με στόχο τον καθορισμό κανόνων για την εκούσια χρήση τους, με αποτέλεσμα την απλούστευση των πληροφοριών στους τομείς της παραγωγής και της κυκλοφορίας των προϊόντων, υπηρεσίες.
Το "πρότυπο" μπορεί να ονομαστεί ένα έγγραφο που υποδεικνύει τα χαρακτηριστικά των προϊόντων, τους κανόνες για την εφαρμογή διαφόρων διαδικασιών παραγωγής, τα χαρακτηριστικά μεταφοράς και αποθήκευσης, το έργο ή τις υπηρεσίες. Το πρότυπο περιλαμβάνει ορισμένες απαιτήσεις για την ορολογία, την επισήμανση, τον συμβολισμό, τη συσκευασία, τις ετικέτες.
Τα κανονιστικά έγγραφα για την τυποποίηση περιέχουν τους βέλτιστους κανόνες και απαιτήσεις για το σχεδιασμό, την προετοιμασία, την αποθήκευση και τη λογιστική των επιχειρηματικών εγγράφων, τα οποία εγκρίθηκαν με τον προβλεπόμενο τρόπο και συνιστώνται για επαναλαμβανόμενη χρήση στις εργασίες γραφείου. Η τυποποίηση (με απλά λόγια) είναι η διαμόρφωση και έγκριση ομοιόμορφων κανόνων που παρουσιάζονται στα έγγραφα, προκειμένου να εξορθολογιστούν.
Η τυποποίηση αφορά την εκπόνηση των βασικών απαιτήσεων για τα έγγραφα σε ένα νομικό κανόνα. Χάρη σε αυτή τη διαδικασία, ο σχηματισμός πολλών εγγράφων συμβαίνει σύμφωνα με έναν κανόνα, ο οποίος είναι ευκολότερος για τους παραλήπτες να αντιλαμβάνονται. Η τυποποίηση των εγγράφων είναι το αποτέλεσμα της ενοποίησης ή της ανώτατης μορφής της.
Τυπικά στοιχεία διαδικασίας
Οι μετασχηματισμοί μπορούν να αφορούν ορισμένους τύπους εγγράφων (ο GOST υποδεικνύεται με έναν αριθμό), κανόνες δομής και σχεδιασμού, στοιχεία ενός ενοποιημένου συστήματος τεκμηρίωσης (DCL). Ένα τέτοιο σύστημα αποτελείται από ένα συνδυασμό αλληλένδετων μορφών εγγράφων που δίνουν μια πληροφοριακή ιδέα για ορισμένες μορφές οικονομικών και διαχειριστικών δραστηριοτήτων. USD βασίζεται σε ομοιόμορφους κανόνες και απαιτήσεις, διαθέτει τα δεδομένα που απαιτούνται για τη διαχείριση οποιουδήποτε πεδίου δραστηριότητας.
Το συνηθισμένο σύστημα τεκμηρίωσης είναι οργανωμένο έτσι ώστε να ικανοποιεί τις ανάγκες τεκμηρίωσης συγκεκριμένων δραστηριοτήτων και τα έγγραφα του συστήματος τυποποίησης είναι αποτέλεσμα της διαδικασίας κατάθεσης εγγράφων σε μία ενιαία μορφή και σύστημα, όταν επικρατεί ομοιομορφία και μειώνεται η αδικαιολόγητη σειρά προτύπων εγγράφων, οι λεπτομέρειες και οι δείκτες τους. Στη διαδικασία τυποποίησης, υπάρχει μια μετάβαση στην ορθολογική ομοιομορφία στη ροή εργασίας.
Επίπεδο έγκρισης και σχετικές κατηγορίες
Η τυποποίηση είναι μια μορφή νόμιμης έγκρισης των αποτελεσμάτων της ενοποίησης, η οποία είναι ένας συνδυασμός κράτους. πρότυπα και μια ενιαία μορφή εγγράφων που περιλαμβάνονται.
USD διαιρείται σε:
- κατάσταση πρότυπα ·
- τυποποιημένες μορφές εγγράφων ·
- κατευθυντήριες γραμμές για τη χρήση τους.
Οι λεπτομέρειες του ενοποιημένου εγγράφου εφαρμόζονται σύμφωνα με την επιδιωκόμενη εργασία και το επίπεδο έγκρισης που έχει καθοριστεί. Υπάρχει μια κατανομή των εγγράφων τυποποίησης στη Ρωσική Ομοσπονδία σε κατηγορίες:
- Τμήμα (κατά κλάδους). Χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση διαδικασιών διαχείρισης που είναι κοινές σε όλες τις επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από τη δραστηριότητα και τα νομικά πρότυπα. Η έγκριση λαμβάνει χώρα σε ομοσπονδιακό επίπεδο.
- Μορφές εγγράφων επιχειρήσεων, οργανισμών και επιχειρήσεων. Ορισμός τοπικά.
- Όλα τα ρωσικά. Οι δημιουργοί αυτών των εντύπων είναι ο Ομοσπονδιακός Οργανισμός Αρχείων, το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσίας, η Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Κρατών. στατιστικές, Κεντρική Τράπεζα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.Αυτές οι μορφές εγγράφων είναι υποχρεωτικές για χρήση σε όλους τους οργανισμούς, ανεξαρτήτως μορφής ιδιοκτησίας και υποταγής (για παράδειγμα, λογιστικά βιβλία για την λογιστική και την αμοιβή, η οποία εγκρίθηκε με την απόφαση της κρατικής επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 5ης Φεβρουαρίου 2004).
- Έντυπα εγγράφων των συστατικών οντοτήτων της Ομοσπονδίας. Η έγκρισή τους γίνεται σε περιφερειακό, περιφερειακό ή τοπικό επίπεδο. Αυτά τα έντυπα είναι κοινά στο σχετικό θέμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Οι ιδιαιτερότητες της υποστήριξης των πληροφοριών
Εκτός από τα διεπιστημονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων, χρησιμοποιούνται μορφές εγγράφων του εθνικού συστήματος τυποποίησης, τα οποία αντικατοπτρίζουν τα χαρακτηριστικά των δραστηριοτήτων συγκεκριμένων βιομηχανιών. Αυτά τα χαρακτηριστικά χωρίζονται σε:
- Πρόσθετες απαιτήσεις δεδομένων για την επίλυση διαχειριστικών λειτουργιών ενός τυπικού σχεδίου (για παράδειγμα, απόλυση / αποδοχή εκπαιδευτικού ή υγειονομικού προσωπικού).
- Άλλες δραστηριότητες για τις οποίες οργανώθηκε παρόμοια βιομηχανία και οι κανόνες διαχείρισης της. Η συγκεκριμένη τεκμηρίωση μπορεί να περιλαμβάνει:
- συνταγές ·
- ιατρικό ιστορικό
- άδεια ασθενείας ·
- μάρτυρες φύλλα?
- οδηγοί ·
- απογραφή περιπτώσεων (αρχείο),
- κάρτες?
- καλές υποθέσεις (παραγωγή εξερεύνησης) ·
- δηλώσεις απόδοσης ·
- χρονοδιάγραμμα (τεκμηρίωση κατάρτισης).
Ορισμός της τεκμηρίωσης
Το ζήτημα αυτό αντιμετωπίζεται από ειδικά εξουσιοδοτημένα τμήματα και οργανισμούς, όπως για παράδειγμα το ρωσικό κράτος. η βιβλιοθήκη φροντίζει για τον προσδιορισμό της σύνθεσης της τεκμηρίωσης που είναι διαθέσιμη σε όλες τις βιβλιοθήκες της χώρας. Οι τομεακές μορφές εγγράφων είναι κανονιστικού χαρακτήρα εάν βρίσκονται στο πλαίσιο ενός διαμερισματικού συστήματος (όπως συμβολαιογραφικό ή δικαστικό), παρόμοια πρότυπα χρησιμοποιούνται επίσης σε συγκεκριμένες οργανώσεις που ασχολούνται με παρεμφερείς δραστηριότητες (για παράδειγμα, ιατρικές ή ασφαλιστικές).
Η χρήση των εγγράφων τυποποίησης στις επιχειρήσεις καθιστά δυνατή τη μείωση του κόστους σύνταξης, επεξεργασίας, κατασκευής, επεξεργασίας εγγράφων και μεταφοράς τους. Έτσι, η ροή εγγράφων εντός της οργάνωσης επιταχύνεται. Η αναδιοργάνωση του περιεχομένου των εγγράφων βελτιώνει την ποιότητα των καθηκόντων διαχείρισης. Η σύνταξη του εγγράφου καθορίζεται στο Φύλλο Φύλλου (ένα ενιαίο κανονιστικό έγγραφο που αποτελείται από έναν κατάλογο των εγγράφων που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση των καθηκόντων της διοικητικής δραστηριότητας της επιχείρησης που έχει νομικό καθεστώς) και οι μετασχηματισμοί μορφής εγγράφων καθορίζονται στο Άλμπουμ των Εγγράφων. Το φύλλο χρόνου οργανώνει τη διαδικασία τεκμηρίωσης, δημιουργεί ένα οπτικό σχήμα για τη λογιστική καταγραφή όλων των τύπων δραστηριοτήτων. Η κάρτα αναφοράς δημιουργείται έτσι ώστε να θεσπίζονται ορισμένοι κανόνες για τον καθορισμό του τόπου και του χρόνου, καθώς και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων.
Χαρακτηριστικά χαρακτηριστικά
Υπάρχουν τύποι εγγράφων τυποποίησης σχετικά με το λεύκωμα των εντύπων εγγράφων (συλλογή προτύπων για ενοποιημένα έντυπα που είναι απαραίτητα για τη διαχείριση εγγράφων σε ένα ίδρυμα):
- ένα δείγμα αναφοράς (σε χαρτί) που είναι αποθηκευμένο στο γραφείο ή το γραφείο του γραφείου ·
- ηλεκτρονικό αντίγραφο που διατίθεται σε κάθε χώρο εργασίας.
Χαρακτηριστικά της διαμόρφωσης αυτών των εγγράφων είναι τα εξής:
- ομοιομορφία της δημιουργίας ρύθμισης του περιεχομένου των εγγράφων, αποκλεισμός των διπλών πληροφοριών ·
- κοινή ορολογία και συμβάσεις, η οποία σας επιτρέπει να συγκρίνετε δείκτες από διαφορετικά επίπεδα διαχείρισης και τα υπό εξέταση συστήματα.
- τη δημιουργία ομοιόμορφων μοντέλων για την κατασκευή ειδικών μορφών εγγράφων.
Αρχές και βασικά στοιχεία της τυποποίησης εγγράφων
Η Επιτροπή CMEA περιέγραψε μια σύνθετη τυποποίηση, στην οποία υπάρχει μια σκόπιμη δημιουργία και εφαρμογή ενός συστήματος σχετικών απαιτήσεων τόσο για ένα αντικείμενο όσο και για τα στοιχεία του προκειμένου να προσφέρει μια βέλτιστη λύση σε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Η έγκριση των εγγράφων βασίζεται στις απαιτήσεις του κράτους.πρότυπα και κανόνες του ΚΟΑΕ, του ISO και άλλων διεθνών οργανισμών που εργάζονται στον τομέα της ενοποίησης και τυποποίησης των εγγράφων.
Μια έντονη αλλαγή στο συνηθισμένο περιεχόμενο των εγγράφων μπορεί να επηρεάσει δυσμενώς την ψυχολογική αναδιάρθρωση των εργαζομένων του οργανισμού. Ως εκ τούτου, η διαδικασία μετατροπής πρέπει να προχωρήσει ομαλά, επηρεάζοντας μόνο τις πιο απαραίτητες αλλαγές διατηρώντας παράλληλα τους κανόνες και τα θεμέλια των εθνικών εγγράφων τυποποίησης, καθώς και χωρίς να προκαλεί οικονομική ζημία. Κατ 'αρχάς, εισάγονται ελάχιστες αλλαγές και στη συνέχεια ριζικές αλλαγές. Η σταδιακή μετατροπή των προτύπων επιτρέπει σε όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία να τυποποιήσουν πλήρως τη ροή εργασίας τους.
Επεξεργασία πληροφοριών
Η εύρεση κοινών εγγράφων και η δημιουργία ενός ενιαίου γενικώς αποδεκτού προτύπου απλοποιεί τις χειρωνακτικές μεθόδους επεξεργασίας δεδομένων, η εργασία γίνεται πιο αποτελεσματική, μειώνεται το κόστος του οικονομικού σχεδίου και ο χρόνος που χρησιμοποιείται για την κατάρτιση του διευθυντικού προσωπικού μειώνεται, γεγονός που έχει αναμφισβήτητα θετική δυναμική. Είναι σημαντικό να δοθεί προσοχή στη συμμόρφωση με τις γενικές απαιτήσεις για τα έγγραφα διαχείρισης στις συνθήκες λειτουργίας των αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου, όταν η επίδραση της ενοποίησης και τυποποίησης όλων των εγγράφων αυξάνεται σημαντικά.
Η αρχειοθέτηση, η οποία μελετά τα θεωρητικά και πρακτικά θεμέλια της αρχειακής επιστήμης, επηρεάζει τη βελτίωση των μορφών εγγράφων. Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών τυποποίησης ξεκίνησε με την ταξινόμηση του συστήματος εγγράφων στην εθνική οικονομία και στη συνέχεια συνεχίστηκε στον τομέα της διαχείρισης, όπου έφθασε στην σημερινή αποτελεσματική μορφή του. Τώρα, αυτή η διαδικασία επηρεάζει διεθνείς και εθνικούς οργανισμούς, 10 ξένοι οργανισμοί εργάζονται για την απλούστευση της ροής εργασίας των εξωτερικών εμπορικών σχέσεων, συμπεριλαμβανομένης της Επιτροπής Εξωτερικού Εμπορίου, της Επιτροπής Ανάπτυξης Εμπορίου της ECE, του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης κ.λπ.