La organización de los registros de personal en la empresa no es una tarea difícil pero laboriosa. Se resuelve lanzando secuencialmente procesos de personal, que están regulados por la ley aplicable.
En general, el mantenimiento correcto de la documentación del personal no solo salva a la empresa de las inspecciones de las autoridades reguladoras, sino que también permite a los empleados evitar problemas, por ejemplo, con la obtención de pensiones o la posibilidad de solicitar otras garantías sociales. A menudo sucede que debido al mantenimiento inadecuado de registros en el lugar de trabajo, las personas tienen que gastar una gran cantidad de tiempo, finanzas y nervios para demostrar a las autoridades su derecho a recibir beneficios, asignaciones y otros pagos. Por lo tanto, cada gerente debe recordar que mantener registros de personal y la organización adecuada del trabajo de oficina es una de las tareas principales de las que es responsable ante su personal y el estado.
Este artículo hablará sobre la corrección del establecimiento de este proceso, así como sobre todos sus matices. Entonces será posible obtener una respuesta a la pregunta de cómo organizar los registros de personal desde cero paso a paso y no cometer errores.
Conceptos y definiciones
Antes de comprender la configuración de este proceso, debe definir los conceptos básicos. Entonces, registros de personal: este es el proceso de organizar la contabilidad de los empleados, que está asociado con el registro oficial de la contratación, el traslado de un puesto a otro y la liberación del personal, así como la contabilidad de las relaciones laborales de la empresa y su personal.
La gestión de registros de recursos humanos es una actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos de recursos humanos.
Por lo tanto, queda claro que la gestión de recursos humanos y los registros de personal son dos fenómenos interrelacionados que tienen como objetivo implementar la política de personal de la empresa.
Metas y objetivos
El propósito de los registros de personal es establecer un sistema efectivo y efectivo de gestión de registros de personal y un registro adecuado de las relaciones laborales entre el empleador (empresa) y el empleado (personal) directamente.
Pero las tareas que los registros de personal están diseñados para resolver son las siguientes: regular la relación entre el empleador y los empleados de la empresa y crear el marco legal para las relaciones laborales.
Una vez que haya entendido qué es la contabilidad de recursos humanos, puede comenzar a considerar paso a paso cómo organizar los registros de personal desde cero.
Etapas de organización de los registros de personal.
Por lo tanto, antes de comenzar a organizar los registros de personal paso a paso desde cero, necesita un plan de acción claro, dividido en etapas. Esto ayudará a no perder puntos importantes en este proceso.
Entonces, la organización de los registros de personal en general implica pasar los siguientes pasos:
- Creación de un servicio de personal (departamento) en caso de que la compañía planee emplear a una gran cantidad de empleados, o asignar tareas de contabilidad a un especialista específico si la compañía planea tener una pequeña cantidad de personal.
- Desarrollo de documentación regulatoria básica (en el campo de la gestión de personal de una empresa).
- Organización del trabajo de oficina (determinación de quién y cómo redactará la documentación, desarrollo de formularios de pedido sobre cuestiones de personal, mantenimiento de informes diarios, etc.).
- Automatización de registros de personal (si es necesario).
- Identificación de formas de controlar la precisión de la contabilidad (regulación y asignación de autoridad a los funcionarios responsables de la contabilidad adecuada).
Cada una de estas etapas tiene ciertas tareas y subtareas. Es necesario considerarlos todos.
¿Quién debe mantener registros?
Como se señaló anteriormente, hay dos formas de determinar quién participará en el mantenimiento de los registros de personal en una empresa. En general, depende de cuántas personas están planificadas para ser empleadas para lograr sus objetivos (como regla, el objetivo de una empresa es organizar actividades comerciales con fines de lucro).
Para las grandes empresas, se recomienda la creación de un servicio de personal o un departamento de personal completo. Para las pequeñas empresas, la asignación de tareas de personal a un contador o secretario está permitida. Sin embargo, existe una tercera opción: la transferencia de registros contables a la subcontratación a organizaciones especializadas.
Al crear un servicio o departamento, deberá crear ciertos documentos reglamentarios, a saber, la provisión del servicio (departamento) y las descripciones de trabajo de los empleados. En el caso de asignar tareas a un contador o secretario, será necesario registrar las funciones de personal en la descripción del puesto del empleado seleccionado. Si existe tal necesidad, se recomienda que envíe un contador o secretario a los cursos de Recursos Humanos. Esto ayudará a mejorar las habilidades de los empleados a quienes se les encomendarán tareas en asuntos de personal. Pero si se decidió cooperar con organizaciones de terceros en el tema de transferirles tareas de contabilidad, entonces se requiere un contrato.
Desarrollo de documentación obligatoria del personal.
Hay una serie de documentos que guían obligatoriamente a quienes mantienen registros de personal y gestión de registros. En primer lugar, dicho documento es la lista de personal. Es un documento que muestra la composición, la cantidad de personal y los salarios de los empleados, así como los títulos de los puestos. En la tabla de dotación de personal, los puestos de empleados se dividen en unidades, lo que permite hacer un análisis cuantitativo y cualitativo de toda la empresa.
El siguiente paso es el desarrollo de una forma estándar de órdenes de personal, que mostrará información sobre la admisión, la transferencia a otro puesto, el envío de vacaciones y el despido de los empleados de la empresa.
El siguiente documento obligatorio es la normativa laboral interna. Muestran los puntos principales que regulan la actividad laboral de todos los empleados de la empresa. De acuerdo con este documento, si un empleado viola las reglas descritas en el documento, puede ser castigado disciplinándolo.
También otro documento de registros de personal es un acuerdo modelo sobre la conclusión de las relaciones laborales entre la empresa y el empleado. Los contratos de trabajo pueden ser del mismo tipo o resueltos para cada puesto por separado. Además, la compañía debe haber desarrollado una hoja de tiempo, que mostrará las horas reales por las cuales el empleado recibirá salarios.
También debe recordar el horario de vacaciones en la empresa. Este documento se desarrolla a más tardar dos semanas antes de fin de año. El calendario de vacaciones muestra un plan de calendario para enviar a las personas en vacaciones obligatorias. Al elaborar dicho plan, debe recordarse que el personal debe ser enviado de vacaciones de tal manera que la ausencia simultánea de ciertos trabajadores no implique una interrupción en el proceso laboral de la empresa.
No debemos olvidar el desarrollo de regulaciones sobre remuneración.Este documento refleja el proceso de nómina al personal de la organización y también regula el cálculo de pagos adicionales, por ejemplo, asignaciones, incentivos o bonificaciones. La etapa final es el desarrollo de regulaciones sobre las unidades de la empresa y descripciones de trabajo de especialistas y trabajadores. Además, se recomienda desarrollar una regulación sobre datos personales. Una vez que los documentos reglamentarios estuvieron listos, puede comenzar a organizar el papeleo.
Trabajo administrativo
El papeleo incluye el mantenimiento adecuado de la documentación relacionada con la recepción, movimiento y liberación del personal.
Obligatorio es la conducta de los archivos personales que se establecen para cada empleado de la empresa. Incluye una tarjeta de registro personal personal, una solicitud de admisión, una copia de un pasaporte, copias de documentos educativos, un certificado de examen médico, una copia de una identificación militar (si la hay) y otros documentos que se generan en el curso del trabajo de un empleado . Y también otra tarea muy importante es completar los libros de trabajo.
Además de todo lo anterior, también se pueden desarrollar otros documentos que estén directamente relacionados con los detalles de la empresa, asegurando la operación correcta en el campo de los registros de personal.
¿Qué revistas deberían estar en la gestión de recursos humanos?
En primer lugar, debe iniciar las siguientes revistas:
- familiarización con las reglas del horario laboral interno;
- registro de órdenes de personal;
- registro de órdenes de empleo;
- registro de pedidos para vacaciones regulares;
- registro de baja por enfermedad;
- registro de contratos de trabajo;
- contabilidad para trabajadores en comisión de servicio;
- seguimiento de tiempo;
- contabilidad del movimiento de libros de trabajo;
- contabilidad de tarjetas personales;
- controles contables
Además de las propias revistas, como complemento de ellas, se pueden desarrollar instrucciones para completarlas. Y también toda la documentación que está registrada en estas revistas se almacena en carpetas separadas de acuerdo con la nomenclatura aprobada.
Automatizacion Contable
Como quedó claro a partir de la información anterior, los registros de personal son un proceso muy minucioso que requiere atención especial de los empleados responsables de mantener este problema. Por lo tanto, hoy puede simplificarse mediante la automatización.
Existen muchos programas que simplifican el trabajo de los oficiales de personal y reducen la probabilidad de cometer errores. Como regla general, una empresa necesita instalar versiones con licencia de dicho software. Sin embargo, vale la pena señalar que la compra de dicho programa se amortizará en poco tiempo y no permitirá errores graves en el trabajo. En general, estos programas resuelven los siguientes problemas:
- mantener registros de personal de acuerdo con la legislación laboral;
- compilación e informes sobre el tema del personal;
- hacer aprobaciones oportunas de todos los procesos de personal con el departamento de facturación o contabilidad.
Uno de los programas más populares y buscados en la actualidad es 1C con la configuración de "Gestión de recursos humanos".
¿Qué hacer si es imposible organizar de forma independiente los registros de personal paso a paso desde cero?
Si una empresa tuvo que enfrentar un problema de este tipo cuando no es posible establecer procesos de personal de manera independiente, entonces no es difícil resolver dicha situación. Para estos fines, hay empresas que pueden proporcionar dicho servicio.
Los especialistas de las empresas consultoras realizarán una auditoría y desarrollarán el paquete de documentos necesario. En general, tales organizaciones deben resolver tales problemas:
- Elija el sistema de gestión de personal óptimo en la empresa.
- Desarrollar documentos regulatorios internos.
- Desarrolle las instrucciones y regulaciones necesarias.
Además, dichos especialistas pueden, si es necesario, liderar la creación de un servicio de gestión de personal y un departamento de gestión de documentos. En general, la participación de especialistas externos ayuda a la gerencia a establecer el trabajo en esta dirección. Esto es muy útil para la empresa en su conjunto, especialmente al crearlo.
Conclusión
Resumiendo este artículo, vale la pena señalar que la contabilidad del personal y la gestión del personal son procesos interrelacionados en los que la política de personal de la empresa dependerá completamente de la calidad de la organización de la primera.
En ningún caso se deben pasar por alto los problemas de personal, porque no solo las actividades de la organización dependen de ellos, sino más a menudo el destino de los empleados. Uno solo tiene que imaginar cuán indignados están esas personas que no pueden recibir su merecido retiro o cualquier otro pago debido al desempeño deficiente de sus funciones por parte de un oficial de personal.
Habiendo considerado la cuestión de cómo organizar los registros de personal desde cero paso a paso, podemos comenzar a implementar un programa para establecer este proceso en la empresa. Lo más importante es no descuidar las recomendaciones del Código del Trabajo, las decisiones del Ministerio de Trabajo, Goskomstat, Rosarkhiv y otros departamentos gubernamentales.
Después de que todos los procesos de personal en el interior se hayan ajustado, no los pierda de vista. Es importante recordar que los trabajadores que participan en registros de personal deben ser enviados, al menos ocasionalmente, a cursos de administración de recursos humanos, para mejorar sus habilidades. Y también debe realizar una auditoría de rutina de los procesos contables en el ámbito del personal. Esto ayudará a mantener el trabajo en esta dirección.