Mantener la documentación en efectivo cuando se trabaja con efectivo es un requisito obligatorio para las personas jurídicas y los empresarios privados. El libro de caja es un documento contable consolidado que registra el movimiento de dinero en la caja de la compañía. Dentro de una pequeña empresa, se inicia en una copia. Consideremos con más detalle las características de mantenimiento y almacenamiento del documento. En particular, cómo coser un libro de caja en un año.
¿Para qué sirve un documento?
Se emite un libro de caja para todas las personas con una caja registradora. Este requisito se aplica a empresarios individuales, incluidos aquellos que trabajan en el sistema impositivo simplificado. El formulario KO-04 fue aprobado en 1998 por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia. El formulario en papel y el libro de caja electrónico están permitidos, el formulario de versión electrónica se puede guardar en Word y Excel con protección obligatoria contra el acceso no autorizado. El cajero (operador) lo lleva a cabo, pero el contador principal ejerce control sobre la corrección del llenado. La exactitud de la conducta es verificada sistemáticamente por las autoridades reguladoras.
En las grandes empresas, es necesario mantener un libro de caja en cada unidad, siempre que cada una de ellas figure en un balance separado. Una unidad tiene una copia del documento. Se proporcionan copias del libro y los originales de los documentos primarios a la oficina principal (compañía administradora). La información sobre el dinero restante se tiene en cuenta al elaborar el balance y al informar sobre la empresa en su conjunto. Considere a continuación cómo coser un libro de caja en un año.
El procedimiento para procesar un documento escrito a mano.
La versión en papel es un folleto A4 que se imprime en una impresora o en una imprenta y se guarda en manuscrito. Las hojas están necesariamente numeradas y cosidas. Debe cumplir con la forma de KO-04. Necesita saber cómo coser un libro de caja en un año. El proceso de numeración y mantenimiento del formato electrónico y en papel difiere de la versión clásica utilizada en el trabajo de oficina.
Importante! Las páginas están numeradas, duplicando el número por duplicado. La primera página es el original, la segunda es una copia. Se completa una copia con papel carbón y se transfiere al departamento de contabilidad para su informe. Para separar la segunda página, se proporciona una línea de corte.
Es más conveniente ejecutar el firmware en la parte inferior de la página. Los bordes del hilo se muestran en la parte posterior de la última hoja, sujetos con un nudo, un sello de papel y un sello. El sello se coloca de tal manera que captura parcialmente la página del libro y el sello. Cercano indique el número de páginas, ponga la firma del jefe o contador principal.
El procedimiento para emitir una versión electrónica
Al registrar un formato electrónico para un libro de caja, el formulario se divide condicionalmente en dos partes por una línea que separa las páginas pares e impares. Un corte de una hoja impresa se realiza horizontalmente a lo largo de una línea dada. La parte superior de la página es el original, la parte inferior está separada para su transmisión al departamento de contabilidad para la presentación de informes.
Importante! El documento se mantiene diariamente, excepto en situaciones donde no se realizaron asentamientos. El cajero al principio y al final del día realiza información sobre el saldo en la caja. Esta es una entrada obligatoria!
Considere cómo organizar un libro de caja para el año. El operador toma notas sobre el movimiento de fondos en el documento a medida que se realizan las transacciones financieras. Asegúrese de completar la información para cada warrant de efectivo entrante y saliente. Al final del turno, el monto total del gasto, los ingresos se eliminan necesariamente, se calcula el saldo de caja.Los documentos primarios se adjuntan a una copia de corte del libro y se transfieren a la contabilidad. El contador certifica la página original y su copia con su propia firma.
El diseño de la portada. Matices
La página de título del libro de caja se llena de acuerdo con el formulario unificado KO-4. Contiene el nombre completo de la empresa, la unidad estructural y OKPO. Los empresarios privados indican el nombre completo, si falta el nombre de la empresa. Debe indicarse durante qué período (meses y año) se inicia el documento.
Primera hoja: características de la transferencia del saldo de dinero
Antes de coser un libro de caja durante un año, debe conocer las sutilezas de su llenado. En la parte superior de la página, escriba la fecha, indicando el día, mes y año actuales. Asegúrese de indicar la cantidad de saldo en efectivo en efectivo al comienzo del día. Se transfiere del saldo prescrito al final del día anterior. Si se abre un nuevo libro, el resto se toma del precursor. En la primera página, completada el primer día del año calendario, registre los saldos de efectivo calculados al final del último día del último año.
Rellenando el formulario de hoja de libro
Las columnas 1-5 se completan con los formularios RKO y PKO. En la celda "Número de documento" prescriba el número actual del pedido registrado. La columna 3 debe indicar el nombre completo el destinatario o la persona que entregó el dinero. El número de cuenta correspondiente solo se requiere para las personas jurídicas, los empresarios individuales ponen un guión en el cuadro o lo dejan en blanco. Las cantidades de consumo / ingreso se indican en números, prescribiendo un centavo. En la línea de transferencia, los montos de ingresos y gastos se retuercen por separado. Las columnas y líneas que no están rellenas deben marcarse con un guión en forma de letra Z.
¿Cómo calcular el importe residual en taquilla?
Los saldos al final del día se calculan mediante la fórmula: al saldo de dinero al comienzo del día, se suma la cantidad de ingresos y se resta el gasto. En la sala, tenga en cuenta todos los fondos recibidos en la caja. Si el saldo al final del turno dejó el dinero destinado a la emisión de salarios, becas y otros beneficios sociales, se indican a continuación debajo de la suma global. El cálculo le permite identificar excesos y escaseces. Cómo coser un libro de caja en un año, considere a continuación.
Los matices de mantener un documento
La persona responsable de emitir y recibir dinero puede ser cualquier empleado designado por el jefe de la compañía emitiendo una orden apropiada. En las empresas con un pequeño número de empleados, un gerente puede realizar un libro de caja con sus propias manos. La base para realizar entradas en el documento son las transacciones comerciales, que se reflejan en las órdenes de crédito y débito. La contabilidad se realiza el día de la liquidación. Si durante el día no hubo movimiento de dinero, este día no se refleja en el libro.
Puede hacer ajustes al documento. Los cambios se registran con un desglose y la fecha de corrección. La información está certificada por la persona que realizó el ajuste. Después de conciliar los registros al final del día con la cantidad de efectivo, de hecho, la información se verifica mediante las firmas del operador y el contador principal. Muchos están interesados en cuántos años mantener un libro de caja. La respuesta es simple. Se almacena en la empresa durante al menos 5 años. La ausencia de un libro de caja y su mantenimiento en violación de la ley se castiga con multas de 40-50 mil rublos para las empresas y 4-5 mil rublos para el funcionario responsable del mantenimiento del documento.
¿Cómo actualizar un documento a fin de año?
El libro estándar tiene 50-100 hojas. En las grandes empresas, donde las operaciones comerciales se llevan a cabo activamente, las páginas pueden no ser suficientes. En tal situación, comienzan un nuevo documento que continúa con el anterior. Indica el período de tiempo durante el cual se realiza. La versión en papel, que se llena manualmente, se muestra antes del primer llenado.
Las copias de documentos para contabilidad son un conjunto de caja registradora y caja registradora emitidas en un día, hojas del libro, completadas con una copia al carbón con la firma original de los funcionarios.El contador principal verifica los registros con los formularios de pedido, y el monto de la documentación primaria transferida se indica en el libro de caja. Este registro es un recibo al recibir la documentación principal del cajero. Todas las operaciones en el libro se registran en forma de contabilizaciones en las cuentas contables relevantes.
Importante! Además de los pedidos, toda la documentación primaria se archiva con una copia. Incluye recibos, poderes notariales, pagos anticipados, extractos de órdenes y otros documentos relacionados con el movimiento de dinero en la caja.
La versión electrónica se mantiene en una computadora de manera diferente. Para hacer esto, use un software especial. Al formar contabilizaciones en la caja, se crea un formulario automáticamente. Pero es importante descubrir algo más. ¿Cómo se cose el libro de caja al final del año? Puede imprimirse al final del día y ejecutarse por duplicado de la misma manera que la versión en papel. Almacene la versión impresa en la caja de la compañía.
Las hojas originales se muestran en un solo libro al final del año, y las copias se transfieren diariamente a la contabilidad. Si tiene administración electrónica de documentos, una impresión es opcional. Las páginas electrónicas están firmadas por la firma digital del cajero y el contador principal. Es necesario proporcionar protección contra cambios después de firmar el libro y el acceso no autorizado. Debe recordarse que si hay imprecisiones en las cuentas, el libro de caja es un documento que muestra la imagen general del flujo de caja y confirma la legitimidad de las operaciones.
