Al realizar cualquier transacción, se debe prestar mucha atención a si los documentos de cierre están disponibles y se ejecutan correctamente. Y no se trata de pagos, recibos, extractos bancarios, que también son obligatorios y muy importantes.
Los documentos de cierre son valores en los que ambas partes confirman el hecho de la finalización de la transacción con respecto al cumplimiento por parte de los socios del objeto del acuerdo.
Para que las contrapartes no tengan malentendidos y malentendidos acerca de los detalles de las operaciones, se recomienda que siempre anote cuidadosamente todos los matices del contrato. No será superfluo especificar en el mismo lugar qué documentos son necesarios para que el acuerdo se considere implementado. 
¿Para qué son los documentos de cierre?
Para que la transacción se considere legalmente completada, y no solo pagada, debe haber una confirmación por escrito de este hecho. Para esto, hay varios documentos de cierre.
La contabilidad de cada empresa requiere una contabilidad estricta de las operaciones y la disponibilidad de todos los documentos sobre ellas. Si se transfiere dinero para un producto o servicio, entonces el contador debe tener un documento que indique que la compañía lo recibió. Y viceversa, la empresa de contraparte cierra la operación con los mismos documentos en el recibo de los fondos y confirma lo que se pagó. 
Para diferentes tipos de transacciones, existen varios acuerdos, así como valores que confirman su implementación. Qué son los documentos de cierre, para cada uno de ellos consideraremos más a fondo.
Confirmación de la implementación del contrato de suministro.
El documento principal que cubre contrato de suministro de bienes, materiales, materias primas o cualquier otra propiedad es una factura. 
Solo los documentos originales son legalmente vinculantes. Por lo tanto, incluso si, en algún período intermedio, debido a ciertas circunstancias, se acepta una copia de la factura, el original aún debe adjuntarse a los registros contables. Incluso una reserva en un contrato no puede cambiar esto.
Detalles obligatorios de la factura.
Al vender productos, el proveedor está obligado a emitir una factura en dos copias: para él y para el comprador. Debe tener detalles como:
- nombre y fecha del documento;
- nombre del proveedor;
- descripción de los valores transferidos;
- cantidad y unidad de medida (en equivalentes físicos y monetarios);
- firma de la persona a cargo, indicando su posición e iniciales.
La ley no establece el formulario de factura obligatoria. Cualquier empresa puede desarrollar su propia forma. Sin embargo, los detalles anteriores, de conformidad con la Ley Federal de Contabilidad, deben tener todos los documentos de cierre del contrato de suministro sin falta.
Si hay dudas sobre la exactitud de la autocompilación del formulario, puede utilizar con éxito el número de formulario TORG-12, que se consideró obligatorio hasta 2013.
Ejemplo
Para la muestra, puede considerar la siguiente factura:
FACTURA N ° 12 de 19 de marzo de 2015
Remitente: Chip LLC.
Destinatario: LLC Astra.
La base para la liberación de bienes: contrato No. 7 del 13 de enero de 2015
Poder notarial No. 25 de fecha 28 de febrero de 2015, a través del Gerente de Adquisiciones E. G. Viktorov.
| No. p / p | Nombre | Unidades rev. | Cantidad | Precio
frotar policía |
Cantidad
frotar policía |
| 1 | Cartucho | pcs | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Acabo de lanzar un nombre
En la cantidad de: Tres mil rublos. 00 kopecks
Enviado el director _____________________ A. A. Sergeev
Artículo recibido _______________________
M.P.
Confirmación de la implementación del acuerdo de servicio.
Si el objeto del contrato son servicios o trabajo, entonces el documento principal que cierra el contrato será un acto. Al igual que con la factura, la transacción debe confirmarse con el original. 
Sin embargo, hay algunas excepciones. Si el cierre de documentos para servicios no es un prerrequisito del contrato, y su ausencia está permitida por la ley, entonces se pueden incluir copias de los actos en los registros contables (si es necesario). Sin embargo, estos documentos solo pueden usarse para facilitar la contabilidad. Tales casos ocurren al final de los contratos de arrendamiento y oferta.
Acto de trabajo realizado (servicios prestados): un documento que prueba no solo la finalización de la transacción, sino también la falta de quejas de los clientes. Actúa como la confirmación principal, lo que le permite tener en cuenta los costos de la operación e incluirlos en las declaraciones de impuestos. El acto se imprime en dos copias, cada uno de los participantes las almacena en la transacción.
Detalles obligatorios
La ley no introduce una forma unificada del acto de trabajo completado. En cada empresa, los documentos de cierre bajo un acuerdo de servicio se desarrollan de manera independiente, pero su diseño debe cumplir claramente con los estándares establecidos.
Los principales detalles que se requieren son:
- nombre y numeración del documento;
- en qué fecha está hecha;
- nombre del contratista y cliente;
- descripción de la operación;
- unidad de medida y cantidad (indicadores naturales y de valor);
- firmas de las personas responsables de la operación, indicando sus cargos e iniciales.
Muestra
Ley Núm. 98 de 12 de diciembre de 2014, aceptación del trabajo realizado (servicios prestados).
El contratista Chip LLC, representado por el director A. A. Sergeyev, por un lado, y el Cliente Astra LLC, representado por el gerente de adquisiciones I. V. Kulebyakin, por otro lado, redactó un acto declarando que el Cliente aceptó el trabajo realizado y no hubo quejas tiene.
| No. p / p | Nombre | Unidades rev. | Cantidad | Precio, frotar. policía | Cantidad
frotar policía |
| 1 | Recarga de cartucho | pcs | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Cantidad total: quinientos rublos 00 kopeks.
Artista
Director de Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Cliente:
Gerente de suministros de Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Falta de documentos de cierre
Las facturas y los actos deben completar necesariamente la transacción. Solo después de eso se considera completo y cerrado por todas las reglas.
Sin embargo, a veces hay casos en los que se pierden documentos de cierre debido a diversas circunstancias. O, el jefe de la compañía tiene que lidiar con la negligencia de los subordinados, y como resultado de los controles, se revela la ausencia de dichos documentos. 
Una de las consecuencias negativas de tales incidentes desagradables es el cargo adicional de impuestos. Después de todo, el contador de la empresa no tenía derecho a incluir en la declaración gastos que no están documentados. En este caso, el impuesto sobre la renta se subestima, y no solo tiene que pagarlo, sino que también debe enumerar todas las multas y sanciones. Además, también serán castigados por la falta de documentos. 
Para evitar tales consecuencias y no estropear la reputación de la empresa y las relaciones con las autoridades fiscales, es necesario controlar cuidadosamente el estado de la gestión de documentos y la contabilidad en la empresa. Es importante completar todos los documentos a tiempo y de forma adecuada.
Si el gerente duda de la competencia o responsabilidad de su contador, es mejor pagarle a la firma de auditoría y realizar una auditoría que docenas, o incluso cientos de veces más, para pagar la falta de documentos.
