Es poco probable que exista una empresa de este tipo en la que nunca sea necesario comprar algo en efectivo o enviar a un empleado en un viaje de negocios. Esto significa que informe de gastos publicaciones en él, el procedimiento para trabajar con documentos - temas actuales. Si es importante que los entiendas, lee el artículo.
¿Qué es un informe de gastos?
Este es un documento que contiene información sobre el propósito del gasto pagado por adelantado a un empleado para fines oficiales. Como evidencia, se adjuntan documentos de respaldo al informe: cheques, boletos, hojas de ruta y otros documentos financieros.
Para el informe hay un formulario estándar aprobado No. AO-1. El documento pertenece al grupo primario. Una persona responsable está involucrada en completar el formulario, es decir, la persona que recibió el dinero para completar la tarea. La tarea de la contabilidad es verificar el informe de gastos, reflejar las entradas en la contabilidad. El formulario contiene dos partes: la base, que permanece almacenada, y el recibo, transmitido al empleado.
¿Cómo reflejar el informe en el programa de contabilidad?
Para reflejar datos sobre personas responsables se pretende el puntaje 71, que pertenece al grupo de activo-pasivo. Veamos cómo hacer un informe anticipado, publicaciones específicas de este documento en la base de datos.
Todo comienza con la emisión de fondos a una persona responsable. Se realiza una entrada para el débito 71 y el crédito 50 si los fondos se emiten desde la caja de la empresa. Sucede que el anticipo se transfiere de la cuenta corriente a una tarjeta bancaria, luego el registro será Dt 71 Kt 51. El documento es un pedido de gastos en efectivo con una firma persona responsable ya sea bancario orden de pago estado de cuenta
Una vez completada la tarea y se proporcionan los documentos de respaldo, debe cerrar el monto del anticipo. Puede haber diferentes cuentas en el débito, depende de a qué se emitió el dinero. Si se trata de la compra de materiales, entonces se activa la cuenta 10, si se trata de bienes, entonces 41. El informe anticipado de un viaje contable tiene lo siguiente: débito de las cuentas 20, 26, 44, dependiendo de si el viaje está relacionado con la actividad de producción de la empresa o con la comercial. En términos generales, el registro se verá así: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Es raro que la cantidad se emita con precisión. Por lo general, más dinero del necesario o menos. Para devolver el monto no utilizado, hay una publicación de Dt 50 Kt 71, si hubo un gasto excesivo en el informe de gastos - publicación de Dt 71 Kt 50 (51).
Si el empleado resultó ser deshonesto, gastó una apropiación indebida o no proporcionó documentos, entonces se registra el registro de Dt 94 Kt 71: cancelación de la cantidad por escasez y pérdidas de la empresa. Luego Dt70 Kt 94: deducción del salario del empleado del dinero emitido contra el informe de gastos. Las principales transacciones terminan allí.
Informar plazos y responsabilidad
Según la ley, una persona responsable está obligada a presentar documentos de respaldo al departamento de contabilidad dentro de los tres días posteriores a la finalización de la asignación de trabajo.
Si el empleado no hizo esto, la cantidad emitida se considera un préstamo para el empleado. El contador debe calcular los beneficios materiales del uso de los recursos de la empresa. Además, es necesario acumular y transferir al presupuesto el impuesto sobre la renta personal del monto de los beneficios materiales, en cuyo caso la tasa es del 35%.
La responsabilidad es bastante grave, por lo que es mejor no violar los plazos para la entrega de documentos de respaldo.
¿Cómo llenar un informe de gastos?
El formulario generalmente se emite en el departamento de contabilidad de la empresa. Puede usar servicios especiales en Internet.
El contador anotará el número de serie del informe, el empleado debe indicar la fecha de finalización. Luego se ingresa información en el bloque de datos sobre la organización: nombre, OKPO, cargo y nombre del jefe, nombre del contador principal y contador que está directamente involucrado en la verificación del informe.
A continuación, se completa la información sobre la persona responsable: nombre completo del empleado, puesto, nombre y código de la unidad, número de personal.
Por lo general, ambos bloques en el formulario emitido por el departamento de contabilidad ya están llenos.
En una tabla especial, debe ingresar todos los documentos de respaldo con números, fechas y nombres, indique la cantidad de cada uno. Calcule el total.
Control y aprobación
El documento enviado se verifica, las entradas contables se realizan en informes anticipados. ¿Cuál es el control?
En primer lugar, debe asegurarse de que el gasto se haya focalizado. Luego se verifica la presencia de todos los documentos necesarios, la exactitud de su ejecución. Es necesario controlar y completar el informe, especialmente prestar atención a la parte aritmética.
El gasto de efectivo se confirma mediante cheques con un desglose de posiciones o recibos de ventas adjuntos, las raíces de los recibos de efectivo, otras formas de informes estrictos.
Si el empleado pagó con tarjeta de crédito, entonces debe haber recibos de terminales de pago, cheques.
La persona responsable debe emitir un recibo de que todas las cosas necesarias fueron entregadas y aceptadas para su verificación. El informe está certificado por las firmas del jefe, contador principal y especialista responsable. Después de verificar y aprobar los informes anticipados, la publicación se ha realizado y se envían para su almacenamiento.
¿Puedo deducir el IVA?
Si los cheques sirven como documentos justificativos, es imposible aceptar el IVA para su deducción, incluso si está resaltado en el documento. La base es solo una factura, si la hay, la deducción es legítima.
Círculo de personas responsables
No todos los empleados tienen derecho a recibir un anticipo. Si la organización dará dinero a todos, esto generará preguntas por parte de las autoridades reguladoras. Por lo tanto, el círculo de personas responsables debe ser limitado. Incluye solo a aquellos empleados que, por la naturaleza de sus deberes, deben realizar tareas que requieren un pago por adelantado.
Además de limitar el círculo de personas, se debe introducir un límite en la cantidad. Esto se realiza con la ayuda de una orden especial, que prescribe quién tiene exactamente el derecho de recibir un anticipo, con qué fines y en qué medida. El pedido se almacena en contabilidad.
Si el empleado no informó anteriormente sobre el monto emitido en el subinforme, no tiene derecho a recibir un anticipo hasta que se proporcione la documentación justificativa.
