Contabilidad de gestión en la empresa

Al llevar a cabo su propio negocio, cualquier emprendedor necesita saber qué bienes tienen una gran demanda, cuánto cuesta su producción y qué beneficios se pueden obtener de las ventas. Todas las empresas registran estos datos. Algunas compañías registran operaciones en diarios regulares, otras usan tablas de computadora, mientras que otras van más allá e implementan esquemas especiales. Uno de ellos es un sistema de contabilidad de gestión. Le permite automatizar el proceso de recopilación de información, que, a su vez, proporciona una imagen holística del trabajo de la compañía en números en cualquier momento. Consideremos más a fondo cómo se lleva a cabo la organización de la contabilidad de gestión.

Los componentes principales

Los fundamentos de la contabilidad de gestión están formados por dos elementos. El primero incluye un conjunto de tareas destinadas a construir la estructura, elegir a los ejecutantes de las funciones correspondientes, establecer los plazos para los informes. El segundo elemento está formado directamente por las tecnologías mismas. Estos incluyen:

1. Métodos de contabilidad de gestión.
2. Métodos de reporte.
3. Evaluación de la información y su análisis.
4. Los criterios por los cuales el reflejo de las operaciones actuales.

La contabilidad y el análisis de gestión incluyen diversas tecnologías. En este sentido, la empresa debe tener empleados que puedan distinguir fácilmente un préstamo de un débito, comprender el desarrollo y la implementación de las tareas.

Principios de contabilidad de gestión

La necesidad de establecer varias tareas relacionadas con el desarrollo y el funcionamiento del negocio hace que la gerencia piense en la formación de un esquema de informes que permita sin dificultades especiales:

1. Reciba información actualizada sobre su empresa e indicadores físicos.
2. Monitorear las consecuencias financieras de las decisiones tomadas.
3. Observe el desempeño de toda la empresa y sus divisiones individuales, y en algunos casos evalúe la efectividad de operaciones específicas.

El sistema de contabilidad de gestión es un esquema detallado para recopilar y procesar información. Implica la implementación de funciones relacionadas con:

• El complejo de procesos que configuran el trabajo de la empresa.
• Subdivisiones involucradas en varias operaciones.
• Los recursos utilizados en los procesos.
• Indicadores por los cuales se reflejan las características de otros objetos administrativos para lograr los objetivos estratégicos y actuales de la empresa.

Los principios de contabilidad de gestión le permiten estructurar toda la información que se recopila y procesa en un modo de monitoreo.

Objetivos

La integridad y claridad de la imagen general del trabajo de la empresa dependerá de qué tan bien se haya llevado a cabo la organización de la contabilidad de gestión. Como sabe, la búsqueda y el procesamiento de la información son responsabilidades directas del servicio de marketing. Sin embargo, en la práctica, a menudo los expertos se limitan a recopilar solo datos externos. En particular, estudian los precios en los mercados industriales, el entorno competitivo, etc. La contabilidad de gestión en la empresa implica marketing interno. Incluye un estudio exhaustivo de la propia empresa. La contabilidad de gestión de la información le permite crear una imagen completa de la condición económica del negocio, establecer un margen de seguridad, determinar las perspectivas de desarrollo y el potencial de la empresa.

Características distintivas

El esquema considerado se implementa principalmente para aumentar la eficiencia de la administración, y no para un informe posterior a las autoridades supervisoras. Esto distingue la contabilidad financiera y de gestión.En este sentido, es necesario confiar la conducción del control administrativo a especialistas competentes en esta materia. El informe administrativo no se compila de la misma manera que el informe contable. La contabilidad de gestión implica el uso de herramientas y enfoques específicos. Además, los objetivos de estos trabajos son diferentes. Las reglas por las cuales se genera un informe administrativo difieren de aquellas sobre las que se compila un informe contable. La contabilidad de gestión es necesaria exclusivamente para el desarrollo de la empresa, identificando tareas urgentes y opciones óptimas para su implementación.

Ventajas del circuito

La contabilidad de gestión en la empresa tiene las siguientes ventajas:

1. Flexibilidad y la capacidad de adaptarse fácilmente a cualquier proceso nuevo que surja durante el trabajo de la empresa.
2. Centrarse en una empresa específica. Vale la pena señalar que esta es otra señal que distingue la contabilidad financiera y administrativa. Si el primero se realiza de acuerdo con un esquema uniforme para todas las compañías, el segundo se compila para una compañía específica teniendo en cuenta su perfil.
3. La presencia en el esquema de indicadores monetarios y en especie.
4. Con una implementación adecuada, el esquema es claro para todos los especialistas de la compañía y los jefes de departamento. Al mismo tiempo, la contabilidad provisional de las decisiones gerenciales le permite a este último implementar de manera más efectiva las tareas cotidianas.

Urgencia del problema

Existe la opinión de que la contabilidad de gestión es muy complicada, por lo tanto, su implementación es aconsejable solo en grandes empresas. Sin embargo, esto no es del todo cierto. De hecho, la contabilidad de gestión se lleva a cabo en su totalidad solo en el 10% de todas las empresas. Pero incluso antes del propietario de una pequeña cadena minorista, en algún momento, puede surgir el problema de la fijación de productos y los resultados de sus ventas. Por ejemplo, un emprendedor vende cosméticos y perfumes. En cada puesto que trabaja para él hay más de 1000 artículos, y en total alrededor de 10 mil puestos están involucrados en la rotación. Si tiene 1-2 puntos, entonces arreglar la rotación de productos no es tan difícil. Pero si su negocio comienza a expandirse, entonces existe la necesidad de un inventario periódico. Y en tales casos, el emprendedor comprende que es casi imposible recopilar información confiable. Tales situaciones se consideran típicas de cualquier negocio. Los métodos artesanales de contabilidad de gestión y evaluación de rentabilidad ralentizan significativamente el desarrollo de la empresa. En última instancia, esto tiene un efecto negativo en las ganancias.

Detalles de administración

Para un control efectivo sobre el trabajo de la empresa, la gerencia debe recibir rápidamente los datos en tres posiciones. La contabilidad de gestión, por lo tanto, prevé la recopilación y el procesamiento de información:

• al costo de producción;
• variedad de productos;
• rotación financiera

Estos tres elementos están estrechamente relacionados entre sí, y entre ellos hay un intercambio continuo de datos. Si la contabilidad de gestión afectará solo una de estas áreas, entonces el resultado no será objetivo y, lo más importante, una imagen completa. Por lo tanto, si solo se compila un informe de ventas, no será posible identificar cambios en la demanda de ciertos productos o comprender cuánto se vendieron.

Control de surtido

La contabilidad de gestión de bienes implica:

1. Planificación estratégica Para cualquier empresa de particular importancia es la distribución efectiva de fondos, teniendo en cuenta las posibilidades y cambios del mercado y el potencial de la empresa.
2. Control de corriente. Durante el mismo, se realiza un monitoreo continuo de surtido. Si es necesario, se realiza un ajuste a los planes elaborados teniendo en cuenta la situación actual y las previsiones para el futuro.

Para una gestión eficiente del surtido, una empresa debe desarrollar su propio clasificador de productos. Esto es especialmente cierto para aquellas empresas en circulación de las cuales hay cientos y miles de productos.Al clasificar, los productos se pueden dividir en no intercambiables e intercambiables. Cada sección no debe incluir una gran cantidad de puestos. De lo contrario, puede ser difícil analizar la información. Además, debe tenerse en cuenta que los volúmenes de ventas por posición en cada sección deben ser generalmente comparables. Por ejemplo, al comparar una facturación de 7 millones de rublos y 400 mil rublos, se puede dar preferencia al lanzamiento del primer producto. Esto, a su vez, puede conducir a la exclusión completa del segundo del rango. Pero esto puede ser un error estratégico, porque es en este producto que los clientes habituales de la empresa pueden necesitar.

Informacion requerida

La gestión del surtido implica el estudio de la dinámica:

• precios de productos;
• ventas
• acciones;
• precio de costo;
• ganancias;
• precio de compra promedio ponderado de materias primas;
• la participación de un producto en particular en la facturación de un grupo de productos.

Además, se requiere información sobre el período de facturación promedio ponderado de los bienes.

Contabilización de gastos de gestión.

El propietario de cualquier empresa busca maximizar las ganancias. Una de las opciones para lograr este objetivo es la identificación constante y la reducción de costos. Pero si tomamos en cuenta solo los estados financieros, entonces es casi imposible realizar estas tareas. Esto se debe al hecho de que en el balance de la empresa se reflejan todos los costos del hecho. Por ejemplo, una empresa almacena productos en un almacén. Desde la posición contable después del lanzamiento de los productos, su costo no cambia. En este caso, los costos de pagar el almacén, el salario del almacenista y los especialistas en el departamento de ventas no se tienen en cuenta.

Si las materias primas para la producción se compraron a crédito, antes de pagar las obligaciones, se devengan intereses en el contrato de préstamo. Todos estos costos adicionales se reflejan en la contabilidad de gestión. Con su ayuda, el precio de costo de cada unidad de producción se determina no para impuestos, sino para obtener la información más completa sobre los costos y controlarlos. La gestión eficaz de los costos implica el desarrollo de un esquema especial de costos. Debe incluir todos los detalles. A continuación, debe crear un "árbol" de costos. Al mismo tiempo, los costos deben clasificarse para que luego puedan compararse fácilmente entre sí. Si en uno de los niveles de varios gastos habrá demasiado y se revelan diferencias significativas entre ellos en términos absolutos, entonces la contabilidad no será efectiva.

Control de costos

En este caso, la clasificación de todo el proceso por etapas servirá como base para un cálculo efectivo:

1. Suministro
2. Fabricación.
3. Implementación

El costo base incluye el precio de los productos semiacabados, las materias primas, los impuestos aduaneros y los impuestos especiales al consumo, otros costos. En el proceso de fabricación, se agregan los costos de producción. Además, el costo aumenta con la venta de bienes. Después de la implementación, pueden aparecer costos adicionales (en forma de impuestos, por ejemplo). Teniendo en cuenta la formación de costos de esta manera, puede tomar oportunamente las medidas necesarias para reducir los costos en cada etapa del proceso. Un esquema operativo estable permite a la gerencia conocer en cualquier momento todos los cambios con respecto a cualquier posición, grupo de bienes o todo el volumen de productos.

Movimiento de dinero

Al introducir la contabilidad de gestión, es necesario distribuir correctamente los fondos entre los departamentos de la empresa responsables de su movimiento. Dichos departamentos se denominan centros de responsabilidad financiera. Cada unidad tiene su propio presupuesto. Los gerentes de estos centros tienen derecho a tomar ciertas decisiones con respecto al dinero por su cuenta. La descentralización ayuda a aumentar la eficiencia operativa de los departamentos y de toda la empresa en su conjunto. Además, le permite lograr transparencia en el negocio.En este caso, la administración de la empresa es más fácil de ejercer control sobre las actividades de sectores específicos de la empresa y ver las fuentes de costos y ganancias.

Los beneficios de dividirse en CFD

En la práctica, estos centros funcionan bien por las siguientes razones:

1. Los gerentes de línea tienen una gran cantidad de información sobre el estado de las cosas en su propia unidad. Esto, a su vez, garantiza su capacidad para tomar decisiones más relevantes y oportunas que la administración de la empresa.
2. El interés de los empleados en los resultados de su trabajo está aumentando, lo que aumenta su iniciativa.
3. Los altos directivos, a su vez, están exentos de la necesidad de resolver pequeñas tareas y problemas todos los días. Esto les permite concentrarse en objetivos estratégicos.

Desventajas de los centros.

Las desventajas de la descentralización incluyen una serie de puntos importantes. En primer lugar, existe la posibilidad de que los gerentes de línea tomen una decisión que satisfaga los intereses y objetivos de su Distrito Federal Central, pero que difiera de las tareas de toda la empresa. Además, los jefes de algunas unidades pueden no prestar atención a las actividades de otros departamentos, ralentizar su trabajo. Para eliminar estas deficiencias en la empresa, es recomendable crear un cuadro de mando integral. Las cifras deben delinear los objetivos estratégicos generales que enfrenta la empresa (por ejemplo, duplicar el volumen de ventas por año) y elaborar un plan de acción para su implementación. Esto guiará las unidades de la empresa.

Reglas principales

Para preparar con éxito la información para tomar decisiones complejas:

1. Use un enfoque de costo-beneficio. Esto, en particular, se trata de la asignación de recursos a esas opciones alternativas que maximizarán el logro de los objetivos principales de la empresa, pero al mismo tiempo son los menos costosos.
2. Tenga en cuenta el comportamiento de los empleados y los aspectos técnicos. No se debe subestimar el papel de los empleados colectivos e individuales en la efectividad del control y la planificación. Los propios empleados deben recordar que los esquemas de control no se limitan únicamente a parámetros técnicos (por ejemplo, el tipo de software o la frecuencia de los informes).
3. Use varios medios para diferentes propósitos. Debe decirse aquí que no siempre el concepto de contabilidad de costos para informes externos corresponderá al utilizado para elaborar el balance interno de la empresa.

Enfoque de costo-beneficio

Muy a menudo, los contadores tienen que lidiar con la necesidad de preparar información para asegurar la distribución más racional de los recursos disponibles. Por ejemplo, puede surgir la pregunta: ¿comprar un nuevo software o atraer a un especialista que actualice el existente? Es más conveniente llevar a cabo la solución de tales problemas utilizando el enfoque de "costo-beneficio". El criterio principal para elegir una opción alternativa será un aumento en la ganancia esperada sobre los costos estimados. Por ejemplo, la compañía planea introducir un nuevo sistema de presupuesto. Anteriormente, la compañía operaba un esquema que incluía la recopilación de información objetiva y un modelo de planificación poco formalizado. La principal ventaja de introducir un nuevo sistema de presupuesto será que los jefes de departamento podrán realizar pronósticos formales regulares. En este caso, los ingresos del plan que se recibirán excederán los costos de capacitación de empleados, compra de equipos, etc.

Aspectos técnicos y de comportamiento.

El esquema de contabilidad de gestión realiza dos tareas simultáneamente:

1. Ayuda a encontrar las respuestas correctas a las preguntas actuales.
2. Motiva el comportamiento de los jefes de departamento y otros empleados para lograr los objetivos principales de la empresa.

La gestión está dirigida principalmente a brindar apoyo a otros especialistas para aumentar la eficiencia de su trabajo. En algunas situaciones, es más recomendable que el gerente de la unidad se comunique personalmente con un empleado subordinado a él que enviarle instrucciones en seco.

Diferentes medios para diferentes propósitos.

Como ejemplo, considere el costo de las promociones en relación con la introducción de un nuevo producto de Microsoft. Su vida útil es de 2 años o más. Al compilar informes externos (por ejemplo, para los fundadores de una empresa), todos los gastos de publicidad en televisión se incluyen en la reducción de ingresos en el año en que se realizan. Esto actúa como un requisito obligatorio en la preparación de los documentos del balance. Para fines de gestión, a su vez, los costos de publicidad en la preparación de informes internos pueden capitalizarse y cancelarse para reducir los ingresos en los próximos años. Los documentos que reflejan el movimiento de fondos pueden ejecutarse tanto para terceros interesados ​​como para ser utilizados dentro de la propia empresa. A este respecto, los métodos contables especiales pueden variar según la situación.