Las empresas rusas, en virtud de los requisitos legislativos, pueden tener la obligación de proporcionar diversos tipos de informes a los organismos estatales, en particular, la contabilidad. La elaboración de documentos relevantes puede requerir la consolidación de volúmenes significativos de recursos internos. Al mismo tiempo, muchas empresas prestan atención a la formación de informes de gestión específicos. Su presentación a los organismos estatales es opcional, pero muchas corporaciones lo forman, y este proceso puede requerir no menos esfuerzo de la empresa. ¿Por qué tiene sentido aplicarlos? ¿Cuál es la utilidad del tipo apropiado de informes?
El papel de los informes de gestión
¿Qué son los informes de gestión y cuál es su papel en la empresa? Este término se refiere a un conjunto de documentos internos que contienen números que reflejan diversos aspectos de las actividades comerciales de la empresa.
Los informes de gestión, a diferencia de, por ejemplo, la contabilidad, son voluntarios. No es necesario que se envíe al Servicio de Impuestos Federales ni a otras agencias gubernamentales. Su función es proporcionar a la gerencia de la empresa o a sus propietarios información confiable sobre el estado de las cosas en la organización.
Los informes de gestión pueden complementar los informes contables o financieros en términos de generar datos que son críticos para optimizar un modelo de negocio y aumentar la rentabilidad de una empresa. El tipo de actividad bajo consideración también puede incluir información no financiera, que es importante para la interpretación correcta de la efectividad de las decisiones de gestión tomadas por la dirección de la empresa. El tipo de informes bajo consideración no se valora por el hecho de que contiene cifras impresionantes, sino todo lo contrario, por la oportunidad de detectar fallas en el modelo de negocio de la empresa que impiden un crecimiento exitoso.
Los informes de gestión son un componente esencial de la planificación. Los documentos que lo forman incluyen datos que son de gran importancia para calcular las perspectivas de implementación de ciertas decisiones sobre nivel de gestión A su vez, una vez completada una u otra etapa del desarrollo de la empresa, el tipo de informe bajo consideración nos permitirá analizar en qué puntos la dirección de la empresa debería haber actuado de manera diferente y con qué está conectada.
Beneficios de los informes de gestión
¿En qué difieren fundamentalmente los informes financieros, contables y de gestión? En primer lugar, la metodología. Los dos primeros tipos de estados financieros implican la recopilación de información principalmente estadística que refleja la rotación de capital en ciertas áreas de los procesos comerciales. A su vez, los informes de gestión suponen no solo el reflejo de las estadísticas, sino también la interpretación de las cifras correspondientes. La dirección de la empresa no solo podrá observar ciertos indicadores, sino también comprender lo que significan.
Por lo tanto, los informes de gestión de la organización pueden mostrar la razón de la mayor rentabilidad en la producción de tipos específicos de productos o, por el contrario, cuál es la razón de ingresos insuficientes y costos demasiado altos para un segmento comercial en particular. La interpretación de las cifras registradas en el informe de gestión permite a la dirección de la empresa tomar decisiones competentes sobre las compras necesarias, la actualización de activos fijos, la modernización de equipos, etc.
Los informes de gestión interna, siempre que se preparen de manera oportuna, pueden identificar oportunamente aquellas partes del proceso comercial en las que la eficiencia de los empleados de la empresa no es lo suficientemente alta.
Contenido de informes de gestión
¿Qué puede contener los documentos que conforman el tipo de informe bajo consideración? El hecho es que las fuentes de información del tipo correspondiente pueden representarse en el marco de una gran cantidad de variedades. Como regla general, ciertos documentos están adaptados para gerentes específicos. Los informes se denominan gerenciales principalmente debido al hecho de que están destinados específicamente para gerentes.
En estructura de gestión Las organizaciones modernas, por regla general, presentan los puestos del Director General, así como sus diputados. Estos pueden ser: adjunto de producción, de ventas o, por ejemplo, de asuntos financieros. En el primer caso, los informes de gestión interna pueden incluir datos relacionados con:
- el costo de productos o servicios (en relación con variedades específicas de productos);
- características del trabajo en progreso, producción de bienes y servicios en relación con pedidos de clientes específicos;
- la cantidad de producción que va al almacén;
- existencias de materias primas, materiales o componentes que participan en la liberación de bienes.
Si se van a proporcionar informes al Director Adjunto de Ventas, entonces su estructura puede incluir:
- información sobre la estructura de ventas en relación con tipos específicos de bienes y servicios, con clientes específicos;
- datos sobre la dinámica del envío de productos;
- información sobre existencias en stock;
- datos sobre el monto de los costos para la venta de bienes o para la entrega al consumidor;
- indicadores planificados con respecto a la recepción de mercancías en el almacén;
- información sobre cuentas por cobrar por posiciones vendidas.
Si el informe se presentará al Director Adjunto de Finanzas, entonces puede contener:
- información sobre la ejecución del presupuesto empresarial;
- información sobre los costos asociados con actividades económicas;
- cifras que reflejan el costo de bienes o servicios;
- datos de pérdidas y ganancias;
Además, el informe puede contener información sobre las cuentas por cobrar y las deudas propias de la empresa sobre préstamos y otras obligaciones.
Frecuencia de informes de gestión
¿Con qué frecuencia deben realizarse los informes de gestión? Es deseable que la información que refleja las áreas de actividad indicadas de la empresa no quede desactualizada por más de una semana. En algunos casos, los indicadores clave pueden definirse en una empresa particular que deberá actualizarse con más frecuencia. Del mismo modo, la administración puede fijar indicadores secundarios, cuya preparación no puede gastarse mucho tiempo, y por lo tanto, dicha información puede proporcionarse con mucha menos frecuencia.
Reportando a los accionistas
Los expertos en el campo de la gestión empresarial recomiendan prestar especial atención a la preparación de informes destinados a los accionistas de la empresa. ¿Cuál es la especificidad de las comunicaciones relevantes?
La característica principal aquí es que los accionistas de la compañía no pueden tomar parte directamente en la administración de la compañía. A menudo sucede que el único área de interés para ellos son las cifras de ganancias netas. Las decisiones de gestión detalladas en los informes proporcionados a los accionistas de la compañía son inapropiadas en algunos casos. Sin embargo, dado que los propietarios de la empresa son quienes toman las decisiones clave con respecto al nombramiento de los altos directivos, será posible reflejar en los informes la información que caracteriza la efectividad del trabajo del director general y sus suplentes.
¿Cómo se verían los informes?
¿Cuáles son las formas de informes de gestión? Notamos anteriormente que, a diferencia de los documentos financieros y contables, el tipo de papel correspondiente es, de hecho, informal. Las formas de informes de gestión no están reguladas por la ley. Por lo tanto, pueden ser desarrollados por la organización con base en la estructura más apropiada, por ejemplo, dependiendo del destinatario de los informes.
Quizás sea más cómodo para el subdirector de finanzas lidiar con documentos tabulares y para el propietario de la compañía con horarios que muestran claramente cómo cambian las ganancias dependiendo de varios factores. En algunos casos, los formularios de informes en cuestión pueden ser muy similares a los compilados en la recopilación de indicadores financieros o contables.
Procedimiento de reporte
¿Cómo se pueden formar documentos de este tipo? Informar en cuestión implica la solución de dos grupos de tareas.
El primero es recoger los números necesarios. Es probable que su fuente sean los archivos generados por los departamentos de contabilidad y producción de la empresa en el curso de las actividades actuales. Por ejemplo, si se envió un cierto volumen de mercancías a un almacén, los datos correspondientes generalmente se registran en el sistema CRM de la empresa. Los datos sobre otras actividades comerciales realizadas en la empresa se reflejan de manera similar.
En segundo lugar, esta es una interpretación de los indicadores recopilados en varios sitios de producción o presentados en cifras contables. Se requiere un análisis de los informes de gestión. Su implementación, nuevamente, dependerá de dónde exactamente se deben transferir los documentos relevantes. Además, en algunos casos, es deseable que haya menos detalles y, en otros, más detalles sobre los indicadores. Del mismo modo, una larga interpretación de los resultados puede ser bienvenida o, por el contrario, se requiere una brevedad extrema.
En algunos casos, como tal, la interpretación de las cifras puede no ser necesaria en absoluto, por ejemplo, cuando se trata de informar a un CFO experimentado. Probablemente, interpreta los resultados mejor que cualquier otro gerente, y tendrá suficientes cifras puras.
Algoritmo de informe
Considere cómo se puede llevar a cabo la formación de informes de gestión en la práctica. Entre los expertos rusos, un algoritmo es popular y supone la solución del problema en consideración en las próximas etapas.
En primer lugar, es necesario averiguar qué tipo de información conforman las declaraciones que el director general, sus diputados y propietarios desean ver, y con qué frecuencia. Alguien puede preferir familiarizarse con las cifras semanalmente, para otro será suficiente ver los indicadores clave una vez al mes. También es aconsejable que un compilador de informes en el futuro descubra al comienzo de la interacción con la administración qué tipo de datos probablemente será prioritario y qué tipo será secundario.
El siguiente paso es la comunicación con el contador para determinar el algoritmo en el que una persona dedicada a resolver el problema en cuestión solicitará los números necesarios. El compilador de informes también puede interactuar con otros empleados de la compañía en aquellas áreas donde se generan indicadores relevantes para los documentos requeridos. La empresa debe formar un sistema de informes de gestión en el que participarán todos los empleados competentes.
El siguiente paso es crear formas de documentos en los que, por un lado, se registren los números y, por otro, se interpreten. Al mismo tiempo, la persona responsable de los informes puede enfrentar la necesidad de crear diferentes formas de documentos adaptados para un destinatario en particular: el director general, sus diputados y los propietarios.
Los próximos pasos estarán relacionados con informes prácticos.Si la empresa es pequeña, entonces, en principio, la persona involucrada en resolver el problema en cuestión puede tratar de recolectar los números necesarios por sí mismo. Pero es probable que necesite la ayuda de colegas. En este caso, las etapas prácticas asociadas con la recopilación de información pueden estar precedidas por algunas reuniones en las que la persona les contará a otros empleados cuáles son los fundamentos básicos de los informes de gestión, con qué propósito se generan los documentos relevantes y por qué es importante para la empresa. Resolver este problema puede facilitar la gestión de la empresa a través de la publicación de actos legales locales que requieren que los empleados individuales promuevan el trabajo de la persona responsable de informar.
Reportando Variedades
Habiendo considerado los principios clave de los informes de gestión, podemos estudiar variedades individuales de los modelos correspondientes para mostrar números que reflejen las actividades de la empresa.
El primer tipo de informe en cuestión es el balance de gestión. ¿Cuáles son sus características?
El balance de gestión, en principio, es similar al de contabilidad. Su diferencia fundamental radica en su propósito funcional. El equilibrio de la gestión está destinado no solo a reflejar las cifras, sino también a interpretarlas en términos de la eficacia del modelo de negocio de la organización, el estado de las cosas con respecto a los activos de la organización, las obligaciones de la empresa con los socios y viceversa.
Las cifras, que incluyen estados contables, administrativos, financieros, pueden, en principio, ingresarse en las mismas formas. Sin embargo, la forma en que se interpretarán los indicadores relevantes puede predeterminar la creación de documentos en una estructura completamente original. Importa quiénes son los usuarios de los informes de gestión: hablamos de esto anteriormente.
El saldo que estamos considerando implica la inclusión de información que puede ser de interés tanto para el director como para cualquier diputado, así como para el propietario de la empresa. En este sentido, puede ser un documento bastante universal.
¿Qué otros tipos de informes de gestión hay? Entre ellos, la cuenta de pérdidas y ganancias. Además, tradicionalmente se acepta referirse a fuentes contables. Declaración de ganancias y pérdidas: un documento que las empresas deben presentar en forma de informes oficiales a las autoridades reguladoras. Sin embargo, también puede usarse como fuente en la formación de informes de gestión. Esto se debe principalmente a la estructura muy conveniente de este documento.
El estado de pérdidas y ganancias de la organización registra los resultados financieros de las actividades de la empresa durante un período de tiempo específico. Refleja cifras relacionadas con ingresos, costos, así como resultados financieros con un total acumulado. La estructura del documento del tipo en consideración refleja: fuentes de ingresos, partidas de gastos, rentabilidad de la empresa. Pero, como definimos anteriormente, contabilidad de gestión e informar implica no tanto resolver problemas relacionados con la recolección de números como interpretar varios indicadores. Por lo tanto, el documento en cuestión probablemente deberá ir acompañado de fuentes adicionales, que registrarán las explicaciones necesarias con respecto a las cifras que reflejan los ingresos, gastos y ganancias de la empresa.
Otro documento importante es un estado de flujo de efectivo. Esta fuente refleja los ingresos financieros de la compañía en correlación con las fuentes, así como los pagos de la compañía en relación con las áreas clave de gastos, también en relación con un período específico. El estado de flujo de efectivo puede mostrar cómo van las cosas en la empresa en términos de resultados actuales en producción, en el campo de la liquidez. Este documento le permite evaluar la solvencia de la empresa. La fuente en cuestión puede ser útil tanto para la administración de la empresa como para sus propietarios.
Consideramos los principales tipos de informes de gestión: el estado de resultados, el balance general, así como un documento que registra datos sobre flujos de efectivo, pueden, por supuesto, ser complementados por otras fuentes. Pueden ser similares a los que estudiamos y basarse en enfoques de compilación fundamentalmente diferentes.
Reporte de desafíos
Entonces, estudiamos qué son los informes de gestión, cómo difieren de los contables o financieros, nos familiarizamos con el procedimiento para su formación. También será útil considerar las posibles dificultades que acompañan su compilación.
Según los expertos en el campo de la gestión empresarial, el problema más importante característico del proceso de presentación de informes en cuestión es la falta de lealtad al documento relevante por parte de los empleados de la empresa y, en algunos casos, también a los altos directivos y propietarios. Los empleados de la empresa (contadores, empleados de los sitios de producción) no siempre perciben los informes de gestión como un documento al que se debe dar tiempo para el que tiene sentido gastar energía. Las empresas, como saben, ya están obligadas a presentar documentos oficiales a los organismos estatales, cuya redacción no es una tarea fácil.
Una posición similar, cuando los informes de gestión no se perciben como algo digno de atención, también pueden ser ocupados por los altos directivos y propietarios, como señalamos anteriormente. Según los expertos, muchos de los líderes se refieren a los documentos en cuestión como una variedad del método de gestión engañosa, especialmente si necesita distraer la atención de los indicadores de producción no más destacados.
¿Cómo resolver un problema similar? Los analistas recomiendan comenzar con el nivel de liderazgo. En primer lugar, estará más justificado para los gerentes de interés en la preparación de informes de gestión, de modo que, a su vez, formen los actos legales locales necesarios, de acuerdo con los cuales otros empleados tendrán que ayudar en la formación de los documentos relevantes.
Otra dificultad que caracteriza la solución del problema en cuestión es la necesidad de desarrollar constantemente nuevos enfoques para la interpretación de las cifras contenidas en el informe. Esto puede deberse principalmente a cambios en la estructura de producción del negocio. En el caso de los informes contables y financieros, como sabemos, no se requiere interpretación de las cifras. Por lo tanto, se hace posible utilizar formas estandarizadas en las que se registran los indicadores correspondientes.
El informe de gestión de la organización, a su vez, resuelve varios otros problemas. Es necesario, en primer lugar, por la propia empresa, y no por los organismos gubernamentales, como es el caso de los indicadores contables y financieros. Si la interpretación de los números contenidos en los informes de gestión para una estructura de producción dada en un período determinado jugó un papel positivo, no se garantiza que será igualmente útil siempre que las características de ciertos procesos comerciales hayan cambiado. Lo más probable es que el compilador de los documentos de informes tenga que mejorar los enfoques de interpretación a medida que la empresa cambie en el ámbito de las actividades de producción. Esto puede requerir mucho tiempo, tanto su personal como sus colegas, a quienes puede recurrir para obtener consejos, opiniones o algunos indicadores auxiliares que reflejen los resultados de la empresa, para comprender cómo mejorar el enfoque de la interpretación de los números.
Este problema puede resolverse, nuevamente, a través de comunicaciones periódicas con colegas en forma de reuniones, cuyo tema es la consideración de los indicadores de producción actuales, así como el desarrollo de medidas para mejorarlos, incluso mediante la introducción de nuevos métodos de presentación de informes, como la gestión.En el contexto de enfoques positivos para optimizar los indicadores de producción, es más probable que los empleados de la empresa lo perciban positivamente.
