Las hojas de ruta son presentadas por la documentación contable primaria, que debe ser compilada por cada empresario o gerente de la compañía, si las actividades de la compañía están relacionadas con el uso de automóviles. Si la compañía es la propietaria del automóvil, son las hojas de ruta las que confirman la posibilidad de usar el vehículo en el proceso de hacer negocios. Si el automóvil pertenece al empleado, entonces las hojas le permiten determinar la cantidad óptima de compensación por usar el automóvil con fines oficiales. Completar la hoja de ruta es un proceso importante, ya que no se pueden cometer errores graves durante el procedimiento. El proceso lo llevan a cabo funcionarios de la empresa.
El concepto y la necesidad de hojas de ruta
Son los documentos principales que confirman el uso de la máquina para la empresa. Contienen información importante sobre el vehículo directo, el conductor y la compañía. La inspección del trabajo, los inspectores de impuestos o la policía de tránsito pueden verificar estos documentos, por lo que los funcionarios de la compañía deben tener en cuenta las reglas para llenar las hojas de viaje. Ayudarán a evitar diversas violaciones y errores.
Si los inspectores encuentran información inexacta y errores, esto se convertirá en la base para la imposición de grandes multas.
¿Por qué se usa?
El cumplimiento de la hoja de ruta se lleva a cabo por cada organización, que de una forma u otra está asociada con la necesidad de utilizar vehículos. Con este documento, puede lograr varios objetivos a la vez, que incluyen:
- el movimiento del automóvil se controla durante la jornada laboral;
- según este documento, se calcula el salario del conductor;
- cantidad fija de dinero gastado en combustible y lubricantes;
- la depreciación se calcula correctamente en la propiedad utilizada;
- Se tienen en cuenta los gastos totales del automóvil.
Además, el conductor necesita la hoja de ruta para presentarla al oficial de policía de tránsito, ya que es él quien confirma la legalidad del transporte de mercancías o pasajeros. Actúa como evidencia de que el vehículo está en óptimas condiciones y que un ciudadano en particular es el conductor oficial. Si durante el control se encuentran errores en el documento o se revela la ausencia de una hoja de ruta, el conductor será responsable de acuerdo con el Art. 12.13 Código administrativo.
Características del documento
Llenar la hoja de ruta se considera un proceso bastante simple. Cada compañía elige independientemente si usará un formulario único o si se desarrollará un formulario único de este documento, que está consagrado en la documentación reglamentaria interna de la organización.
Si la empresa se especializa en el transporte de personas o mercancías, el procedimiento de contabilidad del automóvil debe llevarse a cabo solo en un formulario de hoja especialmente aprobado. ¿Quién debe dar instrucciones a los conductores? El proceso lo lleva a cabo exclusivamente el empleador que prepara y completa este documento. Por lo general, el director de la compañía emite una orden por la cual nombra a la persona a cargo. Es este empleado de la compañía quien está involucrado en la creación, llenado y transferencia de folletos a los conductores.
Las características de completar un documento incluyen:
- una hoja se escribe exclusivamente cuando se usa el automóvil con fines comerciales;
- no importa por qué razón el propietario de la empresa utiliza un vehículo en particular, por lo que el automóvil puede ser propiedad de la empresa en función de su propiedad o arrendado;
- el período de validez máximo de un documento es de 30 días;
- está permitido escribirlo por un día o incluso por un viaje.
De acuerdo con las nuevas normas vigentes en 2018, se permite extender la validez de la hoja.
Tipos de documentos
Las reglas para completar las hojas de ruta pueden variar ligeramente según la variedad de este documento. Cada tipo de vehículo utiliza su propio tipo de folleto. Por lo tanto, hay hojas de ruta para los siguientes vehículos:
- Camiones
- carros
- transporte especial;
- taxi, que puede ser un automóvil o un camión;
- autobuses que pueden estar destinados al tráfico público de pasajeros u otros fines.
Para cada vehículo, se utiliza la forma correspondiente. Si la organización participa de forma independiente en el desarrollo de la documentación, el formulario seleccionado se fija en una revista especial.
Los matices de relleno
El procedimiento para completar la hoja de ruta se determina individualmente en cada empresa. Con mayor frecuencia, se utilizan las siguientes reglas y características para esto:
- un despachador es designado por orden del jefe de la empresa, quien elabora hojas de viaje para cada automóvil utilizado por los empleados en el proceso de realizar tareas laborales;
- si la empresa es pequeña, el conductor directo del automóvil a menudo completa la documentación, pero ingresa información solo en una parte del formulario, que se refiere al kilometraje del automóvil, para lo cual se tienen en cuenta los indicadores del odómetro;
- está permitido ingresar información para usar un programa especial con el cual se ocultan las partes adicionales del documento;
- Antes de enviar el automóvil en un vuelo, el empleado responsable de la compañía debe asegurarse de que el vehículo esté en óptimas condiciones.
- antes del vuelo, incluso los conductores deben someterse a un examen médico que confirme que los ciudadanos pueden conducir.
Después del vuelo, la hoja se transfiere al despachador. Tan pronto como el documento caduca, se transfiere para su almacenamiento al archivo de la compañía durante 5 años. Por errores y violación de responsabilidad son los líderes de la organización.
Un ejemplo de cómo completar una hoja de ruta del vehículo se puede encontrar a continuación.
¿Qué información se incluye?
La cumplimentación de la hoja de ruta de un automóvil o camión debe ser realizada por un empleado autorizado de la empresa. Primero debe comprender las reglas de este proceso. Los detalles obligatorios al completar la hoja de ruta se presentan con la siguiente información:
- nombre del documento;
- su número
- periodo de validez;
- información sobre el dueño del automóvil;
- tipo y marca de máquina;
- números de registro de automóviles;
- los indicadores del cuentakilómetros, y se eliminan cuando el automóvil sale de la empresa, así como cuando envía el vehículo al garaje;
- hora exacta de salida y llegada;
- información sobre el empleado responsable de la compañía, que pone el automóvil en línea y compila una hoja de ruta;
- información del conductor;
- hora y fecha de aprobación del examen médico del conductor;
- información sobre el oficial médico que realiza el examen;
- una marca en la fecha y hora de la inspección técnica del automóvil, y el procedimiento puede realizarse directamente en la organización, si existe el equipo necesario y los especialistas pertinentes;
- información sobre los mecánicos que realizaron la inspección.
Está permitido ingresar otra información en el documento. Esto es posible si la organización usa su propia hoja de ruta.
¿Qué información es opcional?
El procedimiento para completar la hoja de ruta puede variar ligeramente de una compañía a otra. Se tienen en cuenta los siguientes puntos:
- No requiere la presencia en la hoja de impresión de la empresa con los detalles;
- se debe prestar especial atención al estudio de la condición técnica del automóvil;
- la forma única de este documento ha sido abolida por ley;
- no es necesario indicar la ruta en el texto, ya que solo se requieren los datos presentados por el odómetro.
En la práctica, la policía de tránsito o los empleados de otros organismos de inspección a menudo creen que la falta de información sobre la ruta es una violación grave, por lo que los conductores y los propietarios de las empresas son responsables. En este caso, debe acudir a los tribunales para impugnar multas importantes. Para evitar situaciones tan desagradables, se recomienda anotar directamente en el texto del documento cuál es el punto final de la ruta.
Los matices de usar el documento
Llenar la hoja de ruta de un camión u otro transporte es un proceso obligatorio para cualquier empresa que utilice diferentes máquinas para actividades laborales. El uso de este documento tiene las siguientes características:
- El formulario 4-C se aplica si se utilizan indicadores de trabajo a destajo para calcular los salarios de los conductores;
- si se utilizan salarios basados en el tiempo, se crea una hoja de ruta en el formulario 4-P;
- Además de este documento, los conductores deben tener la documentación adjunta provista por el conocimiento de embarque de los bienes transportados;
- un documento está redactado exclusivamente por una persona responsable que trabaja en un turno específico;
- el documento debe estar marcado por un mecánico que verifique el estado técnico de la máquina, un trabajador médico que realiza un examen médico, un despachador que envía el automóvil en un vuelo y también el conductor directo.
Cada hoja de ruta debe estar disponible en todas las empresas en la cantidad óptima.
Periodo de retención de documentos
Las empresas deben conservar sus hojas de viaje durante al menos 5 años, que se prescribe en la Orden del Ministerio de Transporte No. 152 y la Ley Federal No. 402.
Si se cometen errores o infracciones graves durante el llenado de la hoja de ruta, el documento se invalida, por lo tanto, no se puede utilizar para ningún propósito. La responsabilidad de tales errores recae en los funcionarios que completan la documentación, así como en el gerente directo de la empresa.
¿Cómo desarrollar tu propia forma?
No todas las empresas prefieren utilizar formularios uniformes, por lo que prefieren desarrollar sus propios formularios del documento. Para esto, está permitido usar cualquier estructura, así como incluir diferentes puntos en el documento.
Pero cuando se forma un nuevo formulario, se tiene en cuenta que los detalles obligatorios deben incluirse en el texto. Sin ellos, la hoja de ruta se reconoce fácilmente como inválida, por lo tanto, no será posible usarla para ningún propósito.
Después de desarrollar el formulario, es necesario transferir su muestra al Servicio de Impuestos Federales en el lugar de registro. En este caso, es posible evitar en el futuro problemas con la asignación de gastos en hojas de ruta a gastos de la empresa.
Responsabilidad por la ausencia de un documento.
Si el conductor se mueve por las carreteras sin el conjunto de documentos necesarios, que incluyen la hoja de ruta, entonces esta es una violación importante. La policía de tránsito lo lleva a la responsabilidad administrativa, por lo que deberá pagar una multa de 500 rublos.
Las personas jurídicas con tales violaciones deberán pagar una multa de 100 mil rublos. Las mismas sanciones se aplican a las empresas que transportan personas o mercancías por transporte eléctrico.
Otras características
Al completar la hoja de ruta de un autobús u otro transporte, se tienen en cuenta otros matices:
- no es necesario compilar una hoja de ruta si se utiliza un automóvil alquilado, pero con su ayuda es posible tener en cuenta los costos de combustible y lubricantes en los gastos de la empresa
- se elabora un folleto para un viaje, pero su período de validez puede variar de 1 a 30 días;
- no está permitido completar la documentación parcialmente, de lo contrario, dicho documento se declarará inválido.
La persona responsable designada como despachador primero debe aprobar cursos especiales que le permitan comprender las reglas para compilar la documentación básica que debe tener cada conductor de la compañía. Además, el conductor debe tener un certificado de examen médico antes del vuelo.
Conclusión
Las hojas de ruta son documentos importantes en cualquier empresa especializada en el transporte de mercancías o personas. Son compilados por empleados especiales de la empresa nombrados para el puesto emitiendo una orden de la gerencia de la organización.
Cada empresa puede desarrollar su propia forma de documentación, pero algunos detalles obligatorios deben estar presentes en el formulario. Si se detectan errores o violaciones, la hoja se considerará inválida o nula e inválida.