Los contadores a menudo tienen dudas sobre cómo emitir correctamente una factura y cuándo debe anotarse en los libros de contabilidad. Veamos qué es este documento y cómo usarlo.
Una factura es un documento distribuido, según el cual se cobran tanto el pago de los bienes como la deducción de impuestos. En contabilidad internacional, este documento se ve así:
Lo que dice el código tributario
Según el Código Tributario, el período para emitir una factura está limitado a 5 días hábiles, de hecho, una semana. Este período se cuenta de la siguiente manera:
- el día de la recepción del anticipo (total o totalmente) con respecto a entregas adicionales o transferencia de propiedad;
- el día del envío real de los bienes (prestación de servicios o realización del trabajo), transferencia de propiedad.
El período de cinco días se considera a partir del día siguiente a la fecha del primer envío. Si la factura se emitió por trabajo o por la prestación de servicios, el plazo para la facturación se calcula a partir del momento en que el trabajo o los servicios se prestan por completo. Tenga en cuenta: no se trata de comenzar a trabajar, sino de la provisión completa de los servicios o trabajos acordados. La excepción son los casos en que el trabajo se realizará con un anticipo y esta circunstancia se indica expresamente en el contrato económico. En este caso, se emite una factura anticipada a la contraparte. La fecha límite para emitir estos documentos es de cinco días a partir de la fecha en que se acreditó el dinero en la cuenta.
Días laborables y días libres
Sucede que la fecha límite para la emisión cae en un día no laborable. En este caso, el art. 6.1 del Código Fiscal permite al vendedor posponer la factura el primer día hábil después de un período de cinco días. Pero esta norma debe usarse con mucho cuidado, ya que incluso un retraso de un día conducirá al hecho de que la factura no se contará en la próxima auditoría fiscal. Por lo tanto, los auditores y los contadores principales con experiencia recomiendan facturar en este caso por adelantado, sin esperar el final del período de cinco días. La facturación se puede realizar el mismo día en que se realizó la transacción comercial correspondiente. Si es necesario, la factura siempre se puede ajustar.
Facturas unificadas
De acuerdo con el Código Tributario, algunas empresas comerciales pueden emitir facturas únicas (consolidadas) por ventas en función de los resultados del mes de informe. El derecho a trabajar en una sola cuenta debe fijarse en el contrato. Se permite trabajar de esta forma a los contratistas que realizan:
- suministro continuo de bienes;
- proporcionar continuamente servicios de transporte o logística;
- suministro de electricidad, recursos de combustible;
- proporcionar servicios de comunicación;
- diariamente y continuamente vender bienes.
Si las contrapartes han trabajado menos de 30 días calendario, la factura debe emitirse antes de la fecha límite de entrega. Pero en este caso, los inspectores pueden insistir en que se viole el principio de regularidad y continuidad del suministro. Por lo tanto, las nuevas contrapartes con una tasa de facturación uniforme deben abordarse con precaución.
En cuanto al Código Tributario, el período para emitir facturas para el mes de informe sigue dentro de los cinco días posteriores al mes siguiente. Pero debe registrar dichas cuentas en el mes en que se realizaron las primeras ventas de los bienes recibidos.
Responsabilidad por incumplimiento de plazos
El Código Penal no indica penalidades por la violación de los plazos para la emisión de facturas. Pero, por regla general, los inspectores se guían por el art.120 del Código Tributario y se llama para la facturación tardía, como para la no facturación en general. Esto es especialmente cierto para los documentos que deben crearse en la unión de dos períodos de informes. Por ejemplo, si se emitió una factura el mes pasado, pero se creó solo en el mes actual, los inspectores pueden considerar esto como una falta de factura y multar a la empresa.
Pagos iniciales
Hasta ahora, hemos hablado de las facturas emitidas para el primer evento, como la entrega de bienes o la presentación real de los servicios. ¿Y cómo escribir y calcular el plazo de facturación por adelantado? ¿Qué tan pronto debe presentarse a la contraparte?
El momento de las facturas anticipadas está directamente relacionado con la responsabilidad fiscal de la empresa. El dinero recibido por la empresa en relación con la actividad comercial se convierte automáticamente en la base de los impuestos, y la factura es un documento que certifica la exactitud de la recepción del dinero.
Si el primer evento es la recepción de fondos en la cuenta corriente, entonces la fecha límite para emitir una factura por adelantado comienza en el mismo período y bajo las mismas condiciones que la factura para la entrega de bienes. Por lo tanto, para los fondos transferidos previamente, surge una obligación tributaria dentro de los cinco días posteriores a la recepción del dinero, que debe reflejarse en el documento correspondiente. Estos plazos para la emisión de facturas anticipadas se fijan en el artículo 164, párrafo 4 del Código Fiscal vigente.
Documentos electronicos
02/09/2010 El servicio de impuestos de la Federación de Rusia reconoció el derecho de los contribuyentes a trabajar con muestras electrónicas de documentos fiscales y contables. Por primera vez, un documento electrónico se reconoce como equivalente y se acepta junto con los documentos en papel. Esta norma se fija en el apartado 1 del art. 169 Código Tributario. Los plazos para la emisión de facturas electrónicas son similares al período para guardar documentos en papel, ya que en este caso los documentos en papel y virtuales son idénticos.
Para implementar esta disposición, una orden separada del servicio de impuestos aprobó los formatos de facturas electrónicas, diarios de contabilidad para estos documentos y otros libros. El procedimiento para trabajar con dichos documentos es similar al flujo de trabajo en papel. Se otorga un día por cada intercambio de facturas, pero en realidad, gracias a Internet, la operación lleva varios segundos. El intercambio de cuentas se fija en la Orden 174 n y consiste en lo siguiente:
- La fecha en que aparece la factura en la contabilidad de la contraparte es la fecha en que el operador recibe dicho archivo. Tenga en cuenta: no la fecha de la factura, sino la fecha de recepción por parte del operador.
- La recepción de las facturas electrónicas del IVA, el plazo para la emisión de estos documentos no se cuenta a partir de la fecha en el documento, sino desde el envío de la factura al comprador por parte del operador. El plazo para la facturación del vendedor, por lo tanto, depende no solo del primer evento, sino también de la transmisión de un documento electrónico al operador.
Un comprobante de recepción del documento puede ser un aviso. Anteriormente, era un requisito obligatorio de una factura electrónica. Ahora este documento es una adición a la cuenta y se ejecuta solo en caso de acuerdo adicional entre las contrapartes.
Registro de factura
La contabilidad de las facturas, que son la base de las transacciones fiscales, se realiza en los libros de contabilidad. Desde enero de 2015, solo los contribuyentes deben mantener dichas revistas. Pero hay excepciones a esta regla. Entonces, de acuerdo con las reglas y regulaciones existentes, el diario de facturas debe estar disponible:
- con contribuyentes;
- personas exentas de la obligación de ser contribuyentes;
- personas no registradas como contribuyentes si periódicamente emiten o reciben facturas cuando realizan negocios, mientras representan los intereses de otras personas sobre la base de acuerdos bilaterales.
Las Reglas para mantener el registro de facturas aprobadas en 2011 contienen una lista completa de los principios para procesar y almacenar estos documentos.
El procedimiento para completar facturas
De acuerdo con las Reglas de llenado, los contribuyentes tienen la oportunidad de indicar información adicional en este documento. Estos incluyen:
- detalles del documento primario (factura, extracto bancario);
- nombre de la persona que emite la factura con los detalles legales y de liquidación actuales.
La mención de documentos primarios permite al vendedor indicar información adicional no solo para los vendedores, sino también para los compradores, por ejemplo, es posible especificar la fecha de aceptación de los productos o la fecha límite para la finalización del trabajo, otra información de interés para el lado opuesto. Para regular el flujo de información necesaria, se permitió dicha adición.
Nuevos cambios
En 2017, el documento fue modificado. Por lo tanto, el requisito obligatorio es el código del tipo de bienes TN FEA, que es necesario para la supervisión de las deducciones para el grupo de productos básicos. En el caso de un grupo de productos, la deducción se acepta en el orden anterior, y en las transacciones con productos no clasificados, la deducción se realiza en la nueva forma. El código del tipo de bienes TN VVED se convirtió en obligatorio para indicar en el documento. Esto se debe al hecho de que este código es necesario para supervisar las deducciones para los bienes del grupo de productos, que se aceptan en el orden anterior. Todos los demás grupos de productos se elaboran en el formulario actual.
En cuentas nuevas, es necesario indicar la dirección que debe corresponder a los datos del registro. Anteriormente, era suficiente especificar los detalles de los documentos constitutivos, ahora las nuevas reglas obligan a hacer correspondencia tanto en la factura como en el registro de las personas jurídicas.
Facturación de ajuste
Las facturas de ajuste se emiten si ha habido un cambio en el valor de los bienes, servicios o trabajo. El tamaño de los cambios en este caso se indica en la columna 5 de la factura. Si el número de unidades de bienes de trabajo o servicios proporcionados cambia, los cambios se realizan en la columna 3.
Presupuestos y períodos de facturación de ajuste
Antes de conocer el momento en que se emiten las facturas de ajuste, no será superfluo familiarizarse con el contrato bajo el cual el negocio de esta empresa se lleva a cabo con la contraparte. Si el contrato indica la posibilidad de hacer cambios, entonces deben hacerse en un período de cinco días después de la aprobación. La confirmación de dicho consentimiento puede servir como un acto de discrepancia establecida, certificado por ambas partes.
Todas las acciones fiscales con facturas y facturas correctivas se relacionan con el período en que se emitieron estos documentos. Basado en la factura de ajuste emitida en la dirección de reducir el costo total de entrega, el proveedor tiene el derecho de reducir sus propias obligaciones tributarias. Para recibir una deducción del IVA, el vendedor forma una factura negativa. Por lo tanto, el monto del IVA se reduce por el monto de la factura completa menos el monto de la factura correctiva. El comprador, por el contrario, tiene la obligación adicional de aumentar su IVA sobre la base de la factura. Para facturas electrónicas, se aplican requisitos similares. La fecha límite para emitir una factura de ajuste de formato electrónico es la misma que para los documentos en papel, dentro de los cinco días posteriores a la firma del Informe de discrepancia.
Corrección de errores en las facturas.
Esto es posible si se encontró lo siguiente en la factura:
- un error en los detalles del comprador o vendedor;
- Tasa de impuestos incorrecta
- error tipográfico simple
Si la factura se debe corregir, se debe preparar un documento nuevo y revisado. Independientemente de cuándo se emitió la corrección, la factura corregida se asigna al mismo período impositivo en el que se realizó la operación y se elaboró la factura inicial.Si la factura, que se emitió con un error, no conduce a una denegación de devolución del IVA, entonces no puede corregirse.
La numeración de las facturas principales y correctivas dentro de un período es continua. Las correcciones a las facturas de ajuste se preparan de la misma manera que a las originales. Pero la numeración de las cuentas corregidas dentro de una cuenta siempre comienza con una. Se realiza una entrada en los registros contables: la factura es tal y tal, corrección número 1, y es una cuenta que debe tenerse en cuenta al calcular el IVA.