Definición del término
Se cree que en Rusia por primera vez, en comparación con la práctica extranjera, se estableció un sistema de gestión de documentos, cuyo propósito es establecer el procedimiento para documentar las actividades de gestión dentro del estado. En 1973, dicho sistema se llamó Servicio de Aduanas del Estado Unificado, que significa "un estado unificado". sistema de mantenimiento de registros ". En total, la URSS desarrolló 16 sistemas unificados.
La estandarización de los documentos es el resultado de la reorganización del flujo de documentos del sistema en cuestión que cumple con ciertos estándares. La reducción de la correspondencia y la complejidad de compilarla, así como el deseo de evitar la duplicación de datos, se consideran cuestiones urgentes que deben abordarse en el trabajo de gestión. Se puede lograr un resultado efectivo mediante la unificación y estandarización de la información sobre el contenido y la forma.
La estandarización de documentos es la formación de los mismos formularios estándar para protocolos de propósito similar, lo que ayuda a un uso más eficiente del papel en la impresión de actos y decisiones. La estandarización facilita el flujo de trabajo contable, así como el archivo de la documentación.
Terminología similar
Una definición prácticamente similar es "unificación", que es el proceso de llevar algo, incluidos los actos documentados, a una sola forma o sistema común, lo que conduce a una reducción en el conjunto inicial de los objetos en cuestión. La unificación, el estándar y la estandarización de los documentos conducen a la formación de una uniformidad racional en cualquier campo de actividad, especialmente en la documentación. La reducción de la variedad injustificada de formularios de datos y el establecimiento de una estructura única se producen a través de estructuras de lenguaje, detalles, información contable y su almacenamiento. Las cadenas de documentos en exceso se eliminan con el tiempo para evitar la duplicación innecesaria de elementos.
La unificación de documentos le permite establecer una sola imagen de las formas de los documentos administrativos que realizan las funciones y tareas del formato gerencial. Este enfoque llevará al trabajo con un gran volumen de documentos para normalizarlos en el sistema de producción, así como para acelerar el intercambio de datos comerciales.
Aumentar la eficiencia
Un sistema administrativo único promueve el procesamiento operativo, reduce el tiempo dedicado a trabajar con documentos que afectan a todo el personal administrativo: desde empleados comunes hasta gerentes.
Los objetos de estandarización de documentos pueden ser su composición y formas. La unificación de la composición de los documentos es la asignación y consolidación de la totalidad de los documentos que son necesarios para resolver las tareas de gestión. Como resultado de tales acciones, se espera reducir la composición de los documentos.La unificación de formularios es la selección y consolidación de indicadores de información, incluidos los detalles que corresponden con el propósito de los documentos, así como la definición de requisitos generales para su creación y ejecución. En el trabajo de oficina, la unificación puede ocurrir tanto como una etapa de estandarización como como un proceso independiente.
La esencia de la estandarización.
La Ley Federal "sobre el Reglamento Técnico" Nº 184 especifica el principio de la definición: la estandarización de los documentos es un trabajo holístico destinado a establecer reglas para su uso voluntario, como resultado de lo cual la información debe racionalizarse en las áreas de producción y circulación de productos, así como una mayor competitividad servicios
"Estándar" se puede llamar un documento que indica las características de los productos, las reglas para la implementación de diversos procesos en la producción, las características del transporte y almacenamiento, el trabajo o los servicios. La norma incluye ciertos requisitos de terminología, etiquetado, simbolismo, embalaje, etiquetas.
Los documentos normativos sobre estandarización contienen reglas y requisitos óptimos para el diseño, preparación, almacenamiento y contabilidad de documentos comerciales, que fueron aprobados de la manera prescrita y recomendados para su uso repetido en el trabajo de oficina. La estandarización (en palabras simples) es la formación y aprobación de reglas uniformes que se presentan a los documentos para racionalizarlas.
La estandarización implica la construcción de los requisitos básicos para documentos en una norma legal. Gracias a este proceso, la formación de numerosos documentos ocurre de acuerdo con una regla, que es más fácil de percibir para los destinatarios. La estandarización de los documentos es el resultado de la unificación o su forma más alta.
Elementos de proceso típicos
Las transformaciones pueden relacionarse con ciertos tipos de documentos (GOST se indica con un número), estructura y reglas de diseño, elementos de un sistema de documentación unificado (DCL). Dicho sistema consiste en una combinación de formas interrelacionadas de documentos que dan una idea informativa de algunos tipos de actividades económicas y de gestión. El USD se basa en reglas y requisitos uniformes, tiene los datos necesarios para administrar cualquier campo de actividad.
El sistema de documentación habitual está organizado de tal manera que satisface las necesidades de documentar ciertas actividades, y los documentos del sistema de estandarización son el resultado del proceso de llevar los documentos a un solo formulario y sistema, cuando prevalece la uniformidad, y un conjunto injustificado de plantillas de documentos, sus detalles e indicadores se reducen. En el proceso de estandarización, hay una transición a la uniformidad racional en el flujo de trabajo.
Nivel de aprobación y categorías relacionadas
La estandarización es una forma de aprobación legal de los resultados de la unificación, que es una combinación de estado. estándares y una única forma de documentos incluidos.
USD se divide en:
- estado estándares;
- formas estandarizadas de documentos;
- pautas para su uso.
Los detalles del documento unificado se aplican de acuerdo con la tarea objetivo y el nivel de aprobación establecido. Hay una división de documentos de estandarización en la Federación Rusa en categorías:
- Departamental (división por sucursales). Se utilizan para documentar procesos de gestión que son comunes a todas las empresas, independientemente de la actividad y las normas legales. La aprobación tiene lugar a nivel federal.
- Formas de documentos de empresas, organizaciones y empresas. Definido localmente.
- Todo ruso. Los creadores de tales formularios son la Agencia Federal de Archivo, el Ministerio de Finanzas de Rusia, el Servicio Estatal Federal. estadísticas, Banco Central de la Federación de Rusia.Estas formas de documentos son obligatorias para su uso en todas las organizaciones, independientemente de la forma de propiedad y subordinación (por ejemplo, los registros contables de contabilidad y remuneración, que fue aprobado por la decisión del Comité Estatal de la Federación de Rusia de 5 de febrero de 2004).
- Formularios de documentos de entidades constitutivas de la Federación. Su aprobación se produce a nivel regional, regional o local. Tales formas son comunes dentro del tema relevante de la Federación Rusa.
Los detalles del soporte de información
Además de los sistemas de gestión de documentos interdisciplinarios, se utilizan formas de documentos del sistema nacional de normalización, que reflejan las características de las actividades de industrias específicas. Tales características se dividen en:
- Requisitos de datos adicionales para resolver funciones gerenciales de un plan típico (por ejemplo, despido / admisión de personal de educación o salud).
- Otras actividades para cuya operación se organizó una industria similar y sus reglas de gestión. La documentación específica puede incluir:
- recetas
- historial medico;
- licencia por enfermedad;
- hojas de testigos;
- guías
- inventario de casos (archivo);
- tarjetas
- asuntos de pozos (producción de exploración);
- declaraciones de desempeño;
- horario (documentación de entrenamiento).
Definición de documentación
Este problema es abordado por departamentos y organizaciones especiales autorizadas, por ejemplo, el estado ruso. la biblioteca se encarga de determinar la composición de la documentación disponible en todas las bibliotecas del país. Las formas sectoriales de documentos son de naturaleza normativa si están dentro del marco de un sistema departamental (como un notarial o judicial), plantillas similares también se usan en organizaciones específicas dedicadas a actividades similares (por ejemplo, médicas o de seguros).
El uso de documentos de estandarización en las empresas permite reducir los costos de compilación, procesamiento, fabricación, procesamiento de documentos y su transferencia. Por lo tanto, el flujo de documentos dentro de la organización se acelera. La reorganización del contenido de los documentos mejora la calidad de las tareas de gestión. La composición del documento se fija en la Hoja de formulario (un documento regulatorio único que consiste en una lista de documentos necesarios para la implementación de las tareas de la actividad de gestión de la empresa que tiene estatus legal), y las transformaciones de los formularios de documentos se arreglan en el Álbum de documentos. La hoja de tiempo organiza el proceso de documentación, crea un esquema visual para contabilizar todo tipo de actividades. La boleta de calificaciones se forma para establecer ciertas reglas para fijar el lugar y la hora, así como para los tomadores de decisiones.
Características destacadas
Se presentan los tipos de documentos de estandarización relacionados con el álbum de formularios de documentos (una colección de plantillas para formularios unificados necesarios para la gestión documental en una institución):
- una muestra de referencia (en papel) almacenada en el departamento u oficina de la oficina;
- Contraparte electrónica disponible en todos los lugares de trabajo.
Las características distintivas de la formación de estos documentos son:
- uniformidad de creación de regulación del contenido de documentos, exclusión de información duplicada;
- terminología y convenciones comunes, que le permite comparar indicadores de diferentes niveles de gestión y los sistemas en consideración;
- La formación de modelos uniformes para la construcción de formas específicas de documentos.
Principios y fundamentos de la estandarización de documentos.
La Comisión CMEA describió una estandarización compuesta, en la cual hay un establecimiento y aplicación intencional de un sistema de requisitos relacionados tanto para un objeto como para sus elementos con el fin de proporcionar una solución óptima a un problema específico. La aprobación de documentos se basa en los requisitos del estado.estándares y reglas de CMEA, ISO y otras organizaciones internacionales que trabajan en el campo de la unificación y estandarización de documentos.
Un cambio brusco en el contenido habitual de los documentos puede afectar negativamente la reestructuración psicológica de los empleados de la organización. Por lo tanto, el proceso de conversión debe realizarse sin problemas, afectando solo los cambios más necesarios mientras se mantienen las reglas y los fundamentos de los documentos nacionales de normalización, así como sin causar daños económicos. Primero, se introducen cambios mínimos y luego cambios radicales. La conversión gradual de estándares permite a todos los participantes en el proceso estandarizar completamente su flujo de trabajo.
Procesamiento de la información
Encontrar común en los documentos y crear una plantilla única generalmente aceptada simplifica los métodos manuales de procesamiento de datos, el trabajo se vuelve más eficiente, se reducen los costos del plan financiero y se reduce el tiempo utilizado anteriormente para capacitar al personal directivo, lo que resulta en una dinámica positiva innegable. Es importante prestar atención al cumplimiento de los requisitos generales para los documentos de gestión en las condiciones de funcionamiento de los sistemas de control automatizados, cuando el efecto de la unificación y la estandarización de todos los documentos aumenta drásticamente.
El archivo, que estudia los fundamentos teóricos y prácticos de la ciencia archivística, influye en la mejora de los formularios de documentos. La automatización de los procesos de estandarización comenzó con la clasificación del esquema de documentos en la economía nacional, y luego continuó en el ámbito de la gestión, donde alcanzó su forma efectiva actual. Ahora este proceso afecta a organizaciones internacionales y nacionales, 10 organizaciones extranjeras están trabajando para simplificar el flujo de trabajo de las relaciones de comercio exterior, incluidas la Comisión de Comercio Exterior, el Comité de Desarrollo Comercial de la CEPE, la Organización Internacional de Normalización, etc.