Una medida necesaria al planificar unas vacaciones planificadas es un aviso de licencia para el empleado. Cada compañía puede tener una muestra, ya que no hay una plantilla única. En este caso, se debe proporcionar una alerta al empleado 2 semanas antes del comienzo de las vacaciones. Para completar el proceso, el empleado debe poner su firma.
¿Por qué notificar?
De acuerdo con la ley (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), cada empleador está obligado a notificar al empleado sobre el inicio de la licencia por escrito. Al mismo tiempo, el documento debe indicar la fecha de inicio de las vacaciones. También es importante tener en cuenta el calendario anual de vacaciones, que está aprobado por la empresa.
Este enfoque es especialmente importante para aquellas empresas cuyo proceso no se interrumpe. En tales condiciones, es necesario dejar que los empleados tengan un horario claro, de lo contrario, el proceso de producción podría dañarse.
La licencia legal tiene varios tipos:
- entrenamiento
- adicional
- anual.
Si la licencia se concede a solicitud del empleado, la necesidad de notificación desaparece.
¿Cómo se compila el documento?
Debe entenderse que no existe un formulario único para la notificación de vacaciones al empleado. Cada empresa puede hacer una muestra teniendo en cuenta las particularidades de la empresa.
Pero todavía hay puntos obligatorios, y de una forma u otra deben mostrarse. Se trata de la siguiente información:
- fecha del documento saliente y su número de registro;
- detalles del empleador (oficial);
- datos individuales del veraneante;
- puesto ocupado por el empleado;
- referencia al artículo del Código del Trabajo, que es la base de la notificación;
- Firma de la persona que gestiona la organización.
El texto del documento en sí no debe ser voluminoso. Por lo general, solo indica la información necesaria sobre las próximas vacaciones: el hecho de su provisión, el número de días de descanso y el período de tiempo trabajado, que se tiene en cuenta.
Como resultado, cada compañía compila su propia muestra de notificación de vacaciones a los empleados, en la que solo se cambian las iniciales, la duración y las fechas.
El uso de dicha plantilla puede reducir significativamente el tiempo dedicado a compilar una alerta.
Introducción del empleado
Para que el empleado tenga tiempo de prepararse para las próximas vacaciones, necesita saberlo con anticipación. Es para esto que se utiliza el aviso de concesión de licencia al empleado. La muestra debe contener todos los bloques de información necesarios. Y para que este proceso sea legal, es necesario familiarizar personalmente al especialista con la decisión de la gerencia.
Esto significa que el aviso se entrega personalmente a cada empleado.
El empleado puede conocer el hecho de las vacaciones de varias maneras: - haber leído la orden sobre la provisión de un cierto número de días de descanso;
- reunirse con un empleado de los recursos humanos de la organización;
- firmando la hoja de declaración en el proceso de aprobación del plan de vacaciones.
No se excluye una situación en la que el empleado no está de acuerdo con los plazos establecidos por las autoridades. En este caso, debe elaborar un acto en el que se mostrará la reacción del empleado.
Vale la pena recordar que el procedimiento para aplicar la notificación de licencia a los empleados implica compilar dos copias del documento. Y un especialista debe firmar cada uno de ellos.
Si el aviso no se redacta y se entrega al empleado, al final se puede imponer una multa administrativa (Art.5.27 del Código de Infracciones Administrativas) y las vacaciones fueron transferidas (el empleado tiene derecho a hacerlo por ley).
¿Necesito registrar un documento?
Para optimizar el proceso de almacenamiento y registro de notificaciones, debe mantener un diario especial. También en este caso, no hay una única forma que pueda usarse. Por esta razón, la administración de la compañía debe desarrollar su propia plantilla de revista. Como resultado, se ajustará con precisión al modelo de notificación al otorgar permiso a un empleado de una empresa en particular, lo que afectará positivamente la velocidad del papeleo.
En la portada de la revista debe mostrar:
- la fecha de inicio y finalización del proceso de entrada de datos;
- nombre del documento y la compañía que emitió la revista.
En la parte tabular, información como:
- nombre del documento que se ha preparado y está en proceso de contabilidad;
- fecha de expedición;
- número de serie;
- el significado del aviso emitido al empleado;
- datos personales y posición del empleado en cuyo nombre se emite el aviso;
- información sobre el hecho de la entrega del documento;
- información sobre la respuesta a la notificación.
Mantenga los documentos registrados por 5 años. La empresa está obligada a esto por orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa.
Aviso concurrente
Además del aviso de muestra estándar del inicio de las vacaciones, cualquier empresa utiliza periódicamente declaraciones especiales. O no se usa en absoluto. Por ejemplo, cuando se produce la notificación de los trabajadores a tiempo parcial.
Si un empleado trabaja como parte de una forma adicional de empleo, lo primero que debe saber un oficial de personal antes de redactar un documento son las fechas de vacaciones del especialista en su lugar de trabajo principal.
Estos datos deben ingresarse posteriormente en el plan de vacaciones durante su desarrollo. Como resultado, los días de descanso en ambos lugares de trabajo deberían coincidir.
En tales circunstancias, la provisión de instrucciones de licencia para el contador debe incluir el cálculo correcto de la emisión de fondos. Por ejemplo, cuando llegó el tiempo de descanso planeado para el tiempo parcial, pero no acumuló la experiencia laboral necesaria, entonces los días que faltan deben establecerse sin mantenimiento. Es decir, solo se debe pagar la parte del salario de las vacaciones.
En cuanto al proceso de notificación, puede notificar a dicho empleado sin utilizar la documentación. Los trabajadores a tiempo parcial son convenientes cuando proporcionan vacaciones anuales, organizadas en un período en dos empresas.
Cuando los empleados a tiempo parcial no brindan información al departamento de personal sobre el horario de otra empresa, deben ser notificados oficialmente y 2 semanas antes de las vacaciones.
Si tiene que resolver el problema del resto de las autoridades, entonces debe actuar de manera común. La conclusión es que, bajo el tema de la licencia, la ley no divide a los empleados en puestos. El mejor momento para familiarizarse con el aviso será el momento de firmar el pedido.
Situaciones no estándar
En cualquier empresa, a veces las circunstancias son tales que las vacaciones del empleado deben interrumpirse debido a varias razones de producción.
Inicialmente, vale la pena señalar que la ley no permite que el empleador haga esto unilateralmente. Todo lo que la empresa puede permitirse es llamar a un empleado después de obtener su consentimiento.
Al mismo tiempo, hay categorías de empleados cuyas vacaciones no pueden interrumpirse bajo ninguna circunstancia:
- Especialistas involucrados en la producción con condiciones laborales nocivas.
- Mujeres en licencia de maternidad.
- Trabajadores que no han cumplido los 18 años.
Al recibir el consentimiento del empleado para interrumpir sus vacaciones, el jefe del departamento debe preparar una notificación al director indicando el motivo de llamar al especialista.
Resumen
La notificación se utiliza para advertir de vacaciones en los casos en que el empleado se va de vacaciones de acuerdo con el horario. Si el propio empleado tiene la intención de detenerse en la actividad laboral, entonces no es necesario que se lo notifique.Tampoco se requiere una advertencia oficial para quienes trabajan en empresas a tiempo parcial.