Un archivo personal, como regla, incluye documentación especial que refleja información sobre el empleado y su actividad laboral durante un período específico de tiempo, o sobre el estudiante y su capacitación en una institución educativa en particular. Típicamente, la formación y conducción de archivos personales de los empleados se lleva a cabo durante un largo período de tiempo. De una forma u otra, se incluyen en la cantidad de documentos sobre el personal. ¿Cuál es el orden de este evento hoy? ¿Qué información contiene el archivo de registro del empleado? Por qué Las respuestas a estas y otras preguntas igualmente serias se pueden encontrar en el proceso de leer este artículo.
Preguntas generales
Sin embargo, para comenzar, debe tenerse en cuenta que la gestión de los archivos personales de los empleados no es un proceso obligatorio en relación con absolutamente todas las categorías de empleadores. De acuerdo con la ley rusa, los asuntos personales deben realizarse solo para ciudadanos que ocupan puestos de servicio público. Es necesario complementar que el procedimiento correspondiente está regulado por el Decreto presidencial "relativo a la orden relativa a la gestión de los asuntos de las personas que ocupan los cargos estatales rusos en la orden de nombramiento, así como a la posición estatal sobre el servicio federal" de fecha 01.06.1998.
La obligación, incluida la formación y el mantenimiento de los archivos personales de los empleados, puede asignarse al empleador, una empresa (organización) estatal también a través de un acto normativo de la industria. Por ejemplo: la orden de Supervisión del Consumidor de Rusia del 16 de marzo de 2005, que aprueba las Reglas del Servicio Civil Federal, relacionadas con la supervisión en el campo de la protección de los derechos del consumidor y el bienestar humano (de acuerdo con la cláusula 7.7 de este documento, los asuntos personales se encargan de la gestión de los asuntos), así como la resolución " Respecto al Servicio Federal de Aduanas ”del 21 de agosto de 2004, mediante el cual se aprueba el Reglamento sobre el FCS. Sobre la base de este documento, se formuló y puso en circulación el Reglamento sobre el GUK (departamento de personal principal). De conformidad con el párrafo quince del Reglamento, el FCS GUK se encarga del mantenimiento de los archivos personales de todos los empleados del servicio.
Además, el procedimiento para administrar los archivos personales de los empleados puede ser prescrito por la compañía administradora (en otras palabras, por una organización superior). En otras empresas y organizaciones, la gerencia tiene el derecho de tomar decisiones con respecto a la necesidad de llevar a cabo el proceso bajo revisión, y también (en el caso de una decisión en la dirección positiva), a qué categorías de empleados es aconsejable realizar negocios de naturaleza personal. El Reglamento sobre la conducta de los archivos personales de los empleados prescribe que el procedimiento analizado, por regla general, se aplica a las siguientes categorías de ciudadanos:
- Empleados que trabajan en altos cargos (jefe directo de la estructura, sus asistentes (diputados), gerencia en relación con unidades estructurales, etc.).
- Empleados de la compañía para quienes se establece la responsabilidad bajo la legislación rusa actual (por ejemplo, jefe de contabilidad, sus diputados, cajero, etc.).
Las reglas para la conducción de los archivos personales de los empleados, como se vio después, no implican una cierta obligación. Sin embargo, muchas empresas privadas prevén la realización de asuntos personales con respecto a absolutamente todos sus empleados.Esto no depende del estado y rango, así como de las actividades de trabajo realizadas (por cierto, es por eso que incluso el personal técnico está incluido aquí). Por qué El hecho es que mantener archivos personales de los empleados es una fuente de información muy conveniente. Además, esta disposición se aplica a absolutamente todos los empleados. La carpeta única contiene las copias más importantes de los pedidos para el empleado, su documentación personal, así como otros documentos necesarios. Es importante tener en cuenta que es la instrucción para la realización de archivos personales de empleados de naturaleza personal que sirve como herramienta para consolidar la información.
Creación de un archivo personal.
Hoy, la creación de asuntos de carácter personal se lleva a cabo para una agrupación organizada de datos documentados sobre un empleado que el empleador le transfiere al transferir o aceptar un trabajo. Las instrucciones sobre el procedimiento para mantener los archivos personales de los empleados sugieren que todas las operaciones relevantes, de una forma u otra, se asignan a un especialista especialmente autorizado o a un cuerpo de personal que es individualmente responsable de organizar el manejo de buena fe de dicha documentación.
La creación de casos de naturaleza personal se lleva a cabo inmediatamente después de la recepción o transferencia de un empleado a un puesto o puesto de liderazgo, de conformidad con lo cual la ley establece el establecimiento de responsabilidad. El procedimiento para mantener los archivos personales de los empleados no excluye otra posición cuando se prescribe a través de instrucciones sobre el procedimiento para realizar ciertas operaciones en los archivos personales de los empleados.
De acuerdo con las recomendaciones metodológicas del Archivo de la Ciudad de Moscú, así como de VNIIDAD FAS de la Federación Rusa, los archivos personales, de una forma u otra, incluyen documentación proporcionada por los empleados durante el empleo, así como formados en el proceso de su actividad profesional posterior en una empresa u organización en particular. Entonces, esto incluye los siguientes documentos:
- Ficha personal de acuerdo con el personal o el perfil correspondiente.
- Adición al formulario de solicitud u hoja personal.
- Autobiografía de empleados.
- Copias de la documentación educativa.
- La segunda copia del contrato de trabajo.
- Contrato de responsabilidad.
- Cartas de recomendación de lugares de trabajo anteriores (características).
- Solicitud de empleo (traslado al puesto correspondiente).
- Copias de pedidos o extractos de ellos correspondientes a la contratación o traslado a otro puesto.
- Extractos de la documentación (o copias de documentos) sobre la adjudicación o acción disciplinaria del empleado.
- Copias (extractos) de la documentación de certificación (hojas de certificación, revisiones, etc.).
Seguridad de los archivos personales.
La disposición sobre la gestión de los archivos personales de los empleados sugiere que, para organizar su absoluta seguridad y facilidad de manejo, se colocan (es decir, cosidos con un hilo y una aguja para cuatro pinchazos) en una carpeta separada en el proceso de formar papel.
Es importante tener en cuenta que, además de la documentación mencionada anteriormente, algunos otros documentos pueden colocarse en archivos personales (por ejemplo, documentos relacionados con el empleado que ha pasado una competencia relacionada con llenar un puesto vacante; copias de documentos relacionados con la recompensa del empleado, la asignación de títulos honorarios, etc.). Además, las fotografías certificadas del certificado del empleado se colocan en archivos personales, pero no se archivan.
El orden de realización de los archivos personales de los empleados también implica su registro inicial. De esta manera:
- A cada archivo personal se le asigna un número de cuenta individual.
- Los puestos relevantes se rellenan en el lomo del archivo personal y en la portada.
- Un inventario interno se incluye necesariamente en un archivo personal.
Mantener libros de trabajo y archivos personales de los empleados.
Cabe señalar que la realización de negocios de carácter personal no se detiene durante todo el período de trabajo de cada uno de los empleados de una estructura particular cuando sus reglas no lo contradicen. Por lo tanto, la conducción de los asuntos personales en cualquier caso establece los siguientes puntos:
- Mantener registros en las secciones necesarias del caso.
- Las premisas de la documentación que se almacenará como parte del archivo personal.
- Incautación de documentación, cuya necesidad ha pasado.
- Comprobación periódica del estado del archivo personal de acuerdo con el tema de conservación de los documentos incluidos en él.
Mantener un registro personal de un empleado en una organización supone que las entradas se hacen en la documentación de un registro personal sobre la base de ciertos documentos o sus copias certificadas. Es importante agregar que el funcionario autorizado puede aclarar los matices necesarios para la ejecución del procedimiento antes de hacer entradas específicas durante una conversación personal con el empleado. Absolutamente todos los registros que son relevantes en relación con la documentación cuando se realizan archivos personales se hacen a mano con un bolígrafo o pluma estilográfica en azul, negro o morado. La regulación sobre la conducta de los archivos personales de los empleados implica la exclusión de correcciones en la documentación, así como la idoneidad de la escritura legible. Luego, cuando surge una necesidad real, estos registros se certifican con la firma de un funcionario autorizado del servicio de gestión de personal. Además, la empresa está sellada.
Información adicional
La orden presunta, la conducta del archivo personal del empleado está asegurada de acuerdo con la siguiente regla: cuando se acumula la documentación, está sujeta a distribución obligatoria en el archivo personal de acuerdo con las secciones. Además, dentro de las secciones de papel están organizadas en orden cronológico. Es importante tener en cuenta que los documentos individuales archivados en un archivo personal, de una forma u otra, están sujetos a numeración. La información sobre estos valores (teniendo en cuenta la numeración de páginas), dentro de los límites de los cuales se encuentra en un archivo personal, en cualquier caso, refleja el inventario interno.
La instrucción estándar sobre la conducta de los archivos personales de los empleados de la República de Bielorrusia dice que los empleados se comprometen a proporcionar información al servicio del personal de manera oportuna. Esta información, por regla general, interpreta los cambios en los datos individuales, que se incluyen en la composición del archivo personal. Esto generalmente se escribe por escrito como una declaración. Además, la documentación que confirma los cambios sirve como una aplicación. Un poco más tarde, cuando se ingresan todas las entradas en el archivo personal, la documentación, de una forma u otra, se devuelve al empleado. Por cierto, si es necesario, primero se hacen y certifican copias de estos documentos, que luego se adjuntan al archivo personal.
Almacenamiento y contabilidad de archivos personales.
Una vez que se estudia completamente la gestión de los archivos personales de los empleados, es aconsejable considerar el tema del almacenamiento y la contabilidad. Por lo tanto, estos procedimientos están organizados para una búsqueda inconfundible y rápida de asuntos personales, garantizando su seguridad absoluta, así como la confidencialidad de la información contenida en la documentación del acceso no autorizado.
Es importante tener en cuenta que los archivos personales de los empleados de una empresa están incluidos en la nomenclatura de la unidad de personal de acuerdo con el nombre general "Archivos personales". Además, sus períodos de almacenamiento se indican allí. Como regla general, el período de almacenamiento de valores alcanza los setenta y cinco años.
El decreto sobre la conducta de los archivos personales de los empleados prescribe que la documentación se almacena en el departamento de personal (generalmente es para tales fines que las instalaciones se organizan allí) por separado de otros documentos. Debe agregarse que el servicio de personal almacena solo los archivos personales de los empleados relevantes. Los casos de trabajadores despedidos se transfieren de acuerdo con el procedimiento establecido por ley para su almacenamiento en el archivo de la estructura o en el archivo territorial.
Debe tenerse en cuenta que las condiciones de almacenamiento, de una forma u otra, deben garantizar la seguridad absoluta de los archivos directamente personales, así como la documentación (información) colocada en ellos por divulgación o robo. Es por eso que hoy se recomienda garantizar el almacenamiento de archivos personales a través de cajas fuertes (gabinetes), colocándolos en posición vertical en los estantes (con las raíces hacia afuera).
Que mas
Por cierto, dentro del gabinete o caja fuerte en la puerta se pueden colocar descripciones resumidas en relación con los archivos personales almacenados. Es importante que el acceso a la información esté exclusivamente autorizado por los funcionarios, así como también por sus líderes. Luego, cuando el número de archivos personales excede lo permitido, se registran en un registro especializado o revista. La sistematización de casos se lleva a cabo mediante uno de los siguientes métodos:
- De acuerdo con el orden de los números.
- De acuerdo con el orden alfabético directo.
- De acuerdo con las secciones de acuerdo con los nombres de las unidades estructurales de acuerdo con la tabla de personal, dentro de las secciones, en el orden alfabético de la cuenta directa o en el orden de los números.
Para reducir el número total de unidades contables, los archivos personales se pueden almacenar como parte de los llamados conjuntos, grupos alfabéticos para el almacenamiento. Por lo tanto, absolutamente todos los archivos personales que se incluyen en el pedido van precedidos de una hoja de papel con el nombre del empleado. Es necesario agregar que los asuntos personales, que consisten en el orden, también se agrupan de acuerdo con el orden alfabético. Al comienzo del atuendo se incluye una lista resumida de archivos personales.
Emisión de archivos personales a tiempo
La emisión de asuntos personales a los empleados de una estructura particular para uso temporal para que puedan familiarizarse con la información ingresada allí, generalmente se hace solo con el permiso del departamento de personal. Un conocido de un empleado con su propio archivo personal en el recibo generalmente se lleva a cabo directamente en presencia de un oficial oficial que es responsable de manejar la documentación de dicho plan.
Cabe señalar que los empleados están familiarizados con asuntos personales al menos una vez durante el año, así como de acuerdo con la solicitud de estas personas en otros casos establecidos por la ley rusa. Al familiarizarse con los asuntos personales de los empleados de una organización, está estrictamente prohibido:
- Realice las correcciones en los registros de archivos personales ya realizados.
- Haga nuevas entradas en sus archivos personales.
- Extraiga de los archivos personales la documentación allí o coloque otros nuevos en ellos.
- Retener archivos personales más allá del período provisto por personas autorizadas.
Matices importantes
En el caso de que se encuentren imprecisiones en los registros o si se encuentra documentación obsoleta en un asunto personal, el empleado tiene derecho a solicitar el servicio de personal de la estructura a este respecto. Debe agregarse que los documentos deben adjuntarse a la solicitud, de acuerdo con los cuales sería apropiado realizar ciertos cambios en los registros realizados anteriormente, o copias de ciertas unidades de documentación para hacer un reemplazo.
Es importante saber que la emisión de un asunto personal para uso temporal se lleva a cabo precisamente durante el período de tiempo necesario para realizar las operaciones necesarias, de acuerdo con la lista de personas con derecho a recibir archivos personales, que está aprobada por la administración de la estructura. Por cierto, el hecho de emitir un caso de naturaleza personal, de una forma u otra, se registra en una tarjeta de control (diario).
Es importante saber que la familiarización (trabajo) con los archivos personales se lleva a cabo en una sala especialmente diseñada para estos fines. Además, el tiempo de familiarización (trabajo), de una forma u otra, se limita a la jornada laboral.Por lo tanto, al final de la jornada laboral, el empleado responsable de manejar los asuntos personales debe asegurarse de que todos los archivos personales que fueron emitidos para uso temporal fueron devueltos al lugar de almacenamiento. Si es necesario, el funcionario se compromete a tomar las medidas apropiadas para regresar o buscar documentación.
La transferencia de archivos personales o documentos individuales en su composición para uso temporal a otras instituciones (organizaciones, empresas) se lleva a cabo exclusivamente en caso de permiso de la administración de la estructura sobre la base de una solicitud debidamente ejecutada.
Es importante saber que se está formando un acto con respecto al tema de un archivo personal, una copia de la cual, de una forma u otra, se transmite junto con el archivo personal o un documento separado a la persona autorizada de la parte solicitante. La segunda copia se almacena en los asuntos de la estructura inmediatamente antes de la devolución del archivo personal o un documento separado a su lugar original de almacenamiento.
Eliminación de documentos de un archivo personal.
Es importante tener en cuenta que la eliminación de ciertas unidades de documentación de un archivo personal se lleva a cabo exclusivamente después del permiso de la administración, siempre que el registro correspondiente se coloque en la columna "Nota" del inventario interno. En caso de incautación temporal de papel en su lugar (es decir, entre hojas de documentos vecinos), se inserta una tarjeta sustitutiva (en otras palabras, un certificado sustituto) de acuerdo con las reglas, que indica la fecha y el motivo de la incautación con la firma de la persona que emitió el documento, así como la firma de ese documento. el empleado que lo recibió de acuerdo con las reglas de uso temporal relevantes para la estructura.
Con el fin de garantizar un control absoluto sobre la seguridad de los archivos personales en una institución particular (organización, empresa) anualmente (es decir, a más tardar el primer trimestre que sigue al informe), se verifica su estado y disponibilidad. Debe saber que las deficiencias y deficiencias identificadas durante el proceso de control se registran en cualquier caso en el acto, que es inmediatamente después de que la aprobación del presidente de la comisión se presenta al liderazgo de la organización para su consideración y posterior toma de decisiones con respecto a la documentación perdida o inexacta.