Liikematkoja edustavat työmatkat, joiden aikana yrityksen työntekijät ratkaisevat organisaatiolle tärkeät kysymykset. Retket voivat olla Venäjällä tai muissa maissa. Niitä maksaa työnantaja, josta työntekijä laatii kuluraportin työmatkalta. Tämä asiakirja sisältää tietoja siitä, kuinka paljon rahaa käytettiin matkalle. Tämän raportin perusteella kirjanpitäjän on siirrettävä työntekijälle tarvittava määrä varoja aiheutuneiden kustannusten kattamiseksi.
Asiakirjan käsite
Liikematkoille vuoden 2017 ennakkoraportti koottiin muodossa AO-1. Vuonna 2018 tämän asiakirjan muoto pysyi ennallaan. Tilastoviranomaiset ovat hyväksyneet tämän asiakirjan, mutta jokaisella yrityksellä on mahdollisuus tehdä lisäyksiä tähän raporttiin.
Voit paitsi lisätä uusia sarakkeita myös sulkea pois joitain rivejä, joita pidetään tarpeettomina. Liikematkan kuluraportti esitetään ensisijaisena kirjanpitoasiakirjana. Se on vahvistus siitä, että työntekijälle matkaa varten annetut varat on lähetetty toiseen tarkoitukseen.
Kokoonpanon nuanit
Kuluraportin laatiminen työmatkalle on melko yksinkertaista. Tämän prosessin suorittaa vastuuhenkilö tai edustava työntekijä, joka sai yrityksen päälliköltä tietyn määrän matkaa. Jotta varmistetaan, että näitä varoja käytettiin tosiasiassa työmatkalla, kootaan raportti, joka toimitetaan yhtiön kirjanpitäjälle.
Pääkirjanpitäjä tarkistaa raportin ja siirtää sen sitten johtajalle allekirjoittamista varten. Jos työntekijä on käyttänyt ennakkomaksuna enemmän kuin mitä hän oli saanut ennen matkaa, hän voi saada korvausta. Se myönnetään käteisellä organisaation kassasta. Tätä varten kansalainen saa ensin käteismenot, joista käy ilmi, mihin tarkoitukseen varat käytettiin.
Mitä muotoja voin käyttää?
Laadittaessa kuluraporttia yritysten työntekijät voivat käyttää seuraavia asiakirjoja:
- Tilastotieteilijöiden hyväksymä AO-1-muoto;
- tietyn yrityksen erityisesti kehittämä muoto AO-1-lomakkeen perusteella;
- sähköinen asiakirja, jos yritys käyttää sähköistä dokumenttien hallintaa.
Jos yritys päättää kehittää omaa muotoaan, on tärkeää syöttää siihen tarvittavat yksityiskohdat. Jos he eivät ole poissa, tämä voi aiheuttaa tiettyjä ongelmia verotarkastajille.
Kuinka se tehdään?
Kaikkien työmatkalle lähtevien yrityksen työntekijöiden tulisi ymmärtää, kuinka täyttää kuluraportti työmatkalla. He voivat tämän asiakirjan avulla vahvistaa aiheutuneiden kustannusten pätevyyden ja laillisuuden. Suunnitteluohjeet sisältävät:
- kirjanpito-osaston asiantuntija antaa työntekijälle raporttilomakkeen;
- Voit täyttää asiakirjat itse tai kirjanpitäjän avulla;
- tiedot syötetään heti matkan jälkeen;
- Jotkut tiedot sopivat yhtiön kirjanpitäjille.
Työntekijän on liitettävä selvitykseen muita asiakirjoja, jotka vahvistavat tietyt kulut. Ne esitetään eri sekillä, kuitteilla tai muilla maksutodistuksilla.
Alla on esimerkki matkakuluraportista.
Mitä tietoja se sisältää?
Tämän asiakirjan täyttäminen tapahtuu virallisten asiakirjojen perusteella, jotka ovat yrityksen työntekijälle, joka on saapunut työmatkalta.Jos laskelmat tehtiin käteisellä, raporttiin liitetään erilaisia maksudokumentteja. Jos käytettiin muita kuin käteiskuluja, vaaditaan ote pankista.
Seuraavat tiedot sisältyvät asiakirjoihin:
- tiedot matkustetusta kansalaisesta;
- tiedot kirjanpitäjästä, joka täyttää useita tämän kertomuksen kohtia;
- sen organisaation nimi, jossa kansalainen työskentelee;
- henkilöstön lukumäärä;
- ennakkomaksun tarkoitus, jota edustavat kotitalous- tai viihdekulut;
- tiedot kustannusylityksistä tai käteisvaroista;
- luettelee asiakirjat, jotka vahvistavat kansalaisen kustannukset työmatkalla;
- Koko summa, jonka yrityksen työntekijä käyttää työmatkalla
- kansalaisen allekirjoitus.
Tutkittuaan tämän raportin, kirjanpitäjä laittaa allekirjoituksensa. Lisäksi ne ilmoittavat raportin numeron ja päivämäärän. Laskennalliset kulut annetaan samoin kuin kirjanpito- tilien numerot. Oikein laadittu ja varmennettu asiakirja siirretään yrityksen johtajalle tutkimusta ja allekirjoittamista varten.
Alla on esimerkki kustannusraportin täyttämisestä työmatkalla.
Mitkä asiakirjat ovat liitteenä?
Yrityksen työntekijän on työmatkan aikana tallennettava kaikki maksut tositteet, jotka vahvistavat tietyt kulut. Ne kirjataan raporttiin sen valmistumisen aikana. Nämä asiakirjat voidaan esittää eri muodoissa. Siksi raporttiin on liitetty seuraavat asiakirjat:
- kassatarkistuksia pidettiin yleisimmin asiakirjoina;
- tiukat raportointilomakkeet;
- käteisoptiot;
- kuitit;
- yläpuolella;
- muut maksut.
Kaikki nämä paperit on tarkistettava huolellisesti ja säilytettävä optimaalisissa olosuhteissa. Jos ne katoavat, työntekijä ei pysty todistamaan, että hän on todella käyttänyt työnantajalta saamansa varat tarvittaviin tarkoituksiin. Kirjanpito voi tässä tapauksessa kieltäytyä korvaamasta kuluja.
Jos varoja käytetään organisaatioissa ja myymälöissä, joissa kassasekkiä ei ole annettu, sinun on pyydettävä hyödykkeitä.
Mitkä ovat vaikeudet?
Liikematkaa koskevan kuluraportin täyttämisessä voi ilmetä erilaisia vaikeuksia. Näitä ovat:
- jos henkilö lähetetään toiseen maahan, hänen on vahvistettava kulut ulkomaalaisilta saaduilla maksuasiakirjoilla, mutta jos hän ei osaa vieraita kieliä, hänellä ei ehkä ole erilaisia kuitteja ja sekkejä;
- usein heti tällaisen matkan jälkeen kansalainen menee lomalle, joten hänellä ei ole aikaa laatia raporttia heti saapumisen jälkeen, mutta joudut myös laatimaan asiakirjat heti lepoajan jälkeen;
- kaikki ulkomaalaisilta saadut asiakirjat on käännettävä venäjäksi.
Raportin täyttämisen oikeellisuus ja muiden asiakirjojen laatiminen riippuu siitä, korvataanko kulut oikein kansalaisille.
Ominaisuudet ulkomaille matkustettaessa
Liikematkat voidaan suorittaa paitsi Venäjän sisällä, koska usein vaaditaan vierailemaan ulkomaisilla kumppaneilla, joten vaaditaan liikematkaa ulkomaille. Kuinka antaa kustannusraportti tässä tapauksessa? Tätä varten ominaisuudet otetaan huomioon:
- matkalta paluun jälkeen työntekijän on laadittava raportti kolmen arkipäivän kuluessa;
- jos rahat on laskettu liikkeeseen ulkomaan valuutassa, se on varmasti ilmoitettu asiakirjoissa;
- tiedot valuuttamääräisistä menoista on syötettävä ilman siirtoja ruplan kurssilla;
- jos tietyt kulut vahvistavat asiakirjat laaditaan vieraalla kielellä, joudut käsittelemään niiden rivi-rivinkielen käännökset venäjäksi;
- käännösprosessin voivat suorittaa yrityksen suora työntekijä tai erikoistuneiden yritysten työntekijät;
- Jos liput eri ajoneuvoille luodaan vieraalla kielellä, yksityiskohtien siirtäminen, johon täydellinen nimi viittaa, on ehdottomasti vaadittava.matkustaja, saapumispaikka, lento, lähtö- ja saapumispäivämäärä sekä lipun hinta;
- tietoja, joilla ei ole merkitystä, ei tarvitse kääntää, esimerkiksi tähän sisältyy lentosäännöt tai matkatavaran kuljetusominaisuudet;
- siirtoa ei tarvita, jos kansalaisella on sähköinen lippu, koska kaikki tiedot täytetään yhtenäisen kansainvälisen kodifikaattorin vaatimusten perusteella;
- Kaikkien muiden tukipapereiden, joihin sisältyy hotellilasku tai autonvuokraustšekki, vaaditaan siirto.
Vasta kun kaikki edellä mainitut vaatimukset otetaan huomioon, yrityksen työntekijä pystyy vahvistamaan työnantajalta saamansa rahan kohdennetun käytön. Jos siirtoon osallistuu erikoistuneiden yritysten työntekijöitä, tällaisten palvelujen kustannukset sisältyvät yrityksen muihin kuluihin.
Voiko työntekijä lähteä lomalle matkan jälkeen?
Usein työmatkat kestävät riittävän kauan, joten työntekijä tarvitsee lepoa heti tällaisen matkan jälkeen. Tällaisen matkan jälkeen on sallittua ottaa loma välittömästi. Tätä varten ei tarvitse tulla töihin ja siirtää viipymättä ennakkoraportti työmatkalta.
Asiakirjat saa laatia heti lomasta lähdön jälkeen, ei kolmen päivän kuluessa matkalta palaamisesta.
Toimitusajat
Asiakirja on vuokrattavissa kolmen päivän kuluessa. Laskenta alkaa seuraavista kohdista:
- paluu työmatkalta;
- poistuminen lomasta;
- palaa sairauslomalta.
Siksi lähtölaskenta kolmessa päivässä alkaa siitä hetkestä, kun kansalainen palaa töihin jatkaakseen uraa. Jos työmatkalle annetun ennakkoraportin siirtämisen määräaikoja ei noudateta, tämä johtaa siihen, että työntekijä ei saa rahaa yritykseltä korvaamaan hänelle aiheutuvia kuluja. Lisäksi tästä tilanteesta voi tulla perustana yrityksen pitäminen vastuussa, jos verotarkastajat havaitsevat rikkomukset.
Mitä johdotusta käytetään?
Jotta hyväksytään työmatkan ennakkoraportin oikein täytetty muoto, se on syötettävä merkitykselliset tiedot kirjanpitoon. Tätä varten kirjanpitäjä käyttää kirjauksia heijastamaan tulo- tai kulutapahtumia. Kulut kirjataan tilille 71.
Jos kansalainen vietti matkalla enemmän kuin työnantaja sai, hän voi luottaa tällaisten kulujen korvaamiseen. Tätä varten hänen on vahvistettava ne virallisilla asiakirjoilla. Vain tässä tapauksessa kirjanpitäjä kirjoittaa tarvittavat tiedot yrityksen kirjanpitoon.
johtopäätös
Jokainen yritys voi vaatia liikematkoja monista syistä. Ne voidaan toteuttaa Venäjällä tai muissa maissa. Liikematkoilla olevat työntekijät voivat odottaa saavansa korvausta kuluistaan. Tätä varten heidän on tallennettava maksut tositteet, jotka vahvistavat aiheutuneet kulut.
Työmatkan jälkeen yrityksen työntekijä laatii ennakkoraportin. Se sisältää tietoja kaikista matkan kuluista. Kirjanpitäjä ja yhtiön johtaja tutkivat muut siihen liitetyt asiakirjat. Tämän raportin perusteella tarvittavat tiedot kirjataan yrityksen kirjanpitoon.