Vastauksena kysymykseen: "Mikä on EDI?" annetaan lyhyt kuvaus työnkulun historiasta, määritetään organisaation asiakirjojen sisäisen ja ulkoisen levityksen tyypit ja tarkoitus. Paljastetaan tekijät EDI-järjestelmien toteutuksen onnistumisesta yrityksessä ja elektronisen asiakirjanhallinnan merkitys hankintojen optimointimenetelmänä. Sähköisiä allekirjoituksia, varmennuskeskuksia ja operaattoreita pidetään EDI: n avaintekijöinä. Työnkulun organisointi valtion virastojen kanssa esitetään keinona vähentää aikaa ja kustannuksia. Moskovan hallituksen EDM-järjestelmä on annettu esimerkki paperittoman työnkulun toteuttamisesta megalopolisessa mittakaavassa.
Mikä on EDO?
Asiakirjavirta - organisaation asiakirjojen siirto niiden luomisesta tai vastaanottamisesta niiden toteuttamisen tai lähettämisen loppuun saakka; monimutkainen työ dokumenttien kanssa: vastaanotto, rekisteröinti, postitus, toteutuksen valvonta, tapausten muodostuminen, asiakirjojen säilyttäminen ja uudelleenkäyttö, referenssityöt. Sähköisen asiakirjanhallinnan käsite on kiinteä osavaltion standardia. Se antaa tiukan, mutta kapean määritelmän:
Sähköinen asiakirjojen hallinta (EDF) on yksi mekanismi sähköisessä muodossa toimitettujen asiakirjojen käsittelemiseksi, kun toteutetaan käsite "paperless paperwork".
(GOST R 7.0.8-2013).
Työnkulku: savitableteista teollisuuteen 4.0
Ensimmäiset asiakirjanhallintajärjestelmät ilmestyivät keksinnöllä kirjoittamisesta tai pikemminkin symbolisesta kirjoittamisesta. Perheen pää merkitsi leikkauksin puisella etiketillä kerättyjen viljapussien lukumäärän ja syntyneet karitsat. Tätä voidaan pitää yrityksen sisäisen työnkulun alkamisena.
Saatuaan keksijöiltä kirjoituksia, assyrialaiset papit ja muinaisten Kiinan kuningaskuntien virkamiehet mukauttivat sen välittömästi julkishallinnon tehtäviin - verojen keräämiseen, lakien kodifiointiin, määräysten lähettämiseen kuvernööreille ja diplomatiaan. Tämä työnkulku oli enemmän tai vähemmän muodollista.
Se oli jo valtioiden välinen ja jopa valtioiden välinen asiakirjavirta.
Sivilisaation kehittyessä tietovälineelle tallennettujen tietojen vaihtoa koskevat säännöt monimutkaistuivat. Ensimmäinen vallankumous työnkulussa tapahtui edullisen paperin keksinnöllä. Kirjoittajakirjoittajat, jotka kirjoittivat tärkeimmät pergamenttitelalle, kerrottuna lukumäärällä ja muodostivat ala-arvoisten virkamiesten joukot - eivät päätöksentekijöitä, vaan kopioivat muiden ihmisten asiakirjoja, kopioivat asiakirjoja, myönsivät todistuksia, kirjoittivat pyyntöjä, ottaen huomioon aikakauslehtiin virtaavat asiakirjat ja toimittamalla tärkeät paperit toiseen osastoon.
Ja juuri sinä hetkellä kuriirit, kuriirit, kuriirit ... voitte kuvitella, että vain kolmekymmentäviisi tuhatta kuriiri on!
A. Griboedov
Byrokratia hallintoteknologiana on saanut aikaan valtavan välineen. Toisinaan se murskasi valtion, talouden ja yhteiskunnan.
Toinen vallankumous tuli keksintöllä kirjoituskoneille. Johtamistekniikka ei ole muuttunut, byrokraattien tuottavuus ja heidän voimansa ovat lisääntyneet.
Kolmas - tietokoneiden ja sähköpostin tulon myötä. Ensimmäisessä vaiheessa, joka päättyy tänään, asiakirjojen tuotannon ja toimituksen tekniikat ovat muuttuneet. Hallintatekniikat pysyivät käytännössä ennallaan. Byrokratia on sulauttanut tämän vallankumouksen. Juuri tässä vaiheessa syntyi EDI-käsite. Aluksi sähköisessä asiakirjahallinnassa toistettiin huolellisesti kaikki hallintaprosessit, menettelyt ja perinteisen asiakirjojen levityksen reitit.
Neljäs - tulossa ja koputtaa ovelle. Sen ydin on, että ohjelmat ja laitteet alkavat vaihtaa tietoja ja tehdä päätöksiä ilman ihmisen väliintuloa. Jääkaappi tilaa tuotteiden toimituksen, RTE-luokan järjestelmä (reaaliaikainen yritys) vastaanottaa tilauksia, ostaa raaka-aineita, konfiguroida tuotantolinjan uudelleen ja lähettää tuotteet asiakkaalle. Tässä vaiheessa ihmiskunta saa mahdollisuuden päästä eroon toimihenkilöiden armeijasta, jotka eivät tee päätöksiä eivätkä tuota lisäarvoa. Edistyneet yritykset ja valtiot tekevät jo tätä.
EDI-järjestelmien paikka tietojärjestelmissä
EDI-järjestelmä voi olla yrityksen tai laitoksen tietojärjestelmän kypsyysasteesta riippuen:
- Erikseen toteutettu ohjelmistotuote vaihtaa tietoja satunnaisesti muiden alajärjestelmien kanssa rajapintojen kautta tai manuaalisesti.
- Erillinen ohjelmisto, joka on syvästi integroitu yrityksen hallintajärjestelmään, tiedonvaihto järjestetään verkossa tai tietyn tapahtuman tapahtuessa.
- Suuren yrityksen hallintajärjestelmän (luokan ERP tai PLM) moduuli.
Maailmanmarkkinoilla esiteltyjen järjestelmien joukossa EDI-järjestelmät vievät paikan työnkulkujärjestelmien ja tietueenhallintajärjestelmien välillä.
Länsimaisiin järjestelmiin perustuvan sähköisen dokumenttien hallinnan suora käyttöönotto venäläisessä yrityksessä (organisaatiossa) on harvoin onnistunut. Liiketoimintamallien ja palvelumallien maailmankuva ja eettiset erot ovat liian suuret. Koskettava este on myös koskettava venäläinen rakkaus byrokratiaan, ei tekniikkana ja keinona, vaan toimihenkilön omavaraisena tavoitteena.
Sähköinen asiakirjojen hallinta: tyypit ja tarkoitus
Yrityksen tai organisaation asiakirjojen levitys on jaettu kahteen päätyyppiin - ulkoiseen ja sisäiseen. Historiallisesti sisäisen työnkulun automatisointi kehittyi ensin.
Yrityksen tai organisaation hyvin rakennetussa tietoympäristössä kaikki asiakirjanhallinnan osajärjestelmät on kytketty toisiinsa, vaihtavat tietoja keskenään ja ne on varustettu ristiviittausjärjestelmällä. Joten esimerkiksi lopullinen sovittu sopimuksen teksti on saatavana logistiikalle maksupyyntöjen muodostamiselle, valvonnan rahoittajille, tekniikoille ja suunnittelijoille - teknisten eritelmien perusteella jne.
Sisäisen EDI-järjestelmän päätarkoitus on tarjota järjestelmän osallistujille heidän työhönsä tarvittavat tiedot sekä hallinto-, teknisten, taloudellisten ja henkilöstöpäätösten tekemiseksi. Päätösten täytäntöönpanon valvonnan järjestäminen on myös yksi EDI: n tärkeimmistä tehtävistä. Sähköinen asiakirjojen hallinta on myös keino sähköisen arkiston järjestämiseen.
Ulkoisella EDI: llä on lisätoimintoja - sen avulla organisaatiot voivat vaihtaa juridisesti ja taloudellisesti merkittäviä asiakirjoja viestintäkanavien kautta. Tärkeä rooli tässä on sähköisellä allekirjoituksella, jonka avulla lähettäjä voidaan tunnistaa entistä luotettavammin kuin perinteisten asiakirjojen tavalliset allekirjoitukset ja leimat.
Työnkulun automatisointi yrityksessä
Automaatiopäätöksen aikaan yrityksellä on paperinen työnkulkujärjestelmä. Työntekijät luovat asiakirjoja erilaisissa ohjelmissa, lähettävät ne toisilleen sähköpostitse. Sillä on tietty kypsyysaste ja se heijastuu säädöksissä: määräyksissä, ohjeissa ja määräyksissä.
Automaatioon osallistuvan ryhmän tulisi ehdottomasti tutkia näiden dokumenttien joukko, ymmärtää kuinka paljon ne heijastavat organisaatiossa tosiasiallisesti kehittyneitä liiketoimintaprosesseja. Sähköisessä asiakirjahallintajärjestelmässä kunkin tietovirran tulee heijastaa todellista virtausta:
- materiaali;
- taloudellinen;
- työvoimaa.
Ja palvele tiettyä liiketoimintaprosessia.
Tällaisen analyysin perusteella luodun liiketoimintamallin ei tulisi vain olla tietojärjestelmässä, vaan sen olisi heijastettava myös päivitettyä sääntelyasiakirjaa.
Organisaation työntekijät luovat suurimman osan asiakirjoista sähköisessä muodossa eri ohjelmissa, lähettävät ne toisilleen sähköpostitse. Asiakirjojen muotoa säännellään, mutta tällaisia postituksia koskevia sääntöjä, vastauksen ajoitusta ja sisältöä ei ole kovin muodollistettu. Tätä voidaan jo kutsua EDI-järjestelmäksi alkion kehitystasolla. Nyt voidaan puhua elektronisen asiakirjanhallinnan automatisoinnista - järjestelmän rakentamisesta sähköisten asiakirjojen luomista, täyttämistä, käsittelyä ja reitittämistä varten. Tärkeä lisä järjestelmälle on suorituskyvyn seurannan ja raportoinnin osajärjestelmä.
Jos prosessien kypsyysaste yrityksessä on riittävä, on kaikki mahdollisuudet siirtyä sähköiseen asiakirjojen hallintaan onnistuneesti. Tärkein menestystekijä toteutuksessa on yrityksen työntekijät. Ne ovat myös suurin riski.
Sähköisten dokumenttien hallintajärjestelmien organisoinnin aikana toteutusryhmän on mukautettava paitsi asiakirjamuotoja ja tavanomaisia hyväksyntäreittejä myös usein - järjestelmän peruslogiikkaa. Muutoin on mahdotonta täyttää asiakkaan vaatimuksia, jotka ovat vakuuttuneita siitä, että organisaatiossaan historiallisesti kehittyneitä liiketoimintaprosesseja ei voida parantaa ja ettei niitä voida missään tapauksessa koskea.
Tällainen kompromissi johtaa sekä itse toteutuksen että järjestelmän tuen hinnannousuun - jokaiselta myyjältä tulevien päivitysten asennuksesta tulee miniatyyrinen. Järjestelmän laatu heikkenee.
Kuten Gartner-ryhmä on osoittanut, todella ainutlaatuisten liiketoimintaprosessien, kuten sellaisten, jotka antavat yritykselle kilpailuetua, on johtavissa yrityksissä jopa alle 1-5%. Jäljelle jäävät prosessit voidaan (ja niiden pitäisi) korvata perusjärjestelmän konfiguraatiosta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta organisaation toimintaa.
Itse asiassa peruskokoonpano on alan menestyneimpien yritysten yleinen kokemus. Siirtyminen tavanomaisiin liiketoimintaprosesseihin johtaa alhaisempiin transaktiokuluihin ja yleiseen liiketoiminnan tehokkuuden lisääntymiseen. Sähköinen asiakirjojen hallinta on helppoa ja kätevää. Tämä maksaa kokonaan kertaluonteisen toiminnan organisaatiomuutoksista, lainsäädännöllisistä mukautuksista ja työntekijöiden koulutuksesta. Koulutuksen aikana on tarpeen selittää kärsivällisesti ja johdonmukaisesti käyttäjille, mikä on EDI, kuinka se muuttaa heidän ja koko yrityksen elämää parempaan suuntaan.
EDI yritysten välillä. Työnkulun ekosysteemit
EDI (Electronic Data Interchange) -järjestelmät ilmestyivät lännessä XX vuosisadan 70-luvulla.
He suorittivat sähköisen asiakirjakierron organisaatioiden välillä, antoivat yrityksille mahdollisuuden antaa ja vastaanottaa tilauksia markkinoille, järjestää valmistettujen tuotteiden toimittaminen asiakkaalle ja tuottaa asianmukaiset logistiset ja taloudelliset asiakirjat sähköisessä muodossa.
Tarvittaessa paperiasiakirjat laadittiin kuukauden tai vuosineljänneksen lopussa, niiden laatiminen, toimittaminen, hyväksyminen, palauttaminen eivät hidastaneet kaupallista ja tuotantoprosessia. Samaan aikaan muodostettiin EDI-tiedonsiirtostandardi, joka säilyi XML: n toteutuksen jälkeen.
Yhteys sähköiseen asiakirjahallintajärjestelmään EDI on nopeuttanut huomattavasti yritysten kaupallista ja tuotantotoimintaa.
EDI hallituksen kanssa
Alkuperäinen myös lännessä. Taloudellisen ja taloudellisen toiminnan kohteet pystyivät jättämään tuloilmoituksen sähköisessä muodossa viime vuosisadan lopulla. 1900-luvulla myös venäläiset näyttelijät saivat tämän mahdollisuuden. Viime vuosina tietojen toimittaminen verotarkastusvirastolle, eläkerahastolle (PFR) ja sähköisessä muodossa olevalle työn tarkastamiselle on tullut pakolliseksi ensin suurille, sitten keskisuurille ja viimeisissä vaiheissa - pienille yrityksille ja organisaatioille.
Yritysten on tehtävä sopimus rahanpesun selvittelykeskuksen kanssa sähköisestä asiakirjojen hallinnasta. Kansalaiset saivat myös mahdollisuuden kääntää viestinnänsä veroviraston kanssa sähköisessä muodossa. Tällaisten palvelujen suosio kasvaa joka vuosi väestön keskuudessa.
Ulkoisten EDI-järjestelmien elementit
Asiakas - organisaatio tai henkilö, joka osallistuu EDI: hen ja jolla on sähköinen allekirjoitus. EDI-operaattori tarjoaa asiakkailleen alustan asiakirjojen vaihtoa varten.
Sähköinen allekirjoitus (ES) - erityisesti muodostettu tietojoukko, jonka avulla voit tunnistaa osallistujan EDI: n yksilöllisesti. Tämä pakkaus on liitetty sähköiseen asiakirjaan ja vahvistaa sen aitouden.
Sähköinen allekirjoitus on sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka liitetään muihin tietoihin sähköisessä muodossa (allekirjoitetut tiedot) tai liitetään muuten tällaiseen tietoon ja jota käytetään tiedon allekirjoittajan määrittämiseen (liittovaltion laki 6. huhtikuuta 2011 nro 63-FZ "Sähköisestä allekirjoituksesta" ")
Venäjän federaatiossa hyväksytään kolme luokkaa sähköistä allekirjoitusta. Ne eroavat suojaustasosta ja tarkoituksesta.
- Yksinkertainen allekirjoitus - todistaa, että asiakirjan on lähettänyt tietty henkilö - tämän allekirjoituksen omistaja. Sitä käytetään vahvistamaan sähköpostin lähettäjän henkilöllisyys eri tasojen virallisten laitosten tai tiettyjen virkamiesten osoitteisiin.
- Parannettu allekirjoittamaton allekirjoitus - todistaa tietyn henkilön lähettämän sähköisen asiakirjan ja sen, että asiakirjaan ei tehty muutoksia allekirjoittamisen jälkeen. Sitä käytetään varmennettaessa asiakirjoja, joiden tulostaminen on valinnaista. Tämä allekirjoitus luodaan salausvälineillä. Valtuuttamattoman varmentajan myöntämät sertifikaatit ovat sallittuja.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - luodaan FSB: n sertifioimalla salausohjelmistolla. CEP käyttää akkreditoidun varmentajan myöntämää sertifikaattia, joka takaa allekirjoituksen aitouden. CEP: n allekirjoittamalla ED: llä on yhtäläiset oikeudet henkilöllisellä allekirjoituksella varmennetulla paperilla. Protest CEP on mahdollista vain tuomioistuimen määräyksellä. CEP: tä käytetään valtion virastojen väliseen vuorovaikutukseen valtion tietojärjestelmiä käyttämällä
Varmentaja (CA) - valtio tai julkinen organisaatio, joka antaa sähköisiä allekirjoituksia (varmenteita).
Kaikki viranomaiset, jotka osallistuvat sähköisten asiakirjojen levitykseen, hyväksyvät CA: n maineen. Varmentaja myöntää sertifikaatit organisaatioille ja yksityishenkilöille - liikevaihdon osallistujille. Tapahtumien aikana varmentaja vahvistaa tietyn sähköisen allekirjoituksen aitouden.
Akkreditoidulla varmennuskeskuksella on sopimussuhde juur CA: hon ja sen on noudatettava kaikkia sijaintimaan lainsäädännön vaatimuksia.
EDO-operaattori - kaupallinen organisaatio, joka tarjoaa osallistujille teknisen alustan EDI: n toteuttamiseksi. Varaus toteutetaan kaupallisin perustein sopimuksen tekemisen kanssa. Operaattorin EDI on pakollinen sertifiointi valtion elimissä
Sähköinen kaupankäyntijärjestelmä (ETP) on viestintäkanavien, ohjelmistojen ja laitteistojen kokonaisuus, joka on tarkoitettu kaupan järjestämiseen kaupallisten ja valtion järjestöjen sekä yksityishenkilöiden välillä.
Sähköinen kauppapaikka yhdistää eri tuotteiden ja palveluiden myyjiä ja ostajia yhdessä tietoympäristössä tarjoamalla heille useita liittyviä palveluita. Monet maailmanlaajuisen verkon resurssit tarjoavat palveluja tavarantoimittajien ja kuluttajien saattamiseksi yhteen, auttamaan heitä tekemään kauppaa ja toimimaan enemmän tai vähemmässä määrin tällaisen kaupan takaajana.
Kustannustensa minimoimiseksi ostajat voivat järjestää sähköisen tarjouskilpailun suorien ja käänteisten huutokauppojen, kilpailuttavien hankintojen, tarjouspyyntöjen ja tarjousten muodossa optimoimalla kustannukset.Myyjillä on helppo, nopea ja kätevä pääsy markkinoille ja kätevä alusta tuotteidensa mainostamiseen.
- Valtion tilauksen tekemistä koskeva ETP on RF: n taloudellisen kehityksen ministeriön ja FAS: n valitsema ETP avoimiin huutokauppoihin sähköisessä muodossa.
- ETP velallisten omaisuuden myyntiin (konkurssi). Niistä tuli kaikkia julkisia hankintoja toteuttavia sähköisiä sivustoja.
- ETP tilauksien tekemiselle alle 223-ФЗ.
- ETP kaupallisille asiakkaille - kaupalliset yritykset tarjoavat täällä joustavampien sääntöjen mukaisesti.
- Tietylle yritykselle luodut kaupalliset erikoistuneet ETP: t. Esimerkiksi: Gazprom-sivusto öljytuotteiden myyntiin.
- Kaupalliset monitieteiset sähköiset kaupankäyntijärjestelmät, joissa on universaali tuote- ja palvelupaketti.
ETP: t, kuten Aliexpress ja E-bay, ovat laajalti tunnettuja.
Heille kuluttajien oikeuksia suojaavat sekä alustojen säännöt että luokitusjärjestelmä - jokainen ostaja arvioi myyjän.
Hallituksen palvelut
Valtionpalveluiden verkkosivusto yhdistää monien valtion virastojen ja palvelujen Internet-portaalit yhdeksi konsolidoiduksi portaaliksi. Se luotiin kehitettäessä ”yhden ikkunan” valtionkonseptia yksinkertaistaakseen kansalaisten kanssa viestintää valtion viranomaisten kanssa. Venäjän federaation kansalainen voi kirjautua sisään kerran kvalifioidulla sähköisellä allekirjoituksellaan saada tietoja seuraavista:
- Omaisuus.
- Verot.
- Koulutus.
- Eläke-edut.
- Kuljettaa.
- Asiakirjoihin.
Ja monia muita tärkeitä seikkoja.
Voit tarkistaa ja maksaa veroja, sakkoja ja julkisia maksuja. Kansalaisella on myös mahdollisuus pyytää minkä tahansa virallisen asiakirjan, todistuksen, passin, viisumin, todistuksen jne. Antamista. Tätä varten hänen ei tarvitse mennä itse toimielimeen tai edes monitoimikeskukseen - hakemus toimitetaan sähköisesti, samassa muodossa. kopioita tarvittavista asiakirjoista.
Pyydetyn asiakirjan laatimisen jälkeen riittää yksi käynti MFC: ssä, jossa asiakirjat varmennetaan, tallennetaan biometriset parametrit (tarvittaessa) ja vaaditaan asiakirja. Tällainen sähköinen asiakirjojen hallinta säästää paljon aikaa sekä kansalaisille että laitosten työntekijöille - heidän ei tarvitse viettää aikaa kansalaisten ja asiakirjojen alkuperäiseen vastaanottamiseen, eikä henkilökohtaisia lisäyksiä ja korjauksia varten tarvitse myös henkilökohtaista läsnäoloa.
Moskovan hallituksen sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä
Pääkaupungissa on muodostettu MosEDO-järjestelmä, joka on toiminut menestyksekkäästi vuodesta 2011. Hallinnolliset elimet, palvelut, kaupalliset ja julkiset organisaatiot toteuttavat keskenään sähköisen asiakirjakierron sen avulla. Järjestelmä on vakiintunut ja nauttii ansaittua tunnustusta moskovilaisten keskuudessa.
Järjestelmän toteuttaa ja ylläpitää Electronic Moscow OJSC, ja se yhdistää yli 78 000 käyttäjää 3000 organisaatiosta. Moskovan hallituksen toimistotyö, organisaation, hallinnon ja hallinnon työnkulut siirretään kokonaan MosEDO-järjestelmään. Suurimman kaupungin hallituksen sähköinen asiakirjakierros on erinomainen todiste EDI-järjestelmien näkymistä ja elinkelpoisuudesta hallintoelimissä.
Teknologian kehityksen myötä sähköinen asiakirjojen hallinta korvaa perinteisen lähivuosina. Tärkeimmät syyt EDI: n suosimiseksi ovat sen tarjoamat syyt:
- Nopeus.
- Edullinen.
- Mukavuus kaikille osallistujille.
- Korkea turvallisuus.
- Tehokas hallinta.
Jo suurin osa maan hankinnoista toteutetaan EDI: n avulla. Perinteinen dokumentaatio laaditaan suoritettujen tapahtumien jälkeen. Pian paperisia asiakirjoja julkaistaan vain tärkeimmissä, poikkeustapauksissa ja kysymykseen "Mikä on EDI?" lopulta menettää merkityksensä.