Valtionyritys ja toimistotyö ovat minkään valtion julkisen elämän tärkein osa. Dokumentoidut tiedot ovat laillisia tietoja. Lakia säätelevä toiminta myötävaikuttaa siviilioikeuden, järjestyksen ja hyvinvoinnin rakentamiseen, mikä on erittäin tärkeää.
Dokumentoidun tiedon käsite
Tällaista nimeämistä ei ensi silmäyksellä käytetä kovin usein oikeuskäytännössä, mutta samalla se on erittäin tärkeä. Liittovaltion lainsäädännön perusteella dokumentoidut tiedot ovat tietyn tyyppisiä tietynlaisia tietoja, jotka tallennetaan konkreettiselle välineelle turvallisuuden vuoksi.
Tämä materiaali olettaa myös, että saatavilla olevista lähteistä on olemassa yksityiskohtia, mikä yleensä antaa mahdollisuuden määrittää näiden tietojen tai niiden välineiden luonne esitysmuodosta riippumatta. Ilman niitä dokumentoidun tiedon käsite menettää tosiasiallisesti merkityksensä. Vaatimukset suorittavat luonnostaan kaksi perustoimintoa - informaation ja turvallisuussertifikaatin. Toisin sanoen, ne sisältävät toisaalta tarvittavat tiedot ja toisaalta tekevät mahdottomaksi väärentää asiakirjoja.
Kansainvälinen standardointijärjestö
Dokumentoidun tiedon hallintaa säännellään monilla säädöksillä, liittovaltion asetuksilla, määräyksillä ja kansainvälisillä säädöksillä. Joten Kansainvälinen standardointijärjestö (ISO) osallistuu jatkuvasti suoraan dogmien, sääntöjen ja asetusten kehittämiseen tietojen muodostumista, säilyttämistä ja käyttöä varten. Kehitetään kehitystä suuntaan todellisuuden sisällön ristiriitojen rikkomisten poistamiseksi, tietojen esitystapaa koskevien vaatimusten asettamiseksi.
Merkkejä dokumentoidusta tiedosta
Ensimmäinen ja tärkein merkki on materiaalikantajan läsnäolo. Sellaisenaan mikä tahansa ympäröivän maailman esine voi toimia, mukaan lukien esineet ja fyysiset kentät, joissa tietyt toiminnot tai tiedot näytetään. Samat tiedot voidaan tallentaa eri tietovälineille. On myös totta, että eri materiaalit voidaan dokumentoida samassa paikassa.
Seuraava dokumentoidun tiedon tärkein ominaisuus on kyky tunnistaa tallennettu aineisto. Tämä saadaan aikaan rekvisiittatuella. Niiden läsnäolo auttaa määrittämään tietojen tarkoituksen, luonteen, lähteen ja dokumentoinnin ajan. Joissain tapauksissa yksityiskohdat tarjoavat tietyn näytteen tarvittavan suojan liitteenä olevan sähköisen digitaalisen allekirjoituksen muodossa.
Kolmas dokumentoidun tiedon ominaisuus on kyky valita erilaisia muunnelmia ja muotoja, jotka välittävät sen sisällön. Sitä voidaan myös tallentaa erilaisille välineille eri muodoissa menettämättä sen sisältöä ja yksityiskohtia. Toisin sanoen dokumentoidun tiedon tallentaminen merkitsee mahdollisuutta kopioida se. Tällaisia materiaaleja voi esiintyä erilaisina modifikaatioina.
Asiakirjan tietojen hallinta
Kansainvälisen standardointijärjestön version mukaan dokumentoitu tieto on tietoa, joka on tallennettava ja käytettävä erityisessä valvonnassa. Subordinaation alueella on suoraan aineellisen luonteen kantaja, jolle tämä aine varastoidaan.Dokumentoidun tiedonhallinnan vaatimukset esitetään standardin ISO 9001: 2015 osassa 7. Jos yrität tiivistää ja kuvata näitä velvoitteitä koskevaa opinnäytetyötä, niillä on seuraava muoto:
- säännöllinen tietojen saatavuuden tason analysointi tarvittavassa määrin, tarvittaessa tarvittaessa ja tarvittaessa;
- säännöllinen arvio dokumentoidun tiedon turvallisuustasosta;
- tietojen jakelu-, haku-, kulunvalvonta- ja käyttöprosessien järjestämiseen liittyvien kysymysten ratkaiseminen;
- arvio asiakirjojen suojaamiseen ja säilyttämiseen liittyvien tehokkaiden prosessien vaikutuksista esimerkiksi erilaisilta virheiltä, esimerkiksi taataanko niiden luettavuus;
- takavarikointia ja varastointia koskevien sääntöjen noudattamisen tarkastaminen.
Mikä tapahtuu?
Dokumentoidun tiedon muodot riippuvat ensisijaisesti aineellisen luonteen luonteesta. On olemassa useita päätyyppejä. Yleisin:
- paperi;
- äänitallenteet;
- videomateriaalit;
- sähköiset dokumentoidut tiedot.
Erilaisia tietoja konkreettisista välineistä
Tiedot, jotka ovat monien tutkijoiden version ulkopuolella, oikeellisuuskriteerien ja organisointiasteen ulkopuolella, on jaettu dokumentoituihin ja dokumentoimattomiin. Mitä eroa heillä on?
Dokumentoitu on erityinen organisatorinen, virallinen tiedon olemassaolomuoto. Tällaisten tietojen olemassaolon tarkoitus liittyy yleiseen hyvinvointiin ja oikeusvaltioon. Dokumentoidun tiedon tyypit voivat olla erilaisia. Loppujen lopuksi kaikki riippuu luokituksen määritteestä, joka on hyväksytty perustana.
Saavutettavuusperusteita varten tiedot ovat:
- rajoitetulla pääsyllä;
- valtion salaisuus;
- luottamuksellinen;
- Rajoittamaton pääsy, julkinen.
Jos mahdollista, se tapahtuu:
- vapaasti jakelu;
- tiedot, joiden ilmaiseminen on ehdottomasti kiellettyä;
- Tiedot, jotka on julkistettu liittovaltion lain mukaisesti;
- aineisto, jonka ilmaiseminen on mahdollista tietyn ihmisryhmän suostumuksella.
Dokumentoidut tietoominaisuudet
Dokumentoitu tieto on tietoa, joka on olemassa tietyissä objektiivisissa olosuhteissa ja jolla on useita ominaisuuksia.
Sen ominaisuuksiin kuuluu:
- kiinteä merkki, ts. lähteen hallussapito, dokumentointihetki ja varastointivelvollisuus;
- osuvuus - kyky vastata potentiaalisen kuluttajan vaatimuksiin, vastata pyyntöihin;
- arvo - tarkoitukseen sopivat tiedot;
- täydellisyys - optimaalinen suhde vastaanotetun ja tarvittavan tiedon välillä;
- hyödyllisyys - sen välttämättömyysaste;
- luotettavuus - näyttää tiedon objektiivisuuden tason;
- uutuus - relevanssi, koska dokumentoidut materiaalit ovat selitys tiedoille, jotka saattavat vanhentua tai lakata olemasta voimassa;
- ajantasaisuuden;
- saatavuus - kuluttajan kyky vastaanottaa vapaasti tietoja;
- turvallisuus - luvattoman pääsyn puute;
- ergonomia - optimaalinen tietomäärän ja -suhteen suhde tietylle kuluttajalle;
- riittävyys - tiedon vastaavuus todellisuuteen, valmius heijastaa todellisia objektiivisia olosuhteita.
Dokumentoidun tiedon suojaaminen Venäjän lainsäädännössä
Kolme liittovaltion lain lähdettä sisältävät dokumentoidut tiedot. Ensimmäinen lähde antaa suppean tulkinnan. Siinä todetaan, että dokumentoidulla tiedolla tarkoitetaan tärkeiden tietojen tallentamista aineellisella välineellä tarvittavien tietojen dokumentoinnin avulla, kun on olemassa yksityiskohtia, joiden avulla on mahdollista tunnistaa, nimetä tai määrittää sen tietoväline (tietolaki, nro 2).
Toisella lähteellä on laajempi tulkinta.Siinä todetaan, että asiakirjalla tarkoitetaan välineen olemassaoloa, jolla on tallennettuja teksti-, ääni- tai graafisia tietoja. Sen sisältö on tarkoitettu siirrettäväksi aiottuun tarkoitukseen tiettyyn aikaan.
Esimerkkejä dokumentoidusta tiedosta
Dokumentoidut tiedot ovat säädöksiä, asiakirjoja, arkistoja, joita säilytetään eri tarkoituksiin. Tallennetut tiedot on valtaosassa tapauksissa tarkoitettu julkiseen käyttöön. Esimerkkejä ovat:
- säädökset, sääntelykehys;
- asiakirjat, jotka sisältävät tietoja luonteeltaan ympäristöllisistä, väestöllisistä, terveys-epidemiologisista, meteorologisista hätätilanteista;
- kirjastokokoelmiin ja muihin tietojärjestelmien erilaisiin rahastoihin sisältyvät asiakirjat;
- tiedotusvälineiden tiedot ja muut julkiset tiedot Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti.
Edellä esitetyn perusteella on syytä huomata, että kaiken kaikkiaan asiakirjat ja dokumentoidut tiedot ovat valtion turvallisuuden ja yleisen hyvinvoinnin tärkeimpiä osatekijöitä. Se on usein valtiolle strategisesti tärkeiden tietojen arkisto. Siksi tällaista tietoa tulisi varastoida huolellisesti ottaen huomioon valtion lain vaatimukset.