Organisaatio laatii toimintansa aikana monenlaisia asiakirjoja, joista jokaisella on oma semanttinen kuormansa. Ilmoitettujen tietojen oikeasta täyttämisestä, yksityiskohdista ja täydellisyydestä säädetään lailla. Pienille kirjanpito- ja raportointiorganisaatioille tehdään konkreettisia myönnytyksiä veropalvelusta. Suuremmat yritykset kantavat koko verotaakan. Kuka voi allekirjoittaa pääasiakirjoja ja muita tyyppejä, miten laatia ja ottaa ne asianmukaisesti huomioon kirjanpidossa - näitä ja muita tietoja tarkastellaan tässä artikkelissa.
Organisaation asiakirjatyypit
Yritykset suorittavat päivittäin liiketoimintaa, joka on heijastettava välittömästi kirjanpidossa, hallinnossa ja verotuksessa. Mitkä ovat ensisijaiset asiakirjat? Tämä on vain heijastus näistä operaatioista ja todistaa myös niiden toteutumisesta. Sitten analysointia, systemaatiota, hallintaa, ennustamista ja muiden taloudellisten menettelyjen toteuttamista varten kaikki tapahtuma-asiakirjat rekisteröidään erityisiin hakemistoihin ja aikakauslehtiin - kirjanpitorekistereihin. Ja raportointikauden lopussa kaiken toiminnan tietojen perusteella laaditaan raportointidokumentaatio, joka on viimeinen heijastus yrityksen toiminnasta tietyllä ajanjaksolla.
Mikä on pääasiakirja
Ensisijaisen asiakirjan ydin on suoritetun operaation tosiasian vahvistaminen. Asiakirja kirjoitetaan sen tekohetkellä tai välittömästi sen jälkeen. Se kuvastaa useita yksityiskohtia, jotka ovat tarpeen operaation todellisuuden varmistamiseksi, siihen osallistuvien henkilöiden ja sen koostumuksen määrittämiseksi. Organisaation on noudatettava kaikkia lakien ja viranomaisten asettamia vaatimuksia ensisijaisen dokumentoinnin suhteen. Vaatimuksiin sisältyy kysymys siitä, kuka voi allekirjoittaa pääasiakirjat. Lainsäädäntö on antanut tarpeeksi ohjeita, asetuksia ja lakeja. Tärkeimmäksi perusjärjestöjen rekisteröintiä sääteleväksi säädökseksi pidetään art. 9 402-FZ "Kirjanpidosta".
Esimerkkejä ensisijaisesta dokumentaatiosta
Joka päivä yritys ryhtyy tiettyihin toimiin: ostaa tavaroita, laskuttaa, lähettää tuotteita, maksaa ostokset ja verot, tulee ja kuluttaa käteistä kassalla. Kaikki nämä toiminnot dokumentoidaan ensisijaisissa asiakirjoissa. Näiden toimien heijastamiseksi tarkasti käytetään seuraavia lomakkeita:
- TORG-12 tai rahtikirja;
- laskussa
- luotto- ja pankkisaamiset;
- suoritetut työt ja palvelut;
- aineellisen omaisuuden siirrot;
- rahtikirja;
- maksumääräykset ja tiliotteet;
- aineellisen omaisuuden liikkeeseen laskemista koskeva vaatimus.
Tähän luetteloon voit lisätä paljon esimerkkejä yrityksen käyttämästä ensisijaisesta dokumentaatiosta. Sen pääasiallinen ero kirjanpitorekistereistä ja raportoinnista on paperityöt toiminnan aikana tai pienellä viiveellä.
määräykset
Perusasiakirjojen näytteet ovat hyväksyneet valtion tilastokomitea, valtiovarainministeriö ja kirjanpitolaki. Myös alueelliset vaatimukset ja määräykset ilmestyvät. Tärkein kirjanpitäjän työtä säätelevä säädös on 402-FZ. Art. 9 sisältää yksityiskohtaiset säännöt dokumentoinnin ylläpidosta.
Lainsäädäntöelimet antavat melkein neljännesvuosittain säännöllisiä muutoksia nykyisiin säädöksiin, uusiin säädöksiin ja julkaisevat muutokset kirjanpidossa ja raportoinnissa. Siksi kirjanpitäjät nostavat jatkuvasti pätevyyttään, tilaavat erikoistuneita temaattisia julkaisuja ja yrittävät olla ajan tasalla kaikista vero- ja kirjanpitouutisista. Vaatimusten noudattamatta jättäminen voi johtaa suuriin sakkoihin, paljon muutoksiin olemassa olevaan raportointiin ja muihin seuraamuksiin.
Asiakirjojen yksityiskohdat
Lainsäädännössä säädetään pakollisista yksityiskohdista ensisijaisista asiakirjoista, jotka organisaation on ilmoitettava. Niiden läsnäolo määrittelee, otetaanko asiakirjat huomioon lopullisissa tilinpäätöksissä vähennettäessä määriä veropohjasta, hyväksytäänkö liiketoimen tosiasia, onko liittovaltion veroviraston mukaan liiketoimien laillisuus.
Ensisijaisten asiakirjojen pakolliset yksityiskohdat sisältävät seuraavat tiedot:
- Toimittajan, ostajan, vastaanottajan ja kuljetuksen maksajan nimet;
- pankkitiedot, TIN, yritysten fyysinen ja juridinen osoite;
- asiakirjan numero ja päivämäärä;
- operaation aikana siirretty, ostettu tai myyty nimikkeistö;
- esineen mittayksiköt, määrälliset ja arvoilmaisimet;
- kokonaissumma kaikista asiakirjan kohdista;
- vastuuhenkilöiden allekirjoitukset, kannat, allekirjoitusten purku;
- merkki, auton numero, kuljettajan tiedot kuljetuksen aikana;
- kuljetettavien paikkojen lukumäärä, paino ja luokka;
- asiakirjan täytäntöönpanon perusta, sopimuksen numero ja päivämäärä, tiedot eritelmästä, todistukset ja mahdolliset tutkimukset.
Kuka voi allekirjoittaa ensisijaiset asiakirjat
Asiakirjojen allekirjoittamiseen kiinnitetään paljon huomiota. On erittäin tärkeää, että primaarin varmentajilla on valtuudet suorittaa tämä toimenpide. Toinen pakollista allekirjoitusrekisteröinnin edellytys on, että kaikkien henkilöiden, jotka ovat jotenkin mukana liiketoimessa ja jotka ovat vastuullisia henkilöitä, on välttämättä asetettava allekirjoitus asiakirjaan. Joten kuka voi allekirjoittaa ensisijaiset asiakirjat:
- Yrityksen toimitusjohtaja tai yksittäinen yrittäjä;
- pääkirjanpitäjä;
- kauppias, joka vapautti tavarat;
- kuljettaja, joka hyväksyi tavarat kuljetusta varten;
- kauppias, joka vei tavarat varastossa;
- asiantuntija, joka hyväksyi asiakirjat;
- kolmannen osapuolen kuljettaja, jos hän osallistui toimitusprosessiin.
Allekirjoittajan valtakirja
Perusasiakirjojen allekirjoittamisoikeus voidaan siirtää valtuutetulle henkilölle. Tämä on melko yleinen käytäntö yrityksissä, joissa on paljon tavaroiden myyntiä ja vastaanottoa, ja johtaja on kiireinen muihin asioihin, matkoihin ja muuhun organisaation toimintaan liittyvään toimintaan. Jotta ensisijaisen asiakirjan allekirjoittaminen voitaisiin antaa toiselle henkilölle, on noudatettava useita sääntöjä. Joten työntekijöiden, jotka todistavat asiakirjat, on oltava virallisesti yrityksessä työntekijöiden kanssa työsopimuksen toteuttamisessa ja merkinnässä työkirjaan. Yrityksen on tallennettava kaikki työntekijälle tarvittavat tiedot. Hänellä on luonnollisesti oltava erityinen koulutus, ymmärrettävä paperityön merkitys ja säännöt. Viimeinen ja tärkein asia - valtakirja on annettava sille asianmukaisesti.
Valtakirja annetaan tietylle työntekijälle hänen passitiedoistaan, asuinpaikastaan, todellisesta asuinpaikastaan ja asemastaan organisaatiossa. He kirjoittavat sen tietyn ajan. Jos työsopimus on kiireellinen - sen voimassaoloajaksi. Jos työntekijä työskentelee ilman sopimusehtoja, valtakirja annetaan vuodeksi.
Edellisessä versiossa tarkasteltiin esimerkkiä kirjanpitoperustan ylläpitäjän tai kirjanpitäjän kanssa, jonka tehtäviin kuuluu ensisijaisten organisaatioiden allekirjoittaminen koko työajan ajan.On tilanteita, joissa valtakirja kirjoitetaan muille virkamiehille - kuljettajalle, huolitsijalle, insinöörille, mekaanikolle. Esimerkki tällaisesta tapauksesta on kuljettajan nouto tavarantoimittajan alueelta. Organisaatio laatii valtakirjan asiakirjojen laatimiseksi, oikeuden kerätä ja kuljettaa oikeutta. Se koostuu kahdesta osasta - itse asiakirjasta ja sen selästä. Ensimmäinen osa jää toimittajalle, yritys ottaa selkärangan. Tällainen valtakirja annetaan enintään 10 päivän ajaksi, mikä osoittaa yrityksen, jossa työntekijän tulee vastaanottaa tavaroita ja materiaaleja.
Sähköinen allekirjoitus
Ensisijainen voidaan allekirjoittaa toisella tavalla - sähköisesti. Edellytys on sähköinen asiakirjojen hallinta, asianmukaisten ohjelmistojen ja laitteistojen saatavuus sekä sähköisen allekirjoituksen varmenne. On myös tarpeen antaa valtakirja henkilölle, jonka nimi on todistuksessa. Tutkittuaan kaikki sähköisen asiakirjanhallinnan ja allekirjoitusten perustamis- ja toteuttamismenettelyt, työntekijä voi laittaa oman allekirjoituksensa valtakirjan perusteella pääkirjanpitäjän, johtajan ja muiden valtakirjassa tarkoitettujen henkilöiden allekirjoituksien sijasta.