Termin määritelmä
Uskotaan, että Venäjällä luotiin ensimmäistä kertaa ulkomaiseen käytäntöön verrattuna dokumenttien hallintajärjestelmä, jonka tarkoituksena on laatia menettely hallintotoimien dokumentoimiseksi valtiossa. Vuonna 1973 tällaista järjestelmää kutsuttiin yhtenäiseksi valtion tullitoimeksi, joka tarkoittaa ”yhtenäistä valtiota”. kirjanpitojärjestelmä. " Neuvostoliitto kehitti yhteensä 16 yhtenäistä järjestelmää.
Asiakirjojen standardointi on seurausta kyseisen järjestelmän asiakirjavirran uudelleenjärjestelystä, joka täyttää tietyt standardit. Kirjeenvaihdon vähentäminen ja sen kokoamisen monimutkaisuuden vähentäminen sekä halu välttää tietojen päällekkäisyyttä pidetään kiireellisinä kysymyksinä, joihin on puututtava johtamistyössä. Tehokas tulos voidaan saavuttaa yhdistämällä ja standardisoimalla sisältöä ja muotoa koskevat tiedot.
Asiakirjojen standardisointi on samojen vakiolomakkeiden muodostaminen tarkoitukseltaan samankaltaisille protokollille, mikä auttaa paperin tehokkaampaa käyttöä säädösten ja päätösten tulostamisessa. Standardointi helpottaa kirjanpidon työnkulkua ja dokumentoinnin arkistointia.
Samanlainen terminologia
Käytännössä samanlainen määritelmä on ”yhdistäminen”, joka on prosessi tuoda jotain, mukaan lukien dokumentoidut toimet, yhdeksi muotoksi tai yhteiseksi järjestelmäksi, mikä johtaa kyseisten esineiden alkuperäisen kokonaisuuden pienenemiseen. Asiakirjojen yhdistäminen, standardointi ja standardisointi johtaa rationaalisen yhtenäisyyden muodostumiseen millä tahansa toimialalla, etenkin dokumentoinnissa. Tietojen lomakkeiden perusteettoman monimuotoisuuden vähentäminen ja yhden rakenteen luominen tapahtuvat kielirakenteiden, yksityiskohtien, kirjanpitotietojen ja niiden tallentamisen avulla. Ylimääräiset asiakirjaketjut poistetaan ajan myötä, jotta vältetään elementtien tarpeeton päällekkäisyys.
Asiakirjojen yhdistäminen antaa sinun luoda yhden kuvan hallinnollisten asiakirjojen muodoista, jotka suorittavat hallintomuodon toiminnot ja tehtävät. Tämä lähestymistapa johtaa työskentelyyn suuren määrän asiakirjoja kanssa niiden normalisoimiseksi tuotantojärjestelmässä ja nopeuttaa yritystietojen vaihtoa.
Lisää tehokkuutta
Yksi toimistojärjestelmä edistää operatiivista käsittelyä, vähentää aikaa työskennellä asiakirjojen kanssa, jotka vaikuttavat koko toimistohenkilökuntaan: tavallisista työntekijöistä johtajiin.
Asiakirjojen standardoinnin kohteina voivat olla niiden koostumus ja muodot. Asiakirjojen kokoonpanon yhtenäistäminen on johtotehtävien ratkaisemiseksi tarvittavien asiakirjojen kokonaisuuden jakamista ja yhdistämistä. Tällaisten toimien seurauksena sen odotetaan vähentävän asiakirjojen koostumusta.Lomakkeiden yhtenäistäminen on tietoindikaattorien valinta ja yhdistäminen, mukaan lukien asiakirjojen tarkoitusta vastaavat yksityiskohdat, sekä niiden luomista ja toteuttamista koskevat yleiset vaatimukset. Toimistotyössä yhdistyminen voi tapahtua sekä standardisointivaiheena että itsenäisenä prosessina.
Standardoinnin ydin
Liittovaltion laissa "Teknisistä määräyksistä" nro 184 täsmennetään määritelmän periaate: asiakirjojen standardisointi on kokonaisvaltaista työtä, jonka tavoitteena on laatia sääntöjä niiden vapaaehtoiselle käytölle, minkä seurauksena tietoja olisi virtaviivaistettava tuotteiden tuotannon ja tuotteiden liikkuvuuden sekä kilpailukyvyn parantamiseksi. palvelut.
”Vakiona” voidaan kutsua asiakirjaa, joka osoittaa tuotteiden ominaisuudet, tuotannon eri prosessien toteuttamista koskevat säännöt, kuljetuksen ja varastoinnin, työn tai palveluiden ominaispiirteet. Standardi sisältää tietyt vaatimukset terminologialle, merkinnöille, symbolismille, pakkauksille, etiketeille.
Standardisointia koskevat normatiiviset asiakirjat sisältävät optimaaliset säännöt ja vaatimukset yritystodistusten suunnittelua, valmistelua, varastointia ja kirjanpitoa varten, jotka hyväksyttiin määrätyllä tavalla ja suositellaan toistuvaan käyttöön toimistotyössä. Standardointi (yksinkertaisin sanoin) on yhtenäisten sääntöjen muodostaminen ja hyväksyminen, jotka esitetään asiakirjoille niiden virtaviivaistamiseksi.
Standardointi tarkoittaa asiakirjojen perusvaatimusten asettamista oikeudellisessa normissa. Tämän prosessin ansiosta lukuisten asiakirjojen muodostuminen tapahtuu yhden säännön mukaisesti, jota vastaanottajien on helpompi havaita. Asiakirjojen standardointi on seurausta yhdistämisestä tai sen korkeimmasta muodosta.
Tyypilliset prosessielementit
Muutokset voivat liittyä tietyntyyppisiin asiakirjoihin (GOST on merkitty numerolla), rakenteeseen ja suunnittelusääntöihin, yhtenäisen dokumentointijärjestelmän (DCL) elementteihin. Tällainen järjestelmä koostuu toisiinsa liittyvien asiakirjamuotojen yhdistelmästä, joka antaa informatiivisen kuvan tietyntyyppisistä taloudellisista ja johtamistoimista. USD perustuu yhtenäisiin sääntöihin ja vaatimuksiin, sillä on tarvittavat tiedot minkä tahansa toimialan hallitsemiseksi.
Tavallinen dokumentointijärjestelmä on järjestetty siten, että se tyydyttää tiettyjen toimien dokumentoinnin tarpeet, ja standardointijärjestelmän asiakirjat ovat seurausta prosessista, jolla asiakirjat saatetaan yhdelle lomakkeelle ja järjestelmään, kun yhdenmukaisuus vallitsee, ja perusteettomalle dokumenttimalleille, niiden yksityiskohdille ja indikaattoreille vähennetään. Standardisointiprosessissa tapahtuu siirtyminen rationaaliseen yhtenäisyyteen työnkulussa.
Hyväksyntätaso ja siihen liittyvät luokat
Standardointi on yhdistämisen tulosten laillinen hyväksymismuoto, joka on tilan yhdistelmä. standardit ja yhden muodon asiakirjat mukana.
USD on jaettu:
- tilassa. normeja;
- standardisoidut lomakkeet;
- ohjeet niiden käytölle.
Yhtenäisen asiakirjan yksityiskohtia sovelletaan tavoitetehtävän ja vahvistetun hyväksymisasteen mukaisesti. Venäjän federaatiossa on jaettu standardointiasiakirjat luokkiin:
- Osasto (jako toimialoittain). Niitä käytetään dokumentoimaan hallintaprosesseja, jotka ovat yhteisiä kaikille yrityksille riippumatta toiminnasta ja lakinormeista. Hyväksyntä tapahtuu liittovaltion tasolla.
- Yritysten, organisaatioiden ja yritysten asiakirjojen lomakkeet. Määritelty paikallisesti.
- Koko Venäjän. Tällaisten lomakkeiden luojana ovat liittovaltion arkistovirasto, Venäjän valtiovarainministeriö, liittovaltion valtionhallinto. tilastot, Venäjän federaation keskuspankki.Nämä asiakirjamuodot ovat pakollisia käytettäväksi kaikissa organisaatioissa, riippumatta omistajuuden ja alaisuuden alaisuudesta (esimerkiksi kirjanpidon ja palkkioiden kirjanpito, joka hyväksyttiin RF: n valtionkomitean päätöksellä 5. helmikuuta 2004).
- Liittovaltaa perustavien yhteisöjen asiakirjojen lomakkeet. Niiden hyväksyntä tapahtuu alueellisella, alueellisella tai paikallisella tasolla. Tällaiset muodot ovat yleisiä Venäjän federaation aihepiirissä.
Informaatiotuen erityispiirteet
Tieteidenvälisten dokumenttien hallintajärjestelmien lisäksi käytetään kansallisen standardointijärjestelmän dokumenttimuotoja, jotka heijastavat tiettyjen toimialojen toiminnan ominaispiirteitä. Tällaiset ominaisuudet jaetaan:
- Lisädatavaatimukset tyypillisen suunnitelman johtotehtävien ratkaisemiseksi (esimerkiksi koulutuksen tai terveydenhuollon henkilöstön irtisanominen / pääsy).
- Muu toiminta, jonka toimintaan vastaava toimiala ja sen johtamissäännöt järjestettiin. Erityiset asiakirjat voivat sisältää:
- reseptejä;
- sairaushistoria;
- sairausloma;
- todistajan arkit;
- oppaita;
- tapausten luettelo (arkisto);
- kortteja;
- kaivoasiat (tutkimustuotanto);
- suoritusselvitykset;
- aikataulu (harjoitusasiakirjat).
Asiakirjojen määritelmä
Tätä asiaa käsittelevät erityiset valtuutetut yksiköt ja organisaatiot, esimerkiksi Venäjän valtio. kirjasto huolehtii kaikissa maan kirjastoissa saatavissa olevan dokumentoinnin koostumuksen määrittämisestä. Alakohtaiset asiakirjat ovat luonteeltaan normatiivisia, jos ne ovat osastojärjestelmän (kuten notaarin tai tuomioistuimen) puitteissa. Samanlaisia malleja käytetään myös tietyissä organisaatioissa, jotka harjoittavat samanlaista toimintaa (esimerkiksi lääketiede tai vakuutus).
Standardointiasiakirjojen käyttö yrityksissä mahdollistaa asiakirjojen laatimisen, käsittelyn, valmistuksen, käsittelyn ja siirtämisen kustannusten vähentämisen. Siten dokumenttien kulku organisaatiossa kiihtyy. Asiakirjojen sisällön uudelleenjärjestely parantaa hallintatehtävien laatua. Asiakirjan kokoonpano vahvistetaan lomakkeessa (yhtenäinen sääntelyasiakirja, joka koostuu luettelosta asiakirjoista, jotka ovat välttämättömiä yrityksen johtotoiminnan tehtävien toteuttamiseksi ja jolla on oikeusasema), ja asiakirjamuodon muutokset vahvistetaan asiakirja-albumiin. Aikataulu järjestää dokumentointiprosessin, luo visuaalisen kaavion kaikenlaisten toimintojen kirjanpitoon. Raporttikortti on muodostettu siten, että se vahvistaa tietyt säännöt paikan ja ajan, sekä päätöksentekijöiden, asettamiselle.
Houkuttelevia ominaisuuksia
Esitetään tyyppiset asiakirjalomakkeita koskevat standardointiasiakirjat (kokoelma malleja yhtenäisille lomakkeille, joita tarvitaan laitoksen asiakirjahallintoon):
- virasto (paperilla), joka on tallennettu toimistoosastolle tai toimistolle;
- sähköinen vastine saatavilla kaikilla työpaikoilla.
Näiden asiakirjojen muodostumisen erityispiirteitä ovat:
- asiakirjojen sisällön sääntelyn luomisen yhdenmukaisuus, päällekkäisten tietojen sulkeminen pois
- yhteinen terminologia ja käytännöt, joiden avulla voit verrata indikaattoreita eri hallintotasoilta ja tarkasteltavissa olevista järjestelmistä;
- yhtenäisten mallien muodostaminen erityisten asiakirjamuotojen rakentamiseksi.
Asiakirjojen standardoinnin periaatteet ja perusteet
CMEA-komitea kuvasi yhdistelmästandardin, jossa on tarkoituksella perustettu ja sovellettu niihin liittyvien vaatimusten järjestelmää sekä esineelle että sen elementeille optimaalisen ratkaisun tarjoamiseksi tiettyyn ongelmaan. Asiakirjojen hyväksyminen perustuu valtion vaatimuksiin.CMEA: n, ISO: n ja muiden asiakirjojen yhtenäistämistä ja standardisointia käsittelevien kansainvälisten organisaatioiden standardit ja säännöt.
Asiakirjojen tavanomaisen sisällön jyrkkä muutos voi vaikuttaa haitallisesti organisaation työntekijöiden psykologiseen uudelleenjärjestelyyn. Siksi muuntamisprosessin tulisi edetä sujuvasti vaikuttaen vain kaikkein tarpeellisimpiin muutoksiin säilyttäen samalla kansallisten standardisointiasiakirjojen säännöt ja perusta ja aiheuttamatta taloudellista vahinkoa. Ensin otetaan käyttöön minimaaliset muutokset ja sitten radikaalit muutokset. Standardien vaiheittainen muuntaminen antaa prosessin kaikille osallistujille mahdollisuuden täysin standardisoida työnkulku.
Tietojen käsittely
Asiakirjoissa yleisen löytäminen ja yhden yleisesti hyväksytyn mallin luominen yksinkertaistaa manuaalisia tietojenkäsittelymenetelmiä, työskentely tehostuu, rahoitussuunnitelman kustannukset vähenevät ja aikaisemmin esimiehen kouluttamiseen käytetty aika lyhenee, mikä johtaa kiistattomaan positiiviseen dynamiikkaan. On tärkeää kiinnittää huomiota hallintaasiakirjojen yleisten vaatimusten noudattamiseen automatisoitujen valvontajärjestelmien toimintaolosuhteissa, kun kaikkien asiakirjojen yhdistämisen ja standardisoinnin vaikutus kasvaa voimakkaasti.
Arkistointi, joka tutkii arkistotieteen teoreettisia ja käytännön perusteita, vaikuttaa asiakirjamuotojen parantamiseen. Standardointiprosessien automatisointi alkoi asiakirjajärjestelmän luokittelusta kansantaloudessa ja jatkui sitten hallintoalalla, missä se saavutti nykyisen tehokkaan muodon. Nyt tämä prosessi vaikuttaa kansainvälisiin ja kansallisiin järjestöihin, 10 ulkomaista organisaatiota pyrkii yksinkertaistamaan ulkomaankauppasuhteiden etenemistä, mukaan lukien ulkomaankauppaministeriö, ECE: n kaupan kehityskomitea, kansainvälinen standardisointijärjestö jne.