Plaćanja putem Interneta odavno su postala uobičajena, ali je razmjena dokumenata, posebno među pojedincima, još uvijek u papirnatom obliku. Kvalificirani elektronički potpis dizajniran je za rješavanje ovog problema i olakšavanje razmjene dokumenata. Pravne osobe već duže vrijeme surađuju s EDS-om, a pojedini poduzetnici ga koriste za prijenos nekih podataka (na primjer, PDV prilikom najma državnih prostorija), dok pojedinci mogu koristiti svoj potpis za pristup web stranici državnih službi. Kako dobiti poboljšani kvalificirani elektronički potpis i koje pogodnosti toga pruža?
Što je ovo
Kvalificirani elektronički potpis su detalji koji potvrđuju istinitost elektroničkog dokumenta, nepostojanje izobličenja u njemu od trenutka kad je potpis stvarno instaliran. Također vam omogućuje uspostavljanje vlasništva nad dokumentom. Takvi se detalji mogu dobiti samo kao rezultat kriptografske pretvorbe koda, informacija.
Potvrda elektroničkog potpisa je dokument kojim se potvrđuje pravo posjedovanja javnog ključa elektroničkog potpisa. Certifikat se može dobiti samo u CA (certifikacijskom centru) ili u uredu njihovih ovlaštenih predstavnika.
Nositelj potvrde je fizička osoba koja je na svoje ime primila potvrdu elektronskog potpisa. Svakom vlasniku potvrde daju se dva ključa: javni i privatni. Provjera elektroničkog potpisa provodi se javnim ključem. Ona je, pak, povezana s privatnim ključem, preko kojeg se generira elektronički potpis i dokument potpisuje.
klasifikacija
Jednostavan elektronički potpis, kao što mu i ime govori, najjednostavnija je verzija EDS-a. Također koristi lozinke, kodove ili druga sredstva koja potvrđuju formiranje potpisa od strane vlasnika.
Poboljšani nekvalificirani elektronički potpis može se dobiti samo pretvorbom kriptografskih informacija. Ovdje ne možete bez privatnog ključa potpisa. Takvim elektroničkim potpisom moguće je ne samo identificirati osobu koja je potpisala dokument, već i otkriti promjene koje su učinjene nakon potpisivanja.
Poboljšani kvalificirani elektronički potpis ima sve znakove nekvalificiranja. Jedina je razlika što se za njegovu provjeru i stvaranje koriste ozbiljnija sredstva za kriptografsku zaštitu koja moraju biti ovjerena od strane FSB-a Rusije. Uz to, postoji razlika: kvalificirani certifikat elektroničkog potpisa može se izdati samo u certifikacijskom centru koji je prošao akreditaciju. Popis akreditiranih službenih tijela može se vidjeti na web mjestu državnih službi.
ekvivalencija
Savezni zakon br. 63 prepoznaje dokument potpisan bilo kojim elektroničkim potpisom, jednostavnim i poboljšanim, jednakim papirnatim dokumentom potpisanim ručno. Međutim, postoji jedna značajka: između strana koje vrše elektroničku razmjenu dokumenata prethodno mora biti potpisan.
Kvalificirani potpis je analogni potpis potpisan vlastitom rukom, no može zamijeniti pečat organizacije. Regulatorna tijela priznaju pravnu snagu dokumenata potpisanih kvalificiranim digitalnim potpisom. Mogu se koristiti na sudu.
Područje primjene
Prije svega, to je, naravno, elektroničko upravljanje dokumentima. Elektronički potpisi pomoći će u uspostavljanju vanjske i unutarnje razmjene dokumenata u svim slučajevima kada je potreban rukom pisani potpis.
Unutarnje upravljanje dokumentima koristi nekvalificirani i kvalificirani elektronički potpis za potvrdu i odobravanje sporazuma i drugih dokumenata koji reguliraju interne procese organizacije. Na primjer, ako ravnatelj elektroničkim potpisom potpiše ugovor i on se prebaci na izvršenje.
Glavni faktor
Uz vanjsko upravljanje dokumentima, prisutnost kvalificiranog elektroničkog potpisa vrlo je važan uvjet, jer je ona garant pravne sile. U ostalim slučajevima, regulatorni organi ne prepoznaju elektronički dokument kao izvornik, što znači da nema pravnu snagu i ne može se koristiti u pravnim postupcima. Pored toga, dokument potpisan poboljšanim kvalificiranim digitalnim potpisom može se pohraniti u digitalnu arhivu, a njegova će se zakonitost sačuvati.
EDS se može koristiti za izvještavanje regulatornih tijela. Mnogi su već shvatili kako se brzo i povoljno elektroničko izvještavanje vrši. Štoviše, svaka organizacija može odabrati najprikladniji način za sebe, bilo da je riječ o proizvodima 1C, odvojenom softveru ili web lokacijama FSS i Federalne službe poreza. Kvalificirana potvrda ključa elektroničkog potpisa osnova je svih takvih radnji, izdat ih mora ovlašteno ili akreditirano certifikacijsko tijelo. Ali način slanja nije kritičan.
Primanje javnih usluga
Svi građani Ruske Federacije mogu dobiti elektronički potpis kako bi ga koristili za primanje javnih usluga, međutim, u ovom slučaju nije potrebna kvalificirana potvrda ovjere elektroničkog potpisa: najstariji, nekvalificirani EDS bit će dovoljan, sasvim je pogodan za potrebe pojedinca. Uz pomoć njega svaki građanin može potpisati elektronički zahtjev koji se može poslati izvršnoj vlasti ako je takav protok dokumenata moguć.
Kako dobiti kvalificirani elektronički potpis za pojedinca? Najlakši način za nabavku univerzalne elektroničke kartice koja se izdaje od 1. siječnja 2013. i ima ugrađeni poboljšani kvalificirani elektronički potpis. Takva je kartica jedinstveni alat za identifikaciju građana, uz pomoć njega je moguće platiti, naručiti i primati razne javne usluge putem interneta. Kartica je po svom konceptu zamišljena da zamijeni mnoge dokumente, poput mirovinskog certifikata i medicinske politike, da ih kombinira s elektroničkim novčanikom, putnom karticom i elektroničkim potpisom.
Korištenje ES-a
Poboljšani kvalificirani elektronički potpis pogodan je za unutarnji i unutar korporativni tijek rada. Može se dobiti kod certifikacijskog tijela akreditiranog od Ministarstva komunikacija RF-a. Štiti dokument od promjena, potvrđuje njegov integritet i autorstvo.
Poboljšani kvalificirani ES može vam pomoći u rješavanju širokog raspona problema. Na primjer, koristi se za izvještavanje s poreznim vlastima i za razmjenu elektroničkih dokumenata. Ova verzija certifikata ima najveći broj mogućih funkcija, ali to ne znači da je pogodnije za svaku organizaciju da ga koristi. Prvo, cijena potvrde izravno ovisi o broju funkcija. Drugo, pri odabiru manje funkcionalnog certifikata morate osigurati da raspoložive mogućnosti u potpunosti zadovoljavaju potrebe organizacije.
Postoje i situacije kada vrstu korištenog potvrde određuje stranka koja prima dokument. Na primjer, postoje operateri za upravljanje dokumentima koji prihvaćaju certifikate samo iz svog certifikacijskog centra, stoga prilikom odabira certifikata također morate biti sigurni da nema ograničenja za njegovu upotrebu u potrebnom informacijskom sustavu.
Prednosti elektroničke razmjene dokumenata
Budući da sada sve organizacije i tvrtke imaju mogućnost organizirati razmjenu pravno obvezujućih elektroničkih dokumenata, vrijedno je razgovarati o prednostima ovog postupka.
Prije svega, to je brzina dostave dokumenata. Bez obzira na adresu druge ugovorne strane, rok isporuke dokumenata bit će deset puta kraći od uobičajenog papira. Upotreba elektroničkih dokumenata također smanjuje troškove povezane s pripremom i prijenosom papirnih primjeraka.
Postoje ozbiljnije ekonomske koristi, jer elektroničko upravljanje dokumentima podrazumijeva značajno ubrzanje poslovnih procesa. Najjednostavniji primjer toga je brzo zaključivanje i aktiviranje transakcija, zbog čega se postiže veći novčani tok. To jest, uspostavom elektroničkog upravljanja dokumentima tvrtka će moći povećati profit po jedinici vremena.
automatizacija
Također, upotreba kvalificiranog ključa elektroničkog potpisa može smanjiti vrijeme za obradu, slanje dokumenata i praktično automatizirati taj postupak. Prema zakonu, u međukorporacijskoj razmjeni, u skladu s zakonom, mogu sudjelovati pisma koja zahtijevaju pravnu snagu, računi, teretnice, računi, obavljeni radovi, akti pružanja usluga, računi, akti usklađivanja međusobnih nagodbi, teretnice.
Zbog brzine i pouzdanosti elektroničke razmjene dokumenata, tvrtke se ne mogu brinuti za jednostavno i pravovremeno izvještavanje s poreznim vlastima. Također vam omogućuje uštedu dijela novca.
Važni čimbenici
Međusobni tok dokumenata u elektroničkom obliku ima smisla samo ako svaki dokument ima pravnu snagu i može se koristiti u sudu ili drugim slučajevima. Da bi se elektroničkom dokumentu dao pravni značaj, potrebno je riješiti neke probleme. Prvo, postupak potpisivanja i slanja elektroničkog dokumenta izvođačima, i drugo, prihvaćanje i ovjera kvalificiranog elektroničkog potpisa na dokumentima primljenim od ugovarača. Treće, potrebno je organizirati pohranu i obradu već potpisanih dokumenata, arhivsku pohranu i navigaciju na njima. Četvrto, važno je osigurati očuvanje zakonitosti dokumenata u arhivskoj pohrani.
Jednostavno rješenje
Da biste riješili prva dva problema, možete koristiti usluge međukorporativne razmjene, kojima upravljaju operateri elektroničkog upravljanja dokumentima. Odabirom takve usluge potrebno je uzeti u obzir neke čimbenike, poput dostupnosti odgovarajućih licenci za operatera, mogućnosti integriranja usluge razmjene u korporativni informacijski sustav i punjenja dokumenata.
Druga dva zadatka mogu se riješiti pomoću elektroničkog sustava upravljanja dokumentima koji već ima svu potrebnu funkcionalnost. Ako se početno formiranje dokumenata dogodi u računovodstvenom sustavu, u njega možete integrirati sustav elektroničkog upravljanja dokumentima.
U nedostatku takvog sustava, ovi se zadaci mogu djelomično dodijeliti operateru usluge razmjene.