Državni posao i sfera uredskog rada najvažnija su grana javnog života bilo koje države. Dokumentirane informacije su pravni podaci. Aktivnosti donošenja zakona doprinose izgradnji civilnog reda i blagostanja, koji su vrlo važni.
Pojam dokumentirane informacije
Takva se oznaka, na prvi pogled, ne koristi često u jurisprudenciji, ali je istovremeno vrlo važna. Na temelju saveznog zakonodavstva, dokumentirane informacije su vrsta skupa određenih podataka koji su zabilježeni na opipljivom mediju radi sigurnosti.
Također, ovaj materijal pretpostavlja prisutnost detalja o dostupnim izvorima podrijetla, što općenito omogućava utvrđivanje prirode tih podataka ili njihovih medija, bez obzira na oblik prezentacije. Bez njih pojam dokumentirane informacije zapravo gubi smisao. Zahtjevi svojstveno obavljaju dvije temeljne funkcije - informacijsko i sigurnosno certificiranje. Drugim riječima, s jedne strane sadrže potrebne podatke, a s druge strane onemogućavaju krivotvorenje dokumenata.
Međunarodna organizacija za standardizaciju
Upravljanje dokumentovanim informacijama regulirano je nizom pravnih akata, saveznim uredbama, naredbama, međunarodnim regulatornim dokumentima. Dakle, Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) kontinuirano izravno sudjeluje u razvoju dogmi, pravila i propisa koji se odnose na formiranje, pohranjivanje, upotrebu informacija. Razvijaju se u pravcu uklanjanja kršenja odstupanja u sadržaju stvarnosti, u formiranju zahtjeva za obrascem prezentacije podataka.
Znakovi dokumentiranih podataka
Prvi znak i najvažniji je prisutnost materijalnog nosača. Kao takav, može djelovati apsolutno bilo koji objekt okolnog svijeta, uključujući predmete i fizička polja u kojima se prikazuju određene radnje ili informacije. Isti podaci mogu se zabilježiti na različitim medijima. Također će biti istina da se na istom mjestu mogu dokumentirati različiti materijali.
Sljedeća najvažnija značajka dokumentirane informacije je sposobnost prepoznavanja snimljenog materijala. To se postiže korištenjem potporne uloge rekvizita. Njihova prisutnost pomaže u utvrđivanju svrhe podataka, njihove prirode, izvora, vremena dokumentacije. U nekim slučajevima detalji pružaju potreban stupanj zaštite određenog uzorka u obliku priloženog elektroničkog digitalnog potpisa.
Treća karakteristika dokumentiranih informacija je mogućnost odabira različitih varijacija i oblika koji prenose njegov sadržaj. Također može biti pohranjen na različitim medijima u raznim oblicima, a da pritom ne izgubi njegov sadržaj i detalje. Odnosno, pohranjivanje dokumentirane informacije podrazumijeva mogućnost njihova kopiranja. Takvi materijali mogu postojati u obliku različitih preinaka.
Upravljanje informacijama o dokumentima
Prema verziji Međunarodne organizacije za standardizaciju, dokumentirane informacije su podaci koji se moraju pohraniti i koristiti pod posebnim nadzorom. U sferi podređenosti izravno je nositelj materijalne naravi na kojem se taj materijal pohranjuje.Skup zahtjeva za dokumentirano upravljanje informacijama predstavljen je u odjeljku br. 7 ISO 9001: 2015. Ako pokušate sažeti i prikazati tezu obveza, oni će imati sljedeći oblik:
- redovita analiza razine dostupnosti informacija u potrebnoj mjeri, tamo gdje je to potrebno, i u vrijeme kad je to potrebno;
- redovita procjena stupnja sigurnosti dokumentiranih podataka;
- rješavanje pitanja u vezi s organizacijom procesa distribucije, pretraživanja, kontrole pristupa i upotrebe informacija;
- procjena utjecaja učinkovitih procesa zaštite i pohrane dokumenata od različitih pogrešaka, na primjer, je li zajamčena njihova čitljivost;
- provjera usklađenosti s pravilima oduzimanja i skladištenja.
Što se događa?
Oblici dokumentirane informacije prvenstveno ovise o prirodi njezina materijalnog medija. Postoji nekoliko glavnih vrsta. Najčešći:
- papir;
- zvučni snimci;
- video materijali;
- elektronički dokumentirane informacije.
Raznolikost podataka na opipljivim medijima
Informacije, osim verzije mnogih istraživača, izvan kriterija urednosti i stupnja organiziranosti dijele se na dokumentirane i nedokumentirane. Koja je razlika između njih?
Dokumentirano je specifičan organizacijski, službeni oblik postojanja informacija. Svrha postojanja ove vrste podataka odnosi se na dobrobit i vladavinu zakona. Vrste dokumentovanih informacija mogu biti različite. Uostalom, sve ovisi o kriteriju klasifikacije koji je usvojen kao osnova.
Za kriterije pristupačnosti informacije su:
- s ograničenim pristupom;
- materijal državne tajne;
- povjerljiva vrsta;
- s neograničenim pristupom, javno.
Ako je moguće, događa se:
- slobodno se distribuira;
- podaci čije je otkrivanje strogo zabranjeno;
- Podaci objavljeni u skladu sa saveznim zakonom;
- materijal, čije je objavljivanje moguće dogovorom određenog kruga osoba.
Dokumentirana svojstva informacija
Dokumentirane informacije su podaci koji postoje u određenim objektivnim uvjetima i imaju niz značajki.
Njegova svojstva uključuju:
- fiksni karakter, to jest posjedovanje izvora, trenutka dokumentacije i obaveza skladištenja;
- relevantnost - sposobnost ispunjavanja zahtjeva potencijalnog potrošača, ispunjavanje zahtjeva;
- vrijednost - podaci prikladni svrsi;
- kompletnost - optimalan omjer između primljenih i potrebnih informacija;
- korisnost - stupanj njegove nužnosti;
- pouzdanost - prikazuje razinu objektivnosti informacija;
- novost - relevantnost, jer su dokumentirani materijali objašnjenje informacija koje mogu zastarjeti ili prestati važiti;
- pravovremenost;
- dostupnost - mogućnost potrošača da slobodno prima podatke;
- sigurnost - nedostatak neovlaštenog pristupa;
- ergonomija - optimalni omjer volumena i oblika podataka za određenog potrošača;
- adekvatnost - podudaranje informacija stvarnosti, spremnost odražavanja stvarnih objektivnih uvjeta.
Zaštita dokumentiranih podataka u ruskom zakonu
Tri izvora saveznog zakona daju dokumentirano označavanje informacija. Prvi izvor daje usko tumačenje. Navodi da su dokumentirane informacije snimanje važnih podataka pomoću materijalnog medija kroz proces dokumentiranja potrebnih podataka, gdje postoje detalji koji omogućuju identifikaciju, imenovanje ili utvrđivanje njegovog materijalnog medija (zakon o informacijama, članak br. 2).
Drugi izvor ima šire tumačenje.U njemu se navodi da dokument znači prisustvo medija sa snimljenim informacijama tekstualne, zvučne ili grafičke prirode. Sadržaj mu je namijenjen za prijenos u namjeravanu svrhu u određeno vrijeme.
Primjeri dokumentiranih podataka
Dokumentirane informacije su pravni akti, papiri, arhive koji se pohranjuju u različite svrhe. Pohranjeni podaci u velikoj većini slučajeva namijenjeni su javnoj uporabi. Primjeri uključuju:
- pravni akti, regulatorni okvir;
- dokumenti koji sadrže podatke o izvanrednim situacijama ekološke, demografske, sanitarno-epidemiološke, meteorološke prirode;
- dokumenti sadržani u knjižničnim zbirkama i drugim raznim fondovima informacijskog sustava;
- informacije o masovnim medijima i druge javne informacije u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
Na temelju prethodnog, vrijedno je napomenuti da su, zajedno s dokumentima i dokumentiranim informacijama, najvažniji elementi državne sigurnosti i javne dobrobiti. Često je skladište strateški važnih podataka za državu. Zato ovu vrstu podataka treba pažljivo pohranjivati, uzimajući u obzir zahtjeve propisane državnim zakonodavstvom.