Tijekom posljednjih nekoliko godina bilježi se stalni trend povećanja broja poduzeća koja izdaju korporativne bankovne kartice. To je zbog činjenice da su vrlo povoljni za plaćanje tekućih troškova, na ovaj ili onaj način povezani s ekonomskim aktivnostima institucija. Unatoč rastućoj popularnosti, udio njihovih emisija relativno je mali, pa ih se ne može nazvati masovnim proizvodom.
Vrste korporativnih kartica
U pravilu ih koriste velike organizacije koje usko surađuju sa stranim tvrtkama. Institucija potpisuje ugovor s bankom na temelju kojeg se otvara korporativna kartica za pojedinca koji će naknadno platiti svoje zastupanje i putne troškove s njom. Prema odredbama sporazuma, zaposlenik tvrtke u čije ime je otvoren račun ima puno pravo raspolagati raspoloživim sredstvima. Danas postoje dvije vrste korporativnih kartica:
- kredit, putem kojeg se obračunavanje vrši na teret sredstava koja je osigurala banka pod uvjetima ugovora o zajmu;
- poravnanje - svi izračuni vrše se na štetu periodično nadopunjenih vlastitih sredstava poduzeća.
Na zahtjev klijenta, poslovna bankovna kartica može imati fiksni limit gotovine. Minimalni saldo može se koristiti samo u iznimnim slučajevima. Ovaj uvjet mora biti naveden u ugovoru. Osim toga, račun jedne korporativne kartice može se otvoriti za jednog ili više zaposlenika. Ovisno o veličini, vrsti djelatnosti i djelatnosti poduzeća, banka odabire optimalni oblik organizacije plaćanja tekućih troškova.
Koje su funkcije korporativne kartice?
Prije svega, njegova upotreba omogućava značajno smanjenje vremena potrebnog računovođi za obradu izdavanja ili povrat sredstava odgovornim osobama. Također, upućeni zaposlenik poduzeća štedi vrijeme i novac na prijavi sredstava prilikom prolaska carinske kontrole. Korporativna kartica omogućuje vam uspostavu stroge kontrole kako odgovorna osoba troši novac. Uz njegovu pomoć plaćaju se popise za putovanja, komunalije i ugostiteljske troškove.
Pravila otvaranja
Predstavnik tvrtke mora kontaktirati odabranu bankarsku instituciju i podnijeti zahtjev za korporacijsku karticu na temelju kojeg će biti potpisan ugovor o otvaranju i naknadnom servisiranju računa. Osim toga, tvrtka mora banci dostaviti popis zaposlenika u čije će se ime kartice otvarati. Budući vlasnici trebaju napisati prijavu kako bi ih primili. Sve navedeno treba pratiti paket dokumenata potrebnih za otvaranje tekućeg računa.
Računovodstvo korporativnih kartica
Osnova za računovodstvenu kontrolu nad novčanim tokom je izvod iz banke ili podaci iz elektroničkog časopisa u sustavu „Klijent-banka“.
Otvaranje ili zatvaranje računa, tvrtka je dužna o tome obavijestiti porezni ured u roku od sedam dana. U protivnom, suočava se s velikom novčanom kaznom. U računovodstvenoj politici tvrtke moraju se navesti ograničenja na kartici, popis dokumentacije za unaprijed izvješća, popis troškova i operacija dozvoljenih zaposlenicima, kao i vrijeme i postupak prijavljivanja.
Ključne prednosti za tvrtku
Korporativna kartica omogućava znatno smanjenje vremenskih i operativnih troškova za izdavanje odgovorne gotovine. Uprava poduzeća štedi od potrebe da u bankarskoj instituciji prima i skladišti iznose namijenjene plaćanju reprezentacije, putnih i kućanskih troškova. Osim toga, tvrtka koja je izdala korporacijsku karticu značajno olakšava rad računovodstva i dolazi do smanjenja broja izvještajne dokumentacije.
Tvrtka dobiva priliku kontrolirati troškove zaposlenika ne samo bankarskim izvodima, već i ograničavanjem dozvoljenog poslovanja. Ako zaposleniku koji je na poslovnom putu hitno su potrebna dodatna sredstva, tvrtka može u svakom trenutku nadopuniti račun. Da bi se osigurala sigurnost sredstava na izgubljenoj kartici, sporazum predviđa mogućnost njezinog blokiranja telefonskim pozivom vlasnika. Pri prelasku državne granice sredstva na platnoj kartici ne moraju biti deklarirana. Osim toga, za vrijeme inozemnih poslovnih putovanja, vlasnik kartice eliminira potrebu kupnje deviza. Sve operacije u inozemstvu podliježu automatskoj konverziji.
Kako koristiti korporativnu karticu?
Korištenje takvih kartica regulirano je pravilima koja vrijede za sve zaposlenike određene organizacije. Odredbe o uporabi moraju sadržavati sljedeće stavke:
- postupak za postupanje u slučaju gubitka;
- zahtjevi za osiguravanjem PIN podataka;
- okvirni popis dokumentacije prihvaćene kao dokaz o rashodima;
- vremensko razdoblje u kojem je zaposlenik dužan pripremiti i podnijeti izvješće o troškovima s priloženim dokumentima, koji potvrđuju nastale troškove.
Kako bi zaposlenici obavijestili što može poslužiti kao dokaz troškova, možete izraditi poseban album uzoraka i priložiti ga propisu o upotrebi karata. Poželjno je da pravila predviđaju ograničenja dopuštenih naselja na karticama, popis operacija i troškova koje zaposlenik može počiniti. Popis dopuštenih operacija može se razlikovati ovisno o teritoriju države u kojoj je tvrtka registrirana. Ograničenja nagodbe mogu se razlikovati ovisno o položaju koji ima vlasnik kartice. Između ostalog, statut mora navesti vremensko razdoblje na kraju kojega zaposlenik mora vratiti karticu, kao i stupanj odgovornosti i postupak nadoknade za nepoštivanje utvrđenih pravila.
Cijene usluga
Svaka banka samostalno određuje naknadu za otvaranje i naknadno servisiranje korporativne kartice. U većini se slučajeva praktično ne razlikuje od standardnih tarifa primjenjivih na pojedince.
U procesu registracije, klijent ima pravo izbora klase kartice. Izrada trenutačnih, neosobnih kartica obično traje ne više od pola sata, dok izdavanje prestižnih kartica s imenima može potrajati nekoliko radnih dana.
