Izdavanje u pododjeljku: pravila. Uzorak prijave za izdavanje novca u izvješću

U novčanim transakcijama unaprijed su značajni predujmovi. U slučaju pogrešnog popunjavanja dokumenata, porez može naplatiti dodatni porez na dohodak, kao i novčanu kaznu. Da biste smanjili rizik od kamata, morate slijediti pravila za izdavanje sredstava u podreportu: izdati novac na temelju prijave i dobiti izvješće na vrijeme. Ali postoje i druge nijanse operacija obrade.

cilj

Izdavanje novca u okviru izvještaja za izvještaj može biti potrebno za:

• kupnja robe i materijala;
• plaćanje putnih troškova;
• nagodbe po ugovorima.

Takve operacije regulirane su Pravilnikom Banke Rusije br. 3210 „O postupku gotovinskog poslovanja“.

algoritam

Prije nego što prihvatite novi zahtjev, morate provjeriti ima li zaposlenik isti iznos duga. Ako postoji, dokument se ne može prihvatiti. Zaposlenik mora u bilo kojem obliku izraditi zahtjev za izdavanje pod-izvještaja (ravnatelju). U tekstu treba biti naveden iznos i datum primitka sredstava. Voditelj mora potpisati izjavu. Zatim knjigovođa sastavi i potpiše novčani nalog za izdatke (KO-2). Temeljem ovog dokumenta blagajnik mu, nakon što zaposlenik predoči putovnicu, daje gotovinu. Narudžbu potpisuju blagajnik i primatelj. Transakcija bi trebala biti prikazana u knjizi gotovine.

Zahtjev za izdavanje novca u podizvješću mora napisati i voditelj. Tvrtka ima isti ugovor s njim kao i s ostalim zaposlenicima. Ako nema prijave, porezna tijela mogu odbiti dodatne iznose poreza na dohodak.

dokumenti

Zaposlenik mora izvijestiti o potrošnji novca. Izvještaj o troškovima mora se dostaviti u roku od 3 radna dana nakon povratka s putovanja, odlaska na posao ili isteka razdoblja za koje je novac osiguran. Dokument se predaje računovođi ili upravitelju. Strana primateljica provjerava potpunu potrošnju sredstava, dostupnost pratećih dokumenata i ispravnost izvještaja. Ako nema pogrešaka, dokument potpisuje glava, nakon čega se novac zadužuje. Ovako se u pod-izvješću provodi raspodjela sredstava. Pročitajte kako napisati izjavu u nastavku.

Prijava za prijavu: uzorak

Direktor LLC "(ime)" F. I. O.
od vozača F.I.O.

IZJAVA

Molim vas da u roku od osam kalendarskih dana izdate izvještaj u iznosu od 6 000 (šest tisuća) rubalja za kupnju antifriza za radno vozilo TATA.

12.02.2016 (potpis)

Zatim dokument popunjava računovođa.

Stanje obračuna po ranije izdatim iznosima:

nedostaje dug zaposlenika po prethodno izdatim iznosima u pod-izvješću.

Računovođa ____________

Direktor _____________ Puno ime

02/12 / 20__ g.

nijanse

Ako se troši manje novca nego što je izdano, saldo se vraća na blagajni i izdaje se nalog za primanje. U suprotnoj situaciji, organizacija mora vratiti prekoračeni iznos zaposleniku na detalje navedene u izvješću. Ova operacija, kao i izdavanje podreportaže, izvršava se troškovnim nalogom.

Ako se sredstva ne vrate u blagajnu, tada ih se mora odbiti od plaće (članak 137. Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposlenik mora dati pismenu suglasnost za ovu operaciju. U suprotnom, naplata će biti preko suda. Mjesečni iznos zadržavanja ne može biti veći od 20% plaće zaposlenika.

granice

Izdavanje novca u podizvješću iz blagajne ograničeno je na 100 tisuća rubalja. Postoje neki uvjeti. Ako je zaposlenik koji koristi odgovorna sredstva u svoje ime platio za pružene usluge (na primjer, tijekom poslovnog putovanja), limit se ne primjenjuje.Ako koristi odgovorni novac za nagodbe po ugovorima sklopljenim u ime organizacije, mora se poštivati ​​ograničenje od 100 tisuća rubalja po transakciji. U zakonodavstvu nije navedeno maksimalno razdoblje. Ali ako se novac izdaje na dugo razdoblje, inspektori mogu iznos smatrati zajmom i naplatiti sve poreze.

ako računovodstvene politike izdavanje odgovornih sredstava osigurava se njihovim prijenosom na karticu, potrebno je da tvrtka ima odgovarajući ugovor s bankom.

Ako zahtjev za izdavanje pod-izvješća ne sadrži datum povrata sredstava, smatra se da je novac izdan za jedan dan. U slučaju kršenja rokova za izvještavanje o utrošenom iznosu, obračunava se porez na dohodak. Da biste regulirali vremenski rok predaje dokumenata, u podreportu možete sastaviti nalog za izdavanje. uzorak:

LLC "(ime)"

Nalog br. 1
o odobrenju vremena izdavanja iznosa u izvješću

Da bih kontrolirao troškove prijavljivanja iznosa, uspostavljam sljedeća pravila:

1. Zaposlenici koji primaju sredstva moraju podnijeti izvješće o njihovoj upotrebi:

• po domaćinstvu. potrebe - najkasnije 15 dana od dana isplate sredstava;
• za putne troškove - u roku od 3 dana nakon povratka.

2. Sredstva se trebaju trošiti samo prema uputama.
3. Za troškove kućanstva i za kupnju robe, novac se može izdati u roku od 100 tisuća rubalja.
4. Odgovornost za provedbu naloga snosi glavni računovođa.

Direktor ______________ Puno ime

Kontroverzne operacije

Radi praktičnosti i bolje percepcije, odlučili smo materijal ovog bloka smjestiti u tablicu.

Izvještaj o provjeri valjanosti

Sredstva treba trošiti namjenski. Svaki trošak mora biti potvrđen čekom. Također se izdaje putna potvrda prijevozne isprave. Ako se radi o sudu, važno je da je primarna dokumentacija ispravno sastavljena. Tada će sud zauzeti stranu tvrtke. Razmotrite detaljnije detalje dokumenata.

Ako je zaposlenik primio gotovinu za karte i dnevnice prije odlaska na poslovno putovanje, a potom je putovanje produljeno, dodatni iznos može se prenijeti na karticu. Ispada da je zaposlenik sredstva ponovo dobio. No, budući da su premješteni na istom putovanju, zaposlenik mora izvijestiti u jednom danu za sve iznose odjednom.

Blagajna

Ako ne sadrži puno ime kupnje ili su detalji loše ispisani, onda se uzima u obzir samo ako je priložen dodatni račun o prodaji. Roba se mora kupiti tijekom radnog vremena. Za obradu se oslanja na dodatni platni spisak. Gotovinska potvrda potvrđuje činjenicu prijenosa sredstava. Da biste obuhvatili troškove u porezne svrhe, potrebni su vam i drugi dokumenti sa sljedećim detaljima: puno ime službenika, njihovi potpisi.

Potvrda o prodaji

Često mu nedostaje pečat ili broj. Iako ti detalji nisu potrebni, porezna tijela možda neće prihvatiti dokument. Stvari su još gore ako se datumi na blagajni i potvrdi o prodaji ne podudaraju. Takvi se troškovi mogu braniti samo putem sudova.

Torg-12

Primalac mora nužno navesti primatelja, adrese za utovar i istovar, broj teretne liste, marku i brojeve vozila. Bez njih dokument se ne prihvaća u računovodstvo. faktura često nema položaja osobe koja je potpisala dokument, pečat primatelja, datum. Ti se detalji smatraju obveznim.

Prenesite sredstva na karticu

Zaposlenik može zatražiti prijenos odgovornih sredstava na bankovnu karticu. Ova operacija nije protivna zakonu. Ali u ovom slučaju trebate:

• primiti od zaposlenika zahtjev za izdavanje novca u podreportu s pripadajućim zahtjevom i navesti u njemu pojedinosti računa;
• u uplati navedite da se izvještajni iznos prenosi;
• napomenuti u normativnim aktima (Uredba o obračunu s odgovornim osobama) da se sredstva prenose s računa na karticu;
• u računovodstvenim politikama razvijte vlastiti obrazac izvještaja uz napomenu da se izdavanje iznosa u pod-izvješću vrši u bezgotovinskom obliku;
• zamolite zaposlenika da spremi listiće nakon svakog plaćanja karticom i priloži ih uz izvješće.

Tvrtka LLC

ORDER

O izmjenama i dopunama računovodstvene politike za 2016. godinu

2016/10/01 G.

NARUČUJEM:

Dopuniti računovodstvene politike s odjeljkom 6:

6. Postupak obračuna s odgovornim osobama.

6.1. Tvrtka zaposlenicima daje sredstva za putne ili poslovne potrebe u gotovini ili ih prenosi na platnu karticu.

6.2. Način izdavanja sredstava regulira ravnatelj u svakom slučaju.

6.3. Zaposlenik podnosi dokumente koji potvrđuju troškove računovodstvenom odjelu. Bez obzira na način primitka, saldo se vraća u blagajni.

Računovodstvo poslovanja u računovodstvu

Na dan izdavanja sredstava izdao RKO. Ožičenje se vrši u upravljačkoj jedinici: DT71 KT50 (51).

Ako zaposlenik nakon poslovnog putovanja dio sredstava vrati blagajnici, tada se izdaje FFP. U upravljačkoj kutiji se vrši obrnuto ožičenje: DT 50 (51) KT 71.

Razmislite o tome kako se izdaje u podizvješću. uzorak:

Ured uprave tvrtke 25. svibnja 2015. dobio je 2.000 (dvije tisuće) rubalja. na 4 dana za kupnju uredskog materijala. Računovođa je izdao sredstva na temelju svoje prijave. Zaposlenik je 27. svibnja potrošio 1.000 (tisuću) rubalja, osigurao čekove i unaprijed izvještaj. Upravitelj je vratio neiskorišteni iznos na blagajni.

• DT71 KT50 - 2000 rubalja. - sredstva su izdata iz blagajne;
• DT50 KT71 - 1000 rubalja. - ostatak nenaplaćenih sredstava je plaćen;
• DT10 KT71 - 1000 rubalja. - uzete u obzir pribor za tiskanje.

Prijenos sredstava na korporativnu karticu

Alternativa platnoj kartici je korporativna. Sredstva na njega možete prenijeti pod izvješćem zaposlenicima. Zaposlenik treba samo napisati besplatni obrazac za korištenje kartice. Prijenos sredstava vrši se na temelju naloga direktora. Preporučuje se odobriti postupak korištenja kartica:

• Držači plastike nemaju pravo otkrivati ​​PIN podatke trećim osobama.
• Izvješće o trošenju sredstava na kartici mora se podnijeti najkasnije u roku od 3 dana nakon terećenja sredstava ili povratka zaposlenika s poslovnog puta. Na njemu se moraju priložiti čekovi koji potvrđuju plaćanje karticom.
• Ako nema dokumenata ili direktor nije potvrdio namjensko trošenje sredstava, oni se uskraćuju od plaće zaposlenika.
• Odvojeno treba sastaviti popis zaposlenika koji imaju pristup sredstvima.
• Izdavanje i povrat karata trebaju biti prikazani u dnevniku.
• U slučaju krađe plastike, posjednik mora odmah obavijestiti banku.

Trenutak prijenosa kartice zaposleniku nije datum izdavanja novca za izvještaj. Upisi u kontrolnu jedinicu vrše se u trenutku povlačenja sredstava. Sve operacije s korporacijskom karticom prikazuju se na podračunu otvorenom na računu 55.

primjer

10. srpnja 2015. prodavačici LLC preduzeća izdana je kartica za plaćanje oglašavanja. Zaposlenik je 15. jula povukao 2.000 rubalja s računa. Izvod banke potvrđuje terećenje. Računovođa odražava izdavanje novca slanjem knjižice: DT71 KT55.

Računovodstvo poslovanja u NU

Te se operacije tretiraju kao predujam.Dok zaposlenik ne preda izvješće, troškovi NEK-a se ne otpisuju. Također na iznosi za izvještavanje Premija osiguranja i porez na dohodak ne naplaćuju se.

No, ako zaposlenik ne može potvrditi utrošeni iznos, bolje je odbiti porez od njega. Čak i ako je osoba izgubila primarne dokumente, napisala objašnjenje o tome, tvrtka i dalje ima prihode. Ali u tom su pitanju suci na strani poreznih obveznika. Ako je zaposlenik donio robu bez dokumenata, nema nikakvih dugovanja prema poslodavcu. Organizacija samo dolazi s vrijednostima.

primjer

15. veljače 2012. zaposlenik je primio sredstva za kupnju robe. Rok za podnošenje izvješća odobren naredbom je dva mjeseca. To jest, od 16. ožujka 2012. dug će se smatrati dospjelim. Zastara za to bit će tri godine. Loš dug će povećati oporezivi dohodak u ožujku 2015. Ako do tog trenutka zaposlenik potpiše obvezu otplate duga, tada će biti potrebno ponovno brojati trogodišnje razdoblje.

Ako u veljači 2015. zaposlenik napiše pismo u kojem zahtijeva odgodu duga, prihod će početi rasti od veljače 2017. (ako do tada dug nije isplaćen).

Porez na dohodak trebao bi se obračunati ako organizacija samostalno otpiše dug. Prihod će rasti u mjesecu kada je tvrtka oprostila dug. Doprinosi izvanproračunskim fondovima morat će se obračunati i nakon tečaja sredstava.

Dugoročno

Kao što je ranije spomenuto, zakon ne predviđa maksimalno razdoblje za korištenje sredstava. Potrebno je samo da se period naznači u samoj izjavi. Oznaku može dati direktor, računovođa ili sam zaposlenik. Čak i ako se sredstva za putne troškove izdaju na godinu dana, za tvrtku nisu predviđene novčane kazne.

Važno je zapamtiti da zaposleniku ne može biti dodijeljen novi predujam dok ne prijavi stari. Na primjer, zaposlenik, nakon što je primio novac šest mjeseci, ne žuri sastaviti izvještaj. Ako ga hitno trebate poslati na poslovno putovanje, ne možete sastaviti novo podreport. Također je zabranjeno tražiti rano izvješće o korištenju sredstava. Izuzetak je otpuštanje zaposlenika.

Pretpostavimo da, osim dužnika, nema koga drugog poslati na poslovno putovanje. Tada rukovoditelj može preuzeti odgovornost i dati novi predujam zaposleniku. Ako inspektori pronađu takvu shemu, novčano će kazniti glavu u iznosu od 5000 rubalja, a tvrtka u iznosu do 50 tisuća rubalja. za kršenje novčane discipline. Stoga je takve situacije najbolje izbjegavati.

Napomena knjigovodstvima

1. Zaposlenik mora napisati zahtjev za izdavanje sredstava u pod-izvještaj.
2. Operacija se vrši namirenim računom.
3. Ostatak neiskorištenih sredstava mora se vratiti u blagajnu.
4. Ne možete izdati novi predujam dok se zaposlenik ne prijavi starom.
5. Uputa Banke Rusije odredila je ograničenje isplate sredstava u iznosu od 100 tisuća rubalja.
6. Potrošnja novca mora biti potvrđena čekom, potvrdom primitka, TTN, potvrdom o prihvaćanju, TORG-12, ulaznicama, uplatnicama.
7. Za potvrdu plaćanja robe u gotovini, osim blagajničkog čeka, potreban je i robni ček.
8. Ako se sredstva ne vrate na vrijeme, moraju se odbiti od plaće zaposlenika. Porez na dohodak obračunava se na iznos pod-izvještaja. Svi sporovi moraju se rješavati na sudu.