Definicija pojma
Vjeruje se da je u Rusiji prvi put, u usporedbi s stranom praksom, uspostavljen sustav upravljanja dokumentima, čija je svrha uspostaviti postupak dokumentiranja upravljačkih aktivnosti unutar države. Godine 1973. takav se sustav nazvao Jedinstvena državna carinska služba, što znači "ujedinjena država. sustav vođenja evidencije. " SSSR je ukupno razvio 16 unificiranih sustava.
Standardizacija dokumenata rezultat je reorganizacije protoka dokumenata dotičnog sustava koja zadovoljava određene standarde. Smanjenje korespondencije i smanjenje složenosti prikupljanja podataka, kao i želja za izbjegavanjem dupliciranja podataka, smatraju se hitnim pitanjima koja je potrebno riješiti u upravljačkom radu. Učinkovit rezultat može se postići objedinjavanjem i standardiziranjem informacija o sadržaju i obliku.
Standardizacija dokumenata je formiranje istih standardnih obrazaca za protokole slične namjene, koji pomažu učinkovitijoj upotrebi papira u tiskanju akata i odluka. Standardizacija olakšava računovodstveni tijek rada, kao i arhiviranje dokumentacije.
Slična terminologija
Praktično slična definicija je "objedinjavanje", što je proces spajanja nečega, uključujući dokumentirane radnje, u jedinstveni oblik ili zajednički sustav, što dovodi do smanjenja početnog skupa predmetnih predmeta. Objedinjavanje, normiranje i standardizacija dokumenata dovodi do stvaranja racionalne uniformnosti u bilo kojem području djelovanja, posebno u dokumentaciji. Do smanjenja neopravdane raznolikosti obrazaca podataka i uspostave jedinstvene strukture dolazi se kroz jezične strukture, detalje, računovodstvene podatke i njihovo pohranjivanje. Prekomjerni lanci dokumenata s vremenom se uklanjaju kako bi se izbjeglo nepotrebno dupliciranje elemenata.
Objedinjavanje dokumenata omogućuje vam uspostavu jedinstvene slike oblika administrativnih dokumenata koji obavljaju funkcije i zadatke upravljačkog formata. Ovaj pristup će dovesti do rada s velikim brojem dokumenata radi njihove normalizacije u proizvodnom sustavu, kao i ubrzati razmjenu poslovnih podataka.
Povećajte učinkovitost
Jedinstveni svećenički sustav promiče operativnu obradu, smanjuje vrijeme provedeno na radu s dokumentima koji utječu na čitavo svećeničko osoblje: od običnih zaposlenika do menadžera.
Predmeti standardizacije dokumenata mogu biti njihov sastav i oblici. Objedinjavanje sastava dokumenata znači raspodjelu i konsolidaciju sveukupnosti dokumenata potrebnih za rješavanje upravljačkih zadataka. Kao rezultat takvih akcija, očekuje se smanjenje sastava dokumenata.Objedinjavanje obrazaca podrazumijeva izbor i konsolidaciju pokazatelja informacija, uključujući detalje koji odgovaraju svrsi dokumenata, kao i definiranje općih zahtjeva za njihovo stvaranje i provedbu. U uredskom se poslu objedinjavanje može dogoditi i kao stadija standardizacije i kao neovisan proces.
Bit standardizacije
Savezni zakon "o tehničkom obračunu" br. 184 određuje princip definicije: standardizacija dokumenata je holistički rad usmjeren na uspostavljanje pravila za njihovu dobrovoljnu upotrebu, kao rezultat koji bi trebalo usmjeriti informacije u područjima proizvodnje i prometa proizvoda, kao i povećane konkurentnosti usluge.
"Standard" se može nazvati dokumentom koji pokazuje karakteristike proizvoda, pravila za provedbu različitih procesa u proizvodnji, karakteristične značajke prijevoza i skladištenja, rada ili usluga. Standard uključuje određene zahtjeve za terminologiju, označavanje, simboliku, pakiranje, oznake.
Normativni dokumenti o normizaciji sadrže optimalna pravila i zahtjeve za dizajn, pripremu, skladištenje i računovodstvo poslovnih dokumenata koji su odobreni na propisani način i preporučeni za višekratnu upotrebu u uredskim poslovima. Standardizacija (jednostavnim riječima) je formiranje i odobravanje jedinstvenih pravila koja su predstavljena dokumentima kako bi se pojednostavili.
Standardizacija uključuje postavljanje osnovnih zahtjeva za dokumente u pravnoj normi. Zahvaljujući ovom procesu, formiranje brojnih dokumenata odvija se prema jednom pravilu, koje je primateljima lakše uočiti. Standardizacija dokumenata rezultat je objedinjavanja ili njegovog najvišeg oblika.
Tipični elementi procesa
Transformacije se mogu odnositi na određene vrste dokumenata (GOST je označen brojem), strukturu i pravila dizajna, elemente jedinstvenog dokumentacijskog sustava (DCL). Takav se sustav sastoji od kombinacije međusobno povezanih oblika dokumenata koji daju informativnu predodžbu o nekim vrstama ekonomskih i upravljačkih aktivnosti. USD se temelji na jedinstvenim pravilima i zahtjevima, ima podatke potrebne za upravljanje bilo kojim područjem aktivnosti.
Uobičajeni sustav dokumentacije organiziran je tako da udovolji potrebama dokumentiranja određenih aktivnosti, a dokumenti sustava standardizacije rezultat su procesa dovođenja dokumenata u jedinstveni oblik i sustav, kada prevladava uniformnost, a neopravdani skup obrazaca dokumenata smanjuju se njihovi detalji i pokazatelji. U procesu standardizacije dolazi do prelaska na racionalnu ujednačenost u tijeku rada.
Razina odobrenja i srodne kategorije
Standardizacija je oblik zakonskog odobrenja rezultata ujedinjenja, što je kombinacija stanja. standardi i jedan obrazac dokumenata.
USD je podijeljen na:
- Država. standardi;
- standardizirani oblici dokumenata;
- smjernice za njihovu upotrebu.
Pojedinosti o objedinjenom dokumentu primjenjuju se u skladu s ciljanim zadatkom i utvrđenom razinom odobrenja. U Ruskoj Federaciji postoji podjela dokumenata za standardizaciju na kategorije:
- Odjel (podjela po granama). Koriste se za dokumentiranje postupaka upravljanja koji su zajednički za sva poduzeća, bez obzira na djelatnost i zakonske norme. Odobrenje se vrši na saveznoj razini.
- Obrasci dokumenata firmi, organizacija i poduzeća. Definirano lokalno.
- All-ruski. Tvorci takvih obrazaca su Federalna arhivska agencija, Ministarstvo financija Rusije, Federalna državna služba. statistika, Centralna banka Ruske Federacije.Ovi obrasci dokumenata obavezni su za upotrebu u svim organizacijama, bez obzira na oblik vlasništva i podređenosti (na primjer, računovodstveni zapisi za računovodstvo i naknade, koji su odobreni odlukom Državnog odbora RF od 5. veljače 2004.).
- Obrasci dokumenata sastavnih entiteta Federacije. Njihovo odobrenje odvija se na regionalnoj, regionalnoj ili lokalnoj razini. Takvi su oblici uobičajeni unutar relevantnog predmeta Ruske Federacije.
Specifičnosti informacijske podrške
Uz interdisciplinarne sustave upravljanja dokumentima, koriste se i oblici dokumenata nacionalnog sustava standardizacije koji odražavaju karakteristike djelatnosti određenih industrija. Takve su značajke podijeljene na:
- Dodatni podaci za rješavanje upravljačkih funkcija tipičnog plana (na primjer, otpuštanje / prijem obrazovanja ili zdravstvenog osoblja).
- Ostale aktivnosti za čije je funkcioniranje organizirana slična industrija i njena pravila upravljanja. Specifična dokumentacija može uključivati:
- recepti;
- povijest bolesti;
- bolovanja;
- listovi svjedoka;
- vodiči;
- popis predmeta (arhiva);
- kartice;
- bunarske radnje (istraživanje istraživanja);
- izjave o izvedbi;
- raspored (trening dokumentacija).
Definicija dokumentacije
To pitanje rješavaju posebni ovlašteni odjeli i organizacije, na primjer, ruska država. knjižnica se brine za određivanje sastava dokumentacije koja je dostupna u svim knjižnicama zemlje. Sektorski oblici dokumenata su normativne naravi ako su u okviru odjelnog sustava (kao što je javni bilježnički ili sudski), a slični se predlošci koriste i u određenim organizacijama koje se bave sličnim aktivnostima (na primjer, medicinskim ili osiguravajućim).
Uporaba standardizacijskih dokumenata u poduzećima omogućuje smanjenje troškova sastavljanja, obrade, izrade, obrade dokumenata i njihovog prijenosa. Tako se ubrzava protok dokumenata unutar organizacije. Reorganizacijom sadržaja dokumenata poboljšava se kvaliteta upravljačkih zadataka. Sastav dokumenta utvrđen je u Obrascu (jedinstveni regulatorni dokument koji se sastoji od popisa dokumenata potrebnih za provedbu zadataka upravljačke aktivnosti tvrtke koja ima pravni status), a transformacije obrazaca dokumenata utvrđene su u albumu dokumenata. Tablica organizira postupak dokumentacije, stvara vizualnu shemu za računovodstvo svih vrsta aktivnosti. Kartica izvještaja formirana je tako da utvrđuje određena pravila za utvrđivanje mjesta i vremena, kao i donositelja odluka.
Istaknute značajke
Predstavljene su vrste dokumenata za standardizaciju u vezi s albumom obrazaca dokumenata (zbirka predložaka za objedinjene obrasce potrebne za dokumentarno upravljanje u ustanovi):
- referentni uzorak (na papiru) pohranjen u uredu ili uredu;
- elektronički kolega dostupan na svakom radnom mjestu.
Razlika u formiranju ovih dokumenata su:
- jednoobraznost stvaranja regulacije sadržaja dokumenata, isključenje duplikata podataka;
- zajednička terminologija i konvencije koja vam omogućuje usporedbu pokazatelja s različitih razina upravljanja i sustava koji se razmatraju;
- formiranje ujednačenih modela za izgradnju specifičnih oblika dokumenata.
Načela i osnove standardizacije dokumenata
CMEA komisija opisala je složenu normizaciju u kojoj je svrhovito uspostavljanje i primjena sustava povezanih zahtjeva i za objekt i za njegove elemente kako bi se osiguralo optimalno rješenje određenog problema. Odobrenje dokumenata temelji se na zahtjevima države.norme i pravila CMEA-e, ISO-a i drugih međunarodnih organizacija koje djeluju na području objedinjavanja i standardizacije dokumenata.
Oštra promjena uobičajenog sadržaja dokumenata može negativno utjecati na psihološko restrukturiranje zaposlenika organizacije. Stoga bi postupak pretvorbe trebao teći glatko, utječući na samo najpotrebnije promjene uz održavanje pravila i temelja nacionalnih dokumenata o standardizaciji, kao i bez nanošenja ekonomske štete. Prvo se uvode minimalne promjene, a zatim i radikalne promjene. Postepena pretvorba standarda omogućava svim sudionicima u procesu da u potpunosti standardiziraju svoj tijek rada.
Obrada informacija
Pronalaženje zajedničkog u dokumentima i stvaranje jedinstvenog općenito prihvaćenog predloška pojednostavljuju ručne metode obrade podataka, rad postaje učinkovitiji, smanjuju se troškovi financijskog plana, a vrijeme prije korištenja za obuku rukovodećeg osoblja smanjuje, što rezultira nepobitnom pozitivnom dinamikom. Važno je obratiti pažnju na poštivanje općih zahtjeva za upravljačke dokumente u uvjetima funkcioniranja automatiziranih upravljačkih sustava, kada se učinak objedinjavanja i standardizacije svih dokumenata naglo povećava.
Arhiviranje, koje proučava teorijske i praktične temelje arhivske znanosti, utječe na poboljšanje oblika dokumenata. Automatizacija procesa standardizacije započela je klasifikacijom sheme dokumenata u nacionalnoj ekonomiji, a zatim se nastavila u sferi upravljanja gdje je dosegla današnji efektivni oblik. Sada ovaj postupak utječe na međunarodne i nacionalne organizacije, 10 stranih organizacija radi na pojednostavljenju tijeka vanjskotrgovinskih odnosa, uključujući Komisiju za vanjsku trgovinu, Odbor za razvoj trgovine ECE, Međunarodnu organizaciju za standardizaciju itd.