Mi ez - adminisztratív tevékenység? Miért? Hogyan néz ki ez a fajta tevékenység? Lehet találkozni itt "buktatókat"? Ezekre és számos más kérdésre a mai cikk keretein belül válaszolunk.
Általános információk
Bármely cégről elmondhatjuk, hogy számos olyan funkció létezik, amelyek nélkül lehetetlen. Ez független attól, amit a szerkezet tesz. Ezek közé tartozik az adminisztratív munka. Ez egy axióma, amely nélkül a sikeres tevékenység már nem lehetséges. Ezért figyelembe véve meg kell beszélni a végrehajtott legfontosabb funkciókról, a pozíciókról, a helyről és a társaság szerkezetében betöltött szerepéről. Általában véve az adminisztratív tevékenység nagyon jellemző üzlet. Noha a konkrét tartalom a társasággal jelenleg kitűzött céloktól, méretétől és a rendelkezésre álló erőforrásoktól függően eltérő. De a definícióval kell kezdenie. Az adminisztratív üzleti tevékenység a vállalkozás alkalmazottai, szervezeti egységei és szolgálatai munkájának megszervezésével járó munka, a magas szervezeti teljesítmény elérése érdekében. Minden szintet lefed.
besorolás
Az adminisztratív és gazdasági támogató tevékenységeket fel lehet osztani:
- Tevékenységek folyamatos biztosítása. Ez irodaszerek, kellékek, irodai berendezések, készülékek és bútorok működőképes megvásárlása, javítás és szükség esetén megelőző karbantartás, kommunikáció biztosítása és nagyméretű egyszeri beszerzések.
- Dokumentumáramlás. Ez alatt egy papírcsere-rendszer fejlesztését, az archívumok, a könyvtárak és az adatbázisok karbantartását értjük.
- Az épület, a helyiségek és a terület üzemeltetése. Ez alatt takarítást, áramellátást, vízvezeték-szerelést, kisebb háztartási javításokat, megjelenés-tervezést, a környék rendezését, parkosítást értjük.
- Szervezeti munka. Ez magában foglalja eseményeket, munkahelyek elrendezését, tárgyalótermeket, munkavállalók vendéglátását, szállítási szolgáltatásokat, munkavállalói és vállalati biztosításokat, áttelepítést.
- Kapcsolattartás harmadik felekkel. Példa erre a kormányzati ügynökségekkel, földesurakkal és beszállítókkal folytatott kapcsolat.
- Belső információs személyzet. Ez magában foglalja az új dokumentumok értesítésének megszervezését, az utasítások végrehajtásának nyomon követését, a naprakész hirdetőtáblák szervezését és karbantartását, a belső vállalati kiadványok (szórólapok, hírlevelek, újságok) kiadását, az üzenetek küldését, a házon belüli kiállítások és múzeumok szervezését.
Mint láthatja, az adminisztratív és gazdasági tevékenység nem ül mozdulatlanul és veri a hátsó ajtót.
A feladatok elvégzésének árnyalata
Az olvasónak figyelnie kell arra, hogy egyes funkciók állandóak, míg mások egyszeri feladatokként vannak bemutatva. De ennek ellenére mindezt emlékezni kell, és ha szükséges, meg kell vitatni az alkalmazottakkal. Végül is lehet, hogy szükség lesz egy egyszeri, de globális feladat elvégzésére, például egy lépés megszervezésére. És ebben az esetben nem szabad feltenni a kérdést azzal a kérdéssel, hogy „ki fogja mindezt végrehajtani”. Az adminisztratív és gazdasági tevékenységek szakembereinek jól meg kell értenie, hogy fő célja az, hogy minden vállalati szolgáltatás kényelmes és folyamatos működését biztosítsa.A fő feladat az, hogy segítsen a többi egységnek teljesíteni a termelési tervet, nem számít. Ezért a fenti funkciók listája csökkenthető és kibővíthető. Minden a konkrét helyzettől függ.
A különféle tényezők befolyásolásáról
A végrehajtott funkciók konkrét listáját a következő tényezők befolyásolják:
- A társaság mérete.
- A tevékenység sajátosságai.
- A vállalati célok.
- Saját / kölcsönzött források és források felhasználása.
Ami jó a kisvállalkozás számára, rendkívül hatástalan lehet egy közepes méretű struktúrához. Jó, ha a vezetőség felismeri a problémákat, és a társaság bizonyos átszervezése szükséges.
Hogyan lehet meghatározni a funkciókat és a feladatokat?
Tehát fokozatosan arra a következtetésre jutottunk, hogy a szervezet adminisztratív támogatását az igényeknek megfelelően kell végezni. De hogyan lehet meghatározni azokat a konkrét funkciókat és feladatokat, amelyeket végre kell hajtani? Itt van egy rövid útmutató a cselekvéshez:
- Megtörténik a vállalat jelenlegi helyzetének elemzése és a hiányzó funkciók meghatározása.
- A mozgás irányát a vállalat elfogadott céljainak alapján alakítják ki.
- Megjelöljük a vállalkozás sajátosságait és azt, hogy ez hogyan befolyásolja a feladatok végrehajtását.
- Kiszámítják annak lehetőségét, hogy bizonyos munkákat önmagukban végezzenek, vagy harmadik fél vállalkozóit vonzzák be.
- Az alárendeltség kérdéseivel foglalkoznak.
- Meghatározzák a szükséges funkció végrehajtásának legjobb formátumát (egy alkalmazott, osztály vagy a teljes szolgáltatás kiosztása).
A cikk formája sajnos nem teszi lehetővé mindent és mindent átfogóan megfontolni. Ezért a munkavállalók munkahelyszervezését a tanulmány egyik tárgyának tekinti. Valójában gyakran keresztfunkcionális feladatokat kell ellátniuk, és a különféle egységek tevékenységeinek következetlensége miatt különféle problémák merülnek fel.
Munkaszervezés
Ez az esemény nem fordul elő minden nap. Ezért általában ebben az esetben nincs szabályozás. A feladatokat a helyzetnek megfelelően oldják meg, gyakran vészhelyzetben. Ebben az esetben az adminisztratív tevékenységekhez külön megrendelésekre van szükség. Például egy új munkahely megszervezésére vonatkozó szabályok bevezetése lehetővé teszi számunkra, hogy az egész folyamatot papíron megtervezzük, megértsük, hogyan lehet azt optimalizálni, mit és milyen sorrendben kell elvégezni. Ez különösen igaz azokra a vállalatokra, amelyek az aktív fejlesztés elérését tűzték ki maguknak. Ez nagyon gyakran társul a személyzet bővítéséhez, és ehhez az esethez jól kidolgozott beszerzésre van szükség.
Első lépések
Kezdetben meg kell adni a munkahely leírását. Tartalmaznia kell a szükséges felszerelések és bútorok listáját. De nem csak valami véletlenszerűen először előállított kar mellett, hanem valami, amit egy tipikus munkahelyen használnak. Lehetőség van a fokozatosításra a pozíció szintjétől függően, és kioszthatja a legmagasabb szintű vezetői kapcsolatot, a középszintű vezetők és az előadók körét. Vagy építhet a tevékenység sajátosságaira. Ez a látogatók jelenléte, kiegészítő felszerelések használata, leltár, a szobahőmérsékletre vonatkozó különleges követelmények, az aktuális világítás és hasonlók. Ideális esetben minden bejegyzéshez leírást kell írni. De ez is nagyon fárasztó munka. Ezért az első szakaszban korlátozhatjuk magunkat egy szabványos leírás készítésére. Például a laboratóriumi dolgozók számára elegendő világítást és bizonyos hőmérsékleti rendszert kell biztosítani. Az ügyfélszolgálati alkalmazottaknak várakozási területekkel kell rendelkezniük. Könyvelők számára széffet kell biztosítani.
Milyen szempontokat kell szem előtt tartania?
Az adminisztratív tervnek számos kérdésben foglalkoznia kell.Például, mi a jobb, ha folyamatosan raktáron van, vagy amit meg kell szerezni, miután információt kapott egy új munkavállalóról. Például készletek esetén kívánatos egy kis tartalék. Végül is a dolgozó alkalmazottaknak szüksége lehet rá. Ön is részt vehet asztalokkal, székekkel. Míg egy tartalék számítógép már túlterhelten működik. Drága és gyorsan elavul, és nem hatékony munka nélkül tárolni. Általánosságban nagyon jó megoldás lenne, ha összeállítanák a teljes üzleti folyamat mátrixát, feltüntetve az összes részleget, amely részt vesz a folyamatban. Ebben az esetben egyszerűen és egyértelműen megjegyezheti, hogy hol és milyen időn belül kell tennie valamit. Ez fontos, nem utolsósorban, annak a ténynek köszönhetően, hogy a mulasztások gyakran az adatátviteli hibák miatt fordulnak elő. Végül is, ha nincs megfelelő kezdeti információ, akkor még az adminisztratív és gazdasági tevékenységekre vonatkozó legjobb megrendelések sem képesek teljesíteni a meglévő igényeket.
Egyéb megközelítések
De nem szabad csak erre korlátozódnia. Például munkavállalókkal való kapcsolattartás során létrehozhat egy kérési naplót. Ezután a bejövő magyarázatokat regisztrálják benne, majd végrehajtás céljából átadják egy adott előadónak. Ebben az esetben rendszeresen felül kell vizsgálni és figyelemmel kell kísérni a végrehajtás állapotát. Fontos lehet a munkavállalók ösztönzése az alkalmazások feldolgozásának minőségére és sebességére is. Ha indokolt panasz merül fel, hogy az egyik alkalmazott rosszul látja el feladatait, ennek az előadó büntetésével kell végződnie. A méltányosság biztosítása érdekében rendkívül ajánlott normákat meghatározni. Ebben az esetben össze kell állítani az esetleges alkalmazások teljes listáját, kiegészítve azokkal precedensek esetén. És akkor minden elemhez kidolgozza a saját normáját. Bár nagyon gyakran nem adnak modellstandardokat. Ezért a vállalatok tevékenységeik és aktuális feladataik alapján meghatározzák saját értékeiket. Például, ha olyan üzenet érkezik, hogy egy izzó kiégett, akkor egy munkanapot kell kiosztani a probléma megoldására.
A fentiek összefoglalása
Mint láthatja, az adminisztratív és gazdasági tevékenységek szervezésének megvannak a maga hibái, amelyek első pillantásra nem láthatók. A rendeletek és álláshelyek kidolgozásakor meglehetősen nagy mennyiségű információt kell figyelembe venni. Ez kapcsolódik a vállalat céljainak, sajátosságainak és méretének. Az üzleti folyamatok részletes tervezése és egyértelmű előírása lehetővé teszi számunkra a problémák sikeres megoldását, mivel a munka elvégzéséhez megfelelő eljárást bevezetünk. Az adminisztratív tevékenységek irányítása előírja, hogy a folyamat végrehajtásában és irányításában részt vevőknek ismerniük kell a végrehajtás elméleti indokolását. Mindig emlékezni kell arra, hogy az kompetens vezetés drasztikusan javíthatja a folyamat hatékonyságát. Nem számít, mi az - állami szervek, nonprofit struktúra vagy magánvállalkozás létrehozásának adminisztratív és gazdasági tevékenységeiről -, a jó kormányzás hatalmas fejlesztési tartalékkal rendelkezik. És használni kell.
következtetés
Tehát azt vették figyelembe, hogy mi minősül adminisztratív tevékenységnek. Természetesen a csak a cikkben megadott információk nem elegendőek ahhoz, hogy azonnal jó menedzserré váljanak. Még az intelligens könyvek egyszerű bevezetése sem lesz elég. Valójában ebben a kérdésben meg kell értenünk a tevékenységek végrehajtásának gyakorlati aspektusát is. A könyvek nem fogják mondani, hogy létezik-e abszolút minden buktató, hanem kitölteni kell a hibákat és tapasztalatokat szerezhet önmagában.