Az üzleti folyamatok ellenőrzése: mikor és hogyan kell lefolytatni? Üzleti folyamatok - példák

Az éles versenyben való túléléshez elengedhetetlen egy modern vállalat számára, hogy gyorsan reagáljon a piaci változásokra és ésszerűen használja fel a rendelkezésre álló forrásokat. Az idő múlásával azonban a hatékonyság csökken - a műveletek és eljárások egy része elavulttá válik, az osztályok megkezdi a párhuzamos feladatokat. Ezért olyan fontos az üzleti folyamatok időben történő ellenőrzése. A vállalkozás gyengeségeinek ismeretében a vezetés megteheti a megfelelő intézkedéseket és optimalizálhatja a munkát.

meghatározzák

Az üzleti folyamat egy logikailag összekapcsolt, időszakosan ismétlődő műveletek láncai, amelyek során a szervezet erőforrásait felhasználják egy objektum feldolgozására (virtuálisan vagy fizikailag). Más szavakkal: ez a vállalkozás bizonyos szegmense valódi, mérhető eredményekkel.

Az üzleti folyamatok belső ellenőrzése a vállalati tevékenységek minden típusának elemzését jelenti: termelési, kereskedelmi, társadalmi. Feladata annak meghatározása, hogy a társaság fő szervezeti egységei és az információátadási csatornák mennyire működnek hatékonyan.

Mikor költeni

1. Új dokumentáció és utasítások bevezetése után. Például, ha más szoftvert telepít. Ebben az esetben jobb, ha nem azonnal, hanem egy idő után elvégzi az ellenőrzést, ami szükséges a behatoláshoz és a teszteléshez. Az ellenőrzés mélysége függ a változások nagyságától és e folyamat fontosságától a vállalat számára.

2. Ütemezett ellenőrzés. Ezt a meghatározott ütemterv szerint hajtják végre, évente legalább egyszer.

3. Tervezés nélküli ellenőrzés. A felső vezetés vagy az adott üzleti folyamatért felelős vezető kérésére szervezik. Ilyen igény akkor merülhet fel, ha:

• jelentős hiba történt;
• Periódikusan kapnak panaszt a folyamat ügyfeleitől (külső és belső);
• Vannak javaslatok és ötletek a folyamat fejlesztésére.

Összefoglalva elmondhatjuk, hogy az üzleti folyamatok ellenőrzése minden esetben szükséges, ha a társaságban bármilyen változás bekövetkezik.

Az üzleti folyamatok típusai

A modern menedzsment elméletben általánosan elfogadott a folyamatok fő- és kisegítő-elosztása. Az első csoport mindent tartalmaz, amely lehetővé teszi a szervezet számára pénzt keresni és bizonyos célokat elérni:

• áruk előállítása / szolgáltatások nyújtása;
• marketing és értékesítés;
• logisztikai és szállítási szolgáltatás;
• kommunikáció beszállítókkal és közvetítőkkel;
• adószámvitel;
• ügyfélszolgálat.

A támogató folyamatok viszont azok a folyamatok, amelyek biztosítják a mag megvalósítását, biztosítják a szükséges forrásokat és információkat. Ezek belső funkciók, mint például a személyzet menedzsmentje, a számvitel és az objektum biztonságának biztosítása.

Üzleti folyamatok: példák és leírás

Fontos megjegyezni, hogy minden egyes vállalatnak megvan a saját üzleti folyamatainak listája, figyelembe véve a méretét és a tevékenység sajátosságait.

Bármely PSU fő elemei a következők:

• bemeneti adatok;
• erőforrások (emberek, felszerelés, infrastruktúra, szoftver);
• kritériumok (vevői követelmények, szabványok, törvények);
• dokumentumok és nyilvántartások (kifizetések, pályázatok, megrendelések, nyugták, számlák);
• kimeneti adatok (termék, annak része vagy a szükséges információk);
• az eredmények mérése (audit, monitorozás, elemzés).

Ezen felül minden folyamatnak rendelkeznie kell egy kijelölt tulajdonosgal, aki a végeredményért felel.

Lássuk, hogyan lehet leírni az üzleti folyamatokat. Két lényegében különféle szférából vettünk példákat.

Az első cég franchise-eket árusít.Az ügyfelekkel végzett munkájában négy fő üzleti folyamat különböztethető meg. Ezek mindegyike több műveletből áll.

1. képesítés. Feladat: feldolgozza az alkalmazást. Ez a szakasz lehetővé teszi egy csatorna létrehozását és a marketing hatékonyságának értékelését. Az alkalmazott feldolgozza a beérkezett kérelmet, és továbbítja azt "Minősített" vagy "Elutasítás" státusba. Minden képesített alkalmazás azonnal esik a BP-2-be.
2. Eladó. Feladatok: prezentáció készítése, kifogások kezelése, hozzájárulás megszerzése és a projekt átadása a kurátornak. A munka hatékonyságának javítása érdekében kidolgozás alatt áll a munkavállalók motivációs rendszere, egy terv és egy értékesítési előrejelzés. A tranzakciók automatikusan a BP-1-ből származnak, vagy manuálisan készülnek a kezelő által. A kurátorra történő átadás után a projekt a BP-3-ra megy.
3. dob. Feladatok: kurátor kinevezése, munka megkezdése és jelentés készítése. Ez az üzleti folyamat lépésről lépésre biztosítja a franchise elindítását. Új funkciókkal bővül: a dokumentum rögzítése, az ügyfelek értesítése, új alkalmazottak és vállalkozók vonzása.
4. royalty. Feladat: a hozzájárulás megszerzésének határideje (Royalty). Közvetlenül a bevezetés után automatikusan létrejön egy új üzleti folyamat, és hozzárendelésre kerül a következő fizetés dátuma. Készül egy franchise-támogatási terv kidolgozása is.

A második példa egy teljes ciklusú reklámügynökség, amely nyomdai termékeket, kültéri reklámokat, öntapadó anyagokat és szállodai kiegészítőket gyárt. Itt van 3 alapvető folyamat:

1. keresés. Meg kell találni a potenciális ügyfeleket, fel kell venni a kapcsolatot és meg kell szervezni a találkozót. Ezenkívül meg kell határoznia az ügyfél származási helyét (az adatbázisból, az internetről vagy más forrásokból), a tervezett kampány mértékét (ezer rubelt), és ha szükséges, az elutasítás okait.
2. Eladó. Kérésre kereskedelmi ajánlatot küldenek, majd számlát állítanak ki. A fizetési mód meg van adva (100%, utólagos fizetés, garancialevél). Ezután a megrendelés megy gyártásba (BP-3). Szállítás és visszajelzés megszerzése után a fő cél az, hogy a lehető legtöbb ismételt értékesítést meg lehessen valósítani.
3. termelés. A megrendelés kézhezvételekor a gyártási igazgató megerősíti a határidőt (határidőt). Technológiai műveleteket hajtanak végre - előnyomás, nyomtatás, sajtolás utáni feldolgozás. Ha az ügyfél elégedett az eredménnyel, akkor a projekt visszatér a BP-2-hez, egyébként visszatér a javításhoz szükséges folyamat kezdetéhez.

A legkényelmesebb a vállalati üzleti folyamatokat sematikus formában ábrázolni, bemutatva a közöttük lévő fő kapcsolatokat (például az első bemutatástól az eladási szakaszig történő átmenet). Táblázatban is megadhat információkat:

A dokumentáció

Az ellenőrzés a következő kulcsfontosságú pozíciókból áll:

1. A magatartás rendje. Ezt a dokumentumot a felső vezetés hagyta jóvá, és információkat tartalmaz az ellenőrzés (tervezett / nem tervezett) okairól, céljairól, lehetőségeiről és a bizottság tagjairól. Az ellenőr vezetőjét azonnal kinevezik, valamint meghatározza a program kidolgozásának és jóváhagyásának feltételeit.

2. Az auditorok munkadokumentumai. Ez magában foglalja az auditorok által az ellenőrzés során tett összes megjegyzést, valamint a kitöltött kérdőíveket, a felmérés eredményeit, az interjúk nyomtatványait, a teszteket stb. Tartalmazniuk kell:

• az összeállítás dátuma és helye, az ellenőr neve;
• információszerzési források és módszerek (interjúk, megfigyelések, kérdőívek);
• a vizsgált üzleti folyamatok részletes leírása;
• az összes korábbi ellenőrzés eredményei.

A munkadokumentumokat tetszőlegesen és előre meghatározott formában kell kitölteni - például táblázatok, grafikonok, szöveg stb. Formájában.

3. Az ellenőrzési terv. Több fő részből áll: információk gyűjtése és összefoglalása, alapos elemzés, következtetések készítése, javaslatok és ajánlások kidolgozása, jelentés összeállítása és az eredmények bemutatása. Az ellenőrzés elején feltüntetik annak célját, a vizsgált üzleti folyamatok leírását, valamint a szakaszokat és a fő ellenőrzési tevékenységeket. Minden szakaszban meg kell határozni a fő feladatokat, az adatok gyűjtésének és elemzésének módszereit, a határidőket, a forrásokat és az eredményért felelős személyeket.

4. Jelentés. Ez a dokumentum összefoglalja az elvégzett munkát, meghatározza a vállalkozás erősségeit és gyengeségeit. Az első szakasz általános következtetéseket tartalmaz, a második rész pedig a kiadott erőforrásokkal és az eredményekkel kapcsolatos részletes információkat tartalmazza.

5. Könyvvizsgálói jelentés. Megjeleníti az üzleti folyamatok optimalizálásának legfontosabb megállapításait és ajánlásait.

résztvevők

A szervezet bonyolultságától, felépítésétől, az alkalmazottak számától és az üzlet sajátosságaitól függően attól függ, hogy ki fogja végezni az ellenőrzést. Vegye figyelembe az ellenőrzés szükséges résztvevőit.

1. Az ellenőrzést kezdeményező és jóváhagyó személy. Általános szabály, hogy ez a vállalkozás egyik vezetője vagy helyettese.
2. Audit Bizottság. A résztvevőkkel szemben támasztott kötelező követelmények - legalább egy meghatározott időszak felsőoktatás és szakmai tapasztalat.
3. A Bizottság vezetője. Ezt a pozíciót a társaság egyik független részlegének alkalmazottainak nevezik ki (olyan részlegek, amelyek közvetlenül a vállalkozás tulajdonosának vannak alárendelve és nem vesznek részt a fő üzleti folyamatban - biztonsági szolgálat, stratégiai fejlesztési szolgáltatás stb.). Időnként harmadik fél szakértőit ​​is bevonják.
4. Ellenőrzött személyek. A szervezet bármely alkalmazottja lehet, aki rendelkezik az ellenőrzéshez szükséges információkkal.

A tiszteletreméltó vállalatokban gyakran külön jutalékokat hoznak létre az ellenőrzés ellenőrzésére.

Az, hogy a

Az üzleti folyamatok ellenőrzését egyértelműen meghatározott követelményekkel összhangban végzik. Megvizsgáljuk a társaság fő üzleti ciklusait - ellátás, gyártás, értékesítés, befektetés (korszerűsítésbe és bővítésbe fektetés), valamint a menedzsment.

1. szakasz: Az általános minták tanulmányozása

A belső ellenőrzés a vállalkozás tevékenységeiről, szerkezetéről és az egységek tevékenységéről szóló alapvető információk gyűjtésével kezdődik. Alapvetően a vállalkozás dokumentumaiból nyerhetők be - stratégiai tervből, irányítási szabályokból, munkaköri leírásokból, kódokból stb. Az összes adat bekerül a jelentésbe, amely jelzi:

• szervezeti felépítés;
• a kulcsfontosságú üzleti folyamatok listája;
• az egységek munkájának leírása: nevek, funkciók, bejövő és kimenő dokumentumok, a tevékenységek eredményei.

A jelentést követően gyakran interjúkat folytatnak a munkatársakkal. Ez lehetővé teszi a pontatlanságok észlelését a korai szakaszban, hogy megfigyelhető legyen a különbség a dolgok valós állapota és az, hogy az alkalmazottak maguk hogyan képviselik a szervezetet.

2. szakasz: Részletes üzleti folyamatelemzés

Ebben a szakaszban meg kell határozni a vállalkozás különféle műveleteinek sorrendjét és jellemzőit. A kényelem érdekében táblázatokat állítanak össze, amelyek az egyes üzleti folyamatokat külön-külön írják le.

Ezenkívül részletes diagramok és tevékenységi diagramok készülnek, amelyek tükrözik a vállalat szervezeti felépítését, a munka utasítások sorrendjét, az egy részleg és a különböző osztályok alkalmazottai közötti interakciókat. A teljes eljárást dokumentálni kell. Ha lehetséges, ajánlott audio- és videofelvételek megszervezése.

3. szakasz: modellezés

Ennek a szakasznak a célja a társasággal és annak folyamataival kapcsolatos információk vizuális grafikus formában történő rendszerezése. A modellnek meg kell mutatnia az üzleti folyamatok felépítését, azok megvalósításának jellemzőit, valamint a munkafolyamat sorrendjét.

Először egy szerkezeti modell készül, amely bemutatja az osztályok interakcióját, a dokumentációt, az üzleti folyamatok felépítését (az általános csoportoktól a magánfeladatokig). Ezenkívül bemutatja, hogy az adatok, források és dokumentumok hogyan mozognak a fő résztvevők között.

A kész modell összhangban áll az építészekkel, a vezető programozókkal és a szervezet szakembereivel.

Ebben a szakaszban kidolgozzák a részletes munkafolyamat-sémát. Ehhez minden dokumentumhoz saját egyedi regisztrációs számot / kódot rendelnek. Egyszerűsített formában a következőképpen néz ki:

Ha az ellenőrzés során eltéréseket észlelnek, világosan meg kell határozni azok okát. Lehet külső vagy belső, objektív vagy szubjektív (például alacsony a munkavállalói motiváció).

4. szakasz: A jelentés elkészítése és az eredmények bemutatása

A kapott információk alapján a Bizottságnak ajánlásokat és javaslatokat kell kidolgoznia a folyamatok javítására. Ebben az esetben meg kell válaszolni a kulcsfontosságú kérdéseket:

• Milyen negatív mellékhatásokkal találkozhatom?
• Minden dokumentációt frissíteni kell?
• Mennyi ideig tart a változások hatásának észlelése?

Ezután a menedzser jelentést és következtetést készít, valamint az eredményeket bemutatja. Így az üzleti folyamatok ellenőrzése lehetővé teszi a vállalati tulajdonosoknak, hogy megismerjék a szervezet "gyengeségeit" és problémáit. Ugyanakkor a két oldal szempontját egyszerre veszik figyelembe - ellenőrizhető és ellenőrizhető.

Az üzleti folyamatok fejlesztése és fejlesztése magában foglalhatja az alkalmazottak kiegészítő képzését, a szoftverfejlesztést, a személyzet előmozdítását és a személyzet változásait célzó javaslatokat.

Ellenőrzési módszerek és információforrások

Az üzleti vállalkozás indításához és a vállalkozásban bekövetkező bármilyen jelentős változáshoz a legpontosabb és legmegbízhatóbb információkat kell használni. Ezek elsősorban matematikai előrejelzések, adatok összehasonlítása és újraszámítása. Az adatforrások dokumentumok:

• becslések, munkavégzési naplók;
• megrendelések benyújtására szolgáló dokumentumok;
• szállítási szerződések;
• számlák;
• kártyák a termelési költségek kiszámításához;
• készletkártyák;
• számviteli nyilvántartások;
• jelentések az anyagi erőforrások megérkezéséről és kiadásáról, raktári könyvelési kártyák;
• bankszámlakivonatok, hitel / debit készpénz dokumentumok stb.

Információkat kell gyűjteni a folyamatmutatókról is - nem csak a pontos értékek mellett, hanem a kiszámított értékek kiszámításának módjáról is, hogy milyen intézkedéseket kell tenni eltérések esetén. Ezek az adatok beszerezhetők a munka előrehaladásának nyomon követése során, valamint az alkalmazottakkal, az ügyfelekkel és a beszállítókkal folytatott interjúk során.

Fő teljesítménymutatók

Az üzleti folyamatok ellenőrzésének céljától függően különféle kritériumokat és értékelési módszereket alkalmaznak.

Kiegyensúlyozott eredménykártyával azonnal láthatja, hogy a munka problémái mely területeken merülnek fel. Ebben a tekintetben a legnehezebb időszak a vállalkozás indítása, amikor nincs semmi, amellyel a mutatókat összehasonlítani lehet. Ez az oka annak, hogy sok fiatal vállalat külső szakértőket von be az ellenőrzésbe, akik már jóval azelőtt fel tudják mérni a lehetséges kockázatokat, hogy komolyan beavatkoznának a vállalkozás munkájába.