A személyzeti tartalék korszerű körülmények között történő kialakítása nagyon fontos eljárás, amely lehetővé teszi nem csak a munkavállaló távolléte során történő pótlásának gyors megoldását, hanem egy új képesítés megfelelő képzését is, amely alkalmas lehet képesített pozíció betöltésére. Vizsgáljuk meg részletesebben a személyzeti tartalék kialakításának folyamatát.
A koncepció
A személyzeti tartalék alatt meg kell érteni azon emberek listáját, akik képességeik, tudásuk és készségeik miatt képesek ellátni a szakemberek funkcióit és feladatait egy magasabb rangú pozícióban.
A tartalékba való bejutáshoz a munkavállalónak magas ismeretekkel és ambíciókkal kell rendelkeznie a szakmai előmenetel érdekében. Az ilyen előléptetést úgy kell érteni, mint vezetői pozíciók betöltése, amely megköveteli a tartalékjelölttől, hogy megfeleljen bizonyos követelményeknek és jellemzőknek.
A személyi állomány értéke
A személyzeti tartalék kinevezését a szövetségi szintű jogszabályok írják elő. Tehát például az orosz kormány „A vezetői személyzet képzésének és átképzésének szövetségi programjának jóváhagyásáról szóló” rendelete kijelenti, hogy minden területen képzett vezetők képzésére van szükség, különös tekintettel az állami testületekre, ami az államban zajló társadalmi-gazdasági változásokhoz kapcsolódik. A dokumentum elfogadása után újabb törvényjavaslatokkal egészítették ki, amelyek meghatározták és kiegészítették az állami struktúrákban és testületekben a személyzeti tartalékok létrehozásának folyamatát. Ilyen parancsokat számos minisztérium dolgozott ki (Belügyminisztérium, Mezőgazdasági Minisztérium, Közlekedési Minisztérium, Roskomnadzor stb.)
A személyzeti tartalék értéke nem egyértelmű azon szervezetek számára is, amelyek hosszú ideig működni szándékoznak és növekedési kilátásokkal rendelkeznek, gondoskodnak a személyzeti kockázatok csökkentéséről, különösen a vezetői pozíciókban.
A személyzeti tartalék célkitűzései
A tartalék létrehozásának célja a következő:
- a kulcsgazdálkodók távozásával kapcsolatos problémák gyors megoldása;
- jelentős megtakarítás a pénzügyi és időköltségekben a személyzet keresése, kiválasztása és képzése során;
- az alkalmazottak szakmai növekedése;
- a munkavállalói lojalitás és a munka motivációjának fokozása (ideértve a félelem hiányát a "rezervisták" között a feladataik ellátásának nehézségeiről és a hirtelen kiosztott feladatokról);
- a munkavállalók megértésének megteremtése a munkáltatóval szembeni saját értékükről;
- szakemberek képzése a szervezet jövőbeni változásaira;
- az a képesség, hogy személyzetét „csiszolja”, amely megfelel a szervezet követelményeinek;
- a személyzet változásának csökkentése;
- ígéretes személyzet megtartása a társaságban.
A személyzeti tartalék létrehozásának folyamata meglehetősen bonyolult. Nemcsak a társaság vezetője és a személyzeti szolgálat, hanem más szakemberek (ügyvédek, pszichológusok, szakszervezet stb.) Bevonása is megköveteli. Ezzel összefüggésben a személyzeti tartalék kérdéseit rendszerint egy speciális testület (vagy bizottság) segítségével együttesen oldják meg.
Fő feladatok
A személyzeti tartalék létrehozása a következő problémák megoldására irányul:
- a meglévő potenciál azonosítása a munkavállalók körében;
- a nyitott álláshelyek elfoglalásának lehetősége;
- a termelési folyamat folytonossága és hatékonysága.
Kulcsdokumentumok
A személyzeti tartalék létrehozásáról szóló ilyen rendelkezésnek a következő szakaszokat kell tartalmaznia:
- a személyzeti tartalék céljai és céljai;
- a teremtés alapelvei;
- azon álláshelyek listája, amelyekre személyzeti tartalékot képeznek;
- formálási sorrend;
- a jelöltek kiválasztási kritériumai;
- képzési program;
- a tartalékból történő levonás kritériumai;
- tartalék munka hatékonyság elemzése.
Ez a rendelkezés információkat tartalmazhat a tartalékkal való munka során kiadandó dokumentummintákról is.
A személyzeti tartalék típusai
A jelölteknek teljes mértékben eleget kell tenniük arra a pozícióra vonatkozó követelményeknek, amelyre tartalékba kerülnek. Ide tartoznak azonban azok is, akiknek nagy a lehetősége a további szakmai továbblépéshez, de kevesebb tapasztalattal vagy kevéssé készültek fel. Általános szabály, hogy minden jelölésre 2 jelöltet választanak ki.
Tevékenység típusa szerint fejlesztési tartalékot és működési tartalékot osztanak el. Más szavakkal, a rezervist választhat két karrier - professzionális és vezetői - irány között.
A kinevezéskor a jelenleg a magasabb beosztású jelöltek egy csoportját és a következő egy-három évre jelöltek egy csoportját a személyzeti tartalékban képezik.
A személyzeti tartalék lehet belső és külső. A belső folyamat létrehozása egy jobban megvizsgált folyamat, amely kevesebb pénzügyi költséget igényel. Az ilyen tartalékot gyakrabban használják a gyakorlatban.
A külső tartalék magában foglalja a jelöltek kívülről történő bevonását.
elvek
A társaság személyzeti tartalékkezelése bizonyos alapelveken alapszik. Vegye figyelembe a személyzeti tartalék kialakításának alapelveit:
- a relevancia elve - azt jelenti, hogy a pozíció betöltésének szükségességére ma érvényesnek kell lennie;
- megfelelési elv - azt jelenti, hogy a jelöltnek meg kell felelnie a beosztás követelményeinek;
- a jelölt prospektivitásának elve.
Hogyan alakul ki
A személyzeti tartalék képzésének jelenlegi rendszere gondos munka, hogy az ígéretes alkalmazottokat (vagy toborzásukat) a legmegfelelőbbnek és a vezetői pozíciók követelményeinek megfelelőnek azonosítsák.
A rendszernek vannak bizonyos szabályai. A kialakulás sorrendje a következő:
- testületet alkot, amely foglalkozik ezekkel a kérdésekkel;
- belső szabályzatok kidolgozása, azaz egy dokumentum, amelyben tükrözni kell a tartalék létrehozására vonatkozó összes eljárást;
- hozzon létre mechanizmusokat a kidolgozott szabályok végrehajtására.
Egy ilyen rendszer helyes létrehozása kulcsfontosságú a vállalat alkalmazottai számának optimalizálásában.
Fázisos kialakítási rendszer
Fontolja meg a személyzeti tartalék kialakulásának szakaszát, amely a szakaszok egy bizonyos sorrendjére utal:
- a jelenlegi helyzet elemzése:
- az új vezetők vagy szakemberek iránti igény felmérése a következő 1-3 évre;
- az új tartalék álláshelyek listájának összeállítása;
- meglévő szakemberek helyettesítésének elérhetőségének meghatározása;
- a szakemberek listájának meghatározása;
- a korábban létrehozott tartalék hatásának elemzése.
A tartalékba való felvételhez szükséges jelöltek kiválasztására a következő szakaszokban kerül sor:
- a munkavállalók által a kérdőívekből származó adatok elemzése;
- interjú készítése;
- a munkavállalói viselkedés figyelemmel kísérése a többi kollégával fennálló kapcsolataik során;
- a munkaképességét jellemző teljesítménymutatók, valamint a sajátos feladatai eredményeinek értékelése;
- munkavállalói igazolás;
- annak azonosítása, hogy az azonosított tulajdonságok megfelelnek-e a pozíció követelményeinek;
- a különféle jelöltek eredményeinek összehasonlítása;
- az új tartalék jegyzékének összeállítása a pozícióra jelöltek listájával.
Ez a lista rendelkezik saját jellemzőivel:
- egy személy egyszerre több szakaszban jelenhet meg: a közeli és a távoli jövőre, valamint a különböző pozíciók lehetőségeire;
- a lehető legtöbb információ gyűjtése a jelöltről, például személyes adatok, tanúsítási eredmények, potenciális értékelés, kollégák áttekintése stb.
- ajánlások megfogalmazása a továbbképzési programról.
Az így kapott listát a szervezet vezetője hagyja jóvá.
A további munka felépítése a következő:
- a jelöltek listájának időről időre történő áttekintése;
- szükség esetén a lista kiegészítése;
- az alkalmazottak listájáról való kizárás, akik már nem felelnek meg a követelményeknek;
- a személyzet fejlesztési programjainak kiigazítása;
- a nyilvántartás hatékonyságának elemzése, előrejelzés és változások.
A személyzet értékelési folyamata
A személyzet értékelésének főbb típusai:
- szisztematikus, amelyet az értékelés összes jele (folyamat, gyakoriság, kritériumok, mérési módszerek) egyértelmű meghatározásával hajtanak végre;
- rendszertelen.
A fő értékelési eljárások a következők:
- az értékelés előkészítése - előzetes információk gyűjtését foglalja magában;
- a munkavállaló közvetlen értékelése szakértői csoportok létrehozásával, amelyek értékelik a munkavállalói tudás, készségek, képességek és eredmények eredményességét;
- az értékelés fázisa, beleértve a bizottság ülését a következõ sorrendben: a munkavállaló és vezetõje meghívása, az anyagok megfontolása, a beszélgetõpartnerek meghallgatása, az eredmények megbeszélése, következtetések megfogalmazása, protokoll elkészítése;
- döntéshozatali szakasz, amely után következtetést alakítanak ki, figyelembe véve a bizottság következtetéseit és javaslatát; ugyanabban a szakaszban ajánlásokat fogalmaznak meg egy alkalmazott magasabb pozícióba történő előmozdításának szükségességéről.
Hogyan zajlik a verseny?
Külön kell beszélnünk egy verseny megtartásáról a személyzeti tartalékban. Ennek az eljárásnak a módját a társaság belső dokumentumai is egyértelműen szabályozzák. Az ilyen eljárás végrehajtásához speciális pályázati bizottságokat hoznak létre a szervezetben:
- verseny lefolytatása a megüresedett állás betöltésére;
- tartalékképzési verseny megtartása.
A pályázati eljárás csak akkor indítható, ha legalább két jelölt létezik a személyzeti tartalékra. Ellenkező esetben a verseny sikertelennek minősül.
A verseny fő szakaszai:
- az egységvezető által a pályázati bizottság elnökéhez intézett bejegyzés;
- a versenyhez szükséges összes dokumentum elkészítése;
- 20 nappal a verseny előtt hirdetmény kerül közzétételre erről;
- dokumentumokat kapnak a jelentkezőktől;
- elkészítik a versenyvizsga-ülés jegyzőkönyvét;
- versenyvizsga-teszt lefolytatása a résztvevők tesztelésével, valamint egy versenyfeladat kiállítása;
- pályázók értékelése a versenyen;
- kiválasztják a versenyzőket;
- az elfogadásához minden szükséges dokumentumot elkészítik.
Az állami közszolgálat jellemzői
A közszolgálati rendszer fejlesztésének megkönnyítése, valamint a vezetői személyzet tartalékának kialakításának és hatékony felhasználásának eljárásának javítása érdekében az Orosz Föderáció elnöke alatt a Bizottság szolgálatot képez a közszolgálat és a tartalék személyzet számára.
Az állami közszolgálat személyzeti tartalékának megtervezése és kialakítása általában egy-három évig tart. Az egyes szakemberek személyzeti tartalékában eltöltött idő szintén átlagosan három év, de a szervezet hosszú távú terveivel öt évet is elérhet.
A „tartalék” projekt végrehajtásának ütemezésétől és a szervezet pénzügyi lehetőségeitől függetlenül, a személyzeti tartalékkal való együttműködést nyílt formában kell végezni az érdekelt felek körében (az információknak a munkavállalók rendelkezésére kell állniuk), ennek a környezetnek versenyképesnek kell lennie (több jelöltet kell kiválasztani vezetői pozícióra).
A szakmai tevékenység eredménye nagyon fontos kiválasztási kritérium, mivel nemcsak a jelölt hatékonyságát tudja megítélni, hanem a tartalékba való felvételének előnyeit is felmérheti. A szakemberek ilyen immateriális ösztönzése, mint például a személyzeti tartalékba való felvétel, jó példa lehet más alkalmazottak számára, és motiválja őket a magas munkavégzési eredmények elérésére.
Ez a követelménykészlet nem kimerítő, és a szervezet jelenlegi és jövőbeli igényeitől, a személyzet fluktuációjától, valamint a személyzet társadalmi, életkori és egyéb jellemzőitől függően alakítható ki. Fontos megérteni, hogy a szigorú választás hátrányosan megkülönböztetheti a munkavállalókat.
A személyzeti tartalék kezelése céljából általában külön belső szabályozási és helyi törvényeket bocsátanak ki. Például egy rendelkezés a személyzeti tartalék létrehozásáról vagy egy rendelkezés a személyzeti tartalékkal való együttműködésről. A projekt megvalósításának korai szakaszában egy hasonló dokumentum célja a következők konszolidálása:
- tartalékképzési eljárás;
- tartalékok létrehozásával megoldandó feladatok;
- a tartalékképzési tisztviselők feladatai és felelőssége;
- a munka rendje és rendszere;
- a tartalék feltöltése és összetételének megváltoztatása;
- jelentéstételi rendszer a személyzet munkájáról és az ezen jelentések fenntartására vonatkozó eljárás
Egy ilyen dokumentum hangsúlyozza a munka fontosságát, a vezetés szándékának komolyságát és az alkalmazottakkal szembeni figyelmes hozzáállást.
A személyzeti tartalék létrehozásáról szóló rendelettel együtt összeállítják az állami közszolgálat személyzeti tartalékának állásainak listáját, amely egyebek mellett meghatározza a tartalékba bevont jelöltek számát. A legtöbb szervezetben léteznek programok a személyi tartalék fejlesztésére, a személyzet megtartására, valamint a tartaléklistákra a megüresedett helyek kitöltése esetén. Emlékeztetni kell arra, hogy a személyzeti tartalékba felvett alkalmazottaknak nemcsak tisztában kell lenniük ezzel, hanem egyértelműen ismertetniük kell kilátásaikat és követelményeiket is, amelyeket valódi előléptetés esetén mutatnak nekik.
A „rezervisták” képzése továbbképzés, második felsőfokú képzés, tanfolyamok vagy gyakornoki formák formájában valósulhat meg. Jó kiegészítés a tapasztalatcsere-találkozók, ahol az alkalmazottak megoszthatják tudásukat és benyomásaikat.
Ugyanakkor figyelni kell arra, hogy a fenntartott és képzett szakemberek visszatérése egy bizonyos pozícióra váratlanul értelmetlen, ha a személyi tartalékkal való munka nem kapcsolódik a szervezet stratégiájához, és a teljes vállalati kultúra nem támogatja, ha nem végeznek közbenső teszteket és a személyzet változásának elemzését az alkalmazottak körében alacsony hűség, a tanulási hajlandóság hiánya. De ha minden más van - a személyzeti tartalék minden bizonnyal jó motivációs tényezővé válik mind az alkalmazottak, mind a szervezet számára.
A jelenlegi jogszabályokkal összhangban állandó tartalékkal dolgozik, amelynek célja méltó műszak előkészítése a vezető alkalmazottak számára és a generációk folyamatosságának biztosítása. A tartalékkal történő munka formáit és módszereit a szervezet vagy annak szervezeti egysége vezetõje, valamint a beosztás követelményei határozzák meg.
következtetés
Így a társaságban a személyzeti tartalék létrehozásának célja a meglévő vezetői csapat és szakemberek frissítése mind a saját, mind a vonzott alkalmazottaink rovására. E tartalékba való belépéshez a jelöltnek különleges tulajdonságokkal, ismeretekkel, tapasztalatokkal, készségekkel kell rendelkeznie, továbbá feltételezi képzésének és továbbképzésének a szükséges szintre való képességét. A munkakörök listáját és a velük szemben támasztott követelményeket a szervezet egyénileg határozza meg.