Egyetlen szervezet, vállalat, vállalkozás és még az állam létfontosságú tevékenysége sem lehetetlen áramvonalas munkafolyamat nélkül. A dokumentumok, valamint azok mozgatásának, létrehozásának vagy átvételének szükségessége, mielőtt visszatérnének, lejárnak vagy az ügyhöz csatolódnak, az írás pillanatától kezdve határozottan beléptek egy személy életébe. Az ősi idők óta őrizték, megerősítik az egyének vagy a közügyek különféle életterületeinek dokumentációját.
Az oroszországi irodai munka története
Az első dokumentumok, amelyek az ókori orosz állam életét rögzítették, az évkönyvek voltak. Beszélték az Oroszország és a bizánci Köztársaság között megkötött megállapodásokról, amelyek tükrözik a történelmi eseményeket. A diplomáciai kapcsolatokat a levelekben is feljegyezték. Ezen túlmenően különféle megállapodásokról is beszéltek, elsősorban a kereskedők között. A betűk, a céltól függően, lehetnek igazságügyi és indikatívak.
Az összes dokumentumot pergamenre írták, amelyet akkoriban nagyon drága anyagnak tekintették. Oroszország feudális széttöredezettségének végéig túl korai volt beszélni az irodai munka mint rendszer fogalmáról.
Az irodai munka története az orosz államban időszakokból áll: forradalom előtti, szovjet és posztszovjet.
forradalom előtti
A forradalom előtti papírmunka a XVI-ben - a XX. Század elején alakult ki. Ez a szakasz viszont több időszakra oszlik:
- A rendi irodai munka egy centralizált orosz állam megalakulása után alakult ki. Ezt kunyhókban (rendelt, laboratóriumi, zemstvo) tisztviselõkben végezték. Maga a rendszer megrendelésekben - központi intézményekben - alakult ki. Ez az időszak neve. Az adminisztratív hivatali munka megkülönböztető tulajdonsága, hogy különálló „alkalmazottak” jönnek létre olyan embereknél, akik részt vettek projektek előkészítésében, érdeklődések készítésében, papírok tárolásának megszervezésében és a tervezetek másolásában.
- A főiskolai munkafolyamat a központi közigazgatás reformja után alakult ki. A főiskolák regisztrációs könyveket és archívumokat kezdett használni. A dokumentumok előírt módon történő tárolását először pontosan a főiskolai irodai munka ideje alatt szervezték meg.
- Az ügyvezetőt (a XIX. Század elején - XX. Század elején) fejlesztették ki a reform során. Az új adminisztratív rendszer a parancsnoki egység alapelvein - a vezetők megbízásainak pontos végrehajtása, valamint a hierarchián - alapul, a felelősség szigorú megoszlása különféle rangú és beosztású tisztviselők között.
Szovjet pap munka
A szovjet irodai munka 1917 októberétől kezdődött és 1991-ig folytatódott. Ebben az időszakban a hatóságok igyekeztek a rendszert a lehető legésszerűbbé tenni. Megkíséreltek szabványokat bevezetni a hivatalos dokumentumokkal való együttműködés során. Összeállították a vállalkozás tipikus kezelési dokumentumainak listáját, amely meghatározta az ilyen dokumentumok tárolási idejét. A hetvenes években kifejezetten létrehozták az irodai munka egységes állami rendszerét, amely egységes formákat és módszereket alakított ki a dokumentumokkal való munkavégzésre.
A poszt-szovjet
A posztszovjet korszak irodai munkája 1991 óta fejlődik, és a mai napig fejlődik. A huszadik század 90-es éveiben az Orosz Föderációban elkezdték javítani a dokumentációs követelményeket meghatározó törvényi és szabályozási keretet.
Dokumentumok tárolása a vállalkozásnál
A vállalatok, intézmények, vállalkozások tevékenysége során hatalmas mennyiségű dokumentum áramlik, papírok érkeznek és készülnek. Ha eltűnik az igény a napi tevékenységekben a jelenlegi problémák és problémák megoldására, szükség van az információk felhalmozására és megőrzésére. Ezenkívül rendkívül fontos, hogy a szükséges adatokhoz bármikor, egyszerűen és gyorsan hozzáférhessen, még néhány nappal, hónappal vagy évvel azután is, hogy a papír kiszállt a forgalomból. Ha az archívum nincs megfelelően megszervezve és a határidőket nem tartják be, további problémák merülhetnek fel a megfelelő papír megtalálásával. A dokumentumok gyors keresése és alkalmazása a rendeltetésszerűen csak akkor lehetséges, ha egyértelműen csoportokra osztják őket, szegregálódnak, például az üzleti életben.
Az esetek nómenklatúrája egy speciális rendszerező referenciakönyv, amely meghatározza az értékpapírok elosztási eljárását az esetekben.
Az „ügyek nómenklatúrája” és az „üzlet” fogalma
Az esetek nómenklatúráját nevezzük az esetnevek legegyszerűbb osztályozójának, amely lehetővé teszi a gyors kereséshez szükséges dokumentumok gyors rendezését, szükség esetén jelölve az eltarthatóságot. Az ilyen osztályozó nagyon fontos a vállalat vagy az önkormányzati intézmény zökkenőmentes működésének megszervezésében.
Az eset egy fedél alá vagy annak kombinációja alá helyezett dokumentum, amely egy adott kérdésre vagy egy tevékenység típusára vonatkozik. Ilyen esetekben tilos olyan értékpapírok tervezetének másolata, amely ismétlődik vagy elvesztette fontosságát, a lejárati idővel.
Ügyek nómenklatúrája - többcélú dokumentum, amely:
- Ez a dokumentumok mappákba helyezésének és a szükséges dokumentumok keresésének az alapja.
- A dokumentumok és esetek indexálását jelzi.
- Meghatározza a dokumentumok eltarthatóságát.
- Ez egyfajta kézikönyv a vizsgálat első szakaszához.
- Ez egy olyan dokumentum, amely figyelembe veszi az ideiglenes (legfeljebb tíz év) tárolást.
- Ez a folyamatosan és ideiglenesen tárolt dokumentumok leltárának kialakításának alapja.
- A vállalkozás ügyeinek megsemmisítésére szolgáló aktusok tárolási helye lejárt tárolási idővel (papírpusztítás).
Tételek típusai a vállalkozásokban
Háromféle nómenklatúra létezik. A szabványos nómenklatúra olyan szabályozási dokumentum, amely meghatározza az azonos típusú szervezetek hivatali munkájában bevezetett ügyek összetételét.
A hozzávetőleges nómenklatúra tanácsadói jellegű, meghatározza az esetek egy sorozatát (mutatóik feltüntetésével), amelyeket a nómenklatúra hatálya alá tartozó szervezetek működése során kezdeményeznek.
Egy adott vállalkozás ügyeinek külön nómenklatúráját a szervezet dokumentum-támogatási és dokumentumkezelési munkatársai alkotják. A folyamatban részt vesznek a szerkezeti részlegek vezetői, mivel elképzelésük van a vállalkozás tervezett fejlesztéséről, amely lehetővé teszi, hogy hatékonyan biztosítsa azokat a típusú értékpapírokat, amelyek a közeljövőben megjelenhetnek a szervezetben.
A dokumentáció tárolásának alapvető szabályai
Hatalmas számú irat jelenik meg minden vállalkozás folyamatában, reprezentatív értékük és jelentőségük szempontjából különféle formában. Azon értékpapírok típusait, amelyekhez a dokumentumoknak a szervezetben történő tárolását meg kell szervezni, az eljárást és a tárolási időszakokat különböző normatív jogi aktusok tükrözik, amelyek vonatkozhatnak mind az egyes szervezetek vállalati jogszabályaira, mind az archiválásra, mind a számviteli törvényekre. A könyvelésre és az archiválásra vonatkozó törvények ugyanúgy érvényesek, mint az alapító tanács vagy az adott szervezet vezetése által kiadott rendeletek.
Az alapvető jogalkotási aktus e téren az Oroszországi Föderáció levéltári ügyeiről szóló törvény, amely a közzététel napján - 2004. október 25-én - lépett hatályba.Ez a jogalkotási aktus szabályozza a különféle kapcsolatokat az archívumkezelés területén az ország polgári lakosságának, a társadalom és az állami hatóságok érdekében, valamint az iratok tárolásának szervezésével kapcsolatos kapcsolatokat, függetlenül a vállalkozások tulajdonjogának formájától.
1. cikk alapján. A 125-ФЗ törvény 17. cikke értelmében a vállalkozók, a magán- és állami szervezetek kötelesek megőrizni a levéltári dokumentumokat a tárolásuk ideje alatt, ideértve a személyzetre vonatkozó papírokat is. A kereskedelmi vállalkozás státusától függően meghatározzák az értékpapírok tárolási kötelezettségének teljesítésére vonatkozó eljárást, valamint a dokumentumok szervezeten belüli tárolásának időtartamát. A kereskedelmi intézményeknek joguk van a dokumentumok tárolását az idő lejárta után megszüntetni.
Számviteli dokumentumok
A 129-ФЗ törvény 17. cikke meghatározza a dokumentumok, a könyvelési iratok és a számviteli jelentések általános tárolási periódusait. A törvény szerint a vállalkozás köteles a számviteli dokumentumokat legalább öt naptári évig megőrizni a papír keltezésének évét követő január első napjától számítva.
Az egyes dokumentumtípusok feltételeinek meghatározása érdekében hivatkoznia kell egy ilyen jogi aktusra, a dokumentumok tárolási periódusának standard listájára, amelyet a Szövetségi Levéltár 2000. október 6-án hagyott jóvá. Ami a legfontosabb, hogy a listában feltüntetett dátumok nem a papír végleges változatának vagy a dokumentum hivatalos közzétételének napjától kezdődnek, hanem a következő naptári év január első napjától. Ha azonban a társaság vezetője a tevékenység sajátosságainak figyelembevételével kiadott egy rendeletet, akkor a papírok eltarthatósági ideje meghosszabbítható a listát létrehozó időszakhoz képest.
Adóbevallások és egyéb adószámítási dokumentumok
Azon időszakot, amely alatt a vállalkozásnak vagy az önkormányzati intézménynek adóbevallási jelentést kell vezetnie, a fenti lista 170. pontja határozza meg. Tehát a dokumentumok tárolásának időtartama a szervezetben, amikor az elmúlt naptári év adóbevallása vonatkozik, legalább egy évtized, negyedévente legalább öt egymást követő naptári évben tárolódik, a havi periódusokat legalább egy naptári évben kell tárolni - ezt az információt a dokumentummegőrzési időszakok listája jelzi. A naptári évre vonatkozó beszámoló hiányában az egyéb típusú nyilatkozatokat legalább tíz évig meg kell őrizni. Tehát a más típusú jelentéseket legalább öt naptári évig védeni kell. A negyedéves jelentések hiányában a naptári hónapra vonatkozó jelentéseket ugyanazon alapelvek szerint tárolják.
Azokat az okmányokat, amelyek miatt az adókat és illetékeket kiszámítják, a törvény nem határozza meg. Az Orosz Föderáció adótörvényének 23. cikke nyolcadik bekezdésének albekezdése azonban kimondja, hogy az adófizetőknek négy évig meg kell őrizniük a dokumentumokat: számviteli és adónyilvántartást, minden egyéb olyan nyilatkozatot, amely igazolja a nyereséget, a kiadásokat, az adó és egyéb díjak visszatartását. Ugyanez meghatározza a tárolási időszakot jelző dokumentumok listáját. Ezt az Orosz Föderáció és a Rosarchive kormány hivatalos webhelyein teszik közzé.
A dokumentáció tárolásának időtartama a vállalkozásnál
A dokumentumok eltarthatósági ideje az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott időkeret és a vizsgálat által kiválasztott értékek, amelyek során azokat megsemmisítéséig tárolni kell.
A vállalkozások és intézmények tevékenységének eredményeként különböző jelentéssel bíró papírok készülnek. A dokumentumtárolás szabványos listája lehetővé teszi azoknak a dokumentumoknak a megsemmisítését, amelyek már elvégezték a feladatot. De vannak olyanok, akik éveken keresztül nem veszítik jelentőségüket. És a harmadik típus tudományos vagy gyakorlati szempontból jelentős információkat tartalmaz. Ez a típus állandó eltarthatóságú.
Tehát a dokumentumok tipikus tárolási időszaka lehet:
- átmenetileg tíz évig;
- átmenetileg tíz év alatt;
- állandó.
A referenciamunkával foglalkozó divíziókban az esetek két évig maradnak, függetlenül a vállalkozás státusától: állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolás. A szervezet levéltárában ekkor adják át őket.
A dokumentáció formátumától függetlenül (papír vagy elektronikus formában) a dokumentumok tárolási ideje nem változik. Használatuk időtartamának meghatározó értéke a benne található információktól függ. Ez a kérdés az érték vizsgálata.
A dokumentumok értékének vizsgálata azt a jelentőséget határozza meg, amelytől függ a megőrzésük időtartamának meghatározása. Vizsgálatot végeznek annak meghatározására, hogy melyik cikk szolgálhat a legjobban az államnak, a társadalomnak, a tudománynak és az egyéneknek a szükséges adatokkal. Az ideiglenes tárolásra kiválasztott dokumentumok esetében meg kell határozni, hogy a jövőben mennyi ideig lehetnek szükségesek ezekre. Az értékpapírok vizsgálatának fontos feladata a dokumentáció tárolásának időtartamának meghatározása is.
Így az értékvizsgálat következő feladatai emelkedtek ki:
- Az ország politikai, közgazdaságtani, gazdasági, tudományos, kulturális szempontból fontos dokumentumainak állandó tárolására az Orosz Föderáció állami levéltárába, előzetes kiválasztása.
- Azok a dokumentumok, amelyek megőrzik a gyakorlati értéket, de nem képviselik a tudományos és történelmi értéket, ideiglenes tárolásra kerülnek.
- Azokat, akik elvesztették értéküket, és nincs tudományos értékük, kiválasztják a pusztításra.
- A dokumentumok tárolási idejének meghatározása, megváltoztatása.
A vizsgálat során a dokumentumok, archívumok nómenklatúrájának megszervezésének minőségét és a dokumentumok eltarthatóságának megállapítását is ellenőrzik.
Az értékpapírok vállalkozásban történő tárolásának megszervezésének módjai
Az elektronikus technológia megjelenésével nem szükséges az egész épületet archívumként felhasználni, több helyiség is elegendő, ha egy tízéves történelemmel rendelkező nagy szervezettel foglalkozik. Mindenesetre szükség van a dokumentumok tárolásának megszervezésére a szervezetben.
Számos lehetőség áll rendelkezésre az elektronikus archívum megszervezésére:
- Helyi - megfizethető tárolási módszer, amelynek során a dokumentumokat egy mappába gyűjtik egy számítógépen, vagy ha a társaság rendelkezik helyi hálózattal, akkor egy speciális hálózati mappát hoz létre és hozzá fér hozzá. Ennek a tárolási módszernek a hátrányai a biztonsági garanciák hiánya, a tárolási idő független ellenőrzésének szükségessége, a megtekintési eszközök biztosítása (a dokumentumok, képek, videók, rajzok és egyéb dokumentumok megtekintésére szolgáló programokról beszélünk) és az elektronikus aláírások ellenőrzése.
- Speciális elektronikus archívum - speciális elektronikus dokumentumkezelő rendszerek vagy elektronikus archívumok. Az ilyen tárolórendszerek nem ismétlik meg a helyi archívum fenti hátrányait. Vagyis az EDMS megtekintést nyújt, ellenőrzi az értékpapírok tárolásának időzítését, lehetővé teszi az elektronikus aláírással kapcsolatos információk beszerzését. Mínusz - a szolgáltatás fizetett.
- A felhőben - a dokumentumok tárolásának ígéretes módja - közvetlenül az online szolgáltatásban tárolhatók, és nem foglalnak helyet a szervezet számítógépén. Az alkalmazottaknak mindig lehetőségük van fordulni a szükséges dokumentációhoz, a szolgáltatás megfelelő eszközökkel biztosítja a megtekintést és az adatokat biztonsági tanúsítványon biztosítja - csak a hálózathoz lenne hozzáférés.
A jogszabály nem szabályozza, hogy melyik tárolási módszert kell használni: A dátumokkal ellátott dokumentumok listája csak a szabályozási időkeretet tartalmazza. Fontos, hogy betartsa a dokumentumok átadására vonatkozó szabályokat, a végrehajtás helyes formáját és az aláírási igazolást.