A személyzeti nyilvántartás szervezése a vállalkozásnál nem nehéz, de szorgalmas feladat. Ezt a személyi folyamatok egymás utáni elindításával oldják meg, amelyeket az alkalmazandó törvények szabályoznak.
Általában véve a személyi dokumentáció helyes karbantartása nemcsak megmenti a társaságot a szabályozó hatóságok általi ellenőrzésektől, hanem lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy elkerüljék például a nyugdíjak megszerzésével vagy más szociális garanciák igénybevételével kapcsolatos problémákat. Gyakran előfordul, hogy a munkahelyi nem megfelelő nyilvántartás miatt az embereknek hatalmas időt, pénzt és ideget kell tölteniük, hogy bizonyítsák bármelyik hatóság számára az ellátások, juttatások és egyéb kifizetések igénybevételének jogát. Ezért minden vezetőnek emlékeznie kell arra, hogy a személyi nyilvántartás vezetése és az irodai munka megfelelő szervezése az egyik fő feladata, amelyért felelõs az alkalmazottak és az állam felé.
Ez a cikk a folyamat létrehozásának helyességéről, valamint annak minden árnyalatról szól. Ezután választ kaphat a kérdésre, hogyan lehet lépésről lépésre megszervezni a személyi nyilvántartást, és nem lehet hibákat követni.
Fogalmak és meghatározások
Mielőtt megérti a folyamat beállítását, meg kell határoznia az alapfogalmakat. Szóval, személyi nyilvántartás - ez a munkavállalók számvitelének megszervezésének folyamata, amely a bérbeadás hivatalos nyilvántartásba vételével, az egyik álláshelyről a másikra történő áthelyezés és a személyzet felszabadításával, valamint a vállalkozás és annak alkalmazottai munkaviszonyának nyilvántartásával jár.
A HR nyilvántartások kezelése olyan tevékenység, amely dokumentálja és szervezi a HR dokumentumokkal való munkát.
Így világossá válik, hogy a HR menedzsment és a személyzeti nyilvántartás két egymással összefüggő jelenség, amelyek célja a vállalkozás személyzeti politikájának végrehajtása.
Célok és célok
A személyi nyilvántartások célja egy hatékony, működő rendszer létrehozása a személyi nyilvántartások kezeléséről és a munkaadók megfelelő nyilvántartásáról a munkáltató (vállalkozás) és a munkavállaló (személyzet) között.
De a feladatok, amelyek megoldására a személyzeti nyilvántartást tervezték, a következők: a munkáltató és a vállalkozás alkalmazottai közötti kapcsolat szabályozása és a munkaügyi kapcsolatok jogi keretének megteremtése.
Miután megértette, mi az az emberi erőforrás-számvitel, elkezdheti fontolóra venni, hogyan lehet lépésről lépésre megszervezni a személyi nyilvántartást a semmiből.
A személyzeti nyilvántartás szervezésének szakaszai
Tehát, mielőtt megkezdi a személyi nyilvántartás lépésről lépésre a nulláról történő elrendezését, egy világos cselekvési tervre van szüksége, szakaszokra osztva. Ez segít abban, hogy ne hagyja ki a fontos pontokat ebben a folyamatban.
Tehát a személyzeti nyilvántartás szervezése általában a következő lépések végrehajtását foglalja magában:
- Személyzeti szolgálat (osztály) létrehozása abban az esetben, ha a társaság nagy számú alkalmazottat tervez felvenni, vagy számviteli feladatokat ruház ki egy speciális szakemberre, ha a társaság kevés alkalmazottat tervez.
- Alapvető szabályozási dokumentáció kidolgozása (a vállalkozás személyzeti irányítása területén).
- Irodai munka megszervezése (ki és hogyan fogja elkészíteni a dokumentációt, megrendelőlapok kidolgozása személyzeti kérdésekben, jelentési naplók vezetése stb.).
- A személyi nyilvántartás automatizálása (ha szükséges).
- A számvitel pontosságának ellenőrzésének módjainak meghatározása (szabályozás és a hatáskör átruházása a megfelelő számvitelért felelős tisztviselők számára).
Ezeknek a szakaszoknak mindegyike rendelkezik bizonyos feladatokkal és részfeladatokkal. Mindezeket figyelembe kell venni.
Kinek kell nyilvántartást vezetnie?
Mint korábban megjegyeztük, kétféle módon lehet meghatározni, hogy ki fog részt venni a vállalkozás személyzeti nyilvántartásának vezetésében. Általában ez attól függ, hogy hány embert fognak foglalkoztatni a céljaik elérése érdekében (általában egy vállalkozás célja üzleti célú profitszerződés szervezése).
A nagyvállalatok számára személyzeti szolgálat vagy teljes értékű személyzeti osztály létrehozása ajánlott. Kisvállalkozások esetén a személyzeti feladatok könyvelőre vagy titkárra ruházhatók. Van azonban egy harmadik lehetőség - a számviteli nyilvántartások átadása a kiszervezéshez speciális szervezeteknek.
Szolgáltatás vagy osztály létrehozásakor létre kell hoznia bizonyos szabályozási dokumentumokat, nevezetesen a szolgáltatás (osztály) rendelkezését és az alkalmazottak munkaköri leírásait. Ha könyvelőre vagy titkárra ruházza fel feladatait, akkor a személyzeti funkciókat regisztrálni kell a kiválasztott alkalmazott munkaköri leírásában. Ha ilyen szükség van, akkor javasoljuk, hogy küldjön könyvelőt vagy titkárt HR kurzusokra. Ez elősegíti a munkavállalók készségeinek fejlesztését, akikre a személyzeti ügyekben feladatokat bíznak meg. De ha úgy határoztak, hogy együttműködnek harmadik fél szervezeteivel a számviteli feladatok számukra történő átruházása terén, akkor szerződésre van szükség.
A kötelező személyi dokumentáció kidolgozása
Számos dokumentum kötelezően útmutatást nyújt azok számára, akik személyzeti nyilvántartást vezetnek és nyilvántartást vezetnek. Először is, egy ilyen dokumentum a személyzet listája. Ez egy olyan dokumentum, amely megjeleníti az alkalmazottak összetételét, alkalmazottainak számát és fizetését, valamint a beosztásukat. A létszámtáblában az alkalmazottak beosztása egységekre oszlik, ami lehetővé teszi a teljes vállalkozás mennyiségi és minőségi elemzését.
A következő lépés a személyzeti megrendelések szabványos formájának kidolgozása, amely információkat jelenít meg a vállalkozás alkalmazottainak felvételéről, áthelyezéséről, szabadságra küldéséről és elbocsátásáról.
A következő kötelező dokumentum a belső munkaügyi előírások. Megmutatják azokat a fő pontokat, amelyek szabályozzák a vállalkozás összes alkalmazottjának munkavállalói tevékenységét. E dokumentum szerint, ha egy alkalmazott megsérti a dokumentumban ismertetett szabályokat, fegyelmi eljárás útján büntethető.
A személyzeti nyilvántartás egy másik dokumentuma a vállalkozás és a munkavállaló közötti munkaügyi kapcsolatok megkötésére vonatkozó minta-megállapodás. A munkaszerződések lehetnek azonos típusúak, vagy az egyes álláshelyekre külön-külön is kidolgozhatók. Ezen túlmenően a társaságnak ki kell dolgoznia egy ütemtervet, amely megjeleníti azokat a tényleges órákat, amelyekért a munkavállaló fizetést kap.
Ne feledje továbbá a vállalkozás nyaralási ütemtervét. Ezt a dokumentumot legkésőbb két héttel az év vége előtt dolgozzák ki. A nyaralási ütemterv naptári tervet jelenít meg az emberek kötelező szabadságra történő küldésére. Egy ilyen terv kidolgozásakor emlékeztetni kell arra, hogy az alkalmazottakat szabadságra kell küldeni úgy, hogy egyes munkavállalók egyidejű távolléte ne jelentsen megszakítást a vállalkozás munkafolyamata során.
Nem szabad elfelejtenünk a fizetésről szóló szabályok kidolgozását.Ez a dokumentum tükrözi a szervezet munkatársainak fizetési folyamatát, és szabályozza a kiegészítő kifizetések, például juttatások, ösztönzők vagy bónuszok kiszámítását is. Az utolsó szakasz a vállalkozási egységekre vonatkozó szabályok, valamint a szakemberek és munkavállalók munkaköri leírásainak kidolgozása. Ezenkívül javasolt egy rendelet kidolgozása a személyes adatokról. Miután a szabályozási dokumentumok elkészültek, megkezdheti a papírmunka szervezését.
Irodai munka
A papírmunka magában foglalja a személyzet befogadásával, mozgásával és szabadon bocsátásával kapcsolatos dokumentáció megfelelő karbantartását.
Kötelező a személyes iratok kezelése, amelyeket a vállalkozás minden alkalmazottja számára létrehoznak. Ez magában foglalja a személyi személyi nyilvántartási kártyát, a belépési kérelmet, az útlevél másolatát, az oktatási okmányok másolatait, az orvosi vizsgálat igazolását, a katonai személyi igazolvány másolatát (ha van ilyen) és egyéb dokumentumokat, amelyeket a munkavállaló munkája során állítanak elő. . Ugyanakkor egy másik és nagyon fontos feladat a munkafüzetek kitöltése.
A fentiek mellett más dokumentumok is kidolgozhatók, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a vállalkozás specifikájához, biztosítva a helyes működést a személyi nyilvántartás területén.
Milyen magazinoknak kell lennie a HR menedzsmentben?
Először el kell indítania a következő folyóiratokat:
- a belső munkaterv szabályainak megismerése;
- személyi megrendelések nyilvántartása;
- foglalkoztatási megrendelések regisztrálása;
- a rendszeres vakációra vonatkozó megrendelések regisztrálása;
- betegszabadság nyilvántartása;
- munkaszerződések nyilvántartása;
- a kirendelt munkavállalók könyvelése;
- időkövetés;
- a munkafüzetek mozgásának elszámolása;
- személyi kártyák könyvelése;
- számviteli ellenőrzések.
Maguk a folyóiratok mellett kiegészítésként utasításokat is kidolgozhatnak azok kitöltéséhez. A dokumentumok, amelyeket ezekben a folyóiratokban regisztráltak, külön mappákban vannak tárolva, a jóváhagyott nómenklatúra szerint.
Számviteli automatizálás
Amint a fenti információkból világossá vált, a személyzeti nyilvántartás nagyon gondos folyamat, amely külön figyelmet igényel a kérdés fenntartásáért felelős alkalmazottaktól. Ezért ma automatizálással egyszerűsíthető.
Számos olyan program létezik, amelyek egyszerűsítik a személyzet tisztjeinek munkáját és csökkentik a hibák elkövetésének valószínűségét. Általános szabály, hogy egy vállalkozásnak telepítenie kell az ilyen szoftverek licencelt verzióit. Érdemes azonban megjegyezni, hogy egy ilyen program megvásárlása rövid idő alatt fizeti ki magát, és nem engedi meg a munka súlyos hibáit. Általában az ilyen programok a következő problémákat oldják meg:
- személyzeti nyilvántartás vezetése a munkaügyi jogszabályokkal összhangban;
- összeállítás és jelentéstétel a személyzet kérdéséről;
- a személyi folyamatok időben történő jóváhagyása a számlázási részleggel vagy a könyveléssel.
Manapság az egyik legnépszerűbb és legkeresettebb program az 1C, melynek konfigurációja az „Emberi Erőforrás Menedzsment”.
Mi a teendő, ha lehetetlen a személyzet nyilvántartását önállóan, nulláról lépésről lépésre megszervezni?
Ha egy vállalkozásnak szembesülnie kell egy ilyen problémával, amikor nem lehetséges önállóan létrehozni a személyi folyamatokat, akkor nem nehéz ezt a helyzetet megoldani. E célokból vannak olyan vállalatok, amelyek képesek ilyen szolgáltatást nyújtani.
A tanácsadó cégek szakemberei ellenőrzést végeznek és kidolgozzák a szükséges dokumentumcsomagot. Az ilyen szervezeteket általában felkérik az ilyen problémák megoldására:
- Válassza ki a vállalkozás optimális személyzeti menedzsment rendszerét.
- Belső szabályozási dokumentumok kidolgozása.
- Készítse el a szükséges utasításokat és rendeleteket.
Ezen túlmenően az ilyen szakemberek szükség esetén vezethetnek személyzeti menedzsment szolgálatot és dokumentumkezelési osztályot. Általánosságban elmondható, hogy a harmadik fél szakembereinek bevonása elősegíti a vezetés számára az ezen irányú munka megteremtését. Ez nagyon hasznos az egész vállalkozás számára, különösen annak létrehozásakor.
következtetés
A cikk összegzésével érdemes megjegyezni, hogy a személyzet elszámolása és a személyzeti menedzsment összekapcsolt folyamatok, ahol a vállalkozás személyzeti politikája teljesen függ az első szervezésének minőségétől.
Soha ne hagyja figyelmen kívül a személyzeti kérdéseket, mert nemcsak a szervezet tevékenysége függ tőlük, hanem gyakrabban is az alkalmazottak sorsa. Csak azt kell elképzelni, mennyire felháborító azok az emberek, akik nem tudják megkapni jól megérdemelt nyugdíjukat vagy bármilyen más kifizetést, mert a személyzeti tisztviselő rossz minőségű ellátást végez.
Megfontolva azt a kérdést, hogyan lehet lépésről lépésre megszervezni a személyi nyilvántartást, elindíthatunk egy programot, amely létrehozza ezt a folyamatot a vállalkozásban. A legfontosabb dolog, hogy ne hagyja figyelmen kívül a Munka Törvénykönyve, a Munkaügyi Minisztérium, a Goskomstat, a Rosarkhiv és más kormányzati szervek határozatait.
Miután az összes személyzeti folyamatot beállították, ne felejtsd el őket. Fontos megjegyezni, hogy a személyzet nyilvántartásával foglalkozó munkavállalókat legalább alkalmanként el kell küldeni HR igazgatási kurzusokra, hogy képességeiket javítsák. Emellett rendszeresen ellenőriznie kell a számviteli folyamatokat a személyzet területén. Ez elősegíti az ebben az irányban folytatott munka folytatását.