A dokumentumkezelés a vezetői munka dokumentumaival végzett munka egyik fontos területe. Annak érdekében, hogy a lehető legrövidebb utat elérjék, és a lehető leggyorsabban elérjék a végső rendeltetési helyet, a munkafolyamatot megfelelően kell megszervezni a megállapított munkafolyamat-szabályoknak megfelelően.
koncepció
A dokumentumkezelés alatt értjük a folyamatot, amelynek eredményeként összeállítás, koordináció, fogadás és átadás, küldésük megtörténik.
Másrészről az értékpapírok mozgását és mozgását reprezentálja azok keletkezésének pillanatától az archívumba történő elküldéséig (vagy a kézhezvételig).
Az összes dokumentáció három kategóriában ábrázolható:
- a bejövő a külső környezetből származik;
- a kimenő belép a külső környezetbe;
- A belső kialakítása maga a vállalkozáson belül történik, és határain belül marad.
A bemutatott kategóriák meghatározzák a dokumentum-folyamatokat olyan cégekben, amelyek eltérő orientációval rendelkeznek (vízszintes és függőleges).
| Vízszintes fókusz | Függőleges tájolás |
| A dokumentumokat azonos szintű egységek között mozgatják | A dokumentumok különböző szintű osztályok között mozognak |
A munkafolyamat fő formái között a következők lehetségesek.
| központosított | decentralizált | vegyes |
| Az összes dokumentáció egy helyre koncentrálódik. | Az összes dokumentáció különféle osztályokra koncentrálódik. | A korábbi formák jellemzői vegyesek. |
Alapelvek
A munkafolyamat négy alapelve van.
| alapelv | vonás |
| világosság | A dokumentumok egyértelműen megjelölt irányba mozognak. |
| folytonosság | A dokumentumáramlás folyamatban van |
| ritmus | A dokumentumáramlás szabályozásának speciális szabályozása kidolgozás alatt áll |
| párhuzamosság | Ugyanazt a folyamatot nem végezhetik el különböző alkalmazottak vagy osztályok |
Az alapelvek legalább egyikének megsértése a dokumentumok forgalmazásának teljes rendszerének megsemmisítéséhez vezet.
Fő szabály
Vegye figyelembe a munkafolyamat alapszabályát.
Ennek kezelése egy nehéz technológiai folyamat, amelyet a szervezet teljes munkájához kapcsolódó különböző paraméterek jellemeznek. A munkafolyamat fő jellemzője a mozgás útja, amely a dokumentum mozgatásának minden helyzetét lefedi a létrehozás pillanatától (vagy a kézhezvételtől) az alkalmazás pillanatáig. Nagyon fontos időt tölt az útlevelek átadása ezen az úton. Ezért a szervezet munkafolyamatainak fenntartásának fő szabálya: tényleges átutalásuk a legrövidebb és legközvetlenebb út mentén, a legkevesebb időköltséggel.
Egyéb szabályok
A munka megszervezésekor a következő alapvető szabályokat kell követnie a munkafolyamat szervezésére:
- a felesleges és irracionális dokumentumátvitel eseteinek csökkentése (a papírfeldolgozási és kezelési egységek technológiai műveleteinek kizárása miatt, amelyek nem a vállalat üzleti szükségleteinek következményei);
- a dokumentumok legnagyobb visszatérésének kizárása vagy korlátozása (feldolgozás - végrehajtás és kiadás, előkészítésük során - ellenőrzés és jóváhagyás stb.);
- a dokumentumok fő kategóriáinak összpontosítása és feldolgozása a legnagyobb következetességgel, feltéve, hogy meg kell határozni a dokumentumok minden egyes mozgását.
Ezen alapelvek megvalósítása lehetővé teszi, hogy megtestesítse a vállalat fő szervezeti mechanizmusát - a specializációt, a homogén technológiai műveletek központi végrehajtásának képességét.
A munkafolyamat általános szabályainak betartása lehetővé teszi a kezelőberendezés papírok jobb feldolgozását az alábbiak révén:
- rendes munkafolyamat: a papírok előkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos ciklikus műveletek kiküszöbölése;
- a dokumentumok áramlása, biztosítva azok egységes mozgását és előmozdítva az arányos munkaterhelést.
1. szabály - Központi befogadás és feladás
A papírmunka és a munkafolyamat szabályai közül a legfontosabb a központosítás szükségessége. Más szavakkal: a szervezet bármely beérkező (a kézbesítési módtól függetlenül) és a kimenő (a faxon vagy e-mailen fogadott vagy küldött és az adott előadóművészekhez kapcsolódó dokumentumokat kivéve) papírokat egyetlen felelős szolgálatban - a titkárságon vagy az adminisztratív hivatalon kell feldolgozni. egység (iroda). Ennek eredményeként több problémát oldhat meg egyszerre:
- mentesítse a szervezet fennmaradó szolgálatait és szervezeti egységeit a műszaki tevékenységektől (bejövő dokumentumok ellenőrzése, borítékok kinyitása vagy lepecsételése, levél vagy fax megjelölése)
- az irodai berendezések (másoló, fax, jelölő és más, a dokumentumok feldolgozásához használt gépek) használatának termelékenységének növelése az irodában.
Az irodai munka központosított formájában a papírfeldolgozás az irodai szolgáltatásban koncentrálódik, és a szerkezeti osztályok mentesülnek az irodai funkciók alól (nyilvántartásba vétel és könyvelés, dosszié tárolás stb.).
A munkafolyamat decentralizált formája azt jelenti, hogy a szervezet strukturális egységeiben irodai munka van velük. Ez a forma általában indokolt a szervezet területi széttöredezettsége esetén.
Vegyes formában a papírmunka egy részét az irodai szolgálat végzi, részben az egységek. Leggyakrabban vegyes formában egyes dokumentumokat regisztrálnak, megfigyelnek, összeállítanak az üzleti életben, és az irodai szolgálat tárolja. Ezek elsősorban a vezetés által megszerzett és tőle származó értékpapírok. Az osztályok hatáskörébe tartozó kérdésekkel kapcsolatos dokumentumokat nyilvántartásba veszik, ellenőrzik, végrehajtják és tárolják a vállalat szerkezeti részlegeiben.
2. szabály - kizárja az indokolatlan visszatéréseket
A dokumentumok áramlását oly módon kell megszervezni, hogy azok ne térjenek vissza a már átadott szolgálathoz (osztályhoz). Az egyetlen kivétel az olyan helyzetek, amelyeket üzleti szükségesség indokol. Például, egy igazgató aláírására szolgáló dokumentum elkerülhetetlenül kétszer halad át a titkárán, mivel kifejezetten a menedzser és a vezetők közötti közvetítő.
3. munkafolyamat-szabály - a bejövő előzetes vizsgálata
A beérkező dokumentumok teljes tömegében ki kell választania a szervezet számára a legalapvetőbb és legfontosabb elemeket, és először tanulmányoznia kell azokat. Ha a bennük található információkat egy helyettes vagy más hozzáértő alkalmazott megfontolhatja, akkor jobb, ha egy dokumentumot közvetlenül küld neki, megkerülve az igazgatót. Annak érdekében, hogy az átadási módszer pontosan megtalálható legyen, azokat egy hozzáértő irodai dolgozónak meg kell vizsgálnia, aki ismeri a szervezeti felépítést, az egységek funkcióit, valamint a vezetők és alkalmazottak kompetenciáit.
4. szabály - a dokumentumok regisztrálása egyszer történik
Ha belépett az üzletvezetési osztályba (titkárság), nyilvántartásba vették és a menedzser (vagy helyettese) tanulmányozása után az egyik osztályon volt, akkor nem kell újból nyilvántartásba venni. Ha a papír, a menedzsmentet megkerülve, belépett az osztályba, azt szintén egyszer regisztrálják az osztályon. Más szavakkal, bármely dokumentumhoz csak egy regisztrációs számot lehet hozzárendelni, akár a számviteli szolgáltatásban, akár közvetlenül az egységben.
5. szabály - a dokumentum felbontása pontosan meghatározza a dátumokat, az előadókat és a felelős embereket
Annak ellenére, hogy a döntéseket a vállalati vezetők hozzák meg, a titkárnak folyamatosan ellenőriznie kell ezt a folyamatot, és bizonyos mértékig befolyásolhatja azt.Más szavakkal, gondoskodnia kell arról, hogy a határozat szövege a lehető legpontosabban legyen bemutatva, kivéve az előadó valószínű kérdéseit.
6. számú szabály. A dokumentumáramlások szétválasztása
A dokumentumfolyamat egy típusú vagy rendeltetési hely gyűjteménye, amely ugyanazzal az útvonallal rendelkezik. Három adatfolyam megoszlik: bejövő, kimenő és belső (nem a szervezet határain túlmutató jön létre). Minden dokumentumfolyamnak általában alszintje van (második szintű folyamat). Például a „Bejövő dokumentumok” folyam három fajtát ölel fel: az anyavállalat, a részlegek és képviseleti irodák, valamint a partnervállalatok papírokat, az emberek fellebbezéseit stb.
A kimenő és a belső dokumentumok munkafolyamatában az alszintek ugyanolyan módon oszlanak el. A korlátozott dokumentumok (üzleti titok, titkos stb.) Általában külön helyezkednek el. A szervezet biztonsági szolgálata ellenőrzi munkáját.
Számviteli folyamatok
Vegye figyelembe a számviteli munkafolyamat alapvető szabályait.
Méretét az értékpapírok teljes száma adja meg, amelyeket a szervezet kapott és végrehajtott egy adott időszakra. A munkafolyamat mérete a megérkezett belső dokumentumok érvényes példányainak számát jelenti. A munkafolyamat méretének kiszámításakor a különféle műszaki eszközök bevezetésével készült papírok másolatait is figyelembe veszik.
A számviteli mutatókat összefoglaló, referenciaadatok formájában állítják elő a dokumentumok méretére vonatkozóan. Alakjaikat a szervezet fejleszti. Például egy szervezet bármilyen gyakoriságot beállíthat a dokumentumok számlálására: minden hónapban, hetente egyszer, évente egyszer, negyedévente. A munkafolyamat mind kvalitatív, mind kvantitatív tanulmányozása elfogadható.
A munkafolyamat méretének kiszámításához kapott mutatókat használják az alkalmazottak számának és a dokumentumkezelési szolgáltatás felépítésének meghatározására. Emellett tanulmányozni lehet néhány szerződéses szervezet és strukturális részleg terhelését is.
Így e cikk keretében megvizsgálták a munkafolyamat szervezésének a vállalatok által alkalmazott alapvető szabályait.