A fogalom meghatározása
Úgy gondolják, hogy Oroszországban először, a külföldi gyakorlattal összehasonlítva, dokumentumkezelési rendszert hozták létre, amelynek célja az irányítási tevékenységek dokumentálásának eljárásának meghatározása az államon belül. 1973-ban egy ilyen rendszert az Egységes Állami Vámszolgálatnak hívtak, amely „egységes állam” -ot jelent. nyilvántartási rendszer. " Összességében a Szovjetunió 16 egységes rendszert fejlesztett ki.
A dokumentumok szabványosítása a kérdéses rendszer dokumentum-áramlásának bizonyos szabványoknak megfelelő átszervezésének eredménye. A levelezés csökkentése és az összeállítás bonyolultságának csökkentése, valamint az adatok párhuzamos elkerülésének vágya sürgõs kérdésnek tekinthetõ, amelyet kezelési munkában kell kezelni. Hatékony eredmény érhető el a tartalomra és a formára vonatkozó információk egyesítésével és egységesítésével.
A dokumentumok szabványosítása az alapjául szolgáló, hasonló célú protokollok azonos formanyomtatványainak kialakítása, amely elősegíti a papír hatékonyabb felhasználását az aktusok és határozatok nyomtatásában. A szabványosítás megkönnyíti a számviteli munkafolyamatot, valamint a dokumentáció archiválását.
Hasonló terminológia
Gyakorlatilag hasonló meghatározás az „egyesítés”, azaz valami, beleértve a dokumentált aktusokat is, egységes formába vagy közös rendszerbe hozható, ami a kérdéses tárgyak kezdeti halmazának csökkenéséhez vezet. A dokumentumok egyesítése, szabványosítása és szabványosítása bármely tevékenységi területen, különösen a dokumentációban, racionális egységesség kialakulásához vezet. Az adatlapok indokolatlan sokféleségének csökkentése és az egységes struktúra kialakítása nyelvi struktúrák, részletek, számviteli információk és azok tárolása révén történik. A felesleges dokumentumláncokat idővel eltávolítják az elemek felesleges másolatának elkerülése érdekében.
A dokumentumok egyesítése lehetővé teszi egységes kép létrehozását az adminisztratív dokumentumok azon formáiról, amelyek végrehajtják a menedzsment formátum funkcióit és feladatait. Ez a megközelítés nagy mennyiségű dokumentummal jár ahhoz, hogy normalizálják azokat a termelési rendszerben, és felgyorsítsák az üzleti adatok cseréjét.
Növelje a hatékonyságot
Az egyetlen irodai rendszer elősegíti az operatív feldolgozást, csökkenti az iratok teljes időtartamát, amely az egész irodai személyzetet érinti: a rendes alkalmazottaktól a vezetőig.
A dokumentumok szabványosításának tárgya lehet összetétele és formája. A dokumentumok összetételének egyesítése a vezetői feladatok megoldásához szükséges összes dokumentum elosztása és konszolidálása. Az ilyen intézkedések eredményeként várhatóan csökkenteni fogja a dokumentumok összetételét.Az űrlapok egységesítése az információs mutatók kiválasztása és konszolidálása, ideértve a dokumentumok céljának megfelelő részleteket, valamint a létrehozásuk és végrehajtásuk általános követelményeinek meghatározását. Irodai munkák során az egyesítés szabványosítási szakaszként és önálló folyamatként is megtörténhet.
A szabványosítás lényege
A 184. sz. Szövetségi törvény a műszaki szabályokról meghatározza a meghatározás elvét: a dokumentumok szabványosítása egy holisztikus munka, amelynek célja önkéntes felhasználásuk szabályainak megállapítása, amelynek eredményeként az információkat ésszerűsíteni kell a termékek előállítása és forgalmazása, valamint a fokozott versenyképesség területén. szolgáltatásokat.
A „szabványos” dokumentumnak nevezhető, amely megmutatja a termékek tulajdonságait, a különféle gyártási folyamatok végrehajtásának szabályait, a szállítás és a raktározás, a munka vagy a szolgáltatások jellemző tulajdonságait. A szabvány bizonyos követelményeket tartalmaz a terminológia, a címkézés, a szimbolika, a csomagolás, a címkék vonatkozásában.
A szabványosításra vonatkozó normatív dokumentumok optimális szabályokat és követelményeket tartalmaznak az üzleti dokumentumok tervezésére, elkészítésére, tárolására és elszámolására vonatkozóan, amelyeket az előírt módon jóváhagytak és ajánlottak az irodai munkában történő ismételt felhasználásra. A szabványosítás (egyszerű szavakkal) az egységes szabályok kialakítása és jóváhagyása, amelyeket a dokumentumokhoz mutatnak be azok racionalizálása érdekében.
A szabványosítás magában foglalja a jogi normákban a dokumentumokra vonatkozó alapvető követelmények meghatározását. Ennek a folyamatnak köszönhetően számos dokumentum keletkezik egy szabály szerint, amelyet a címzettek könnyebben érzékelnek. A dokumentumok szabványosítása az egyesítés vagy annak legmagasabb formája eredménye.
Tipikus folyamat elemek
Az átalakítások vonatkozhatnak bizonyos típusú dokumentumokra (a GOST számmal van feltüntetve), a felépítésre és a tervezési szabályokra, az egységes dokumentációs rendszer (DCL) elemeire. Egy ilyen rendszer egymással összekapcsolt dokumentumok formáinak kombinációjából áll, amelyek informatív képet adnak a gazdasági és vezetési tevékenységek bizonyos típusairól. Az USD egységes szabályokon és követelményeken alapszik, rendelkezik minden tevékenységi terület kezeléséhez szükséges adatokkal.
A szokásos dokumentációs rendszer oly módon van felépítve, hogy kielégítse bizonyos tevékenységek dokumentálásának igényeit, a szabványosítási rendszer dokumentumai pedig annak a folyamatnak az eredményei, amelyek során a dokumentumokat egységes formába és rendszerbe hozzák, amikor az egységesség érvényesül, és az indokolatlan dokumentumsablonok, azok részletei és mutatói csökkennek. A szabványosítási folyamat során a munkafolyamat ésszerű egységessé vált.
Jóváhagyási szint és kapcsolódó kategóriák
A szabványosítás az egyesítés eredményeinek jogi jóváhagyásának egy formája, amely az állam kombinációja. a szabványokat és a dokumentumok egyetlen formáját tartalmazza.
Az USD fel van osztva:
- állam. szabványok;
- a dokumentumok szabványosított formái;
- használati útmutatások.
Az egységes dokumentum részleteit a célfeladatnak és a megállapított jóváhagyási szintnek megfelelően kell alkalmazni. Az Orosz Föderációban a szabványosítási dokumentumokat kategóriákra osztják:
- Osztály (ágazatonkénti bontás). Használják az összes vállalkozásra jellemző gazdálkodási folyamatok dokumentálására, tekintet nélkül a tevékenységre és a jogi normákra. A jóváhagyásra szövetségi szinten kerül sor.
- Cégek, szervezetek és vállalkozások okmányai. Helyi meghatározás.
- All-Russian. Az ilyen formák alkotói a Szövetségi Levéltár Ügynökség, az Oroszországi Pénzügyminisztérium, a Szövetségi Állami Szolgálat. statisztikák, az Orosz Föderáció Központi Bankja.Ezeknek a dokumentumoknak a formái minden szervezetben kötelezőek, függetlenül a tulajdon és az alárendeltség formájától (például a számviteli nyilvántartások és a javadalmazás nyilvántartása, amelyet az RF Állami Bizottság 2004. február 5-i határozatával jóváhagytak).
- A Szövetség alapító szervezeteinek dokumentumainak formái. Jóváhagyásra regionális, regionális vagy helyi szinten kerül sor. Az ilyen formák az Orosz Föderáció releváns tárgyainál gyakoriak.
Az információs támogatás sajátosságai
Az interdiszciplináris dokumentumkezelési rendszerek mellett a nemzeti szabványosítási rendszer dokumentumformáit is használják, amelyek tükrözik az egyes iparágak tevékenységeinek jellemzőit. Az ilyen tulajdonságok fel vannak osztva:
- Kiegészítő adatkövetelmények a tipikus terv vezetői funkcióinak megoldásához (például oktatási vagy egészségügyi személyzet elbocsátása / felvétele).
- Egyéb tevékenységek, amelyek működéséhez hasonló iparágat és annak irányítási szabályait szervezték meg. A külön dokumentáció tartalmazhatja:
- receptek;
- kórtörténet;
- betegszabadság;
- tanúlapok;
- útmutatók;
- esetek leltára (archívum);
- kártyák;
- kútügyek (kutatási termelés);
- teljesítménynyilatkozatok;
- ütemterv (képzési dokumentáció).
A dokumentáció meghatározása
Ezt a kérdést a külön felhatalmazott osztályok és szervezetek, például az orosz állam foglalkoztatják. a könyvtár gondoskodik a dokumentáció összetételének meghatározásáról, amely az ország összes könyvtárában rendelkezésre áll. A dokumentumok ágazati formái normatív természetűek, ha egy részleges rendszer (például közjegyzői vagy bírói rendszer) keretén belül helyezkednek el, hasonló sablonokat használnak hasonló tevékenységekkel foglalkozó meghatározott szervezetekben (például orvosi vagy biztosítási).
A szabványosítási dokumentumok vállalkozásokban történő használata lehetővé teszi a dokumentumok összeállításának, feldolgozásának, előállításának, feldolgozásának és továbbításának költségeinek csökkentését. Így a dokumentumok áramlása a szervezeten belül felgyorsul. A dokumentumok tartalmának átszervezése javítja a kezelési feladatok minőségét. A dokumentum összetételét a formanyomtatvány rögzíti (egységes szabályozási dokumentum, amely a jogi állapotú cégvezetési tevékenység feladatai elvégzéséhez szükséges dokumentumok listájából áll), és a dokumentum-űrlap átalakításokat a dokumentumalbumban rögzítik. Az ütemterv megszervezi a dokumentációs folyamatot, létrehoz egy vizuális sémát az összes típusú tevékenység elszámolására. A jelentéskártya úgy van kialakítva, hogy megállapítsa a hely és az idő rögzítésére, valamint a döntéshozókra vonatkozó bizonyos szabályokat.
Fontosabb tulajdonságok
Bemutatjuk a dokumentumlapok albumával kapcsolatos szabványosítási dokumentumok típusait (az intézményben történő dokumentumkezeléshez szükséges egységes űrlapok sablongyűjteménye):
- az irodai osztályban vagy irodában tárolt referenciaminta (papíron);
- elektronikus munkalap, minden munkahelyen elérhető.
E dokumentumok kialakításának megkülönböztető jellemzői a következők:
- a dokumentumok tartalmának szabályozásának egységes kialakítása, az ismétlődő információk kizárása;
- közös terminológia és konvenciók, amelyek lehetővé teszik a különböző irányítási szintek mutatóinak és a vizsgált rendszerek összehasonlítását;
- egységes minták kialakítása a dokumentumok meghatározott formáinak elkészítéséhez.
A dokumentum-szabványosítás alapelvei és alapelvei
A CMEA bizottsága összetett szabványosítást írt le, amelyben célzottan létrehozza és alkalmazza a kapcsolódó követelmények rendszerét mind az objektumra, mind annak elemeire, annak érdekében, hogy optimális megoldást nyújtson egy adott problémára. A dokumentumok jóváhagyása az állam követelményein alapul.a CMEA, ISO és más nemzetközi szervezetek szabványai és szabályai, amelyek a dokumentumok egyesítése és szabványosítása területén működnek.
A dokumentumok szokásos tartalmának éles változása hátrányosan befolyásolhatja a szervezet alkalmazottainak pszichológiai átszervezését. Ezért az átalakítási folyamatnak zavartalanul kell folytatódnia, és csak a legszükségesebb változtatásokra kell vonatkoznia, megőrizve a nemzeti szabványosítási dokumentumok szabályait és alapjait, valamint anélkül, hogy gazdasági károkat okozna. Először minimális változásokat vezet be, majd radikális változásokat. A szabványok fokozatos átalakítása lehetővé teszi a folyamat minden résztvevőjének a teljes munkafolyamat szabványosítását.
Információfeldolgozás
A dokumentumokban általánosan megtalálható és egy általánosan elfogadott sablon létrehozása leegyszerűsíti az adatfeldolgozás kézi módszereit, hatékonyabbá válik a munka, csökkennek a pénzügyi terv költségei, és csökken a korábban a vezetői személyzet képzésére fordított idő, ami tagadhatatlanul pozitív dinamikát eredményez. Fontos figyelmet fordítani a kezelési dokumentumokra vonatkozó általános követelmények betartására az automatizált vezérlőrendszerek működésének feltételei között, amikor az összes dokumentum egyesítésének és szabványosításának hatása hirtelen növekszik.
Az archiválás, amely az archívumtudomány elméleti és gyakorlati alapjait vizsgálja, befolyásolja a dokumentum formák fejlesztését. A szabványosítási folyamatok automatizálása a nemzetgazdaságban a dokumentumrendszer osztályozásával kezdődött, majd folytatódott a menedzsment területén, ahol elérte a jelenlegi hatékony formáját. Most ez a folyamat érinti a nemzetközi és nemzeti szervezeteket, 10 külföldi szervezet dolgozik a külkereskedelmi kapcsolatok munkafolyamatának egyszerűsítésén, ide tartozik a Külkereskedelmi Bizottság, az ECE Kereskedelmi Fejlesztési Bizottság, a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet stb.