A szervezetek gazdasági tevékenységei sok tevékenységet, műveletet, kommunikációt és a napi rutin egyéb aspektusait tartalmazzák. A szervezet vezetése és alkalmazottai naponta szembesülnek a különféle kérdések kezelésének és a vezetési döntések meghozatalának szükségességével. Néhány esetet nem lehet megoldani munkahelyen, kényelmesen ülve egy irodai székben, a számítógépnél. Szükség van kirándulásokra és üzleti utakra, tárgyalásokra más városokban és akár országokban is. Ez a cikk részletesen tárgyalja az üzleti út szükségességét, céljait és példáit, a hatályos jogszabályok szerinti tervezést, a dokumentációs követelményeket, valamint az oroszországi és külföldi utazások jellemzőit. Szintén ebben a cikkben foglalkozunk azzal a kérdéssel, hogy kik küldhetők utazásra, és mit kell üzleti utazásnak tekinteni.
Üzleti utazási koncepció
Ennek a fogalomnak egyértelmű meghatározása van, amelyet a munkajog tartalmaz. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szerint az üzleti út egy alkalmazott útmutatása egy meghatározott feladattal járó utazásra. Ugyanakkor a rendeltetési hely meglehetősen távol van a munka fő helyétől, az utazásnak egyértelműen megfogalmazott célja van, amelyet a dokumentumok előírnak, és végrehajtásának ütemezése korlátozott. A kísérőokmányok nyilvántartását, az utazás végén történő beszámolást, a munkavállalóra vonatkozó garanciákat a munkaügyi és adójogi törvények szabályozzák. A lehetséges küldetési célokat szintén meghatározzák, amelyek példáit az alábbiakban mutatjuk be.
Miért van szüksége üzleti utakra?
Amikor egy alkalmazott üzleti útra megy, a vezetés egyértelmű feladatot határoz meg számára, amelyet a folyamatában teljesítenie kell. A feladat a szervezet üzleti életének különféle területeire vonatkozhat. Az utazási célok példái a következők:
- szerződéses kapcsolatok megkötése az ügyfelekkel történő szállítás vagy értékesítés során;
- tárgyalások az együttműködésről;
- a tevékenység jogi oldalával kapcsolatos viták, konfliktusok és egyéb kérdések rendezése;
- berendezések, alapanyagok és kellékek beszerzése;
- üzleti konferenciák, ülések és kiállításokon való részvétel a vállalat irányításával kapcsolatban;
- az áruk promóciója új piacokon, az ügyfélkör bővítése;
- részvétel a vállalat tevékenységeivel kapcsolatos kutatási projektekben;
- személyzet fejlesztése;
- értékesítési piacok, versengő szervezetek és egyéb marketing kérdések kutatása;
- hardver, szoftver felállítása és más műszaki kérdések kezelése leányvállalatokban vagy divíziókban;
- a fiókhálózat és az egységek ellenőrzése.
Amit nem lehet üzleti útnak tekinteni
Nem minden alkalmazott utazása tekinthető üzleti útnak. Utazás az alábbi helyzetekben tilos:
- a munkavállaló hivatalos regisztrációjának hiánya a szervezetben, nem kötött munkaszerződés, nincs bejegyzés a munkafüzetbe;
- a munkavállaló munkaszerződése meghatározza a munka utazási jellegét;
- a munkavállaló szabadúszó alkalmazott, akinek nincs rögzített rögzített munkahelye.
Az utazás típusai és ütemezése
A vállalati megbízások különböző jellemzők alapján osztályozhatók. Tehát területi alapon az Orosz Föderáció területén és külföldre utaznak.Az utazás feltételei alapján megkülönböztetjük a rövid és a hosszú távot. Az utazók összetétele - csoportos és egyedülálló. Lehet, hogy ütemezett és nem ütemezett utak is vannak.
A mai napig a jogszabályok nem tartalmaznak egyértelmű iránymutatásokat az utazás ütemezésére vonatkozóan. Nincs minimális vagy maximális korlátozás. A szervezet vezetése önállóan határozza meg a feladat összetettségét és a teljesítéséhez szükséges időt. Korlátozások léteztek korábban. Úgy véltek, hogy az utazás maximális időtartama nem haladhatja meg a negyven napot. Az építőiparban a maximális utazási küszöb elérte az egy évet.
Jogi követelmények és szabályozás
Az üzleti tevékenységként kiadott utakra a jogszabályok bizonyos követelményeket írnak elő. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve és az Orosz Föderáció Adó Kódexe utazásait szabályozzák. A Munka Törvénykönyve a 166., 167., 168. cikkben meghatározza az említett munkafolyamatokra vonatkozó szabályokat. Ezek számos olyan kérdést felfednek, amelyek ezen eljárás végrehajtása során felmerülhetnek: mit lehet üzleti útra tekinteni, garanciákat nyújtanak egy alkalmazottnak, valamint kérdéseket vetnek fel az utazás költségeinek megtérítésével kapcsolatban.
Az adótörvény leírja, hogyan kell az utazási költségeket a könyvelésben tükrözni, mit lehet megterhelni attól, hogy milyen összegeket fizetnek a polgárok társadalombiztosítási alapjaihoz. Vannak külön határozatok, amelyek a legteljesebb információt tartalmazzák a jogalkotási aktusok módosításairól, a számviteli újításokról és a szabályozó testületek követelményeinek biztosításáról. Az összes információ megtalálható a következő dokumentumokban: 749., 729., 812., 64. számú rendelet.
Mi garantált az alkalmazott számára
A munkavállalónak nyújtott garancia nem függ az utazás céljától, sok példát találhat. De ezek közül bármelyiknél a munkáltatónak vannak bizonyos kötelezettségei a munkavállalóval szemben. Az üzleti úton küldött munkavállaló a következő garanciákkal rendelkezik:
- pozíció megtartása, munkahely, átlagos napi bér;
- üzleti úton töltött szabadnapok fizetése dupla díjszabással;
- az oroszországi és külföldi üzleti út során felmerülő költségek megtérítése, ideértve a külföldi útlevél kiállítását, a vízum megszerzését, a vámtételeket és egyéb díjakat.
Ezeket a garanciákat a munkajog szabályozza, és a munkáltató kötelezően teljesíti.
Akit küldeni üzleti útra
Az utazásra küldött alkalmazott kiválasztása az utazás céljától, a munka példáitól, annak időtartamától és a várható feltételek súlyosságától függ. Az utazás különböző okai speciális ismereteket és készségeket igényelnek a munkavállalótól.
Tehát a szállítási szerződés végrehajtását olyan személyre kell bízni, aki hozzáértő az üzleti tárgyalásokhoz és a diplomáciához. Ez lehet olyan szakember, akinek a munkakörébe tartozik a vásárlások elvégzése, a beszállítókkal fenntartott üzleti kapcsolatok költségvetésének megtervezése és kiszámítása, vagy olyan személy, aki helyesen meg tudja magyarázni álláspontját és elérni az optimális feltételeket egy szállítási szerződésben.
Ha az utazás célja berendezések vagy szoftverek felállítása, akkor a kiküldött alkalmazottnak nincs elegendő ismerete az irodai munkáról és a szokásos emberi karizmáról. A technikai háttérrel rendelkező tisztviselőt elküldik egy ilyen utazásra. Ugyanez a helyzet a helyszíni ellenőrzések és az ellenőrzések elvégzésekor. Könyvelőt vagy közgazdászot kell küldeni egy ilyen utazásra.
Ki tilos küldeni üzleti utakon
Az emberi tényezőn és a jelöltek képesítésével és személyes képességeivel kapcsolatos kérdések mellett egy másik szempont is van az alkalmazott kiválasztásakor üzleti útra. Jogi követelmények vonatkoznak az olyan polgári kategóriákra, amelyeket semmilyen körülmények között nem lehet kiküldeni. Ide tartoznak az egyének következő csoportjai:
- kiskorú alkalmazottak, gyakornokok, gyakornokok;
- terhes nők;
- a társaság hallgatói szerződés alapján dolgozó alkalmazottai (kivéve a kiképzés céljából tett üzleti utakat);
- választási kampányok tagjai, politikai tisztségviselők;
- emberek, akik képességeit a betegség korlátozza.
Vannak olyan emberek csoportjai is, akiket csak az írásbeli hozzájárulásuk kézhezvételekor lehet küldeni üzleti útra:
- nők kisgyermekekkel (három éves korig);
- egyszülős, aki öt évesnél fiatalabb gyermeket nevel;
- a teljes életkor alatti gyermekek gyámjai;
- Olyan alkalmazott, akinek a családjában van olyan eltartott, aki állandó gondozásra szorul.
Utazási engedély
Annak érdekében, hogy az üzleti utat figyelembe lehessen venni az adó-, a számviteli és a vezetési számvitelben, megfelelő módon meg kell szervezni. Mindenekelőtt el kell készíteni egy küldetési megbízást, meg kell határozni a dátumokat. Az utazásra jelentkezőnek meg kell ismerkednie a kidolgozott dokumentummal, és írásban be kell adnia hozzájárulását vagy elutasítását.
Ha a válasz igen, a menedzser utasítást ad ki a szakember üzleti útra küldésére. A munkavállalót kiállítják és kiállítják üzleti úti igazolással és munkaköri megbízással. Az utazás végén a kirendelt alkalmazottnak jelentést kell benyújtania az elvégzett munkáról és egy előzetes jelentést, amely megerősíti a csekkeket, a nyugtákat és a jegyeket.
2016 óta a jogszabályokat módosítják, amelyek szerint a tanúsítvány kiállítása és a hivatalos megbízás megszűnik. Ehelyett egy feljegyzéset használnak. Számos belső számviteli szervezet azonban továbbra is készíti ezeket a dokumentumokat.
Személyes vagy vállalati személyszállítás esetén szolgálati feljegyzésre és fuvarlevéllel, valamint meghatalmazással és egyéb dokumentumokkal kell igazolni egy adott autó használatának jogszerűségét.
A dokumentumokban szereplő információk
A szolgáltatási nyilatkozatot szabad formában állítják össze, de számos részletre kötelező feltüntetni: a keltezett üzleti út időtartamát, információkat a használt szállításról, az alkalmazottnak kitűzött célokat és azok végrehajtásának eredményeit.
A munkavállaló által az utazás során felmerült összes költséget fel kell tüntetni a költségjelentésben. Ez a követelmény feltétlenül minden típusú kiadásra vonatkozik, ideértve a lakhatási, szállítási, üzemanyag-, élelmezési és egyéb költségeket. Annak érdekében, hogy megbizonyosodjanak a lakhatás megfizetésének költségeiről, az utazás végén be kell nyújtania a számviteli osztálynak egy csekket, nyugtát vagy nyugtát, amely tartalmazza a bérbeadót, a helyiség költségeit és bérleti idejét.
Ennek megfelelően ki kell adni a kezelési megbízást. Irodai munkában létezik egységes T-9 formanyomtatvány, de a szervezet nem köteles kizárólag azt használni. Egy adott szervezet számviteli politikájában rögzíthető a dokumentum saját formája. Lehetőség van arra is, hogy szabad formában megrendelést készítsen. A fő feltétel a következő adatok tartalma:
- annak a szervezetnek a neve és adatai, amely az alkalmazottat utazásra küldte;
- munkavállalói információk;
- a megrendelés elkészítésének dátuma;
- az üzleti utazási időszak kezdő és záró dátuma;
- a munkavállaló feladatai, az utazás célja.
Üzleti utazási példa
Minél felelősebb a feladat, annál több szintet tartalmaz. Minél többet fektet be egy vállalkozás egy üzleti vállalkozásba, annál több eredményt kíván elérni. A megrendelésben nem feltüntetik az összes apróbb részletet, amelyet a menedzser tudni akar. Néhány közülük szóbeli megbeszélést lehet folytatni az üléseken és az utazók eligazításán. De valószínűleg az utazás alapján a munkavállalónak minden pontról jelentést kell tennie, még azokról is, amelyeket nem hivatalosan regisztráltak, de szóban bejelentettek. Az érthetőség kedvéért az alábbiakban példát mutatunk be a munkafeladatra.
Vegyük például a célt - "Beszerzési szerződés megkötése, termékek reklámozása". A reflexió kényelme érdekében az 1C program által generált dokumentumtípust használjuk.Megtalálható a személyzeti nyilvántartásban, a T-10a. Ez az űrlap 11 kitöltendő oszlopot tartalmaz: szerkezeti egység, szakember beosztás, ország, város és szervezet, amelyre a munkavállalót megküldték, az üzleti út kezdő és záró dátuma, a teljes naptári napok száma, kivéve az utazási időt, a fizető szervezet, az ok, a tartalom feladatok és rövid jelentés a végrehajtásáról. A dokumentumot a szerkezeti egység vezetője, a szervezet vezetője és maga a munkavállaló írja alá.
A megrendelés az alábbiak szerint tölti ki az utazási információkat:
- A munkavállaló vezetékneve, utóneve, családneve és személyi száma: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (a személyi állomány száma külön ablakban, a személyi nyilvántartás szerint).
- Osztály: Marketing és Reklám Osztály.
- Beosztás (specialitás, szakma): Vezető marketing szakember.
- Üzleti út (ország, város, szervezet): Oroszország, Moszkva város, LLC "Company".
- 2018. január 14-től2018. Január 27-ig tartó 14 naptári napos időszakra.
- Célja: reklámkampány, szállítási szerződés megkötése.
- Üzleti út az alapok rovására: "Realizer" LLC.
- Alap (dokumentum, szám és dátum): 2018. január 13-i 3. számú feladat
A végzés végén a vezető és az alkalmazott aláírása van. A munkavállaló aláírását a felirat ellenére helyezik el, hogy ismeri a megrendelést.
A dizájn finomságai
Ha egy alkalmazott valamilyen okból nem nyújtott be igazoló dokumentumokat a költségekről (csekkek, nyugták), akkor a szervezet ezeket a költségeket nem téríti meg. Ezért az üzleti út során annyira fontos, hogy ne felejtsük el a jelentéstételt. Még a taxival vagy a busszal történő utazást is jegy vagy igazolvánnyal kell igazolni.
Fontos szempont a szervezet strukturális egységének és az utazás céljának a megjelölése is. A megadott adatoktól függően a költségek további leírása a könyvelésben és az adószámvitelben történik. Tehát, ha az utazás célja a gépek javítása volt, számviteli számítások elvégzésekor a kiadások összegét leírják a javított berendezések értékcsökkenéséhez. Ha a cél egy szerződés megkötése volt, akkor a leírásra általános üzleti költségekként kerül sor.
És az utolsó pillanat - üzleti út egy nem teljesített céllal. A legtöbb esetben az ilyen utazás költségeit az adószolgálat nem ismeri el, és nem csökkentik az adóalapot. A tárgyaláson megpróbálhatja megvédeni ártatlanságát, de a legtöbb esetben a törvény a szövetségi adószolgálat oldalán marad.