A személyes dosszié általában olyan speciális dokumentációt tartalmaz, amely tükrözi az alkalmazottról és munkájáról egy adott időtartamra, vagy egy hallgatóra és egy adott felsőoktatási intézményben folytatott tanulmányaira vonatkozó információkat. A munkavállalók személyes aktáinak kialakítását és lebonyolítását általában hosszú ideig végzik. Ilyen módon a személyzetre vonatkozó dokumentumok száma is szerepel. Mi a rendezvény ma a mai eseményről? Milyen információkat tartalmaz az alkalmazottak nyilvántartási fájlja? Miért? Ezekre és más ugyanolyan komoly kérdésekre a válaszok a cikk elolvasásának folyamatában találhatók.
Általános kérdések
Először azonban meg kell jegyezni, hogy a munkavállalók személyes aktáinak kezelése nem kötelező folyamat a munkaadók abszolút összes kategóriája vonatkozásában. Az orosz törvényeknek megfelelően a személyes ügyeket csak azoknak az állampolgároknak kell végezniük, akik közszolgálati pozíciókat töltenek be. Szükséges kiegészíteni, hogy a megfelelő eljárást az 1998. október 1-jén kelt, az orosz állami pozíciókat kitölti személyek ügyeinek kezeléséről szóló rendelettel, valamint a szövetségi szolgálattal kapcsolatos állami állásfoglalásról szóló elnöki rendelet szabályozza.
A kötelezettséget, ideértve a munkavállalók személyi aktáinak kialakítását és karbantartását, az iparági normatív aktus révén a munkáltató - egy állami vállalkozás (szervezet) is átruházhatja. Például: az Orosz Fogyasztófelügyeleti Hatóság 2005. március 16-i végzése, amely jóváhagyja a Szövetségi Közszolgálatnak a fogyasztói jogok és az emberi jólét védelmének felügyeletére vonatkozó szabályait (e cikk 7.7. Pontja szerint a személyes ügyeket bízza meg az ügyek kezelésével), valamint a „ A szövetségi vámszolgálatról ”, 2004. augusztus 21-én, amelyen keresztül jóváhagyják az FCS-re vonatkozó rendeletet. E dokumentum alapján létrehozták és forgalomba hozták a GUK-ról (fő személyzeti osztály) szóló rendeletet. A rendelet tizenöt bekezdésének megfelelően az FCS GUK-nak bízni kell az összes szolgáltató személyi dossziéjának karbantartását.
Ezenkívül az alkalmazottak személyes aktáinak kezelésére vonatkozó eljárást az alapkezelő társaság (más szóval egy magasabb szintű szervezet) is előírhat. Más vállalkozásoknál és szervezeteknél a menedzsment feljogosítja a jogot a vizsgált folyamat végrehajtásának szükségességére vonatkozó döntések meghozatalára, valamint (pozitív irányú döntés esetén) arra is, hogy mely munkavállalói kategóriákhoz ajánlott személyes ügyeket folytatni. A munkavállalók személyi aktáinak kezeléséről szóló rendelet előírja, hogy az elemzett eljárás főszabály szerint a következő polgárokra vonatkozik:
- A rangidős pozíciókban dolgozó alkalmazottak (a szerkezet közvetlen vezetője, asszisztensei (helyettesei), a szerkezeti egységekkel kapcsolatos vezetés és így tovább).
- A társaság alkalmazottai, akikre a jelenlegi orosz jogszabályok szerint felelősséget állapítottak meg (például főkönyvelő, helyettesei, pénztárosa és így tovább).
A munkavállalók személyi aktáinak kezelésére vonatkozó szabályok - amint kiderült - nem tartalmaznak bizonyos kötelezettséget. Számos magánvállalat gondoskodik a személyes ügyek végzéséről abszolút minden alkalmazottja tekintetében.Ez nem függ a státustól és a rangsorolástól, valamint az elvégzett munkatevékenységektől (egyébként, ezért még ide tartozik a műszaki személyzet is). Miért? A helyzet az, hogy az alkalmazottak személyes fájljainak karbantartása nagyon kényelmes információforrás. Ezenkívül ez a rendelkezés abszolút minden alkalmazottra vonatkozik. Az egyetlen mappa tartalmazza a munkavállaló megrendeléseinek legfontosabb másolatait, személyes dokumentációját, valamint egyéb szükséges papírokat. Fontos megjegyezni, hogy a személyes jellegű alkalmazottak személyi aktáinak kezelésére vonatkozó utasítás szolgál az információk konszolidációjához.
Személyes dosszié létrehozása
Manapság a személyes ügyek létrehozása a munkavállalóval kapcsolatos dokumentált adatok szervezett csoportosítása céljából történik, amelyet a munkáltató továbbít neki, amikor egy adott pozícióra áthelyezi vagy felveszi. A munkavállalók személyes aktáinak megőrzésére vonatkozó utasítások azt sugallják, hogy az összes lényeges műveletet - úgy vagy úgy - egy speciálisan felhatalmazott szakemberre vagy egy olyan személyi szervre ruházzák, amely egyénileg felel az ilyen dokumentumok jóhiszemű kezelésének megszervezéséért.
A személyes jellegű eseteket közvetlenül a munkavállaló vezetõi vagy beosztásba történõ átvétele vagy áthelyezése után hozzák létre, amelynek értelmében a felelõsség megállapítását törvény írja elõ. A munkavállalók személyes aktáinak fenntartására vonatkozó eljárás nem zárja ki egy másik pozíciót, ha azt a munkavállalók személyes aktáiban bizonyos műveletek végrehajtására vonatkozó eljárási utasításokkal írják elő.
A moszkvai városi levéltár módszertani ajánlásainak, valamint az Orosz Föderáció VNIIDAD FAS-nak megfelelően a személyes iratok olyan módon tartalmazzák a munkavállalók által a foglalkoztatás során szolgáltatott dokumentumokat, valamint a későbbi szakmai tevékenységük során egy adott vállalkozásnál vagy szervezetnél kialakított dokumentumokat. Tehát ez magában foglalja a következő dokumentumokat:
- Személyes adatlap a személyzettel vagy a megfelelő profildal összhangban.
- Kiegészítés a jelentkezési laphoz vagy a személyes adatlaphoz.
- Munkavállalói önéletrajz.
- Az oktatási dokumentáció másolata.
- A munkaszerződés második példánya.
- Szerződés a felelősségről.
- Ajánlási levelek a korábbi munkahelyekről (jellemzők).
- Alkalmazási jelentkezés (áthelyezés a megfelelő álláshelyre).
- Megrendelések vagy azok kivonatainak felvétele, amelyek megfelelnek a felvételnek vagy más pozícióba való áthelyezésnek.
- Kivonatok a munkavállaló odaítélésével vagy fegyelmi eljárásával kapcsolatos dokumentációból (vagy iratok másolatából).
- A tanúsítási dokumentumok (tanúsítási lapok, áttekintések és így tovább) másolatok (kivonatok).
Személyes fájlok biztonsága
A munkavállalók személyes aktáinak kezelésére vonatkozó rendelkezés azt sugallja, hogy az abszolút biztonság és a könnyű kezelés érdekében megszervezni őket (nevezetesen cérnával és tűvel varrva négy lyukasztáshoz) egy külön mappába a papírképzés során.
Fontos megjegyezni, hogy a fentebb felsorolt dokumentumokon kívül más egyéb iratok is elhelyezhetők személyes iratokban (például a megüresedett állás betöltésével kapcsolatos versenyvizsgát teljesítő alkalmazotti iratok; a munkavállalói jutalmazással, a tiszteletbeli címek kiosztásával kapcsolatos iratok másolatai). Ezenkívül a munkavállalói igazolás hiteles fényképeit személyes fájlokba helyezik, de nem iktatják be.
A munkavállalók személyes aktáinak lebonyolításának sorrendje magában foglalja a kezdeti regisztrációt is. Ilyen módon:
- Minden személyes fájlhoz egyedi számlaszám van hozzárendelve.
- A megfelelő pozíciókat a személyi aktának gerincén és az előlapon kell kitölteni.
- A belső leltár feltétlenül szerepel a személyes dossziéban.
Az alkalmazottak munkakönyveinek és személyes aktáinak karbantartása
Meg kell jegyezni, hogy a személyes jellegű üzleti vállalkozások nem állnak meg az adott szerkezetben foglalkoztatott alkalmazottak teljes munkavégzésének teljes ideje alatt, amikor a szabályzat nem ellentétes ezzel. Így a személyes ügyek kezelése mindenesetre a következő pontokat írja elő:
- Nyilvántartás vezetése az eset szükséges szakaszaiban.
- A dokumentáció helyszínei, amelyeket a személyes fájl részeként kell tárolni.
- A dokumentáció lefoglalása, amelynek szükségessége lejárt.
- A személyes dosszié állapotának időszakos ellenőrzése a benne szereplő iratok megőrzésének témája szerint.
A szervezet alkalmazottja személyes nyilvántartásának vezetése feltételezi, hogy a személyi nyilvántartás dokumentációjában bizonyos dokumentumok vagy azok hiteles másolatai alapján kerülnek bejegyzésre. Fontos hozzátenni, hogy az engedélyezett tisztviselő tisztázza az eljárás végrehajtásához szükséges árnyalatokat, mielőtt konkrét bejegyzéseket tesz a munkavállalóval folytatott személyes beszélgetés során. A személyes iratok lebonyolítása szempontjából releváns nyilvántartások kézi, golyóstoll vagy töltőtoll formájában készülnek kék, fekete vagy lila színben. A munkavállalók személyi aktáinak lebonyolításáról szóló rendelet magában foglalja a javítások kizárását a dokumentációban, valamint az olvasható kézírás megfelelőségét. Ezután, amikor valódi igény merül fel, ezeket a nyilvántartásokat a személyzeti menedzsment szolgálatának felhatalmazott tisztviselője aláírásával hitelesíti. Ezen felül a társaság bélyegzővel van ellátva.
További információk
A feltételezett sorrendet, a munkavállaló személyi aktájának viselkedését a következő szabály szerint kell biztosítani: amikor a dokumentációt felhalmozzák, azt a szakaszoknak megfelelően el kell osztani a személyi aktában. Ezenkívül a papír részei időrendi sorrendben vannak elrendezve. Fontos megjegyezni, hogy a személyes fájlban tárolt egyes dokumentumok úgy vagy úgy vannak számozva. Ezen értékpapírokkal kapcsolatos információk (figyelembe véve az oldalszámozást), amelyek határain belül a személyi aktában találhatók, mindenesetre tükrözik a belső leltárt.
A Belarusz Köztársaság alkalmazottai személyi aktáinak kezeléséről szóló általános utasítás szerint a munkavállalók vállalják, hogy időben tájékoztatják a személyzeti szolgálatot. Ez az információ rendszerint értelmezi az egyes adatokban bekövetkezett változásokat, amelyek szerepelnek a személyes dosszié összetételében. Ezt általában írásban, nyilatkozatként írják le. Ezen felül alkalmazásként szolgál a változásokat megerősítő dokumentáció. Kicsit később, amikor az összes bejegyzés bekerül a személyes fájlba, a dokumentáció úgy vagy úgy történik, hogy visszakerül a munkavállalóhoz. Egyébként, ha szükséges, először elkészítik és igazolják e dokumentumok másolatait, amelyeket később csatolnak a személyes irathoz.
Személyes iratok tárolása és könyvelése
Miután az alkalmazottak személyes dossziéinak kezelését teljes körűen megvizsgálták, tanácsos mérlegelni a tárolás és a könyvelés kérdését. Ezért ezeket az eljárásokat a személyes ügyek félreérthetetlen és gyors keresése céljából szervezték meg, garantálva azok abszolút biztonságát, valamint a dokumentációban szereplő információk bizalmas jellegét a jogosulatlan hozzáféréstől.
Fontos megjegyezni, hogy a társaság alkalmazottai személyi aktáit a személyi állomány nómenklatúrája tartalmazza a „Személyes dossziék” általános névvel összhangban. Ezen felül feltüntetik a tárolási időszakokat is. Az értékpapírok tárolási ideje rendszerint hetvenöt év.
A munkavállalók személyi aktáinak kezeléséről szóló rendelet előírja, hogy a dokumentációt a személyzeti osztályon tárolják (általában ilyen célokra, hogy a helyiségeket ott rendezzék el) a többi papírtól külön. Hozzá kell tenni, hogy a személyzeti szolgáltatás csak az érintett alkalmazottak személyes fájljait tárolja. Az elbocsátott munkavállalók eseteit a törvény által megállapított eljárással összhangban tárolják a szerkezet levéltárába vagy a területi levéltárba.
Meg kell jegyezni, hogy a tárolási feltételeknek úgy vagy úgy kell biztosítaniuk a közvetlen személyes fájlok, valamint a bennük tárolt dokumentumok (információk) abszolút biztonságát a nyilvánosságra hozatal vagy a lopás ellen. Ezért javasoljuk ma a személyes fájlok tárolását széfek (szekrények) segítségével, egyenes helyzetbe helyezve a polcokon (a gyökerekkel együtt).
Mi más?
Mellesleg, a szekrény belsejében vagy az ajtón lévő széfben összefoglaló leírások helyezhetők el a tárolt személyes fájlokkal kapcsolatban. Fontos, hogy az információkhoz kizárólag felhatalmazott tisztviselők, valamint vezetőik férjenek hozzá. Ezután, amikor a személyes fájlok száma meghaladja a megengedett értéket, azokat egy speciális nyilvántartásba vagy naplóba rögzítik. Az esetek rendszerezését az alábbi módszerek egyikével hajtják végre:
- A számok sorrendjével összhangban.
- A közvetlen ábécé sorrendjének megfelelően.
- A szekcióknak megfelelően, a szervezeti egységek neve szerint, a személyzet táblázata szerint, a szekciók belsejében, a közvetlen számla ábécé sorrendjében vagy a számok sorrendjében.
A számviteli egységek teljes számának csökkentése érdekében a személyes fájlokat az úgynevezett outfits részeként tárolhatjuk - a betűrendben tárolásra szolgáló ABC csoportokat. Így abszolút minden személyes iratot, amelyet a megrendelés tartalmaz, egy munkalap előzi meg a munkavállaló nevével. Hozzá kell tenni, hogy a személyes ügyek, amelyek sorrendben vannak, az ábécé sorrendjének megfelelően vannak csoportosítva. A ruhák elején található a benne szereplő személyes fájlok összefoglaló listája.
Személyes iratok időben történő kiadása
A személyes ügyek ideiglenes használatra történő kiállítását egy adott szerkezet alkalmazottai számára annak érdekében, hogy megismerhessék az ott bevitt információkat, általában csak a személyzeti osztály engedélyével történik. A munkavállaló megismerésekor a személyes aktájával a kézhezvételt általában közvetlenül egy hivatalos tiszt jelenlétében végzik, aki felel az ilyen terv dokumentációjának kezeléséért.
Meg kell jegyezni, hogy az alkalmazottak az év során legalább egyszer megismerkednek a személyes ügyekkel, valamint ezen személyek kérésének megfelelően az orosz törvény által meghatározott egyéb esetekben. Amikor megismerkednek a szervezet alkalmazottai személyes ügyeivel, szigorúan tilos:
- Végezzen el minden javítást a személyes fájlok már készített nyilvántartásaiban.
- Írjon be új bejegyzéseket a személyes fájljaiba.
- Kibontja a személyes fájlokból a dokumentációt, vagy tegyen be újakat.
- A személyes iratokat a meghatalmazott személyek által megadott időtartamon túl is megőrizheti.
Fontos nuanciák
Abban az esetben, ha pontatlanságokat találnak a nyilvántartásokban, vagy ha elavult dokumentumokat találnak személyes ügyben, a munkavállaló e tekintetben jogosult a szerkezet személyzeti szolgálatához fordulni. Hozzá kell tenni, hogy a kérelemhez csatolni kell azokat az iratokat, amelyek szerint helyettesítés elvégzése érdekében helyénvaló lenne bizonyos változtatásokat végrehajtani a korábban készített nyilvántartásokban vagy bizonyos dokumentációs egységek másolatában.
Fontos tudni, hogy a személyes tárgyak ideiglenes felhasználásra történő kiadását pontosan arra az időtartamra hajtják végre, amely a szükséges műveletek végrehajtásához szükséges, a személyi dossziék fogadására jogosult személyek listája szerint, amelyet a szerkezet vezetése hagy jóvá. Egyébként a személyes ügy kiadásának tényét, úgy vagy úgy, egy ellenőrző kártyán (naplóban) rögzítik.
Fontos tudni, hogy a személyes iratok megismerését (munkáját) egy erre a célra kialakított helyiségben végzik. Ezen felül a megismerés (munka) ideje vagy más módon a munkanapra korlátozódik.Ezért a munkanap végén a személyes ügyek kezeléséért felelős alkalmazottnak meg kell győződnie arról, hogy az ideiglenes használatra kiadott összes személyes iratot visszatértek a tárolás helyére. Szükség esetén a tisztviselő vállalja, hogy megteszi a megfelelő intézkedéseket a dokumentumok visszaküldésére vagy keresésére.
A személyes dossziék vagy összetételükben szereplő egyedi iratok ideiglenes felhasználás céljából más intézményekre (szervezetekre, vállalkozásokra) történő átadására kizárólag a szerkezet menedzsmentjének jóváhagyása esetén kerül sor, megfelelően végrehajtott kérés alapján.
Fontos tudni, hogy a személyi dosszié kiadásáról törvény készül, amelynek egyik példányát úgy vagy úgy továbbítják a személyi aktával együtt, vagy külön dokumentummal a megkereső fél felhatalmazott személyének. A második példányt a struktúra ügyeiben tárolják közvetlenül a személyes fájl vagy külön dokumentum eredeti visszatartási helyére történő visszatérése előtt.
Az iratok eltávolítása a személyes iratból
Fontos megjegyezni, hogy bizonyos dokumentációs egységek eltávolítását a személyes dossziéből kizárólag a menedzsment engedélyével végezzük, feltéve, hogy a megfelelő rekordot a belső leltár „Megjegyzés” oszlopába helyezzük. A helyén (nevezetesen a szomszédos papírok lapjai között) lévő ideiglenes lefoglalás esetén a szabályok szerint helyettesítő kártyát (vagyis helyettesítő igazolást) helyeznek be, amely a dokumentum kiállítójának aláírásával, valamint az aláírással jelzi a lefoglalás időpontját és okát. az a munkavállaló, aki azt a szerkezetre vonatkozó ideiglenes használati szabályokkal összhangban kapta meg.
A személyes dossziék biztonságának abszolút ellenőrzése érdekében egy adott intézményben (szervezetben, vállalkozásban) évente (nevezetesen legkésőbb a jelentéstételt követő első negyedévben) ellenőrzik azok állapotát és elérhetőségét. Tudnia kell, hogy az ellenőrzési folyamat során feltárt hiányosságokat és hiányosságokat mindenesetre rögzítik a jogi aktusban, amelyet a bizottság elnökének jóváhagyását követően azonnal eljuttatnak a szervezet vezetőségéhez mérlegeléshez és az elveszített vagy pontatlan dokumentumokkal kapcsolatos további döntéshozatalhoz.