In qualsiasi organizzazione, la documentazione viene archiviata per un periodo di tempo specificato, dopodiché deve essere trasferita nell'archivio comunale o statale. Il processo di trasferimento di documenti ufficiali per l'archiviazione ha alcune caratteristiche, che possono variare in diverse parti del paese.
Le pratiche burocratiche sono l'area di lavoro responsabile del processo di documentazione e dell'esecuzione dei documenti ufficiali.
Il lavoro d'archiviazione è un'attività speciale delle strutture statali, delle organizzazioni e dei cittadini nella contabilità, nella conservazione e nell'uso dei documenti d'archivio.
Tipi di documenti
L'archiviazione e le pratiche burocratiche includono molti termini per designare documenti di vario genere. I documenti sono:
- Bene (contiene dati sotto forma di un'immagine di qualsiasi tipo).
- Documento fotografico (creato utilizzando la fotografia o l'iconografia. Tale documento di solito contiene immagini di vari oggetti d'arte).
- Grafica (usano linee, chiaroscuri e tratti).
- Un documento fonografico (un vettore con dati audio che viene installato da qualsiasi sistema di registrazione audio).
- Audiovisivo (contiene immagini e suoni).
- Documento cinematografico (più spesso si tratta di un documento audiovisivo o pittorico; il metodo cinematografico viene utilizzato per compilarlo).
- Un documento scritto (si tratta di dati che possono essere identificati utilizzando qualsiasi tipo di lettera).
- Testo (contiene tutti i dati vocali che utilizzano la registrazione audio).
- Testo macchina (la registrazione è coinvolta nello sviluppo in uno dei modi possibili, grazie al quale le informazioni vengono elaborate utilizzando un computer elettronico).
- Belova (la forma finale del documento copiata a mano o con l'aiuto di mezzi tecnici senza correzioni ed errori).
- Scritto a mano (i segni in tale documento vengono applicati solo a mano).
- Videogramma (immagine che mostra le informazioni sullo schermo).
- Documento dattiloscritto: implica segni della lettera, applicato con qualsiasi mezzo tecnico.
- Progetto di documento: riflette le attività dell'autore con tutte le macchie e le correzioni.
norme
In conformità con la legge russa, la procedura per il trasferimento di documenti ufficiali nell'archivio è regolata da GOST R 7.0.8-2013. 12 mesi dopo la fine delle scartoffie, i documenti sono obbligatori trasferiti nell'archivio in conformità a tutte le regole e requisiti. La preparazione per il trasferimento può essere effettuata dal personale di produzione o da una società di terze parti.
L'archivio e le scartoffie di GOST 2013 contengono le definizioni dei termini di base e più comuni utilizzati in quest'area. Nel documento puoi vedere sia i termini più generali - un modulo o un inventario, sia quelli altamente specializzati, ad esempio la barra delle restrizioni di accesso.
Inoltre, la gestione e l'archiviazione dei record GOST contiene una definizione (interpretazione) di termini che si riferiscono al settore dell'organizzazione del lavoro con documenti, documentazione e altri documenti.
Fasi di preparazione
Preparazione dettagliata dei materiali per il trasferimento in archivio:
- assicurarsi che i documenti soddisfino tutti i requisiti stabiliti da questo archivio;
- eseguire documentazione libretto;
- numerare tutti i fogli;
- sviluppare un Case Certificatore;
- specificare i dettagli della copertina;
- sviluppare un file case interno;
- creare un inventario.
Se è previsto il trasferimento di documenti da conservare per meno di 10 anni, è ammessa l'assenza di opuscoli, sistematizzazione, numerazione, elementi di certificazione.Qui, prima di tutto, è necessario concentrarsi sui requisiti di un determinato archivio, poiché gli standard delle diverse istituzioni possono contenere uno o tutti i problemi sopra elencati.
La legge sull'archiviazione e la tenuta dei registri elenca i termini principali e le loro definizioni in questo settore. Di seguito ne consideriamo alcuni.
Conservazione e archiviazione dei documenti: termini e definizioni
- Documentazione: correzione delle informazioni in qualsiasi forma, in conformità con le regole indicate.
- Unified Documentation System (DCL) - un sistema che contiene le informazioni necessarie per la gestione in una specifica area di lavoro.
- Regole di documentazione: un elenco di regole e regolamenti sul processo di elaborazione dei documenti.
- Unified Document Form (UFD): molti dettagli impostati in un ordine specifico su vari supporti dati per risolvere eventuali problemi nel campo di attività.
- Sistema di documentazione: molti documenti sono uniformi per tipo, tipo e scopo, nonché i requisiti per la loro preparazione.
- Nome del documento: il nome specifico del documento nella lettera.
- Documento organizzativo e amministrativo: presenta la soluzione di vari compiti organizzativi e amministrativi, questioni di gestione, regolamentazione del lavoro dei dipartimenti di produzione, organizzazioni, nonché strutture e autorità statali.
- Puntelli - uno qualsiasi degli elementi richiesti del documento ufficiale. I puntelli sono spesso composti da parti variabili e costanti.
- Modulo: un campione di carta. Indica l'ambito di utilizzo, le domande per la costruzione e i dettagli principali.
- Il modulo è un insieme di dettagli che aiutano a identificare l'autore di un documento ufficiale.
- Il foglio di rapporto standardizzato è un elenco di UVD approvati.
- Registrazione: inserendo in un documento tutti gli elementi necessari stabiliti dai requisiti del lavoro d'ufficio.
- Il campo di servizio di una forma uniforme - la zona UVD, è fisso nei componenti tecnici di archiviazione e viene utilizzato per l'applicazione di immagini specializzate.
Questi sono i termini e le definizioni di base dello standard statale esistente per l'archiviazione e le pratiche burocratiche.
Tipi di dettagli
Separatamente, vale la pena soffermarsi sui dettagli utilizzati nella preparazione dei documenti ufficiali:
- Firma - un segno scritto di una persona autorizzata.
- Timbro di approvazione: esprime una valutazione positiva dell'organizzazione o di una persona che non è l'autore di documenti ufficiali.
- Data: indica il giorno in cui è stato redatto il documento, nonché quando è stato accettato, concordato o pubblicato.
- Timbro limite: un segno che indica che le informazioni sono disponibili per un determinato numero limitato di persone.
- Titolo: sintetizza l'essenza del documento.
- Il timbro di approvazione - parla della normatività e della legalità delle informazioni contenute nel documento.
- Visto: esprime il consenso o il disaccordo della persona autorizzata con le informazioni di cui al documento.
- Testo: dati registrati da qualsiasi tipo di lettera o sistema di registrazione del suono. Include la parte principale delle informazioni vocali del documento.
Manuale di istruzioni
Regole, elenchi, istruzioni per il lavoro d'archiviazione e altri documenti normativi aiutano ad attuare la legge di base. Esistono requisiti di base per il funzionamento delle strutture archivistiche che sono stati creati nel 2002.
Vale la pena notare che tali regole non sono state registrate presso il Ministero della Giustizia della Federazione Russa. A questo proposito, le "Regole di base degli archivi dipartimentali" del 1986 sono ancora valide.
La presenza di questi requisiti nel campo delle pratiche burocratiche e dell'archiviazione è dovuta alla necessità di coerenza nella contabilità, nell'uso, nel completamento e nella conservazione dei documenti negli archivi, nell'organizzazione di tutti questi processi. L'obiettivo principale dei requisiti è la nomenclatura.
Quindi, l'algoritmo delle azioni è il seguente:
- organizzare un esame del valore dei titoli;
- preparare i documenti per l'invio all'archivio;
- formare un'impresa;
- elaborare una procedura per l'assegnazione dei documenti per la distruzione;
- invia il caso all'archivio.
Vale la pena notare che questi requisiti non si applicano alla documentazione, il cui lavoro non è regolato dalla legge della Federazione Russa del 21 luglio 1993 "Sul segreto di Stato".
organizzazione
L'archiviazione di documenti e documenti aiuta a controllare chiaramente il lavoro con i documenti, garantendo al contempo la loro sicurezza e accessibilità. Esistono alcuni tipi di documenti che hanno un termine specifico e persino un metodo di archiviazione.
Nell'organizzazione del lavoro d'archiviazione, i dipartimenti e gli organi statali trasferiscono senza indugio i documenti ufficiali ai fondi archivistici della Federazione Russa (AF RF). Le strutture commerciali, a loro volta, hanno una più ampia scelta di metodi per conservare la documentazione.
Ogni gruppo di documenti ufficiali ha il suo periodo di conservazione specifico, che è regolato in conformità con il quadro normativo della Federazione Russa. Viene inoltre creato un inventario in cui viene annotata la data di sequestro dei documenti nell'archivio con la data di scadenza della conservazione e un riferimento alla pertinente disposizione di legge.
Requisiti per il luogo di conservazione dei documenti
All'interno dell'azienda, l'archiviazione di documenti è organizzata in edifici specializzati o in stanze separate e isolate. Allo stesso tempo, il riscaldamento eccessivo e l'umidità elevata nella stanza sono severamente vietati. Questi sono i criteri più importanti per l'archiviazione di documenti d'archivio. Allo stesso tempo, diversi supporti di dati necessitano della propria modalità. Vale a dire:
- Carte: 18-20 ° С, umidità dell'aria - 52-57%.
- Film: bianco e nero - 16 ° С, colore - 3-6 ° С. L'umidità è del 41–44%.
- Nastri e dischi magnetici: 16-19 ° С, umidità dell'aria - 52-64%.
È impossibile organizzare documenti vicino a magazzini con alimenti e prodotti chimici, nonché fast food, mense. Inoltre, dovrebbe esserci un locale separato per la ricezione dei documenti, in cui si svolgerà l'acclimatazione della documentazione. A volte queste sale vengono utilizzate per l'archiviazione a breve termine di vari supporti di archiviazione.
La stanza dovrebbe contenere gli scaffali del catalogo necessari, rack e cartelle di archivio, scatole speciali. I documenti particolarmente necessari e di valore economico sono collocati in armadi metallici con serrature di sicurezza. Oltre ai requisiti di base, esistono altre condizioni, non meno importanti:
- Sicurezza. Le sale d'archivio devono essere resistenti al fuoco, protette dalle inondazioni, c'è un'uscita di sicurezza. La distanza dei documenti dalla fonte di calore (comprese le finestre) è di almeno 0,6 m. È severamente vietato posizionare la carta vicino a loro.
- Uso di condotte isolate solo con dispositivi di protezione.
- Prese sigillate nascoste e cavi elettrici.
- Divieto rigoroso di utilizzare tutti gli apparecchi di riscaldamento. Inoltre, non sono ammessi alimenti e altri articoli non correlati alla conservazione della documentazione.
- In presenza di devono essere rack mobili o fissi di metallo. Le carte su di essi sono posizionate meglio in scatole o pacchi. Allo stesso tempo, la distanza nella navata principale sarà di almeno 1,3 m e tra i rack - 0,7 m. La distanza dal cassetto inferiore - almeno 0,1 m e dal rack alla parete - non più di 0,5 m.
Anche un requisito obbligatorio per lo stoccaggio: la posizione degli armadi è perpendicolare a pareti, finestre e batterie.
Nell'archiviazione di un magazzino di carta è accettabile la luce artificiale e naturale. Allo stesso tempo, è importante impedire che la luce solare diretta penetri nella documentazione. Se si utilizzano lampade a incandescenza, è necessario installare una copertura protettiva sopra ciascuna. I dispositivi fluorescenti devono essere selezionati con un piccolo spettro UV.
Tempo di conservazione
Per l'archiviazione di documenti ufficiali, viene utilizzato un metodo specifico di sistematizzazione della documentazione in produzione. Aiuta a rispettare le leggi e i regolamenti applicabili. Lo scopo è quello di eliminare la perdita di informazioni importanti.
Alla scadenza del tempo stabilito per la conservazione dei titoli nell'archivio, la persona responsabile deve distruggere i documenti ufficiali e quindi creare un atto di liquidazione.
Inoltre, ci sono documenti con un periodo illimitato di tempo di archiviazione. È in corso una procedura di finanziamento per loro. Questa è una divisione di lavori d'archiviazione per vari fondi e collezioni.
Documenti normativi
La legislazione nel campo del lavoro d'archivio archivistico contiene molte raccomandazioni metodologiche e atti legali regolatori. Questo è un meccanismo regolatorio complesso, ma logicamente corretto.
Il pilastro principale nella regolamentazione delle relazioni è la legge del 22 ottobre 2004 n. 125-ФЗ "sugli affari archivistici nella Federazione Russa". Sulla base, sono state adottate leggi a livello di entità costituenti della Federazione Russa sulle regole per lavorare con la documentazione, elenchi di documenti con periodi di conservazione. Include anche altri documenti normativi sulla gestione dei documenti d'archivio, concordati con le unità d'archivio.
Queste leggi e regolamenti aiutano ad attuare le normative legali. Obbligatorio per qualsiasi organizzazione e istituzione di qualsiasi forma di proprietà.
GOST su archiviazione e pratiche burocratiche si applica alla documentazione di proprietà statale, municipale e privata. Ha identificato i principali tipi di documentazione che viene trasferita all'archivio statale ed è inclusa nel Fondo archivistico della Federazione Russa. L'inclusione di documenti di proprietà privata avviene secondo la legge.
Anche i tempi per il trasferimento di documenti ufficiali negli archivi comunali e statali sono definiti rigorosamente. Questo vale per le imprese municipali e statali, nonché per quelle non statali che concludono un accordo sullo stoccaggio permanente.
Gli archivi statali e municipali creano elenchi di organizzazioni e li trasferiscono documenti (liste di prelievo) per l'archiviazione e ulteriori trasferimenti al Fondo archivistico della Federazione Russa. L'inclusione delle imprese non statali in tali elenchi è su loro richiesta e conformemente all'accordo esistente. Inoltre, l'archivio può mantenere elenchi di personale per le organizzazioni con le quali è prevista solo la collaborazione.
Che cosa succede ai documenti di archivio quando un'organizzazione viene chiusa?
In caso di liquidazione, riorganizzazione o fallimento di un'impresa, tutta la documentazione archivistica deve essere trasferita ai successori che hanno il diritto legale di farlo, al fondatore, all'archivio statale o municipale.
La privatizzazione delle organizzazioni municipali o statali ti consente di lasciare nel loro archivio tutti i documenti emessi a seguito delle loro attività (ad esempio, ordini sul personale).
Ordine di accesso e restrizioni
Sono inoltre regolati dalla legge. Le restrizioni riguardano il turno di accesso alla documentazione contenente segreti di stato (o protetti dallo stato) o informazioni sui segreti personali o familiari (in questo caso, il periodo di conservazione sarà di 75 anni dal momento in cui il documento è stato compilato).
Va notato che gli archivi devono fornire documenti legali (copie o certificati di documenti d'archivio) a persone giuridiche e persone gratuitamente entro i termini previsti dalla legge. Tali documenti sono richiesti per protezione sociale, pensioni, prestazioni e indennità.
I documenti archiviati sequestrati come prova (in conformità con le leggi della Federazione Russa) devono essere restituiti.
Il mancato rispetto delle norme, la violazione della legislazione della Federazione Russa in materia di archiviazione comporta responsabilità amministrative, penali e legali.