È difficile immaginare una grande azienda, un'istituzione statale o educativa, in cui tale posizione non esiste. Pianificare riunioni, preparare la documentazione, lavorare con la corrispondenza, ricevere chiamate sono solo una parte delle responsabilità della persona che detiene la posizione che studieremo. Dal 2016, il cerchio delle funzioni di base è stato delineato nella nuova disposizione normativa - lo standard professionale del segretario. Ora può essere utilizzato come base per la formazione delle necessarie istruzioni di servizio.
Caratteristiche professionali
Nonostante il costante cambiamento negli elenchi delle professioni più popolari e ricercate al mondo, la posizione di segretaria continua ad essere abbastanza diffusa. Ufficialmente in Russia, questa professione esiste da tre secoli. Nel 1720, lo approvai Pietro I, i requisiti per i dipendenti erano piuttosto elevati: alfabetizzazione, conoscenza delle leggi, capacità di redigere documenti.
Inizialmente, solo gli uomini erano segretari, oggi è principalmente una professione femminile. Ciò è in parte dovuto al fatto che l'esercizio delle funzioni di segreteria richiede perseveranza, diligenza, capacità di svolgere lo stesso e monotono lavoro.
Quali sono i requisiti dei manager moderni per i dipendenti che ricoprono tale posizione? Il segretario dovrebbe essere un utente fiducioso dei programmi informatici di base per l'ufficio, essere in grado di gestire le apparecchiature per ufficio, lavorare con la documentazione, avere buone capacità comunicative (buon linguaggio, capacità di dialogo, educazione, etichetta). Inoltre, sii attento, organizzato, disciplinato, emotivamente stabile.
Per quanto riguarda l'educazione necessaria, non ci sono requisiti rigorosi a questo proposito nello standard professionale del segretario. Se hai un'istruzione generale, un'esperienza professionale o corsi speciali sono sufficienti. Tuttavia, la presenza di un diploma di istruzione superiore, di norma, offre un vantaggio nelle assunzioni.
Standard professionale
I requisiti per il lavoro di segreteria hanno acquisito la forma di un atto normativo nel 2016. È stato adottato uno standard professionale generalizzato per uno specialista in supporto documentale e organizzativo per la gestione dell'organizzazione. L'obiettivo principale della norma è ottimizzare la politica del personale. Il capo può concentrarsi su di lui quando valuta le qualità professionali dell'impiegato. Il documento è utilizzato anche nella preparazione di programmi di formazione per la formazione di segretari.
Lo standard professionale contiene:
- elenco delle funzioni di base del lavoro;
- elenco di competenze, conoscenze, conoscenze necessarie per la loro attuazione;
- requisiti per livello di istruzione ed esperienza lavorativa.
Il documento elenca anche possibili titoli di lavoro e requisiti per essi. Comprende, ad esempio, gli standard professionali "Segretario del capo", impiegato e altri.
La struttura contiene diversi blocchi semantici:
- informazioni generali (designazione dello scopo dell'attività, codificatore);
- mappa funzionale (elenco delle funzioni lavorative e categorie di qualificazione);
- descrizione delle funzioni lavorative (specifica dell'elenco delle mansioni, competenze prescritte al lavoratore);
- informazioni sugli sviluppatori di standard.
La terza sezione inizia con lo standard professionale del segretario-amministratore, per la qualifica, il livello di istruzione e l'esperienza di cui sono richiesti i requisiti più clemente.
Le principali funzioni del dipendente che ricopre la posizione studiata sono formulate come segue:
- raccolta organizzata di informazioni professionali;
- supporto informativo su questioni attuali;
- sistematizzazione, documentazione e archiviazione delle informazioni in entrata;
- accompagnamento di eventi aziendali;
- creando le condizioni necessarie per il lavoro del capo dell'organizzazione e il supporto amministrativo.
Descrizione del lavoro
Nel suo lavoro, il segretario è guidato dalla legislazione vigente, dalla carta dell'organizzazione, dagli ordini e dagli ordini del capo, dalla sua descrizione del lavoro. È nell'ultimo documento che vengono assegnati compiti professionali assegnati al funzionario. Iniziando a svolgere le funzioni ufficiali, il dipendente deve avere familiarità con le principali disposizioni delle istruzioni. Le sue disposizioni possono servire da prova in caso di conflitto di situazioni lavorative. Pertanto, il contenuto delle istruzioni dovrebbe essere specifico. Ed escludi la possibilità di doppia interpretazione.
La descrizione del lavoro del segretario per gli standard professionali è compilata tenendo conto delle specifiche di una particolare organizzazione e comprende le seguenti sezioni:
- disposizioni generali;
- funzioni dei dipendenti
- responsabilità lavorativa;
- diritti dei dipendenti;
- altre condizioni e requisiti.
Le disposizioni generali indicano a quale categoria appartiene il dipendente ea chi è subordinato, la procedura di nomina e licenziamento, i requisiti per le qualifiche, le conoscenze e le competenze. Quanto segue descrive in dettaglio quali sono esattamente le funzioni del dipendente e quali diritti ha. La sezione sulla responsabilità ufficiale indica le violazioni del lavoro per le quali il dipendente può essere punito.
La descrizione del lavoro è approvata dal capo dell'organizzazione e viene portata all'attenzione del dipendente (sotto firma).
Standard professionale "Segretario del capo"
In conformità con le sue disposizioni, è auspicabile accettare dipendenti con istruzione superiore (a livello universitario) o istruzione professionale secondaria per questa posizione. Inoltre, viene apprezzata l'esperienza lavorativa (almeno due anni).
Lo standard professionale elenca le principali azioni lavorative di un dipendente:
- coordinamento di piani temporanei con il capo;
- la scelta del modulo di pianificazione e la gestione dell'organizzatore del capo;
- coordinamento di incontri, trattative con partner, clienti, dipendenti;
- informare il leader sul tempo e il programma dei prossimi eventi.
Il segretario di un leader deve possedere una serie di abilità per eseguire le azioni di cui sopra. Stabilire obiettivi, determinare l'ordine e la priorità della loro implementazione, aiutare il leader nella distribuzione dell'orario di lavoro, garantire la sicurezza delle informazioni e scegliere i modi più convenienti per avvisare degli eventi imminenti. Usando queste tesi, viene solitamente redatta la descrizione del lavoro del segretario del capo dello standard professionale.
Dovrebbe anche avere familiarità con i dettagli del core business dell'organizzazione, le disposizioni del diritto del lavoro e le regole per condurre i negoziati commerciali.
Le attività lavorative elencate del segretario del capo comprendono una serie di diverse responsabilità:
- pianificazione della giornata lavorativa;
- organizzazione di conversazioni telefoniche e viaggi di lavoro;
- lavorare con i visitatori alla reception;
- organizzazione di eventi e incontri di lavoro;
- mantenere il necessario ordine di lavoro nell'ufficio del capo;
- controllo sull'esecuzione di ordini e istruzioni;
- preparazione della documentazione di lavoro;
- sviluppo di atti locali se necessario;
- archiviazione della documentazione;
- organizzazione dell'interazione delle informazioni dei dipendenti e della direzione dell'organizzazione.
Principali responsabilità del segretario del capo
La posizione di segretaria del capo dell'organizzazione implica una costante interazione con le persone e la volontà di consigliare clienti e visitatori su questioni di base. Naturalmente, molto dipende dalle specificità dell'attività principale dell'ente e dalla posizione della direzione.Hanno un impatto significativo sulla redazione della descrizione del lavoro del Segretario secondo lo standard professionale.
Le disposizioni generali indicano che la posizione appartiene alla categoria degli esecutori tecnici, definisce i requisiti per l'istruzione e la durata del servizio di un dipendente. L'appuntamento è preso direttamente dal capo. Per formulare le conoscenze e le capacità necessarie, è possibile utilizzare uno standard professionale del segretario. Questi includono: conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio; conoscenza delle modalità di registrazione e trattamento dei dati; Proprietà del PC familiarità con le regole della corrispondenza e della comunicazione aziendale; conoscenza delle norme interne e delle procedure di sicurezza e molto altro.
La seconda sezione delle istruzioni descrive i doveri del dipendente. Nella terza sezione - i suoi diritti. Ad esempio, il segretario del dirigente ha il diritto di conoscere progetti di decisione relativi alle sue attività, fornire suggerimenti sull'ottimizzazione del suo lavoro, richiedere informazioni e documenti necessari per svolgere incarichi, ecc.
La sezione finale delle istruzioni illustra le misure di responsabilità dei dipendenti in caso di inadempimento delle funzioni ufficiali, causando danni materiali.
Segretario impiegato
Il compito principale dell'impiegato è controllare il flusso di lavoro dell'unità o dell'intera organizzazione (spesso ci sono diversi impiegati nello staff che svolgono questa funzione). L'elenco delle responsabilità chiave è indicato nello standard professionale del segretario-impiegato:
- archiviazione e corretta conservazione dei documenti;
- organizzazione del lavoro con documenti;
- la formazione dei casi conformemente ai requisiti di nomenclatura dell'organizzazione.
Per candidarsi a questa posizione, il candidato ha bisogno di una formazione professionale secondaria.
Durante l'organizzazione del lavoro con i documenti, il segretario-segretario può ricevere ed elaborare materiali in entrata, ordinarli e registrarli se necessario, prepararli per l'esame da parte del capo, reindirizzarli agli esecutori diretti e mantenere un database.
Per garantire la corretta conservazione dei documenti, l'impiegato deve essere in grado di sviluppare una nomenclatura dei casi, verificare la correttezza delle pratiche burocratiche, formulare i casi e determinare i tempi della loro conservazione, distribuire e archiviare i documenti.
Prima che i documenti vengano inviati agli archivi per l'archiviazione, l'impiegato verifica i termini della loro conservazione (permanente o di lunga durata), redige un inventario interno, redige le copertine dei file.
Referente o segretario-amministratore?
A volte può essere difficile risolvere la gerarchia dei posti di segreteria e le loro responsabilità. Qual è, ad esempio, la differenza fondamentale tra l'assistente segretario e l'amministratore? Dopotutto, le funzioni che svolgono sono abbastanza simili.
La descrizione del lavoro del segretario-amministratore secondo lo standard professionale prevede:
- ricezione e distribuzione di telefonate in entrata;
- organizzazione del lavoro con i visitatori;
- implementazione di funzioni di coordinamento.
Dovrebbe avere familiarità con le regole di etichetta aziendale, conversazioni telefoniche (con clienti, partner, rappresentanti dei media e altri), essere in grado di mantenere una conversazione e appianare una situazione di conflitto. Le funzioni di coordinamento dell'amministratore sono di solito di tenere un registro dei movimenti dei dipendenti, delle corse del corriere e dei percorsi dei conducenti.
Non esiste ancora uno standard professionale separato per il referente segretario, ma i suoi compiti sono per molti aspetti simili a quelli dell'assistente responsabile. Come l'amministratore, lavora con la corrispondenza, risponde alle chiamate, incontra e accompagna i visitatori, elabora programmi di viaggio. Tuttavia, tutto ciò è direttamente correlato alla figura del capo dell'organizzazione. In alcuni casi, le sue responsabilità possono essere ampliate, il che si riflette nel programma di lavoro (può essere irregolare).
Standard professionali del segretario
Tali dipendenti possono essere trovati nello staff di una scuola, college o università. Il posto appartiene alla categoria del personale di supporto all'insegnamento. Per determinare la funzionalità di base, il datore di lavoro può utilizzare lo standard generale di uno specialista nel supporto della documentazione. Il Ministero del Lavoro non ha ancora approvato uno standard professionale separato per il segretario dell'unità educativa dell'istituto di istruzione. Per il lavoro è necessaria l'istruzione professionale (secondaria) nel campo del lavoro d'ufficio o della formazione professionale sulla base dell'istruzione generale. Non ci sono requisiti rigorosi per la disponibilità di esperienza lavorativa.
In questa posizione, il dipendente:
- accetta la corrispondenza, la trasferisce al capo dell'organizzazione educativa e agli artisti;
- svolge attività burocratica (anche elettronica);
- prepara le bozze di ordini per il contingente di studenti;
- redige i file personali degli studenti;
- tiene traccia delle ore di insegnamento degli insegnanti;
- fa richieste, lettere;
- esercita il controllo sull'esecuzione degli ordini e delle istruzioni del capo.
Segretario scientifico e suoi doveri
Questo post appartiene al campo della scienza. Segretari scientifici sono richiesti in università, istituti di ricerca, accademie, organizzazioni scientifiche. Di norma, forniscono il lavoro di ricercatori e consigli di tesi. Lo standard professionale del segretario scientifico prevede la pianificazione di eventi scientifici (riunioni, conferenze, tavole rotonde), la loro organizzazione e condotta, la preparazione della documentazione pertinente e il monitoraggio dell'attuazione delle decisioni prese.
I dipendenti con una laurea scientifica, esperienza nel lavoro organizzativo e scientifico (almeno 5 anni) e pubblicazioni in pubblicazioni peer-reviewed possono essere nominati in questa posizione.
Segreteria scientifica:
- raccoglie le proposte nel piano annuale di sviluppo scientifico e ricerca;
- controlla l'attuazione tempestiva di piani tematici consolidati di lavoro scientifico e la preparazione di relazioni pertinenti;
- prepara progetti di piani di lavoro per il consiglio scientifico (scientifico e tecnico), controlla l'attuazione delle sue decisioni;
- considera i materiali necessari per conferire il grado accademico e difendere una tesi;
- prepara proposte per un piano per la pubblicazione di articoli scientifici;
- sviluppa criteri per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti per la certificazione;
- formula proposte di formazione avanzata e stage per scienziati.
Funzionalità del portavoce
Professione piuttosto "giovane". In Russia, ha iniziato a guadagnare popolarità verso la metà degli anni '90 del secolo scorso. Nello standard professionale del segretario, il nome di questo post non è assegnato separatamente. Ma per molte organizzazioni, avere un tale impiegato è un bisogno urgente. È lui che forma l'opinione pubblica sull'azienda. Le principali responsabilità comprendono: l'organizzazione di conferenze stampa; il contenuto del sito Web dell'organizzazione; preparazione di comunicati stampa; pianificare campagne di informazione (sulla stampa, in rete, in televisione) volte a creare un'immagine positiva dell'azienda.
Lo standard professionale del segretario stampa stabilisce che il candidato deve avere un diploma universitario in giornalismo, pubblicità, filologia o pubbliche relazioni. Sono anche desiderabili esperienza di lavoro (a partire da 3 anni) nel settore pertinente, discorso orale e scritto competente, conoscenza di una lingua straniera.